Preparazione dell'equilibrio di prova (una guida anticipata)

È stato visto come ogni importo che viene collocato sul lato del debito di un account ha una voce corrispondente sul lato del credito di qualche altro account. Questo è l'aspetto tecnico del principio del sistema a doppia entrata. Stando così le cose, è naturale che il totale di tutti i saldi debitori sia d'accordo con il totale di tutti i saldi del credito.

Di fatto, tutte le aziende registrano periodicamente separatamente i saldi debitori e crediti in una dichiarazione per verificare se il totale dei saldi debitori concorda con il totale dei saldi attivi o meno. Tale affermazione è conosciuta come il bilancio di prova. Il bilancio di prova può essere descritto come un programma o una lista di saldi, sia di debito che di credito, estratti da tutti i conti nel libro mastro e inclusi i saldi in contanti e bancari prelevati dal libro di cassa.

Obiettivi della preparazione dell'equilibrio di prova:

Viene preparato un bilancio di prova per i seguenti obiettivi:

1. È un controllo sulla precisione dei messaggi. Se il bilancio di prova è d'accordo, si può presumere che entrambi gli aspetti di tutte le transazioni siano stati correttamente inseriti nel libro mastro.

2. Porta in un posto, i saldi di tutti i conti che facilitano la preparazione dei conti definitivi.

Il ragioniere tira un sospiro di sollievo, quando il totale dei saldi debitori concorda con il totale dei saldi di credito, perché è abbastanza una buona prova che il libro mastro è stato correttamente scritto. Tuttavia, non è una prova conclusiva dell'accuratezza. Molti errori possono rimanere anche se un equilibrio di prova è d'accordo.

Metodi di preparazione dell'equilibrio di prova:

Esistono due metodi per preparare un bilancio di prova:

(a) Metodo dei totali:

In questo metodo, i totali dei conti di debito e credito dei conti contabili, esclusi i saldi di chiusura, sono indicati nel bilancio di prova.

(b) Metodo dei saldi:

Solo i saldi di chiusura dei conti contabili sono riportati nel bilancio di verifica.

Se prepariamo il bilancio di prova con il metodo dei totali, l'account verrà visualizzato nel bilancio di prova come segue:

Se un bilancio di prova con il metodo dei totali è d'accordo, ma un saldo di prova con il metodo dei saldi non coincide, significa che c'è stato un errore nel bilanciare alcuni account o conti. Il bilancio di prova viene preparato principalmente con il metodo dei saldi.

Il bilancio di prova per l'esercizio di cui sopra, preparato con il metodo dei saldi, è indicato di seguito:

Differenza negli errori di equilibrio di prova:

A parte gli errori nel sommare le due colonne del Bilancio di verifica, i seguenti errori verranno mostrati dal Bilancio di verifica, perché il Bilancio di verifica non sarà d'accordo:

(a) Errore nel trasferire il saldo di un conto al saldo di prova o omettendo di scrivere il saldo di un conto nel bilancio di prova.

(b) Errore nel bilanciare un account.

(c) Errore nella pubblicazione nella misura in cui l'importo è scritto in modo errato. Un errore comune, ad esempio, è quello di trasporre le cifre per scrivere Rs 130 anziché Rs 310. Ciò causerà un errore di Rs 180 e una differenza corrispondente nel bilancio di prova. Il totale di tutte le figure della differenza così causate è 9.

(d) Fare una voce dalla parte sbagliata. Ad esempio, se invece di addebitare un conto con Rs 30Cf, viene accreditato l'importo, il lato del debito dell'account e, quindi, del saldo di prova sarà più breve di Rs 600. Un errore sul lato sbagliato provoca il doppio del differenza.

(e) Un errore nel casting di libri sussidiari. Un errore nel totale del libro acquisti influirà sul conto degli acquisti; un errore nel totale del libro di vendita significherà un errore corrispondente nel conto vendite; allo stesso modo, il totale dei libri di restituzione, se erroneamente fatto, significherebbe che il conto di restituzione in entrata o di restituzione in uscita verrà registrato con importi errati. Questi errori si rifletteranno nel bilancio di prova.

Va notato che un errore nei totali dei libri contabili non influenzerà la correttezza dei vari account personali di clienti e creditori.

(f) Omettere di postare le colonne di sconto del Cash Book.

Nonostante l'accordo sul bilancio di prova, i seguenti tipi di errore non verranno divulgati perché non alterano l'equazione:

Debiti = crediti.

(i) Omettere di registrare una transazione interamente nei libri sussidiari.

(ii) Una voce errata nei libri sussidiari. La pubblicazione su entrambi i lati del debito e del credito sarà con l'importo sbagliato e quindi il bilancio di prova sarà ancora d'accordo.

(iii) Inserimento di una voce dal lato corretto ma nell'account sbagliato. Quindi, se A è addebitato al posto di B, il bilancio di prova sarà ancora d'accordo.

(iv) Un errore di principio - in base al quale un'attività viene considerata una spesa (o viceversa) o una passività è considerata come un reddito (o viceversa). Inoltre, non verrà divulgato dal saldo di prova, perché la voce sarà ancora sul lato corretto.

(v) Errori compensativi. Se è stato commesso un numero di errori, potrebbero essersi cancellati nel risultato netto. Tutti gli errori sul lato del debito possono ammontare fino all'ammontare esatto degli errori commessi sul lato del credito. Il bilancio di prova sarà ancora d'accordo.

In considerazione degli errori non rilevati da un bilancio di prova, è opportuno ricordare che un bilancio di prova non è una prova conclusiva dell'accuratezza, che non sono stati commessi errori. Tuttavia, nella pratica effettiva un bilancio di prova concordato è trattato come una prova di accuratezza sufficiente.

Classificazione degli errori:

La discussione di cui sopra suggerisce la seguente classificazione degli errori:

(a) Errori di omissione - una transazione interamente omessa dal record nei libri originali o parzialmente omessa durante la pubblicazione.

(b) Errori di errata pubblicazione da parte della Commissione di importo, o dalla parte sbagliata o nel conto sbagliato. Un errore nel casting dei libri sussidiari è anche un errore di commissione.

(d) Errori compensativi.

Gli errori (a), (b) e (d) possono anche essere definiti come errori materiali.

Passi per individuare un errore:

Ogni volta che un bilancio di prova è in disaccordo anche per il più piccolo importo, gli errori in questione devono essere portati alla luce. Una piccola quantità può essere il risultato netto di una serie di errori e non è sicuro ignorare una differenza nel bilancio di prova, per quanto piccola.

I seguenti passaggi sono suggeriti per scoprire gli errori:

1. Totale Dr. e Cr. colonne del bilancio di prova di nuovo. Se è stato mostrato un importo per un gruppo o conti (ad esempio, al posto di tutti i clienti individualmente, può essere mostrato un solo importo nei confronti di "Debitori vari"), ricontrollare il totale dell'elenco di tali conti.

2. Verificare che i saldi di tutti i conti, inclusi i saldi in contanti e bancari, siano stati scritti nel bilancio di verifica. Dovrebbe anche essere controllato se i vari conti sono stati aperti con i saldi corretti.

3. Scopri la differenza esatta nel bilancio di prova. Cerca tali account come mostrano questo importo. È possibile che il saldo dell'account specifico sia stato omesso dal bilancio di prova. Anche i conti che mostrano un saldo pari alla metà della differenza dovrebbero essere controllati; l'importo potrebbe essere stato scritto sul lato sbagliato del bilancio di prova. Se il totale di tutte le figure della differenza arriva a 9, è possibile che alcune figure siano state trasposte. Questo dovrebbe essere controllato.

4. Vedi che non c'è errore nel bilanciamento dei vari account.

5. Ricontrolla i totali dei libri sussidiari, soprattutto se l'errore è 1, 10, 100 e così via.

6. Se la differenza è grande, confrontare le cifre con il bilancio di prova della corrispondente data dell'anno precedente. È necessario ricontrollare qualsiasi conto che mostri una differenza piuttosto ampia rispetto alle cifre del corrispondente bilancio di prova degli anni precedenti. Supponiamo che il conto di vendita quest'anno sia di Rind 25, 30.000, mentre il valore dell'anno scorso era di 36, 45 Rs. La differenza è grande e l'account vendite di quest'anno dovrebbe essere ricontrollato.

7. Le registrazioni di tutti gli importi corrispondenti alla differenza o metà della differenza dovrebbero essere verificati.

8. Se la differenza non viene ancora tracciata, sarà necessario controllare la registrazione di tutti gli account. Per questo, è meglio, prima di tutto, controllare la pubblicazione dei totali dei libri sussidiari come il libro delle vendite, il libro degli acquisti, i libri contabili, ecc. I libri sussidiari dovrebbero essere esaminati per vedere se sono stati lasciati articoli un-postato. Gli account nominali dovrebbero essere controllati prima, e poi i conti reali e poi i conti personali dovrebbero essere presi.