Comunicazione: concetto, caratteristiche e processo (con diagramma)
Leggi questo articolo per conoscere il concetto, le caratteristiche, i processi, i principi e i tipi di comunicazione.
Concetto di comunicazione:
La comunicazione potrebbe essere definita come segue:
La comunicazione potrebbe essere definita come il trasferimento di - fatti, informazioni, idee, suggerimenti, ordini, richieste, lamentele ecc. Da una persona all'altra in modo da impartire una comprensione completa dell'oggetto della comunicazione al destinatario della stessa; la risposta desiderata dal destinatario a tale comunicazione.
Di seguito sono riportate alcune definizioni popolari di comunicazione:
(1) "La comunicazione è un modo in cui un membro dell'organizzazione condivide il significato e la comprensione con un altro." -Koontz e O'Donnell
(2) "La comunicazione è il processo di trasmissione delle informazioni e comprensione da una persona all'altra." -Keith Davis
(3) "La comunicazione è la somma delle cose che una persona fa quando vuole creare comprensione nella mente di un'altra persona. È un ponte di significato. Implica un processo sistematico e continuo di narrazione, ascolto e comprensione. "Louis A. Allen
Caratteristiche della comunicazione:
Sulla base delle definizioni di cui sopra e delle conoscenze circostanti, possiamo raccogliere le seguenti caratteristiche salienti del concetto di comunicazione:
(i) La comunicazione è necessaria e richiesta in tutte le funzioni gestionali. Tuttavia, è parte integrante del processo di regia; e assume un maggiore significato nella fase di regia.
(ii) La comunicazione è una funzione di ogni manager. Quindi, è una funzione manageriale pervasiva. Tutti i manager dovrebbero fare le comunicazioni necessarie ai loro subordinati e ottenere un feedback dalle loro comunicazioni da quest'ultimo.
(iii) La comunicazione è un processo continuo, in tutta la vita organizzativa. È la base del funzionamento organizzativo. "Nessuna comunicazione; nessun funzionamento dell'organizzazione ". Così recita un vecchio adagio manageriale (proverbio).
(iv) la comunicazione è un processo completo e razionale; solo quando il destinatario del messaggio ha la comprensione dell'oggetto della comunicazione. La comunicazione è, infatti, una trasmissione di comprensione dal mittente al destinatario del messaggio - qualcosa, che è un requisito imperativo dal punto di vista delle relazioni umane, della comunicazione.
(v) La comunicazione di solito è e dovrebbe essere un processo a doppio senso. Ciò sottolinea l'aspetto di feedback della comunicazione, ovvero il mittente del messaggio deve ottenere la risposta (o la reazione) necessaria del destinatario alla comunicazione che gli viene fatta.
(vi) La comunicazione è sempre fatta con uno scopo, cioè con l'obiettivo di evocare la risposta desiderata dal destinatario, alla comunicazione fatta. Ad esempio, se la comunicazione è un ordine di lavoro da parte del superiore a qualche subordinato; quest'ultimo deve rispettare l'ordine - intraprendere le azioni necessarie per l'esecuzione dell'ordine
(vii) Il processo di comunicazione richiede, almeno, il mittente del messaggio di due parti e il destinatario di esso. Naturalmente, una persona non farebbe alcuna comunicazione al sé.
(viii) La comunicazione è un processo circolare. Il processo inizia con il mittente del messaggio e percorrendo varie fasi completa con un feedback alla comunicazione dal destinatario al mittente.
Processo di comunicazione:
Il processo di comunicazione consiste nei seguenti passaggi o fasi:
(i) Messaggio:
Questo è il passo fondamentale per il processo di comunicazione; che, formando l'oggetto della comunicazione, richiede l'avvio di un processo di comunicazione. Il messaggio potrebbe essere un fattore un'idea, una richiesta o un suggerimento, un ordine o un reclamo.
(ii) mittente:
L'effettivo processo di comunicazione è avviato da parte del mittente; chi prende le misure per inviare il messaggio al destinatario.
(iii) Codifica:
Codifica significa dare forma e significato al messaggio esprimendolo in parole, simboli, gesti, grafici, disegni, ecc.
(iv) Medio:
Si riferisce al metodo o canale, attraverso il quale il messaggio deve essere trasmesso al destinatario. Ad esempio, una comunicazione orale potrebbe essere fatta attraverso un peone o al telefono ecc .; mentre una comunicazione scritta può essere indirizzata attraverso una lettera o un avviso visualizzato sulla bacheca ecc.
(v) Destinatario (o il destinatario):
Tecnicamente, una comunicazione è completa, solo quando si tratta della conoscenza della persona designata, cioè il destinatario o il destinatario.
(vi) Decodifica:
Decodifica significa l'interpretazione del messaggio da parte del destinatario - al fine di ottenere il significato del messaggio, secondo le intenzioni del mittente. È in questa fase del processo di comunicazione, che la comunicazione è definita filosoficamente come "la trasmissione della comprensione".
(vii) Feedback:
Per completare il processo di comunicazione, inviare un feedback alla comunicazione, dal destinatario al mittente è imperativo. 'Feedback' implica la reazione o la risposta del destinatario al messaggio, compreso nella comunicazione.
Tutto sommato, la comunicazione è un processo circolare, come illustrato, mediante il seguente diagramma circolare:
Principi di comunicazione:
Per essere efficace e significativo, la funzione manageriale della comunicazione deve essere guidata dai seguenti principi:
(i) Principle of Understanding:
La comunicazione deve essere tale, in quanto trasmette la comprensione del messaggio di comunicazione al destinatario secondo le intenzioni del mittente. Un'applicazione pratica di questo principio richiede che il messaggio sia chiaramente espresso se reso oralmente o per iscritto.
Inoltre, il messaggio deve essere completo, non lasciando spazio a dubbi che possano confondere il destinatario e costringerlo a interpretare erroneamente il messaggio.
(ii) principio di attenzione:
La comunicazione deve essere fatta in modo tale da invitare l'attenzione del destinatario ad essa. Per un'applicazione pratica di questo principio, è imperativo che non solo il messaggio venga espresso in modo piacevole e sano; ma anche lo scopo del mittente nel rendere la comunicazione, deve essere assolutamente chiarito.
(iii) Principio di Brevity:
Il messaggio da comunicare deve essere breve; come al solito il destinatario, specialmente un dirigente, non avrebbe molto tempo da dedicare a un singolo pezzo di comunicazione. Tuttavia, la brevità del messaggio non deve essere ricercata a costo di chiarezza o completezza del messaggio. Il mittente deve trovare un equilibrio tra questi tre fattori: chiarezza, chiarezza e completezza.
(iv) Il principio della tempestività:
La comunicazione deve essere tempestiva, ovvero deve essere effettuata al momento opportuno, quando è necessario comunicarla al destinatario. Una comunicazione anticipata porta con sé il pericolo di "dimenticare", da parte del destinatario; mentre una comunicazione ritardata perde il suo scopo e il suo fascino, e diventa priva di significato, quando il tempo giusto per agire su di esso è scaduto.
(v) Il principio di appropriatezza (o razionalità):
La comunicazione deve essere appropriata o razionale, nel contesto della realizzazione degli obiettivi organizzativi. La comunicazione non deve essere né impraticabile su cui agire; né irrazionale, non contribuisce agli obiettivi comuni.
(vi) principio del feedback:
La comunicazione deve essere un processo a doppio senso. Il feedback (o la reazione o la risposta) del destinatario del messaggio, deve essere facilmente trasferibile al mittente, come la comunicazione originale fatta dal mittente.
L'idea alla base dell'aspetto retroattivo della comunicazione è che aiuta il mittente a modificare le sue comunicazioni successive in vista delle reazioni del destinatario, favorendo relazioni umane migliori e migliorate.
(vii) Principio dell'uso costruttivo e strategico dei gruppi informali:
La direzione non deve esitare a fare un uso costruttivo e strategico dei gruppi informali, per assicurare e facilitare una comunicazione più rapida in situazioni di emergenza. Un tale uso di gruppi informali contribuirebbe allo sviluppo di buone relazioni umane migliorando lo status dei gruppi informali e dei loro leader.
Tuttavia, il management deve assicurarsi che le voci non siano diffuse da gruppi informali e per questo, una guardia sul modo di funzionamento dei gruppi informali, mentre trasmette una comunicazione formale, è un imperativo.
Tipi di comunicazione: formale e informale:
La comunicazione, in senso lato, è classificata nelle seguenti due categorie:
(a) Comunicazione formale
(b) Comunicazione informale
La comunicazione formale è quella che si svolge in un'impresa, in modo formale attraverso la catena scalare o la linea di comando.
Questo tipo di comunicazione ha le seguenti variazioni:
(1) Comunicazione verso il basso
(2) Comunicazione verso l'alto
(3) Comunicazione laterale (o orizzontale)
(1) Comunicazione verso il basso:
La comunicazione discendente si sposta verso il basso in un'organizzazione, dalla dirigenza ai dirigenti di livello medio e basso che viaggiano attraverso vari collegamenti nella catena scalare. Tale comunicazione è indispensabile per scopi organizzativi.
Principalmente consiste nel comunicare piani e politiche dell'impresa a manager di livello inferiore; e in particolare, l'emissione di ordini e istruzioni ai subordinati, per l'avvio di azioni in base a questi per l'esecuzione dei lavori assegnati.
(2) Comunicazione verso l'alto:
Questo tipo di comunicazione formale è davvero un feedback alla comunicazione verso il basso. La comunicazione verso l'alto procede verso l'alto in un'organizzazione dalla gestione di livello inferiore ai livelli di gestione di livello medio e superiore, viaggiando attraverso vari collegamenti, nella catena scalare.
La comunicazione verso l'alto, di solito, assume le seguenti forme:
(i) Rapporti dei subordinati ai superiori sul rendimento lavorativo
(ii) Reclami, problemi o difficoltà dei subordinati inoltrati ai superiori, ai livelli appropriati.
(iii) Suggerimenti e idee dei subordinati ai vertici aziendali, per la considerazione gentile e l'implementazione appropriata.
(iv) Chiarimenti richiesti dai subordinati dei superiori per quanto riguarda gli ordini e le istruzioni emessi da questi ultimi (cioè i superiori).
(3) Comunicazione laterale (o orizzontale):
Questo tipo di comunicazione formale ha luogo tra i dirigenti, posti allo stesso livello, nell'organizzazione. È necessario per raggiungere il coordinamento delle azioni degli individui, facendo il tipo di lavoro simile, sotto i gestori di gradi uguali.
Ad esempio, una comunicazione tra due assistenti di produzione è un'istanza di comunicazione orizzontale. La comunicazione laterale, potrebbe avvenire attraverso la "plancia-banda", come suggerito da Fayol; o attraverso la catena scalare, in modo gerarchico.
(b) Comunicazione informale:
La comunicazione informale, detta anche comunicazione della vite, avviene attraverso gruppi informali, esistenti all'interno o all'esterno della struttura organizzativa formale. Questa comunicazione non ha un modo formale di instradamento. Potrebbe diffondersi da qualsiasi persona a qualsiasi persona, in qualsiasi modo e in qualsiasi direzione, come la strutturazione di una vite.
Punto del commento:
Infatti, la causa fondamentale alla base della formazione di molti gruppi informali è la necessità di uno scambio reciproco di informazioni relative a questioni organizzative o questioni sociali o personali di individui compresi in gruppi informali. Da qui la necessità di una comunicazione informale.
