Quali sono i passaggi necessari per qualsiasi organizzazione aziendale durante il processo di pianificazione?

Quando consideriamo la pianificazione nel contesto del processo di gestione, si parla di attività, essendo parte della gestione. Ma d'altra parte, quando viene studiato separatamente, si chiama processo perché per completarlo bisogna cancellare molti gradini uno dopo l'altro.

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Per quanto riguarda il numero di passaggi inclusi nel processo di pianificazione, dipende dalla dimensione dell'organizzazione. Diverse organizzazioni possono avere diversi processi di pianificazione.

La pianificazione è necessaria per risolvere un problema o approfittare di una situazione redditizia. In questo contesto, un manager fa un'analisi dei punti di forza e di debolezza delle imprese. Questa analisi tiene conto dell'ambiente interno ed esterno dell'azienda.

Ad esempio, se il governo sta pensando di creare una fabbrica per lo sviluppo di alcune aree rurali, un manager intelligente vorrebbe certamente approfittare di questa situazione. La pianificazione parte proprio da questo punto. I seguenti passaggi sono generalmente adottati nelle organizzazioni aziendali durante il processo di pianificazione.

(1) Impostazione degli obiettivi:

Gli obiettivi sono quegli endpoint per i cui risultati vengono intraprese tutte le attività. Nel processo di pianificazione gli obiettivi sono determinati e definiti in primo luogo in modo che tutti i dipendenti interessati possano essere informati su di essi per ottenere la loro completa collaborazione.

Gli obiettivi hanno una propria gerarchia, ad esempio, obiettivi organizzativi, obiettivi dipartimentali e obiettivi individuali. Sono determinati e definiti nello stesso ordine gerarchico.

Ad esempio, un'azienda vuole aumentare le vendite a 2.000 crore. (Questo è l'obiettivo organizzativo.) Questo obiettivo può essere definito in questo modo. Supponiamo che la società abbia quattro prodotti principali e che le loro vendite previste siano di 1.000 crore, 500 crore, 300 crore e 200 crore rispettivamente. In questo contesto saranno determinati gli obiettivi dei diversi dipartimenti.

Ad esempio, il dipartimento di produzione verrà a conoscenza della quantità di produzione di ciascun prodotto. Alla fine, tutti i dipendenti dei diversi dipartimenti saranno informati su questo e su ciò che ci si aspetta da loro.

(2) Locali in via di sviluppo:

Le basi della pianificazione sono quei fattori / ipotesi che influenzano i possibili risultati di diverse alternative. Prima di prendere una decisione definitiva su qualsiasi alternativa, viene fatta una previsione di queste ipotesi. Il tasso di successo della pianificazione sarà direttamente proporzionale al tasso di successo delle previsioni. Le ipotesi / premesse di pianificazione sono di due tipi:

(i) Locali interni:

Capitale, lavoro, materie prime, macchinari, ecc.

(ii) Locali esterni:

Politiche governative, competizione commerciale, gusto dei clienti, tasso di interesse, aliquote fiscali, ecc. Ad esempio, un'azienda vuole espandere la propria attività. Ha un'alternativa per stabilire una fabbrica in un'area rurale. In questo caso i suoi locali interni possono essere capitale, materia prima e disponibilità di lavoro e le premesse esterne possono essere la politica industriale del governo.

Il gestore deve fare una previsione di tutte queste ipotesi. In altre parole, dovrà essere considerato che il capitale necessario, la materia prima e il lavoro saranno disponibili. Sarà anche necessario scoprire se la politica governativa non si opporrà alla creazione di una simile fabbrica.

(3) Individuazione di corsi d'azione alternativi:

Generalmente, non c'è lavoro che non abbia un metodo alternativo per farlo. Sulla base degli obiettivi dell'organizzazione e dei limiti della pianificazione, si possono scoprire corsi alternativi di fare un particolare lavoro.

Ad esempio, se un'organizzazione ha l'obiettivo di espandere la propria attività, può essere eseguita in molti modi: (i) espandendo l'attività esistente, ad esempio, se un'azienda è impegnata a produrre particolari dimensioni di televisori, può iniziare a produrre televisori di diverse dimensioni; (ii) inserendo un'altra area di produzione, ad esempio, un'azienda televisiva può iniziare a produrre frigoriferi; (iii) entrando in qualche collaborazione con qualche altra organizzazione e avviare una nuova attività; (iv) acquisendo un'altra impresa, ecc.

(4) Valutazione di corsi alternativi:

Tutti quei corsi alternativi che sono all'altezza delle aspettative dei criteri minimi preliminari sono selezionati per uno studio intensivo. Si vedrà fino a che punto un particolare corso alternativo può aiutare nel raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.

C'è, tuttavia, un problema che ci pone di fronte mentre analizziamo questi corsi alternativi. Ogni corso alternativo ha i suoi meriti e demeriti. Ad esempio, un particolare corso alternativo può essere altamente redditizio ma richiede un investimento di più capitale e ha un lungo periodo di gestazione per generare profitti.

Allo stesso modo, un altro corso alternativo richiede meno investimenti di capitale, ha un breve periodo di gestazione per produrre profitti ma i profitti non sono sufficienti. In una tale situazione i pianificatori dovrebbero evolvere un nuovo corso alternativo con una combinazione di diversi corsi alternativi.

(5) Selezione di un'alternativa:

Dopo un'attenta analisi di diverse alternative viene selezionato il migliore. A volte l'analisi produce più di un corso alternativo con meriti simili. Tenendo conto delle incertezze del futuro, è giustificabile selezionare più di un buon corso alternativo.

Una di queste alternative viene adottata e l'altra viene mantenuta in riserva. Nel caso in cui la previsione futura si rivelasse errata e il primo corso alternativo fallisse, la riserva può essere immediatamente messa in funzione e il fallimento può essere evitato.

(6) Attuazione del piano:

Dopo aver deciso il piano principale e i piani sussidiari, devono essere implementati. Dopo aver implementato i piani, è necessario decidere la sequenza delle diverse attività. In altre parole, si decide su chi farà un determinato lavoro e a che ora.

(7) Azione successiva:

Il processo di pianificazione non si conclude con l'attuazione dei piani. I piani sono formulati per il futuro che è incerto. È di grande importanza che vi sia una costante revisione dei piani in modo da garantire il successo nel futuro incerto.

Nel momento in cui sembrano esserci cambiamenti nelle ipotesi su cui si basano i piani; dovrebbero esserci anche cambiamenti corrispondenti nei piani. In questo modo possiamo dire che la pianificazione è un processo in continuo movimento.