Spese generali: definizione, importanza e classificazione

Facciamo uno studio approfondito della definizione, dell'importanza e della classificazione dei costi generali.

Definizione di Overhead :

Il costo relativo a un centro di costo o unità di costo può essere diviso in due parti dirette e indirette. La parte indiretta del costo totale costituisce il costo generale che è l'aggregato del costo del materiale indiretto, delle retribuzioni indirette e delle spese indirette. CIMA definisce i costi indiretti come "spese per lavoro, materiali o servizi che non possono essere convenientemente identificati con un costo specifico per unità vendibile".

I costi indiretti sono quei costi sostenuti a beneficio di un certo numero di centri di costo o unità di costo. Il costo indiretto, quindi, non può essere convenientemente identificato con un particolare centro di costo o unità di costo, ma può essere ripartito o assorbito dai centri di costo o unità di costo.

In generale, qualsiasi spesa oltre al costo principale è nota come spese generali. In termini generali, le spese generali comprendono tutte le spese sostenute per o connesse all'organizzazione generale dell'intera o parte dell'impresa, ossia il costo delle forniture e dei servizi operativi utilizzati dall'impresa, compreso il mantenimento di beni capitali. I termini "oneri", "costi supplementari", "costi", "spese indirette" sono utilizzati in modo intercambiabile per i costi generali.

Importanza dei costi generali :

In vari piani quinquennali, l'industrializzazione è stata data la dovuta importanza. Il risultato è che un gran numero di stabilimenti sono cresciuti sia nel settore pubblico che in quello privato per la produzione di massa per la quale è diventato assolutamente necessario l'uso di macchine migliorate, più costose e speciali. Con la crescente tendenza verso l'automazione degli impianti, si stanno facendo pesanti spese che non possono essere addebitate direttamente a nessuna particolare unità e possono essere definite come costi comuni a tutte le unità di produzione.

Le spese generali che rappresentano una parte significativa del costo totale hanno assunto un'importanza aggiuntiva e richiedono un'analisi ai fini dell'accertamento dei costi e del controllo per funzione e per l'orientamento in determinate decisioni gestionali in base alla variabilità con la produzione.

I costi generali non possono essere allocati, ma devono essere opportunamente ripartiti e quindi assorbiti con metodi adeguati. Il contabile dei costi è tenuto a prestare tanta attenzione alla contabilità dei costi generali, poiché la scelta prudenziale delle varie basi utilizzate per la ripartizione e l'assorbimento delle spese generali nel costo dei prodotti devono essere effettuate da lui.

I costi generali elevati sono un'indicazione di inefficienza?

In questi giorni scopriamo che le spese generali aumentano in ogni organizzazione. Alcune persone possono avere la sensazione che i costi generali elevati sono un'indicazione di inefficienza. Ma questo non è corretto.

I costi generali elevati non indicano inefficienza se sono accompagnati da:

(i) produzione su larga scala o produzione di massa;

(ii) Aumento dell'efficienza e della produttività del lavoro;

(iii) Saranno necessari meno sforzi umani a causa delle macchine automatiche, ma dovranno essere sostenute maggiori spese per le macchine;

(iv) Più ammortamenti, spese di manutenzione e altri articoli simili a causa del maggiore utilizzo di macchinari;

(v) Migliori metodi di controllo gestionale come studio del lavoro, controllo della produzione, tecniche di contabilità costi e gestione possono ridurre il costo diretto ma aumenteranno i costi generali.

Classificazione dei costi generali:

La classificazione dei costi è il processo di raggruppamento dei costi in base alle loro caratteristiche comuni e stabilisce una serie di gruppi speciali in base ai quali vengono classificati i costi.

Quindi, comporta due passaggi:

(i) la determinazione della classe o dei gruppi in cui i costi generali sono suddivisi,

(ii) L'effettivo processo di classificazione delle varie voci di spesa in uno o l'altro dei gruppi.

Il metodo da adottare per la classificazione dei costi generali dipende dal tipo e dalle dimensioni dell'attività, dalla natura del prodotto o dei servizi resi e dalla politica della gestione.

Le varie classificazioni sono:

(i) Classificazione funzionale,

(ii) Classificazione per quanto riguarda il comportamento della spesa,

(iii) Classificazione elementare,

(iv) Classificazione in base alla natura della spesa.

Una preoccupazione può adottare una o più delle suddette classificazioni. Ad esempio, le spese generali di una preoccupazione possono essere inizialmente suddivise in base a funzioni quali gruppi di produzione, amministrazione, vendita e distribuzione. Le spese relative ad un gruppo dicono che la produzione può essere ulteriormente classificata in fissa, variabile e semi-variabile.

Ognuno di questi gruppi può quindi essere raggruppato in elementi quali materiale indiretto, lavoro indiretto e spese indirette e sotto ciascun elemento, le spese possono essere ulteriormente suddivise in base alla loro natura, vale a dire ammortamento, salario, riparazioni e manutenzione ecc.

I. Classificazione funzionale del sovraccarico :

Quando le spese generali sono classificate in riferimento alle principali divisioni di attività di un'azienda, si parla di classificazione funzionale del sovraccarico. Questa classificazione è necessaria per la separazione del costo di ciascuna delle principali divisioni funzionali dell'azienda e per disporre di metodi separati di contabilità e controllo per la diversa natura delle spese in ciascuna divisione.

I gruppi principali che costituiscono la base della classificazione sono:

a) Spese generali di produzione,

(b) Spese generali di amministrazione,

(c) Vendita di spese generali,

(d) Spese generali di distribuzione, e

(e) Spese di ricerca e sviluppo

II. Classificazione con riferimento al comportamento della spesa :

Sotto questo overheads sono classificati con riferimento alla loro tendenza a variare con il volume di produzione / vendite o livello di attività. Alcune spese variano direttamente con l'aumento e la diminuzione della produzione, alcune rimangono costanti nonostante il cambiamento nel livello di attività della preoccupazione mentre ci sono altre voci che sono costanti solo fino a un certo livello e poi cambiano il loro carattere per diventare variabili o che variano con il volume di uscita ma meno che proporzionalmente.

Sulla base di questo comportamento, le spese possono essere classificate in:

(a) fisso fisso,

(b) Spese generali variabili,

(c) Spese generali semi-variabili o semi-fisse.

Questa classificazione non è assoluta ma è di convenienza. Tutti i costi sono variabili nel lungo periodo. Questa classificazione è importante per il controllo dei costi e il processo decisionale.

(a) Fixed Overhead:

Il costo fisso fisso (detto anche costo del periodo e costo della politica) è il costo che si accumula in relazione al passare del tempo e che, entro certi limiti, tende a non essere influenzato dalle fluttuazioni nel livello di attività. Queste spese rimangono fisse nella quantità totale con aumenti o diminuzioni nel volume di produzione o attività produttiva per un dato periodo di tempo. Il costo fisso fisso per unità diminuisce all'aumentare della produzione e aumenta con il diminuire della produzione.

Esempi di spese fisse sono affitto di fabbricati, magazzini, ecc., Deprezzamento di impianti e macchinari, deprezzamento di edifici, retribuzioni e indennità di spazio ecc., Deprezzamento di impianti e macchinari, deprezzamento di edifici, retribuzioni e indennità di amministratori, dirigenti, segretarie, ragionieri ecc., spese d'ufficio, come cancelleria e affrancatura ecc., spese bancarie, spese legali, stipendi del capo lavori, interessi sul capitale, se inclusi nei costi.

I costi fissi generali non sono sempre del tutto fissati in natura:

Se una preoccupazione aumenta la sua capacità, deve andare avanti per ulteriori attrezzature ed edifici e nominare altro personale per soddisfare i mutati requisiti di produzione. Risulterà in spese fisse più fisse.

I costi fissi generali rimangono costanti solo entro il limite della capacità dell'impianto e qualsiasi variazione apprezzabile nella capacità dell'impianto influisce sui costi fissi generali. La definizione secondo cui le spese generali fisse restano costanti nonostante l'aumento o la diminuzione del livello di attività resterà valida solo in un breve periodo durante il quale non si verificherà un apprezzabile cambiamento di capacità.

Le spese generali fisse devono essere sostenute in un determinato periodo, a prescindere dal fatto che vi sia più o meno produzione o nessuna produzione. Le spese generali fisse sono quindi costi del periodo che rappresentano una quantità costante di spesa durante un determinato periodo. A volte, sono anche definiti come costi di spegnimento o di stand-by.

I costi fissi generali sono costanti nella quantità totale durante un periodo contabile ma oscillano per l'unità mentre i cambiamenti di produzione. Il costo fisso fisso per unità diminuisce con l'aumento della produzione in quanto lo stesso importo viene distribuito su un numero maggiore di unità. D'altra parte, aumenta quando la produzione diminuisce a causa della capacità inutilizzata o per l'inefficienza della produzione.

Le spese generali fisse rientrano nella categoria dei costi non controllabili dal punto di vista del controllo di gestione poiché non vi è praticamente alcun margine di riduzione dell'importo delle spese per l'azione di un dirigente una volta installate determinate strutture. Tuttavia, è auspicabile avere un utilizzo più efficace della capacità dell'impianto al fine di ridurre al minimo il costo fisso per unità.

(b) Overhead variabile:

È un costo che tende a seguire (a breve termine) il livello di attività. I costi generali variabili variano in totale in proporzione diretta al volume di produzione. Questi costi per unità rimangono relativamente costanti con cambiamenti nella produzione. Pertanto, i costi variabili oscillano nella quantità totale in proporzione diretta al volume della produzione, ma tendono a rimanere costanti per unità al variare delle attività produttive. Esempi sono il materiale indiretto, il lavoro indiretto, il deterioramento, gli attrezzi, la perdita di lavoro difettosa, i lubrificanti, i tempi di inattività, le spese di illuminazione e riscaldamento e le commissioni ai venditori.

I costi generali variabili raramente rivelano la caratteristica di una perfetta variabilità, cioè una spesa che varia direttamente con la variazione del volume di produzione. Semplicemente tendono a variare piuttosto che variare direttamente in proporzione diretta all'output.

Ci imbattiamo in tre tipi di spese generali variabili nella pratica effettiva:

(i) Spese variabili al 100%. Per tutta la produzione la spesa variabile per unità di produzione è costante.

(ii) Le spese per unità di produzione sono inferiori a intervalli di produzione più bassi, ma aumentano gradualmente all'aumentare della produzione.

(iii) Le spese per unità di produzione sono più a livelli di produzione più bassi, ma diminuiscono gradualmente con l'aumento della produzione,

(c) Il costo semi-variabile (chiamato anche costo misto o costo semi-fisso) è un costo, contenente sia elementi fissi che variabili e che è quindi parzialmente influenzato dalle fluttuazioni nel livello di attività. Questi costi sono parzialmente fissi e parzialmente variabili. Ad esempio, le spese telefoniche includono una parte fissa del costo annuale più un addebito variabile in base alle chiamate, pertanto le spese telefoniche totali sono semi-variabili.

Allo stesso modo, se i venditori hanno diritto a uno stipendio fisso più una commissione oltre un certo livello di vendite, la compensazione dei venditori è un overhead semi-variabile con un elemento fisso costante a tutti i livelli e un elemento variabile che entra in funzione dopo un determinato livello di le vendite sono state raggiunte

Le spese generali semi-variabili sono di due tipi:

(a) Il primo tipo mostra i costi semi-variabili in cui l'elemento variabile opera a tutti i livelli come mostrato nei grafici riportati di seguito:

(i) Costi semi-variabili:

L'elemento variabile funziona a tutti i livelli.

(b) Il secondo tipo mostra i costi semi-variabili in cui l'elemento variabile entra in funzione dopo un certo livello di livello di attività come mostrato nel grafico sopra riportato:

(ii) Costi semi-variabili:

L'elemento variabile entra in funzione dopo un certo intervallo.

Costi di passaggio:

Questi costi sono i costi che aumentano nei passaggi. Questi rimangono costanti su vari piccoli intervalli di uscita, ma aumentano di quantità discrete man mano che l'attività si sposta da un intervallo all'altro. Esempi sono le retribuzioni del personale delle mense, il salario del supervisore, ecc.

Questi sono mostrati dal grafico come sotto:

Determinazione del grado di variabilità delle spese :

La separazione dei costi generali semi-variabili in costi generali fissi e variabili è molto importante per il corretto accertamento dei costi, il controllo dei costi e il processo decisionale.

I seguenti metodi possono essere impiegati per questo scopo:

(i) Metodo di presentazione grafica:

Con questo metodo, un grafico a dispersione viene costruito tracciando il volume (in termini di percentuale di attività, ore di lavoro, unità di prodotti o ore di macchina) sull'asse X e i relativi costi sull'asse Y. Tra questi punti tracciati, una linea di miglior adattamento viene disegnata in modo tale che un numero uguale di punti giacciono su entrambi i lati della linea a una distanza più o meno uguale.

I punti che si trovano molto indietro rispetto alla linea sono irregolari e non vengono considerati per questo scopo. Questa è la linea di costo totale ed è estesa per soddisfare l'asse Y. A questo punto una linea parallela all'asse X viene disegnata per rappresentare una linea di costo fissa. Il costo variabile a qualsiasi livello può essere ottenuto misurando la differenza tra la linea del costo fisso e la linea del costo totale.

Illustrazione 1:

Le seguenti cifre sono state estratte dai libri di un'azienda manifatturiera:

Traccia le informazioni sopra riportate sul grafico per consentire di accertare il sovraccarico fisso dell'azienda ipotizzando che il rapporto costo-volume-profitto sia stato mantenuto per tutti questi mesi.

Soluzione:

(ii) Metodo meno quadrato:

Questo è il metodo migliore per dividere i costi semi-variabili in elementi fissi e variabili. Questo è un metodo statistico e si basa sulla ricerca di una linea di miglior adattamento per un numero di osservazioni. Con questo metodo, viene utilizzata un'equazione lineare sotto forma di y = mx + c e, inserendo valori diversi nell'equazione, si ottiene una linea di miglior adattamento. Qui c = costo fisso, m = costo variabile per unità, x = variabile indipendente (produzione), y = variabile dipendente (costo totale). Risolvendo l'equazione, si ottengono i valori di m ec che aiutano a determinare la relazione tra costi fissi e variabili.

In questo metodo, la media delle uscite e delle spese viene calcolata. Quindi le deviazioni di volume in ciascun periodo dal volume medio e le deviazioni di spesa in ciascun periodo dalla spesa media sono calcolate come x e y rispettivamente. La linea di regressione sarà y divisa per x, ovvero la pendenza dei metodi variabili e può essere calcolata dividendo x ² per xy. Verranno calcolate le spese generali variabili di xy / x ² e quindi il sovraccarico fisso. Questo è illustrato di seguito sulla base dei dati forniti nell'illustrazione 1.

Il metodo dei minimi quadrati fornisce i risultati più accurati anche se i calcoli sono un po 'complicati.

(iii) Metodo dei punti alti e bassi:

Con questo metodo, l'output a due diversi livelli, ovvero punti alti o bassi, viene confrontato con l'ammontare delle spese sostenute in questi diversi periodi. Poiché i costi fissi rimangono fissi, il rapporto tra le spese generali variabili si ottiene dividendo la variazione dell'importo delle spese per variazione del livello di output.

Questo metodo è molto semplice ma a volte non fornisce risultati accurati. Se prendiamo i punti più alto e più basso dai dati, è possibile calcolare la variabile e il costo fisso. Risultati simili possono essere ottenuti se disponiamo i dati in ordine ascendente e discendente e ogni serie di due cifre consecutive viene confrontata.

Illustrazione 2:

I seguenti dati sono stati estratti dai registri di una società di produzione le cui operazioni variano da un mese all'altro.

(vi) Metodo analitico:

In base a questo metodo, il Contabile dei costi della sua esperienza passata giudicherà empiricamente quale proporzione del costo semi-variabile sarebbe variabile e cosa sarebbe stato fissato. Il grado di variabilità differisce con riferimento a ciascuna voce di spesa semi-variabile. Per esempio, se fuori da una spesa semi-variabile di Rs 6.000, il 60% è variabile, allora Rs 3.600 sarà variabile e resteranno Rs 2.400. Questo è un metodo semplice anche se crea un problema per stimare l'entità della variabilità di una spesa.

Regolazione per inflazione :

In tutti i metodi sopra discussi si presume che i prezzi siano a un livello costante e che i movimenti dei costi siano stati causati solo da variazioni di volume. Al fine di separare i costi semi-variabili in elementi fissi e variabili, è auspicabile eliminare l'effetto delle variazioni del livello dei prezzi esprimendo i costi per periodi diversi al livello dei prezzi di base.

Illustrazione 3:

I seguenti dettagli sono disponibili nei registri di una società di produzione.

Necessità di classificazione per il sovraccarico in fisso e variabile :

La necessità (o i vantaggi) di classificare il sovraccarico in fisso e variabile deriva dal seguente:

(A) Fissazione del prezzo di vendita:

Questa distinzione è utile per determinare la politica dei prezzi di una preoccupazione. A volte, per lo stesso articolo in mercati diversi vengono applicati prezzi diversi per soddisfare diversi livelli di concorrenza. Tuttavia, il prezzo di vendita più basso di un articolo in qualsiasi mercato dovrebbe coprire almeno il costo principale più le spese generali variabili. Le spese generali fisse corrispondenti possono o non possono essere recuperate se non è pratico farlo. Tali spese generali fisse possono essere recuperate dalle vendite in mercati più favorevoli.

Se il prezzo di vendita in un mercato non copre le spese generali variabili, è meglio non vendere beni in quel mercato. Allo stesso modo, in tempi di depressione degli scambi, sarà redditizio per un produttore vendere i suoi prodotti al di sotto del costo totale, a condizione che il prezzo di vendita sia superiore al costo variabile. In questo modo può recuperare una parte delle sue spese fisse e quindi minimizzare la sua perdita.

(b) Inquadramento del budget flessibile:

Separare il sovraccarico fisso dall'overhead variabile sarà utile per inquadrare il budget flessibile per i vari livelli di utilizzo della capacità. Anche il comportamento del costo verrà evidenziato con forza.

(c) Controllo dei costi effettivo:

Le spese fisse sono sostenute da decisioni di gestione e come tali possono essere controllate dal top management mentre le spese variabili possono essere controllate dai livelli inferiori di gestione. Separandoli, i livelli inferiori di gestione conosceranno i tipi di spesa che sono sotto il loro controllo.

(d) aiuta le decisioni di gestione:

Nelle decisioni di gestione riguardanti l'utilizzo della capacità, questa segregazione sarà utile. Dopo tutto il concetto di spesa fissa o variabile è in relazione a un particolare tasso di produzione. Ad esempio, potrebbe essere necessario raddoppiare il salario di supervisione, se deve essere avviato un nuovo turno.

In tali casi, la direzione deve verificare se la produzione del secondo turno sarà in grado di sostenere un tale aumento del costo di produzione. Analogamente, decisioni come la fissazione del prezzo durante la depressione, l'esportazione, un ordine speciale o l'importo extra per essere speso se viene intrapresa un'attività aggiuntiva o viene adottato un corso alternativo, può essere preso facilmente dopo la classificazione delle spese in fisso e variabile.

(e) Marginal Costing e Break-even Charts:

Per la tecnica del calcolo dei costi marginali, la preparazione dei grafici di pareggio e lo studio del rapporto costo-volume-profitto, la segregazione dei costi in fisso e variabile è piuttosto essenziale.

(f) Metodo di assorbimento delle spese generali:

Metodi diversi possono essere adottati per determinare i tassi di assorbimento per le spese generali fisse e variabili. L'aliquota fissa fissa serve come misura dell'utilizzo degli impianti, mentre l'estensione della capacità inutilizzata è indicata dall'assorbimento insufficiente.

In breve, la classificazione del sovraccarico in fisso e variabile è di grande aiuto per la gestione del funzionamento efficiente della fabbrica. Non è solo utile per la ricerca dei costi, ma anche per il controllo dei costi e il processo decisionale manageriale.

La classificazione dei costi in fisso e variabile non è perfetta in quanto si basa su un'ipotesi che i costi siano influenzati solo dal volume non è vero. Ma ci sono molti altri fattori che influenzano i costi come specifiche di produzione, mix di prodotto, metodo di produzione, tecnologia, impianti e attrezzature, produttività, struttura organizzativa, politiche di gestione e indici dei prezzi, ecc. Inoltre l'ipotesi di linearità è lontana dalla realtà effettiva.

Illustrazione 4:

Classificare le seguenti voci di spesa per funzioni e variabilità:

(a) Ammortamento delle piante;

(b) spese telefoniche d'ufficio;

(c) Retribuzione corrisposta ai venditori;

(d) affitto del magazzino di prodotti finiti;

(e) lavoro di supervisione;

(f) salario del Direttore Generale;

(g) depositi di consumo;

(h) Commissione sulle vendite pagate ai venditori;

(i) Potere di fabbrica;

(j) spese di spedizione;

(k) Spese di miglioramento di un prodotto;

(I) spese sperimentali per lo sviluppo di un prodotto;

(m) Compensazione (salario fisso più commissione sulle vendite).

Soluzione:

III. Classificazione elementare :

Questa classificazione del sovraccarico viene effettuata in base alla natura e alla fonte di spesa e segue naturalmente dalla definizione di spese generali.

Secondo questa classificazione, le spese totali sono suddivise in:

(i) Materiali indiretti;

(ii) Lavoro indiretto; e

(iii) Spese indirette

IV. Classificazione dei costi generali in base alla natura delle spese :

Al fine di avere un'analisi efficace delle spese in dettaglio, ciascuna delle spese generali di produzione, amministrazione, vendita e distribuzione è classificata in sottodivisioni più piccole in modo che le spese di natura simile possano essere raggruppate in un'unica soluzione. Questo risultato è ottenuto tramite numeri di ordine permanente o Syllabus of Work Order Numbers e Cost Account Numbers. È possibile chiarire che i numeri di ordine permanente sono applicati convenzionalmente alle intestazioni generali di fabbrica, mentre i numeri dei conti di costo sono abitualmente applicati alle spese di amministrazione, vendita, distribuzione e ricerca.

La compilazione dei numeri è simile in entrambi i tipi di numeri. Questi numeri sono chiamati così come sono elencati su un tipo di programma o manuale permanente. Ogni numero di ordine permanente denota un particolare tipo di spesa in modo tale che voci di spese di natura simile quando sostenute siano opportunamente classificate in uno di questi. Una pianificazione o un manuale viene mantenuto in fabbrica per l'inserimento di tutti i numeri di ordine permanente.

Vi è una necessità positiva di avere numeri di ordine permanente separati per le spese generali fisse e variabili, specialmente quando le spese generali di reparto sono addebitate ai prodotti separatamente per spese generali fisse e variabili. Quindi, ci sono due tassi, uno per il fisso e l'altro per il sovraccarico variabile.

Le tariffe separate vengono utilizzate per i seguenti quattro motivi:

1. I costi fissi dei costi delle politiche non possono essere recuperati dai costi in determinate circostanze (come la depressione), ma i costi variabili devono essere recuperati completamente in circostanze normali.

2. I centri di responsabilità a più alto livello dirigenziale sono per il controllo dei costi fissi ma i costi generali dei costi variabili sono a livello di negozio.

3. Potrebbe essere necessario adottare basi diverse (a volte orario di lavoro o base del costo del materiale diretto) per recuperare le spese generali dal costo.

4. Il costo marginale può essere applicato con beneficio per avere una base manageriale vitale.

Il numero di numeri di ordine permanente in una fabbrica dipenderà dalle dimensioni della fabbrica, dai tipi di spese e dall'entità del controllo necessario. Una grande varietà o una serie di tipi di spesa in una fabbrica avranno un numero maggiore di ordini permanenti. Per un controllo migliore è auspicabile avere una minore suddivisione delle spese.

I requisiti essenziali per un sistema efficace di numeri di ordine permanente sono:

1. Questi numeri dovrebbero essere chiaramente definiti al fine di comprendere la classificazione e classificare correttamente ciascuna voce di spesa.

2. Nessuna ambiguità dovrebbe essere presente in quanto il programma o il manuale per il quale sono opportune osservazioni appropriate contro i numeri di ordine permanente per aiutare a classificare correttamente ciascuna voce di spesa.

3. Il sistema dei numeri di ordine permanente dovrebbe essere in accordo con i bisogni della preoccupazione. Non dovrebbe essere troppo dettagliato per evitare un aumento del costo del lavoro di ufficio. La classificazione non dovrebbe essere troppo ampia per perdere la sua chiarezza e diventare inutile ai fini del controllo.

4. Il codice dovrebbe essere utilizzato per ogni voce in quanto aiuta a trovare gli oggetti in un modo conveniente evitando confusione e, in definitiva, facilitando la raccolta di spese generali.