Obiettivi organizzativi: definizione, importanza e formulazione dell'obiettivo

Obiettivi organizzativi: definizione, importanza e formulazione dell'obiettivo!

Definizione degli obiettivi:

Gli obiettivi sono stati definiti da teorici dell'organizzazione come VH Vroom nel 1960 e A. Etzioni nel 1964 come "futuro stato di cose desiderato". In generale, gli obiettivi sono gli obiettivi, gli scopi o le finalità che devono essere raggiunti da un'organizzazione per periodi di tempo variabili. Gli obiettivi sono il risultato di una pianificazione correlata al futuro come descritto da Vroom e Etzioni. La pianificazione è necessaria sia per la scelta degli obiettivi e il raggiungimento degli obiettivi.

Le parole scopo, obiettivo, missione, obiettivo o scopi sono usati in modo intercambiabile nella pratica generale. Bertram M. Gross ha cercato di tracciare una linea di distinzione nell'uso di questi termini. Secondo lui la missione è un termine generale che denota la ragione fondamentale dell'esistenza dell'organizzazione.

Incorpora l'idealismo relativo agli obiettivi all'interno della sua cornice. L'idealismo che fa parte della missione presenta un obiettivo molto difficile o impossibile. Ad esempio, i sindacati hanno la missione di organizzare il partito non organizzato o un partito politico che ha la missione di fornire al governo la libertà da ogni tipo di sfruttamento. La missione, quindi, riflette l'impegno a lungo termine dell'organizzazione.

La missione è generalmente associata all'organizzazione non aziendale. Un governo può annunciare la sua missione in termini di eliminazione della povertà, disoccupazione, disuguaglianza economica e sociale ecc. Scopo secondo Gross è un termine onnicomprensivo che si riferisce all'impegno del futuro desiderato. Un obiettivo può essere definito come una categoria specifica di finalità per la quale l'organizzazione è impegnata. L'obiettivo può essere la produzione di beni o servizi, l'efficienza ecc.

Un obiettivo è ancora più specifico e migliore dell'obiettivo. Un aumento della produzione può essere l'obiettivo ma quando il suo obiettivo è espresso in relazione a norme o standard particolari come l'aumento della produzione di 10 unità per uomo a settimana, diventa un obiettivo. Queste distinzioni diventano imperative quando l'organizzazione segue la politica di gestione per obiettivi.

Importanza degli obiettivi organizzativi:

Gli obiettivi organizzativi sono essenziali per regolare e controllare il funzionamento degli individui e dei gruppi tra loro e anche degli individui e del gruppo in relazione all'organizzazione.

L'importanza di questi obiettivi è stata descritta sotto i seguenti capi:

1. Concentrare l'attenzione degli individui e dei gruppi su attività specifiche e sforzi delle organizzazioni:

Quando gli obiettivi dell'organizzazione sono noti agli individui e al gruppo, li aiuterà a canalizzare le loro attività verso il raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione. In altre parole, gli obiettivi prescrivono la linea di condotta per individui e gruppi che saranno utili e complementari al raggiungimento degli obiettivi dell'organizzazione.

2. Fornire una fonte di legittimità all'azione dei membri:

Una volta che questa linea d'azione è stata decisa per gli individui e i gruppi nel quadro dell'obiettivo organizzativo, promuoverà la legittimità e la giustificazione delle azioni e delle decisioni di ciascun individuo o gruppo.

3. Servire come standard di prestazioni:

Gli obiettivi forniscono una misura delle prestazioni di un individuo o di un gruppo. Possono aiutare i membri dell'organizzazione a valutare il livello delle loro prestazioni nella prospettiva degli obiettivi dell'organizzazione.

4. Influisce sulla struttura dell'organizzazione:

Gli obiettivi e la struttura sono intimamente legati l'uno all'altro. La relazione tra le persone sotto forma di autorità e responsabilità o le posizioni da creare a diversi livelli devono essere decise sulla base di obiettivi organizzativi. In altre parole, ciò che l'organizzazione si propone di fare sarà determinato dall'organizzazione organizzativa che strutturerà. Allo stesso modo, sarà anche la struttura che influenzerà gli obiettivi.

5. Fornire indizi sulla natura e il carattere dell'organizzazione:

La natura e il carattere di un'organizzazione possono essere conosciuti dai suoi obiettivi. Ad esempio, l'obiettivo di mantenere la qualità del prodotto senza troppa attenzione al ritorno sull'investimento può aiutare l'estraneo a tenere in grande considerazione l'organizzazione e i suoi membri.

Peter Drucker sottolinea che gli obiettivi sono importanti in ogni area dell'impresa in particolare quando le prestazioni e i risultati sono direttamente correlati alla sua sopravvivenza e prosperità.

In queste aree vitali, gli obiettivi consentiranno ai manager di:

(i) Organizzare e spiegare l'intera gamma di fenomeni commerciali in un numero limitato di dichiarazioni generali

(ii) Testare queste dichiarazioni nell'esperienza effettiva

(iii) Prevedere il comportamento

(iv) Approva la validità delle decisioni quando sono ancora in corso e

(v) Analizza la propria esperienza e, di conseguenza, migliora le proprie prestazioni.

Drucker suggerisce otto aree specifiche in cui gli obiettivi devono essere impostati in termini di prestazioni e risultati.

Questi sono:

(1) situazione di mercato,

(2) innovazione,

(3) produttività,

(4) risorse fisiche e finanziarie,

(5) redditività.

(6) Performance e sviluppo del manager,

(7) prestazione dei lavoratori e

(8) responsabilità pubblica.

Formulazione obiettivo:

Chi formula gli obiettivi?

Gli obiettivi sono formulati da individui dopo aver preso in considerazione l'interesse di un gran numero di gruppi che hanno influenza sull'organizzazione.

Questi gruppi possono essere di:

(i) dirigenti,

(ii) Proprietari,

(iii) creditori,

(iv) Consumatori,

(v) Dipendenti e

(vi) governo.

Ognuno di questi gruppi ha un obiettivo contrastante l'uno con l'altro nei confronti dell'organizzazione. Ad esempio, la gestione e la manodopera, così come i produttori e i consumatori, hanno un interesse diagonalmente opposto che presenta vincoli nel forgiare un processo di coalizione e la formulazione degli obiettivi. La formulazione degli obiettivi è un processo di contrattazione in cui ciascun gruppo ha il proprio interesse come fondamentale per il bene dell'organizzazione, ma il risultato finale dipende dal modo migliore in cui ogni gruppo interseca occasioni e compromessi.

Gli obiettivi organizzativi sono stabiliti dagli individui in modo collettivo a vantaggio dell'entità organizzativa totale. Quando l'organizzazione viene creata in origine, l'esercizio di formulazione degli obiettivi viene completato dai suoi fondatori. Successivamente, viene fatto da coloro che "hanno il controllo sufficiente delle risorse organizzative per impegnarli in certe direzioni e con l'attesa dagli altri".

Sebbene tali individui possano essere persone che ricoprono posizioni formali più alte nell'organizzazione, ma a volte anche persone di rango inferiore possono adempiere l'incarico in quanto possono "avere un controllo sufficiente delle risorse organizzative". Tali persone possono essere persone tecniche che, sebbene non possano essere occupare posizioni più elevate nell'organizzazione formale, può produrre un'influenza considerevole su risorse organizzative vitali come l'esperienza tecnica.

Processo di formulazione dell'obiettivo:

Il processo di formulazione degli obiettivi dovrebbe essere concepito in modo tale che gli obiettivi primari o fondamentali debbano estendersi alla radice dell'erba per formare parte dell'attività di ogni individuo che lavora a qualsiasi livello. A meno che l'obiettivo principale dell'organizzazione non venga convertito in compiti specifici per i singoli, non avrà alcuna rilevanza per l'uomo comune che lavora nell'azienda.

Questo fatto è illustrato da HERBERT SIMON nelle seguenti parole:

"Il profitto non può entrare direttamente nel processo decisionale della maggior parte dei membri dell'organizzazione aziendale. Anche in questo caso ciò non significa che sia improprio o privo di significato considerare il profitto come obiettivo principale dell'azienda. Significa semplicemente che il meccanismo decisionale è un sistema liberamente accoppiato in cui il vincolo del profitto è solo uno tra un numero di vincoli ed entra nella maggior parte dei sottosistemi solo in modo indiretto. Dovrebbe essere sia legittimo che realistico descrivere la maggior parte degli affari aziendali orientati al profitto, sottoponendoli a una serie di vincoli collaterali che operano attraverso una rete di processi decisionali che introduce molte approssimazioni grossolane nella ricerca di una linea di azione redditizia. Inoltre, l'attribuzione dell'obiettivo non implica che nessun dipendente sia motivato dall'obiettivo di profitto dell'impresa, sebbene alcuni possano esserlo. ”

La dichiarazione di cui sopra chiarisce che l'obiettivo generale dell'organizzazione non ha alcuna rilevanza per i lavoratori che operano al livello inferiore, più si preoccupa del suo obiettivo individuale. Ma l'obiettivo individuale ha il collegamento con l'obiettivo organizzativo del profitto. Gli obiettivi individuali devono essere progettati in modo tale da cercare di raggiungere l'obiettivo organizzativo piuttosto che essere in conflitto con l'obiettivo generale dell'organizzazione. In altre parole, si può affermare che l'obiettivo generale è penetrato in modo pervasivo nell'organizzazione in modo tale, assume la forma di obiettivi di gruppo - obiettivi di proprietari, dirigenti, consumatori, lavoratori e persino di governo e creditori.

Fattori che influenzano gli obiettivi:

Gli obiettivi dell'organizzazione sono influenzati dall'interazione dell'ambiente che si riflette nelle aspettative individuali e di gruppo da un lato e nel comportamento delle forze sociali sotto forma di sindacati, organizzazioni politiche e istituzioni sociali dall'altro. Le aspettative delle forze sociali non possono essere trascurate.

Di conseguenza, i bisogni dell'organizzazione e le aspettative dei componenti che fluiscono in direzioni diverse accoppiate con la richiesta di forze sociali a meno che non siano portati ad un paradigma ragionevolmente accettato di dare e avere, creeranno più problemi che raggiungere l'obiettivo generale dell'organizzazione. Di conseguenza, il processo di formulazione degli obiettivi deve essere progettato nel contesto ambientale delle forze sociali e le legittime aspettative dei diversi componenti dell'organizzazione.

Natura degli obiettivi:

Gli obiettivi organizzativi possono essere suddivisi in tre categorie:

(i) ufficiale,

(ii) Operativo

(iii) Operativo.

Obiettivi ufficiali:

Gli obiettivi ufficiali sono gli obiettivi annunciati pubblicamente e contenuti nel carattere dell'azienda. Questi sono sotto forma di dichiarazioni politiche che sono dichiarate dagli ufficiali della compagnia. L'obiettivo ufficiale di un'impresa manifatturiera può essere dichiarato sotto forma di 100 tonnellate di carta al giorno. Questi sono gli obiettivi ufficiali.

Obiettivi operativi:

Gli obiettivi operativi sono quegli obiettivi che potrebbero essere implementati nella pratica reale. Sebbene gli obiettivi operativi siano basati su obiettivi ufficiali, può tuttavia esserci un'ampia discrepanza tra l'obiettivo ufficiale e l'obiettivo operativo. Ad esempio, potrebbe essere una situazione ideale per aumentare la produzione a 100 tonnellate metriche al giorno, ma in realtà potrebbe non essere operativa.

Le ragioni possono essere i vincoli interni delle risorse in termini di forza lavoro o attrezzature o limitazioni esterne della politica del governo e di altre forze sociali. In ogni caso, è l'obiettivo operativo che ha maggiore rilevanza per il comportamento individuale o di gruppo in una situazione lavorativa.

Obiettivi operativi:

Gli obiettivi operativi diventano operativi quando vengono effettivamente implementati nella pratica effettiva. Un'azienda manifatturiera ha l'obiettivo operativo di aumentare la produzione del 10% in un anno. La semplice decisione su questo account non lo renderà operativo; sarà operativo quando effettivamente implementato.

Gli obiettivi operativi diventano operativi quando c'è un accordo tra tutti gli interessati riguardo alle attività e ai programmi da intraprendere in relazione a questi obiettivi. In altre parole, si dice che gli obiettivi sono operativi quando vi sono "criteri concordati per determinare in che misura determinate attività o programmi di attività contribuiscono a questi obiettivi".

Gli obiettivi operativi riguardano i mezzi 'usati per realizzarli. Mezzi disponibili e accettabili per i membri dell'organizzazione e anche per le forze sociali e di altro tipo che operano al di fuori dell'organizzazione. Se i mezzi presentano vincoli, l'obiettivo cesserà di essere operativo. Pertanto, gli obiettivi possono essere (i) operativi e (ii) non operativi. Gli obiettivi che diventano non operativi vengono presto convertiti in una serie di sotto-obiettivi. Sono questi sotto-obiettivi che possono fornire una base per portare avanti azioni individuali da parte dei membri dell'organizzazione.

Si può affermare che ogni obiettivo sviluppato in un'organizzazione può essere considerato un obiettivo in sé e un mezzo per raggiungere anche altri obiettivi.

Cambiamenti dell'obiettivo:

Gli obiettivi sono inquadrati da persone in un ambiente particolare. Dal momento che le persone cambiano, cioè entrano nell'organizzazione e lasciano l'organizzazione, non è necessario che nuove persone si aggrappino agli obiettivi stabiliti dalle persone in passato. La loro percezione può essere diversa dalle persone precedenti e, quindi, richiederà sicuramente un cambiamento.

Allo stesso modo, gli obiettivi sono formulati in mezzo all'ambiente - economico, tecnologico, sociale e politico che è destinato a subire un cambiamento con il passare del tempo. Di conseguenza, gli obiettivi formulati nel contesto ambientale precedente potrebbero rivelarsi irrilevanti nel nuovo contesto.

I cambiamenti dell'obiettivo possono essere:

(i) Dislocamento dell'obiettivo,

(ii) successione all'obiettivo,

(iii) Distorsione degli obiettivi.

Spostamento degli obiettivi:

Lo spostamento degli obiettivi può essere definito come una situazione in cui i nuovi obiettivi sono stati sviluppati ignorando completamente gli obiettivi ufficiali o sanzionati. Questa situazione si presenta quando il comportamento o le azioni che sono stati considerati come mezzi per raggiungere gli obiettivi sono diventati l'obiettivo in se stessi. Ad esempio, la rigida applicazione delle regole di disciplina tra i lavoratori che è stata considerata indispensabile può essere considerata solo desiderabile. Perché se queste regole vengono seguite rigidamente, può mettere in pericolo l'esistenza dell'organizzazione stessa.

Probabilmente, è in questo contesto che è stata coniata la frase "rigidità con flessibilità". Questa frase ha rilevanza nei tempi moderni in tutti i tipi di organizzazioni: imprenditoriali, politiche, sociali, autonome o governative. Nelle istituzioni educative, le violazioni delle regole degli studenti e degli insegnanti sono tollerate di conseguenza fino a un certo punto sebbene le regole e i regolamenti per la loro condotta e il comportamento esistenti nei libri di statuto rimangano invariati. Così è il caso dei lavoratori e dei manager nelle organizzazioni imprenditoriali o nelle organizzazioni politiche.

Quando facciamo riferimento allo spostamento dell'obiettivo, intendiamo solo le modifiche all'obiettivo nascosto. Esplicitamente non c'è alcun cambiamento; è fatto per evitare imbarazzo sia per i singoli che per l'organizzazione.

Successione all'obiettivo:

La successione all'obiettivo si riferisce alla situazione in cui gli obiettivi nuovi o modificati sono incorporati o sostituiti a quelli esistenti in modo tale da non modificare lo spirito degli obiettivi esistenti. I nuovi obiettivi sono tali che gli individui o l'organizzazione sono disposti a dichiarare pubblicamente. I membri dell'organizzazione dichiarano apertamente i cambiamenti nella struttura dell'obiettivo in uno schema di razionalizzazione e adattamento a nuove impostazioni ambientali.

Ciò che viene effettivamente professato per il miglioramento dell'individuo e dell'organizzazione può rivelarsi sbagliato nelle circostanze reali.

Questa è una situazione diversa. Un esempio di successione di goal può essere il seguente:

"Un'organizzazione aziendale aveva dichiarato come obiettivo il benessere del lavoro. Con il passare del tempo si è capito che il benessere del lavoro è un obiettivo troppo ambizioso e quindi è stato modificato per includere:

(i) Struttura abitativa per i dipendenti,

(ii) strutture mediche,

(iii) sussidio di trasporto e

(iv) Sovvenzione per l'istruzione dei figli dei dipendenti.

Tale cambiamento era ben inserito nello spirito del concetto di benessere. ”

Distorsione obiettivo:

La distorsione obiettivo è una forma estrema di spostamento degli obiettivi. Implica incomprensioni o errata applicazione degli obiettivi organizzativi. In un'organizzazione, ci possono essere diversi casi di distorsioni degli obiettivi, in particolare quando gli obiettivi ufficiali vengono trasformati in obiettivi operativi. Nelle organizzazioni, dove la relazione mezzi-fini è presente, il che suggerisce che le estremità di ciascuna unità inferiore sono mezzi per l'unità superiore, è distorta se è estesa in larga misura; perché la relazione è svolta da un gran numero di persone, ciascuna consapevole solo dell'aspetto limitato degli obiettivi organizzativi. Alcuni dei principali fattori responsabili della distorsione degli obiettivi sono l'eccessiva enfasi su alcuni aspetti degli obiettivi, il blocco delle comunicazioni, l'interiorizzazione degli obiettivi delle unità secondarie e la visione remota degli obiettivi generali a livello inferiore.

Ad esempio, nelle banche, mentre si assegnano i budget per i vari rami, a ciascun ramo viene assegnato un importo particolare per la concessione di prestiti e anticipi. Il successo della filiale è misurato in termini di prestiti erogati da essa, non in termini di efficacia di questi prestiti o di guadagni alla banca da questi prestiti.

Un altro esempio può essere la formazione impartita ai dirigenti di un'organizzazione. Il particolare reparto dell'organizzazione può misurare il suo successo sulla base del numero dei programmi di formazione e non sulla qualità di questi programmi. L'obiettivo potrebbe essere quello di addestrare i manager per l'efficacia.