Operazioni d'ufficio: significato, importanza e classificazione
Leggi questo articolo per conoscere le operazioni di Office. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato delle operazioni d'ufficio 2. Importanza delle operazioni d'ufficio 3. Classificazione delle operazioni d'ufficio.
Significato delle operazioni d'ufficio:
Una procedura di ufficio consiste di diversi passaggi o azioni e il passo più piccolo dell'intera procedura è chiamato operazione. 'Operazione' ha un senso pratico. Il dizionario Webster dà il significato della parola come "un fare o eseguire un lavoro pratico o di qualcosa che implica l'applicazione pratica di principi o processi".
Un'operazione d'ufficio, quindi, sta facendo del lavoro pratico come parte di alcune procedure d'ufficio. Le operazioni d'ufficio sono anche conosciute come servizi d'ufficio.
Importanza delle operazioni d'ufficio:
Nessun lavoro può essere fatto nella sua totalità alla volta. Esiste anche una divisione del lavoro e quindi una persona potrebbe non essere obbligata a svolgere l'intero lavoro con una sola mano. Ogni parte di un lavoro o ogni operazione può essere eseguita da una persona separata. Pertanto, quali dovrebbero essere le operazioni per completare una procedura devono essere accertate per prime e quindi l'assegnazione delle funzioni sarà praticabile.
Il metodo migliore per eseguire un'operazione deve essere noto. Uno deve imparare il metodo e quindi tentare l'operazione. Taylor, il padre della direzione scientifica, ha scritto sullo studio del lavoro. Ogni lavoro ha il miglior metodo di prestazioni che deve essere noto a un lavoratore.
Il suo follower, Gilbreth, ha aggiunto che ogni lavoro ha le sue piccole parti operative chiamate 'therbligs' e il metodo migliore per eseguire ogni piccola parte deve essere noto e quindi le prestazioni saranno le migliori. (In effetti, "therblig" non è altro che ortografare Gilbreth nel modo opposto: è solo un nome accattivante e nessuna parola nel vero senso della parola.) L'idea di Taylor era collegata ai lavori di fabbrica, ma è applicabile anche alle operazioni d'ufficio.
Classificazione delle operazioni di ufficio:
Le operazioni di ufficio possono essere classificate in diversi modi. Le operazioni possono essere per alcuni servizi centralizzati o generali come, deposito o per alcuni servizi decentralizzati o privati come la contabilità. Alcune operazioni devono essere eseguite manualmente come la firma di un assegno e per alcune operazioni le macchine possono essere utilizzate come digitare una lettera con le copie.
Le persone di livello superiore eseguono alcune operazioni come la firma di una lettera di appuntamento mentre le persone di livello inferiore eseguono alcune operazioni come la spedizione di posta elettronica, operazioni che possono essere gestite come la gestione della posta e operazioni non routinizzate, come la gestione di una notifica governativa su provident regole del fondo.
Diversi tipi di operazioni richiedono diversi gradi di abilità.
Secondo il grado alcuni tipi di operazioni sono menzionate di seguito:
(1) Elaborazione dati:
Richiede un'abilità altamente specializzata e una formazione a lungo termine. Include la conoscenza del funzionamento di una macchina complicata come un computer, la perforazione di schede ecc.
(2) Redazione di lettere:
Questo è un lavoro di alto livello. Ci sono impiegati di corrispondenza qualificati e con esperienza che possono fare un impressionante ed efficace stesura di lettere. Il comando sulla lingua (inglese) è essenziale.
(3) Conservazione dei libri contabili:
Ciò richiede la conoscenza della contabilità che è un'abilità. È necessaria una qualifica accademica legata alla contabilità.
(4) Gestione della posta:
Questa operazione (o piuttosto serie di operazioni) non richiede alcuna abilità di alto livello. Questo è più o meno meccanico e basato solo sulla pratica.
(5) Gestione della liquidità:
Questa è una semplice operazione che non richiede alcuna abilità nel vero senso. Il conteggio veloce delle note, tuttavia, è un'arte che ha una certa tecnica. Richiede un temperamento freddo e affidabilità.
