Office Manual: significato, importanza e contenuti

Office Manual: significato, importanza e contenuti!

Senso:

Un ufficio, essenziale per ogni tipo di organizzazione, è un luogo in cui vengono svolte varietà di attività come la comunicazione, l'informatica e la registrazione. Ogni lavoro ha il proprio metodo per le migliori prestazioni e consiste in diverse fasi che devono essere seguite dal personale e con l'aiuto di diversi tipi di attrezzature. Il termine "manuale" indica un manuale costituito da alcuni "movimenti prescritti". Qualsiasi persona che voglia fare un lavoro in modo efficiente deve conoscere i passaggi oi movimenti prescritti per la sua migliore prestazione.

Un manuale d'ufficio è una sorta di manuale che contiene le pratiche standard e le politiche organizzative per attuare quelle pratiche pensate per un ufficio. È una guida per i membri dello staff. Stabilisce le linee guida lungo le quali devono essere eseguiti i lavori. È una fonte costante di informazioni grazie alla quale il personale dell'ufficio viene istruito in modo pratico e automatico.

Importanza:

In un ufficio vengono svolti diversi tipi di lavoro. È responsabilità della direzione dell'ufficio verificare che il lavoro massimo venga svolto con efficienza durante l'orario di ufficio. Per questo il personale dell'ufficio ha bisogno di istruzioni e supervisione. Non è né auspicabile né praticabile che le istruzioni vengano emesse ad ogni passo e in ogni momento.

Il lavoro d'ufficio consiste in lavori di routine o programmati e lavori non programmati. È del tutto vero che per il lavoro non programmato dovrebbero essere fornite istruzioni specifiche, ma per il lavoro di routine o programmato deve essere seguita una pratica standard.

Per tale lavoro, viene preparato un manuale d'ufficio contenente le istruzioni per le pratiche standard e una copia del manuale viene consegnata a ciascun membro dello staff come guida. Con tale pratica, si risparmia tempo e si evitano sprechi di ogni tipo. Porta al flusso continuo di lavoro e all'economia. L'importanza del manuale d'ufficio è quindi molto grande. Oltre a questo, l'importanza del manuale d'ufficio può essere percepita anche da altre parti.

In primo luogo, ogni volta che una persona viene assegnata con un lavoro, può anche comprendere la natura della sua autorità e responsabilità attraverso i dettagli del lavoro fornito nel manuale d'ufficio.

In secondo luogo, offre un controllo automatico. Una volta che una persona conosce bene il suo lavoro, diventa sua responsabilità svolgere il lavoro nel modo più perfetto possibile. Un manuale d'ufficio garantisce quindi l'autocontrollo.

Generalmente, viene creato un comitato con i responsabili dei diversi dipartimenti funzionali dell'ufficio, per preparare il manuale dell'ufficio in modo da mantenere un perfetto coordinamento tra le diverse attività descritte nel manuale. Si può dire che l'importanza di un manuale d'ufficio è ulteriormente comprovata in quanto favorisce il coordinamento.

Contenuto:

Un manuale ufficiale contiene vari tipi di informazioni sull'organizzazione, sul luogo di lavoro (ad es. L'ufficio), sul lavoro e sui lavoratori. Tutti questi devono essere sistemati sistematicamente e in modo classificato per renderli chiaramente comprensibili.

La disposizione sarà la seguente:

(A) Informazioni sull'organizzazione:

Generalmente, all'inizio viene fornita una breve descrizione dell'organizzazione nel suo complesso con i suoi principali obiettivi e politiche generali. Un conto dettagliato deve essere fornito sui suoi prodotti o servizi perché molto dipende dalla natura dei prodotti o servizi. Attraversandoli, ogni dipendente può rendersi conto di quale parte deve giocare all'interno dell'intero framework.

(B) Informazioni sull'ufficio :

Un ufficio stesso ha la sua posizione, sistemazione, struttura organizzativa e rapporto di autorità. La struttura organizzativa con divisioni verticali e orizzontali è una caratteristica essenziale, le divisioni verticali sono sulla base dei livelli di autorità e le divisioni orizzontali sono funzionali o dipartimentali. Tale struttura non sarà mai rigida, ma cambierà con la crescita e l'espansione dell'organizzazione e del suo ufficio. Pertanto, un manuale d'ufficio è soggetto a modifiche con le situazioni mutevoli.

Anche il lay-out dell'ufficio nel suo complesso deve essere reso noto al personale per una migliore comunicazione interna. Un dipendente deve avere la conoscenza della posizione di alcuni dipartimenti funzionali comuni come il dipartimento di cassa, il reparto spedizioni, ecc. E persino la mensa o la sala medica

(C) Informazioni sul lavoro :

(1) Lavoro standard:

La maggior parte delle istruzioni o linee guida sono correlate al lavoro standard o di routine che può essere convenientemente seguito in qualsiasi circostanza. Il lavoro standard prevede la gestione di posta, archiviazione, ecc. Il manuale deve indicare le fasi da seguire e l'attrezzatura da utilizzare per lo scopo. Ecco l'importanza dell'uso di macchine e forme.

Un dipendente deve avere una conoscenza approfondita delle macchine e degli apparecchi, se esistenti, che devono essere utilizzati da lui così come le forme che sono strettamente connesse con le macchine. È una questione di politica generale di un'organizzazione se e fino a che punto le macchine e gli apparecchi devono essere usati. Un grande ufficio ha un dipartimento O & M separato per il miglioramento del metodo e della pratica dell'ufficio. In tal caso, il manuale deve indicare che deve essere in regola l'ordine di seguire eventuali innovazioni adottate.

(2) Lavoro non standard :

Il lavoro non standard in ufficio non è meno importante, anche se potrebbe non essere comune o ripetutamente praticato, ad esempio la gestione di corrispondenza estera. A meno che non si tratti di una casa di import-export, la corrispondenza straniera non è comune. Il manuale deve indicare quali passi da seguire, chi deve essere avvicinato per le istruzioni, ecc. In tale situazione.

(D) Informazioni sui dipendenti:

Fondamentalmente ci sono due tipi di persone in un ufficio: esecutivo e operativo. Il primo tipo ha una maggiore autorità nel prendere decisioni e dirigere e nel controllo di quello di quest'ultimo gruppo. Ma per ogni tipo ci sono regole e regolamenti.

Le regole dell'ufficio riguardano:

(a) modalità di assunzione;

(b) i termini e le condizioni di nomina in relazione a compensi, incentivi, prestazioni accessorie, ecc .;

(d) orario d'ufficio e frequenza; eccetera.

Ogni membro dello staff deve essere consapevole di queste complicazioni altrimenti inutili o sorgono incomprensioni che portano all'insoddisfazione e ai disordini dannosi sia per la gestione che per la gestione. Ogni membro dello staff, almeno per il proprio interesse, deve conoscere le regole.

Il personale dell'ufficio può anche essere classificato in: membri esistenti e nuovi entranti. Per quest'ultima categoria ci possono essere disposizioni speciali per la formazione anche se la formazione del personale esistente non è rara. Il manuale deve indicare quali sono le strutture di formazione, se presenti, disponibili sul posto di lavoro o fuori dal lavoro. La formazione di nuovi entranti diventa inevitabile quando un ufficio utilizza macchine e particolarmente sofisticate. È compito di un supervisore o del capo immediato di un nuovo concorrente appropriarsi del manuale.

(E) Altri :

Ci sono varie altre istruzioni ottenibili da un manuale d'ufficio. Ad esempio: quali azioni intraprendere in caso di emergenza fisica come incendio, incidente, ecc .; conoscenza generale delle macchine d'ufficio comuni e loro manutenzione; la costituzione e le funzioni dei sindacati dei dipendenti, delle strutture ricreative, ecc.