Funzioni d'ufficio: 4 tipi principali di funzioni d'ufficio
Questo articolo mette in luce i quattro principali tipi di funzioni di un ufficio. Le funzioni sono: 1. Comunicazione 2. Calcolo 3. Registrazione 4. Gestione spazio.
Funzione ufficio n. 1. Comunicazione:
Ogni organizzazione ha bisogno di un ufficio. Organizzare il lavoro significa entrare in contatto con le persone. Una struttura organizzativa è costruita dalle persone. La comunicazione è il processo attraverso il quale i contatti possono essere stabiliti. Comunicazione significa scambio di idee ed è un traffico a doppio senso. Le informazioni devono essere ricevute e anche le informazioni devono essere inviate. Questo è noto collettivamente come comunicazione.
(1) La comunicazione è di due tipi:
Esterno e Interno,
(a) Esternamente:
Un'organizzazione deve stabilire contatti e relazioni con estranei - i clienti, i debitori, i creditori, i fornitori, altre organizzazioni, il governo e infine il pubblico in generale. Anche la comunicazione con i membri di un'organizzazione può essere chiamata comunicazione esterna perché i membri risiedono in luoghi diversi.
La comunicazione esterna è un processo elaborato e in espansione. Esistono così tanti tipi di dispositivi meccanici per stabilire contatti più ampi e più rapidi. Ad esempio, un telefono, l'apparecchio del telegrafo, l'apparecchio del telex, ecc.
La comunicazione esterna può essere realizzata tenendo riunioni, conferenze, ecc., A cui possono partecipare persone a distanza. La corrispondenza è il processo più comune e conveniente di comunicazione esterna non importa quale sia la distanza.
(b) Internamente:
La comunicazione è necessaria tra le persone che lavorano all'interno dell'ufficio in diversi dipartimenti. Tale comunicazione è un affare continuo. Ad ogni passo di ogni attività è necessario. È tra il superiore e i subordinati che può essere chiamato comunicazione verticale. Esiste una comunicazione orizzontale tra le persone dello stesso livello o rango chiamato pari.
Nei grandi uffici c'è una complessa disposizione per l'intercomunicazione (popolarmente chiamata sistema inter-com) con l'aiuto di attrezzature meccaniche. Riunioni, conferenze, ecc. Si svolgono anche tra i membri dello staff. Anche le formazioni di comitati, discussioni di gruppo, ecc. Sono molto popolari al giorno d'oggi.
(2) La comunicazione può essere classificata in tre tipi da un altro angolo:
(a) orale:
Questa è una comunicazione faccia a faccia tra due o più persone. Una persona può parlare con uno o un gruppo di persone. Questo è principalmente per la comunicazione interna con l'aiuto di inter-com, dispositivo, dittafono, ecc. La comunicazione orale a lunga distanza è possibile tramite telefono. Tenere un colloquio è una forma esclusiva di comunicazione orale,
(b) Scritto:
Questo è nelle forme di lettere, relazioni, avvisi, circolari, note, ecc. Questo è altrimenti noto come corrispondenza. È più comune per le comunicazioni a distanza. La macchina da scrivere, i duplicatori, ecc., Sono usati per preparare il testo. Il più grande vantaggio della comunicazione scritta è che è possibile mantenere contemporaneamente la registrazione. Naturalmente, anche le comunicazioni orali possono essere registrate tramite un registratore.
La comunicazione scritta può essere inviata a un numero elevato di persone alla volta esattamente nella stessa forma utilizzando macchine duplicatrici o macchine da stampa. La corrispondenza è forse la funzione più importante di un ufficio. Il segretario dovrebbe essere un esperto in questo lavoro.
(c) Gestuale:
Questo è un metodo di comunicazione attraverso segnali e segni, agitando le mani, dando pacche sulla schiena, ecc. È fatto in una sfera molto stretta e nella maggior parte dei casi è di natura informale. Si dice giustamente che gli occhi possono dire più di quello che le parole possono fare. La comunicazione gestuale o l'uso del "linguaggio del corpo" è internazionale in quanto non vi sono barriere linguistiche.
La comunicazione può essere anche visiva con l'aiuto di fotografie, immagini ecc. E anche segnalando ad es. Un cicalino, una luce rossa, ecc.
La comunicazione esterna è per lo più scritta e in parte orale, mentre la comunicazione interna è in gran parte orale, in parte scritta e spesso gestuale.
Office Function # 2. Computing :
Le informazioni raccolte attraverso la comunicazione e dai registri vengono analizzate, confrontate e discusse e allo stesso tempo i calcoli vengono effettuati con l'aiuto di dati e statistiche disponibili per prendere decisioni. Le decisioni sono seguite da azioni.
Il termine informatica significa calcolo. In realtà, è qualcosa di più che un semplice calcolo. Nei moderni grandi uffici vengono utilizzate macchine informatiche. Tale macchina è un dispositivo elettronico per l'elaborazione dei dati che aiuta il processo decisionale.
Nelle piccole preoccupazioni il lavoro di calcolo viene svolto con il lavoro mentale. Dirigenti di alto livello e alti stipendiati siedono in ufficio per fare questo lavoro decisionale. Le decisioni principali sono prese dalle persone al livello più alto, come i direttori di un'azienda. Il segretario assiste molto spesso le persone di alto livello nel processo decisionale.
Grafici statistici e diagrammi sono preparati allo scopo. Le indagini vengono effettuate per ulteriori informazioni e preparate al riguardo. Le informazioni sull'esperienza degli altri sulla stessa linea possono essere molto utili.
Funzione ufficio n. 3. Registrazione :
Apparentemente questa è la funzione principale di un ufficio. La registrazione significa conservazione di informazioni ed eventi di ogni tipo. La registrazione è un processo continuo e persino automatico. La registrazione inizia con la comunicazione, in particolare quando viene scritta la comunicazione. Qualsiasi informazione sia ricevuta e qualunque cosa venga inviata, viene registrata.
I registri sono tenuti da diversi calcoli e analisi nel processo decisionale. Le decisioni sono anche registrate. Le decisioni più importanti sono molto spesso prese nelle forme delle risoluzioni alle riunioni che sono registrate in libri minuti. Una gran parte del personale dell'ufficio è impegnata per la registrazione dei lavori.
(1) La registrazione ha due aspetti:
(a) Preparazione dei record:
I record devono essere preparati per primi. Ci sono varie regole per preparare i record. Ad esempio, i registri contabili devono essere preparati secondo il sistema di contabilità a partita doppia. Esistono diverse forme da utilizzare. Ad esempio, lo stato patrimoniale di una società ha la sua forma specifica, come indicato nell'Allegato VI della legge sulle società.
(b) Conservazione delle registrazioni:
I documenti devono essere conservati. I record hanno diverse utilità. Sono preparati per l'evidenza, il riferimento e l'orientamento futuro e quindi devono essere preservati. Il deposito è un'arte di conservare i record. Ci sono vari tipi di attrezzature, come uno schedario, per lo scopo.
(2) I record sono di due tipi:
(a) Finanziario:
Diversi tipi di libri contabili rendono il record finanziario. Diversi grafici statistici sono anche necessari allo scopo.
(b) Non finanziario:
Lettere, relazioni, verbali delle riunioni, ecc., Rendono il registro non finanziario. Entrambi i tipi di record sono ugualmente importanti per un'organizzazione. Alcuni documenti devono essere diffusi. Ad esempio, la relazione degli amministratori (record non finanziario) e il conto profitti e perdite e il bilancio (record finanziario) devono essere distribuiti tra i membri di una società. Il segretario ha la responsabilità vitale di supervisionare e controllare la preparazione e la conservazione dei documenti.
Funzione ufficio n. 4. Gestione spazio:
Alcune persone sono dell'opinione che il corretto utilizzo dello spazio o della sistemazione dell'ufficio sia un'altra funzione dell'ufficio. Lo spazio è scarso e costoso e quindi c'è necessità per il massimo utilizzo senza affollamento. Tutto dipende dal layout scientifico in modo tale da garantire il massimo flusso di lavoro.
Per ogni tipo di funzione dell'ufficio sono necessarie persone specializzate e quindi il reclutamento del personale deve essere fatto con molta attenzione. A loro può essere impartito un addestramento separato per lo scopo. Il segretario deve avere una conoscenza praticabile di ogni tipo di funzione, altrimenti non può controllare il personale.
