Comunicazione dell'ufficio: significato, importanza e tipi

Leggi questo articolo per saperne di più su Office Communication. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Significato della comunicazione dell'ufficio 2. Importanza della comunicazione dell'ufficio 3. Tipi di comunicazione dell'ufficio.

Significato della comunicazione dell'ufficio:

Comunicare significa fare conversazione. Questa è una funzione ordinaria nella nostra vita quotidiana. Ciò è necessario per creare contatti, spiegare le cose, scambiare idee, trasmettere informazioni, dare istruzioni e rimuovere equivoci. La comunicazione è indispensabile per l'esistenza. La comunicazione, tuttavia, ha un significato più specifico nella gestione delle scienze.

Secondo il prof. Allen, "È un ponte di significato. Consiste in un racconto, ascolto e comprensione sistematica e continua. " È chiaro che la comunicazione è completa quando il messaggio inviato dal comunicatore viene compreso dalla comunicazione. È un ponte di significato, cioè, il significato di un messaggio è inteso nello stesso senso dal comunicatore e dalla comunicazione.

Importanza della comunicazione dell'ufficio:

La sua importanza è grande e sta crescendo. Il successo di un'organizzazione dipende da come viene effettuata in modo estensivo e intenso la comunicazione. È descritto come uno strumento di gestione. È l'ultima parola in gestione. Ogni volta che più di una persona si incontra, c'è comunicazione tra loro.

In un ufficio le persone si incontrano e lavorano insieme. Pertanto, ci deve essere la comunicazione tra di loro. La funzione principale di un ufficio è comunicare, internamente ed esternamente. Un'organizzazione ha bisogno di un ufficio perché tutte le comunicazioni usciranno e entreranno in esso. Il maggior numero di macchine da ufficio è pensato per la comunicazione.

Tipi di comunicazione dell'ufficio:

In linea generale, la comunicazione può essere interna ed esterna. La comunicazione interna avviene tra le persone che lavorano all'interno, nell'ufficio. Significa anche comunicazione tra datore di lavoro e dipendenti o tra i membri di un'associazione o tra una società e i suoi azionisti.

La comunicazione esterna è con gli estranei, come i clienti, i fornitori, i debitori, i creditori, le altre organizzazioni, il governo e le sue diverse agenzie, e infine il pubblico in generale. Il segretario ha il compito principale di supervisionare e controllare entrambi i tipi di comunicazione.

Secondo i metodi, la comunicazione può essere suddivisa in tre parti: orale, scritta (corrispondenza) e gestuale.

Comunicazione interna:

Attraverso la comunicazione è possibile mantenere la relazione tra il datore di lavoro e il dipendente e la relazione di livello superiore-subordinato. Le decisioni prese ai vertici della dirigenza scendono verso il basso a livello di esecuzione e di funzionamento attraverso la catena di relazioni subordinate superiori all'interno di una struttura organizzativa.

A meno che gli obiettivi e le politiche dell'organizzazione non vengano comunicati allo staff, nessuno dei due può identificarsi con l'organizzazione né possono svolgere le rispettive funzioni.

Ogni volta che è necessario introdurre qualsiasi cambiamento nell'organizzazione, è necessario comunicare preventivamente ai membri dello staff in modo che vengano preparati mentalmente. Altrimenti potrebbe esserci uno shock. I dipendenti devono anche essere in grado di comunicare al datore di lavoro i loro reclami, lamentele o difficoltà.

In questo modo viene stabilita una migliore relazione tra datore di lavoro e dipendente e vengono rimosse le incomprensioni, se esistenti. La comunicazione è descritta come un traffico a doppio senso. La comunicazione interna può essere orale, scritta, visiva e gestuale. Tenere riunioni, conferenze, ecc., Avere una consultazione o una discussione di gruppo, ecc., L'invio di relazioni, copie di verbali, ecc. Sono alcuni dei metodi efficaci di comunicazione interna.

Per quanto riguarda la comunicazione ci sono sei tipi di query e le domande hanno risposte definite. Loro sono:

Perché?

Senza comunicazione, sia interna che esterna, nessuna organizzazione può essere costruita ed eseguita.

Quando?

Prima che il messaggio venga diffuso attraverso altre fonti.

Che cosa?

Niente dovrebbe essere nascosto su questioni di interesse comune. Nessun segreto, in realtà, può essere alla fine preservato. È meglio, quindi, non nascondere nulla ai membri dello staff, fatte salve, tuttavia, alcune eccezioni.

Dove?

La comunicazione può avvenire in via confidenziale tra due persone in un gruppo molto ristretto in una camera, o apertamente in una riunione o conferenza tra un numero elevato di persone o in una riunione pubblica.

Come?

Deve essere fatto usando un mezzo di questo tipo che sia comprensibile dal comunicatore e comunichi entrambi. La comunicazione visiva per immagini è molto adatta per le persone analfabete. Esistono molti ostacoli alla comunicazione efficace, come la lingua, il rumore, lo stato, ecc.

Chi?

Gli obiettivi comuni dell'organizzazione devono essere comunicati a tutti all'interno dell'organizzazione in modo che tutti possano identificarsi con l'organizzazione.

Dispositivi meccanici:

Esistono diverse macchine o dispositivi per risparmiare lavoro utilizzati per la comunicazione interna:

(a) Impianto telefonico Oral-Inter-com, dittafono, tubi pneumatici, ecc.

(b) Scritture scritte, macchine duplicatrici, ecc.

(d) Segnalazione: chiamata di campane, cicalini, luci rosse, ecc.

Comunicazione esterna:

La comunicazione esterna è essenziale per lo svolgimento delle attività e per lo sviluppo di qualsiasi organizzazione, negoziazione o non commerciale. Ciò è necessario per ampliare e migliorare le relazioni pubbliche e anche per migliorare la buona volontà e il prestigio. Diversi metodi di pubblicità sono pensati per la comunicazione. Anche la pubblicazione di rapporti, diari, ecc. È un'altra tecnica. La comunicazione esterna può essere orale, scritta e visiva.

Dispositivi meccanici:

Esistono diverse macchine o dispositivi per il risparmio del lavoro utilizzati per la comunicazione esterna:

(a) Telefono orale con sistema di trunk, cavi, ecc.

(b) Macchina da scrivere scritta, macchine duplicatrici, tele-stampante (il sistema telex), ecc.

In effetti, la televisione è una tecnica audiovisiva.