Processo di acquisto e gestione della merce (6 fasi)

L'acquisto e la detenzione di merci è una parte vitale dell'implementazione di piani di merci.

Questo è un processo graduale e prevede le seguenti fasi:

(i) Raccolta di informazioni,

(ii) Selezione dei venditori,

(iii) Valutare la merce,

(iv) Negoziazione con i venditori,

(v) acquisto di merci,

(vi) Ricezione e stoccaggio di merci,

(vii) Riordinare e

(viii) Nuova valutazione, come menzionato nella figura 11.1

Questi passaggi sono spiegati in dettaglio di seguito:

1. Raccolta di informazioni:

Questo è un primo passo nel processo di acquisto e gestione della merce. Una volta definiti i piani generali della merce dell'azienda, sono richieste informazioni esatte sulle attuali esigenze del mercato e potenziali venditori.

Questo è essenziale in quanto un rivenditore prima di acquistare la merce vorrebbe sapere:

(i) Cosa cercano i consumatori,

(ii) Dove si trovano i venditori e qual è la loro buona volontà nel mercato, e

(iii) Cosa offrono i loro concorrenti. Dopo aver compreso questi aspetti, il rivenditore sarà in grado di decidere cosa vuole acquistare e da chi.

Per la raccolta di informazioni, un rivenditore / acquirente ha diverse possibili fonti definite come fonti interne ed esterne.

Dipende dal rivenditore (acquirente) quale fonte vorrebbe scegliere. Normalmente, i rivenditori globali si affidano a fonti interne ed esterne per avere un quadro migliore delle esigenze dei consumatori. Indubbiamente, la fonte più preziosa è lo 'studio dei consumatori'. Rivenditori globali come Wall Mart, Spencer e Noodle Ki Doodle hanno divisioni di studio dei consumatori appropriate che monitorano continuamente lo stile di vita dei consumatori, le abitudini di vita e le loro evoluzioni demografiche per studiare direttamente la domanda dei consumatori.

I venditori (produttori e grossisti), d'altra parte, fanno le loro proiezioni sulle future vendite e sulla domanda del mercato, mentre finalizzano l '"accordo di acquisto" con i rivenditori. I fornitori presentano queste proiezioni attraverso grafici a torta, diagrammi a barre e vari grafici a due e / o tre dimensioni.

Informano inoltre i rivenditori in merito a quanto supporto promozionale sarà loro fornito, il che potrebbe avere un impatto significativo sulla decisione di acquisto dei dettaglianti. Ma i rivenditori devono capire una cosa che sono loro che devono interagire con i clienti e sono responsabili per soddisfare le esigenze del mercato di riferimento. Pertanto, non dovrebbero dipendere solo dalle proiezioni dei fornitori, ma potrebbero usarli come riferimento.

Poiché i rivenditori sono interamente responsabili delle proiezioni di vendita complete e dei piani merceologici nella propria categoria, dovrebbero indirizzare i dipendenti delle vendite a ottenere una visione della potenziale domanda dei clienti visitando i fornitori, parlando con gli esperti delle vendite e osservando il comportamento dei consumatori. Oltre a questi dati forniti da associazioni di categoria, possono essere consultati progetti di enti governativi come ASSOCHAM, bollettini FICCI. Internet è diventata anche una fonte vitale per la raccolta di informazioni e consente anche di risparmiare tempo.

I rivenditori possono utilizzare le informazioni raccolte per prendere decisioni relative alla merce su (i) articoli di base e (ii) articoli di moda. Le fonti sopra menzionate sono sufficienti per avere un'immagine della merce di base, ma per cambiare frequentemente la moda, è possibile utilizzare un mix di fonti interne ed esterne.

2. Selezione dei fornitori:

Dopo aver raccolto le informazioni sulle richieste dei consumatori, il passo successivo è selezionare le fonti di merci e interagire con loro per selezionare i potenziali fornitori.

Per la selezione dei fornitori, i rivenditori di solito hanno tre alternative:

(i) Fornitori di proprietà dell'azienda:

Come suggerisce il nome stesso, questi venditori sono di proprietà dell'azienda stessa. I grandi rivenditori hanno le proprie operazioni di produzione o all'ingrosso. Funzionano solo per particolari rivenditori e forniscono secondo le loro esigenze.

(ii) Fornitore esterno, ampiamente utilizzato:

Questo tipo di fornitore non è di proprietà del rivenditore ma è usato frequentemente da lui. Il rivenditore sta acquistando la merce a lungo ed è consapevole della qualità e dei servizi offerti da lui.

(iii) Fornitore esterno non utilizzato:

Questo tipo di rivenditore non è stato utilizzato dal rivenditore poiché è un nuovo concorrente o il rivenditore non ha acquistato nulla da lui fino a quel momento. Pertanto, la qualità che offre non può essere conosciuta in anticipo. I rivenditori possono utilizzare qualsiasi tipo di fornitore in base alle loro esigenze, al budget e all'area delle operazioni o possono utilizzare una combinazione di essi. I grandi rivenditori spesso si occupano di tutti i tipi di fornitori. Pertanto, dopo aver selezionato la categoria di fornitori, un rivenditore deve interagire con loro in merito ai termini e alle condizioni di acquisto.

I seguenti punti devono essere considerati durante la selezione dei fornitori:

(i) Goodwill del venditore sul mercato.

(ii) Garanzia e / o offerte di garanzia.

(iii) Quale venditore offre la merce al costo totale più basso?

(iv) Qualità offerta dal venditore

(v) Il venditore fornirà la conservazione del trasporto e altre strutture?

(vi) La linea di prodotti del venditore è conservativa o innovativa?

(vii) Il venditore offre l'acquisto di credito?

(viii) Quale supporto promozionale è fornito dal venditore?

(ix) Il markup sarà sufficiente?

(x) Il venditore è interessato o sarà disponibile per relazioni a lungo termine?

(xi) Il venditore soddisferà ciò che ha concordato?

(xii) Il venditore offrirà diritti di vendita condizionali / esclusivi?

(xiii) Quanto saranno veloci gli ordini consegnati?

3. Valutazione della merce:

Dopo aver deciso la fonte della merce, il prossimo passo è valutare la qualità della merce del venditore.

Qui, un rivenditore si incontra con le seguenti situazioni:

(i) Se l'intero lotto sia esaminato, o

(ii) L'acquisto deve essere effettuato solo sulla descrizione del venditore.

Il rivenditore dopo aver interagito con i fornitori dovrebbe valutare la merce in base a considerazioni di acquisto. Dovrebbe essere esaminata ogni unità di merce? O gli oggetti dovrebbero essere comprati
solo sulla base della descrizione e delle dimostrazioni presentate dai fornitori.

Per la valutazione degli articoli di merchandising, il rivenditore ha tre scelte in mano:

1. Ispezione

2. Campionamento e

3. Descrizione

Quale metodo dovrebbe essere seguito dipende dalle caratteristiche, dal costo e dalla frequenza di acquisto degli articoli. L'ispezione è un processo di esame approfondito di ogni articolo della merce prima dell'approvvigionamento della merce e anche dopo la consegna. I gioielli (diamanti, oro, platino e altre pietre preziose) sono uno degli esempi in cui il rivenditore ispeziona tutti gli articoli di acquisto.

La tecnica di campionamento viene utilizzata quando il rivenditore acquista regolarmente articoli in grandi quantità che sono deperibili, fragili o costosi. Pertanto, il rivenditore utilizza il metodo di campionamento dell'accettazione. È l'approccio "a metà strada" che esercita il controllo sull'inventario in entrata senza passare per un'ispezione del 100%. Significa semplicemente accettare o rifiutare l'assortimento di merci del fornitore.

Qui la decisione viene presa senza passare attraverso l'ispezione al 100% dell'intero lotto. È un compromesso tra nessuna ispezione e ispezione al 100%. Ha due classificazioni chiave dei piani di accettazione: in primo luogo gli attributi ("go, no-go") e in secondo luogo le variabili.

L'acquisto di una descrizione è un processo di acquisto della merce in cui un rivenditore ordina gli articoli della merce dopo aver consultato il catalogo illustrativo del fornitore menzionando le caratteristiche del prodotto, il prezzo, le dimensioni e altri dettagli pertinenti. Ad esempio, un rivenditore può ordinare cibo e articoli di abbigliamento da un catalogo o da un sito Web aziendale interessato. Al ricevimento di articoli, vengono conteggiati solo per la corrispondenza tra le dimensioni dell'ordine.

4. Negoziazione:

Una volta che il rivenditore ha valutato la qualità della merce e altre caratteristiche, negozia con il venditore per il prezzo e i termini e le condizioni conseguenti. Entrambe le parti si ascoltano attentamente e fanno domande ovunque sorgano dubbi. I termini e le condizioni sono quindi decise e il contratto viene stipulato con l'importo totale che deve essere pagato dal rivenditore, la data di consegna, le condizioni di consegna e altri aspetti legali. Un negoziante durante la negoziazione parla anche delle condizioni per il riordino.

In fase di negoziazione, il negoziante contratta con il fornitore per gli sconti disponibili e le condizioni di acquisto. Un rivenditore vorrebbe sapere quale sarà lo sconto aggiuntivo se si recherà per l'acquisto all'ingrosso. Cos'è lo sconto in contanti? Cos'è lo sconto di trading ecc.? C'è qualche sconto fuori stagione? Una volta che la merce viene negoziata per la sua qualità, quantità e prezzo, il rivenditore effettua l'ordine e conclude l'esercizio di acquisto pagando l'importo dovuto. Il rivenditore prende il titolo degli articoli immediatamente dopo l'acquisto.

5. Acquisto della merce:

Dopo aver negoziato i termini e le condizioni e concordato il prezzo, un rivenditore dopo aver inserito la dimensione dell'ordine (quantità e qualità di ciascuna categoria merceologica), paga il denaro iniziale come da contratto. I grandi dettaglianti di solito effettuano l'ordine e pagano le bollette online attraverso l'interscambio di dati elettronici (EDI) e la pianificazione rapida delle scorte (QR), piccoli rivenditori a causa di fonti limitate, concludono l'acquisto manualmente.

Riempiono il modulo d'ordine e lo depositano personalmente o per posta. Con il progresso tecnologico e un facile accesso alla struttura internet, i rivenditori effettuano i loro ordini online. I piccoli rivenditori associati a grandi venditori pagano le loro fatture e processano gli ordini tramite sistemi EDI e QR come da politica.

6. Acquisto della merce:

Significa che dopo aver pagato le fatture, il rivenditore deve ricevere la merce e provvedere al suo corretto stoccaggio. Durante l'acquisto della merce, il rivenditore riceve fisicamente gli articoli, conta le forniture, paga le fatture, contrassegna gli articoli, visualizza gli articoli e le scorte in godown / magazzini per evitare qualsiasi furto e danno. In caso di acquisti centralizzati, le merci vengono ricevute dall'ufficio regionale / magazzino centrale e quindi trasferite alle catene di negozi secondo le loro esigenze e ordini ricevuti da loro.

Dopo aver pagato le fatture dei fornitori, il rivenditore stabilisce come e dove gli articoli devono essere ricevuti e immagazzinati. Gli articoli dovrebbero essere forniti direttamente al magazzino o al magazzino, sono menzionati al momento della negoziazione e dei pagamenti delle merci.

Una volta ricevuti gli articoli, il punto successivo del rivenditore è assicurarsi che gli articoli siano correttamente stoccati. A volte può essere necessario molto tempo per arrivare da un magazzino all'altro, pertanto, quando gli ordini vengono ricevuti, è necessario verificarne la quantità e la qualità. Le fatture devono essere attentamente controllate per la sua descrizione e l'importo stampato per evitare qualsiasi confusione con il fornitore in seguito.

Quando la merce è stata acquistata e stoccata, sarà emessa per negozio / i ogni volta che la domanda riguarda. Pertanto, il rivenditore dovrebbe avere un occhio sulla merce emessa e gli articoli lasciati nel magazzino. Ogni volta che il livello di inventario si avvicina al livello di riordino, le merci vengono ordinate per le forniture fresche.

Una volta implementato un piano merci, è necessario riesaminarlo a intervalli regolari controllando attentamente il piano di attuazione con l'obiettivo di soddisfare i consumatori.

In caso di acquisti centralizzati, la gestione della distribuzione è la chiave per archiviare le prestazioni. Gli acquirenti / il personale interessato dovrebbero prestare attenzione mentre spostano la merce verso catene di negozi o magazzini.

Le seguenti precauzioni devono essere prese in questa fase:

(i) Ispezionare fisicamente le fatture per la loro accuratezza. Una volta che le fatture sono state firmate e pagate, il venditore non sarà responsabile per eventuali perdite in transito o in caso di articoli mancanti. Pertanto, quando gli ordini vengono ricevuti, devono essere accuratamente controllati per le dimensioni dell'ordine effettuato e per eventuali rotture / furti durante il transito.

(ii) Durante lo scarico della merce, prendere le precauzioni che il loro imballaggio non dovrebbe rovinare. Inoltre, mantenere gli oggetti a distanza e nel luogo appropriato in cui lo scarico generalmente causa la rottura e la miscelazione degli articoli l'uno con l'altro.