Metodi di archiviazione: i primi 3 metodi di archiviazione di Office
Questo articolo mette in luce i primi tre metodi di archiviazione fatti in un ufficio. I metodi sono: 1. Orizzontale 2. Laterale 3. Verticale.
Metodo di archiviazione n. 1. Orizzontale:
Sotto questo metodo i file (piatti o rilegati o scatolati) sono posti orizzontalmente su uno scaffale o su un tavolo o all'interno di un cassetto, uno sopra l'altro. Cassetti poco profondi o limatura per scrivania sono anche metodi orizzontali. Questo è il metodo più vecchio o più comune. Questo è praticato quando il numero di file è piccolo e le moderne attrezzature di archiviazione non possono essere acquistate.
vantaggi:
(a) È un metodo semplice e facile,
(b) Non richiede costose apparecchiature di archiviazione,
(c) È adatto a conservare carte di grandi dimensioni (preferibilmente in cassetti poco profondi) come un piano di un edificio o un sito che non dovrebbe essere piegato,
(d) L'argomento e il numero del file, scritto sul punto di congiunzione, sono facilmente leggibili.
svantaggi:
(a) Ogni volta che un file, tenuto in basso, è protetto, tutti i file posti sopra devono essere rimossi,
(b) La cartella non può essere tenuta orizzontalmente sullo scaffale aperto,
(c) Ci vuole più spazio totale se i file devono essere tenuti in un modo classificato.
Metodo di archiviazione n. 2. Laterale:
I file possono essere posizionati come libri su uno scaffale, uno accanto all'altro. Questo è chiamato deposito laterale. Questo è anche un metodo vecchio e comune. Questo può essere praticato anche se il numero di file è grande.
vantaggi:
(a) È un metodo semplice e facile,
(b) Non richiede costose apparecchiature di archiviazione,
(c) È adatto per conservare file realizzati con cartoncino rigido,
(d) L'argomento e il numero del file, scritto sul lato di congiunzione, sono facilmente leggibili.
svantaggi:
(a) A meno che non ci sia il supporto laterale, i file si afflosciano e cadono a destra oa sinistra,
(b) Tirando costantemente dal lato di congiunzione, quella parte del file viene danneggiata e alla fine cede il passo. (I file rigidi con un foro per le dita proteggono il danno).
Metodo di archiviazione n. 3. Verticale:
Con questo metodo i file vengono posizionati verticalmente uno dietro l'altro, con l'estremità di giunzione in cima (su cui sono scritti l'oggetto e il numero del file). I file vengono mantenuti sospesi in una posizione sospesa e quindi ci deve essere un dispositivo sospeso.
Ci possono essere tasche o sacchi di sospensione all'interno dei quali è possibile conservare file o cartelle. Pertanto, per questo metodo un deposito verticale, l'uso del cabinet è essenziale. Questo è il metodo moderno e praticato dalla maggior parte degli uffici moderni.
vantaggi:
(a) Nel caso di archiviazione verticale seguenti inconvenienti non sono presenti:
(i) A differenza dell'archiviazione orizzontale, non è necessario rimuovere un file per ottenerne un altro.
(ii) A differenza dell'archiviazione laterale, non vi è cedimento poiché è impedito dal meccanismo dello schedario,
(b) File e cartelle possono essere mantenuti con questo metodo. Le cartelle sono preferibili negli uffici moderni,
(c) Ci può essere una facile classificazione dei file o delle cartelle indicati da schede guida, tag, ecc.
(d) Esiste uno spazio economico in quanto uno schedario può contenere un gran numero di file o cartelle,
(e) C'è una maggiore sicurezza in quanto i cassetti del cabinet possono essere bloccati,
(f) Esiste una maggiore elasticità in quanto è possibile comprimere un gran numero di file o cartelle.
(g) A lungo termine è economico operare.
svantaggi:
(a) È un metodo costoso perché il lay-out del capitale è necessario per l'acquisto dell'apparecchiatura di archiviazione,
(b) Il personale deve essere addestrato con il metodo di funzionamento. Le loro scale salariali possono essere alte,
(c) Non è adatto per un piccolo problema con un piccolo numero di file e con meno capitale.
Il metodo verticale di archiviazione è considerato il migliore perché ha "un gran numero di vantaggi. Ci sono alcune spese in conto capitale iniziali come i diversi tipi di apparecchiature di archiviazione, come un archivio verticale, cartelle appositamente adattate, ecc. Devono essere acquistati e il personale richiede anche una formazione per seguire il metodo. Ma a lungo termine diventa economico purché ci sia un numero elevato di file da mantenere.
