Macchine per l'elaborazione dei dati in ufficio: significato e tipi
Usi delle moderne macchine per ufficio: macchine per l'elaborazione e la registrazione dei dati:
Elaborazione dati:
Senso:
Vari dati vengono raccolti in ufficio da fonti esterne e interne che devono essere elaborate per l'analisi e il processo decisionale. Non è possibile per la cella di memoria del cervello umano memorizzarli. I calcoli mentali sono insolitamente pesanti e faticosi per interpretare i dati e scoprire le correlazioni tra i dati.
Le formule matematiche richiedono molto tempo per l'applicazione mentale e l'allenamento fisico. Ci sono possibilità di errori. Per superare queste difficoltà e limitazioni è stata elaborata l'elaborazione dei dati meccanici.
L'origine dell'elaborazione dei dati risale alle seguenti scoperte: la calcolatrice di Pascal (1642), l'analizzatore deferenziale di Babbage (1820) e l'apparecchiatura a schede perforate di Hollerith (1889). L'intero processo è noto come EDP o Electronic Data Processing. L'intero schema ha incontrato un cambiamento rivoluzionario con l'introduzione dei transistor o dell'elettronica. Esistono due aspetti distinti dell'elaborazione dei dati: senza e con l'utilizzo di un computer.
Genere:
(A) Macchina per l'elaborazione dei dati con scheda perforata:
Vari tipi di lavori di ufficio e contabili possono essere eseguiti da tale macchina. Ad esempio, fatturazione, contabilità acquisti e vendite, contabilità costi, produzione di paghe, contabilità di magazzino e inventario, tabulazione statistica e analisi, controllo di bilancio, ecc.
Il sistema:
Questa macchina ha quattro aspetti di funzionamento e l'intera apparecchiatura è costituita dal meccanismo necessario con accessori accessori.
Gli aspetti sono:
(a) Punzonatura:
Il primo passo è la punzonatura delle carte sia con l'uso manuale che con il punch automatico. Il significato del punzonatura sta facendo dei buchi sulle carte in base ad alcune posizioni fisse. Questi fori hanno un significato speciale e possono essere interpretati in modo significativo. Questi non sono altro che documenti simbolici di informazioni.
(b) Verifica:
Il secondo passo è la punzonatura, preferibilmente da parte di un altro operatore, per verificare se la punzonatura originale è stata eseguita correttamente o meno. Se c'è stata una perforazione sbagliata in precedenza, il secondo punzonatura non prenderà il posto perché la macchina si fermerà automaticamente. Quindi si vedrà se il primo o il secondo colpo sono sbagliati. Esistono diversi metodi di punzonatura per la verifica.
(c) Classificazione:
Punzonando diversi tipi di informazioni sono registrate simbolicamente. Le carte ora devono essere raggruppate in diversi "campi" di informazioni e di conseguenza separate. Questa separazione viene eseguita meccanicamente posizionando le schede perforate in un selezionatore. Ad esempio, le carte per diversi clienti possono essere raggruppate in base all'area.
(d) Tabulazione:
L'ultimo passo è alimentare il tabulatore con le carte. La macchina rileva artificialmente le diverse perforazioni o fori sulle schede e di conseguenza fornisce informazioni alla parte di aggiunta e stampa della macchina.
La macchina contiene alcuni meccanismi ausiliari per il calcolo, la punzonatura di bande (ossia la punzonatura di un lotto di carte in modo identico e simultaneo), l'interpretazione e l'interpallamento o la fascicolazione (cioè rendendo i codici comprensibili e scoprendo le interrelazioni tra di loro), ecc.
vantaggi:
(1) L'intero processo di punzonatura, verifica, selezione, tabulazione, interpretazione e fascicolazione avviene a una velocità enorme e quindi vi è un notevole risparmio di tempo nell'elaborazione dei dati.
(2) L'intero processo è semplice e la formazione per l'operazione può essere fornita al personale in breve tempo.
(3) Poiché c'è un passo di verifica, non esiste inesattezza nel sistema informativo.
(4) È adattabile a vari tipi di lavori d'ufficio.
(5) Fornisce all'amministrazione una varietà di informazioni aggiornate e utilizzabili come strumenti di controllo.
(6) Le economie sono ottenute riducendo il lavoro manuale, risparmiando tempo, evitando sprechi dovuti a errori, ecc.
(7) Le schede perforate possono essere utilizzate per un'ulteriore elaborazione da parte di un computer.
svantaggi:
(1) Il costo iniziale per l'installazione della macchina è elevato. Anche i costi operativi e i costi di manutenzione sono elevati. È necessario utilizzare elementi decorativi più costosi.
(2) La macchina principale e le macchine ausiliarie causano rumore.
(3) Ci sono problemi derivanti dalla rottura, dalla sostituzione di parti, ecc.
(4) C'è un costo per la formazione degli operatori e le scale salariali di tali persone qualificate sono elevate.
(5) I revisori possono trovare difficoltà in quanto tutte le informazioni dettagliate, volute da loro potrebbero non essere disponibili dalle carte codificate e simbolizzate.
(B) Computer elettronici :
L'ultima aggiunta nell'elenco delle macchine per ufficio è un computer elettronico. È una macchina piuttosto un sistema o un'unità costituita da diversi meccanismi per l'elaborazione dei dati automatica e molto veloce. È uno strumento nelle mani dell'amministrazione per prendere decisioni più accurate, razionali e veloci.
Un computer elettronico è spesso descritto come un cervello artificiale, anche se, come un cervello, in realtà non "pensa". Aiuta l'uomo a pensare in modo razionale e veloce. L'età moderna è descritta come un'era elettronica e i dispositivi elettronici hanno immense potenzialità.
I computer sono davvero i prodotti della seconda guerra mondiale quando le utilità dell'informatizzazione furono sentite per le decisioni del secondo campo di guerra, in particolare per l'aviazione. La prima macchina informatica fu scoperta nel 1944 dal Prof. Aiken della Harvard University (USA) con l'assistenza finanziaria della IBM (International Business Machine). Il primo computer elettronico è stato ideato nell'università della Pennsylvania (USA).
I computer hanno già attraversato quattro fasi di sviluppo o "quattro generazioni". I computer di prima generazione erano azionati da valvole radio. Nella seconda generazione le valvole radio sono state sostituite da transistor. I computer della terza generazione usano un sistema di micro-circuiti. Nella quarta generazione viene utilizzata la tecnologia LSI ("integrazione su larga scala") che consente di collocare enormi quantità di componenti elettronici su piccoli "chip".
I computer vengono utilizzati per tutti gli scopi che si trovano in una macchina per l'elaborazione dei dati, ma i computer possono gestire quantità maggiori di informazioni a causa della loro maggiore capacità. Un computer può scegliere tra, diciamo, diverse migliaia di applicazioni, quali sono da candidati idonei.
I computer sono di due tipi:
(1) Tipo analogico:
Un tale computer esegue equazioni, risolve i problemi di inter-relazione di un certo numero di variabili, prepara i record e li stampa.
(2) Tipo digitale:
Un simile computer non è altro che una gigantesca calcolatrice che rende l'elaborazione dei dati a una velocità fantastica. Effettua calcoli aritmetici, ma l'aritmetica è l'aritmetica binaria e non l'aritmetica ordinaria. (Sotto il sistema binario 1 è 1, 2 è 10, 3 è 11, 4 è 100, 5 è 101, 6 è 110, 7 è 111, 8 è 1000, 9 è 1001 e 10 è 1010). Il tipo digitale di computer è principalmente usato.
Il sistema:
Una serie di operazioni in un computer è descritta come "un programma". Consiste di input e output. "Alcuni tipi di informazioni vengono inseriti o alimentati nella macchina e, dopo un'elaborazione automatica in una velocità enorme, la macchina emette alcuni risultati. Questo è anche descritto come metodo GIGO o Garbage In e Garbage Out. Informazioni e risultati sono in linguaggi di codice. Ad esempio, COBOL (Common Business Oriented Language) o FORTRAN (Formula che traduce il linguaggio per calcoli scientifici).
I componenti di un computer sono:
(1) Unità di input:
Attraverso questa parte vengono forniti vari tipi di informazioni sotto forma di schede perforate, nastro di carta perforata e nastro magnetico. I dati vengono convertiti nella lingua del computer: gli impulsi elettronici.
(2) Unità di archiviazione:
Questa è l'unità di memoria del computer o della colonna di mercurio in cui tutte le informazioni ricevute vengono memorizzate per un ulteriore utilizzo.
(3) Unità di controllo o coordinamento:
Si tratta di una vasta serie di cancelli azionati da valvole che vengono aperti per consentire alle informazioni di accedere alla sezione di calcolo per eseguire le istruzioni programmate.
(4) Unità aritmetica o funzionale:
Questa unità esegue i calcoli aritmetici sotto il sistema binario, ad una velocità fantastica e anche per milionesimi di secondo.
(5) Unità di uscita:
Questa unità fornisce i risultati, prima nella lingua del computer e poi nel linguaggio formale in una forma stampata. La parte più importante dell'uso di un computer è la 'programmazione'. Significa che l'intero input deve essere fatto con uno scopo definito e una modalità operativa chiamata programma.
La programmazione è costosa e in passato il modello di computer era tale che i consumatori devono farlo. Tali computer sono chiamati computer "hardware". Nei tempi moderni i produttori accettano la responsabilità della fornitura dei programmi. Tali computer moderni sono chiamati computer "software".
Il funzionamento di un computer può essere su base IDP o Integrated Data Processing. Significa che diverse funzioni analitiche su una questione possono essere eseguite contemporaneamente. Ad esempio, durante l'elaborazione dei dati di vendita, l'interpolazione dei costi può essere eseguita simultaneamente.
Generalmente un computer viene utilizzato per il controllo delle attività di business che simulano, vale a dire la ricerca di alternative nel processo decisionale e di progettazione (ad esempio sui tessuti). Va notato che l'era del computer è in un processo di evoluzione. Sono stati scoperti nuovi tipi di computer più utili e quindi la discussione di cui sopra non è esaustiva.
vantaggi:
(1) I calcoli complicati possono essere eseguiti con precisione a una velocità insolita.
(2) Gran parte dei noiosi lavori di segreteria possono essere eseguiti in modo soddisfacente.
(3) Le varietà di analisi possono essere eseguite dalla stessa macchina.
(4) Più varietà di informazioni possono essere gestite alla volta rispetto a quanto può fare una normale macchina per l'elaborazione di dati.
(5) Il controllo centralizzato può essere ottenuto poiché tutti i dati relativi a tutte le attività di un problema possono essere elaborati simultaneamente.
(6) Esiste economia nel lavoro d'ufficio a condizione che l'ufficio possa permettersi di acquistare un computer o ottenere i servizi di un computer in base al noleggio.
(7) I risultati possono essere memorizzati come record.
svantaggi:
(1) Si tratta di un affare molto costoso e solo poche organizzazioni giganti possono permettersi di installare e utilizzare tale macchina. Anche le grandi organizzazioni preferiscono prendere i servizi di un computer in base al noleggio. Anche gli affitti sono molto alti.
(2) Ha bisogno di operatori appositamente formati che devono essere retribuiti a tariffe elevate.
(3) A differenza di altre macchine, un computer non è facilmente disponibile.
(4) Ha tutti gli svantaggi di una macchina derivanti da guasti, costi di manutenzione, ecc. Nonché difficoltà nel reperire ricambi e il servizio di esperti.
Con il passare del tempo vengono prodotti computer di dimensioni molto convenienti ea basso costo.
(C) Macchina per la registrazione del tempo :
Le macchine di registrazione del tempo sono tenute ai cancelli degli uffici (e delle fabbriche) per registrare automaticamente i tempi precisi di arrivi e partenze dei dipendenti. Questi documenti sono molto utili per preparare le fatture di remunerazione. Tali macchine possono essere azionate meccanicamente o elettricamente.
Il sistema:
La macchina è costituita da un orologio e un meccanismo di punzonatura sincronizzati. Un dipendente mentre entra o esce dal posto inserisce la sua tessera di presenza all'interno della macchina e l'ora viene stampata su di essa.
(D) Micro-film:
I registri, invece di conservare nelle forme di documenti in file, sono conservati nelle forme di rotoli di pellicola. La fotografia è presa di una serie di documenti in un rotolo di pellicola. Ogni volta che il film può essere proiettato e stampato per informazione e utilizzo. A volte vengono fotografati dei documenti prima che vengano eliminati o distrutti.
Ancora una volta, i film possono essere conservati come fonte secondaria di record. La microfilmatura è anche necessaria per preservare segretamente i documenti riservati. I documenti che devono essere restituiti dopo averli ispezionati possono essere convenientemente microfilmati. Nelle grandi biblioteche viene spesso eseguita la microfilm di libri rari.
Il sistema:
Un equipaggiamento completo di microfilettatura comprende le seguenti parti:
(1) Unità di ripresa:
Consiste in una macchina fotografica e film. In genere, i film da 16 mm vengono utilizzati per una lunghezza di 50, 100 o 200 piedi (15, 30 o 60 metri). Alcune migliaia di documenti di dimensioni standard possono essere ripresi su una bobina da 100 piedi.
(2) lettori:
Consiste in un visualizzatore e uno schermo. Generalmente, come e quando necessario, il documento viene visualizzato attraverso il visualizzatore che proietta il film sullo schermo.
(3) Processore:
Questo è un insieme di unità per lo sviluppo di film. Questo può essere usato nella luce del giorno. L'elaborazione può anche essere eseguita da fotografi esterni. Un ufficio può avere una propria disposizione per la riproduzione o la stampa dei film insieme alla disposizione di elaborazione o può dipendere da fotografi esterni.
vantaggi:
(1) È necessario uno spazio molto ridotto per preservare i vecchi dischi poiché una pellicola di 100 piedi può contenere negativi di migliaia di documenti.
(2) I registri sono mantenuti in toto e le riproduzioni con precisione possono essere fatte in qualsiasi momento.
(3) Tali registrazioni sono facilmente trasportabili e possono essere rimosse rapidamente.
(4) Il sistema non richiede attrezzature di archiviazione pesanti con pesi e ingombri elevati.
(5) I record sono privi di errori ma gli errori sono comuni quando si esegue la copia dei record digitando.
(6) I microfilm sono durevoli e non si deteriorano o si attenuano o vengono distrutti dagli insetti come si trova in caso di file.
(7) È esente da rischi in quanto i microfilm non sono infiammabili.
(8) Una volta che i film sono preparati, i registri non possono essere alterati o manomessi, il che è possibile per registrazioni su carta.
(9) I microfilm possono essere conservati separatamente come fonte aggiuntiva di documenti e quindi offrono protezione ai registri.
svantaggi:
(1) Ha pesanti spese iniziali per l'acquisto dell'attrezzatura. Ma, in realtà, in definitiva il costo è inferiore a quello delle apparecchiature di archiviazione.
(2) È difficile fare un'adeguata classificazione delle registrazioni e quindi è pericoloso scoprire la posizione di un determinato documento da un certo numero di rotoli di pellicola.
(3) I film potrebbero non produrre immagini leggibili e chiare attraverso il visualizzatore, soprattutto perché c'è una notevole riduzione delle dimensioni di un documento sul film. È consigliabile che anche gli originali di documenti importanti siano conservati.
Direzione, amministrazione e ufficio:
Una gestione di sistema totale, può essere semplicemente definita come "ottenere le cose attraverso e con gli sforzi di altre persone". Le funzioni di base della gestione sono: pianificazione, organizzazione, direzione (e motivazione) e controllo. La funzione organizzativa comprende anche il personale e il coordinamento. Ci sono diversi punti di vista riguardo al termine amministrazione. Una delle opinioni accettate dagli scrittori moderni nella gestione sta portando avanti le decisioni altamente programmate prese dalle persone di livello dirigenziale.
La parte amministrativa della gestione viene svolta dall'ufficio che può essere divisa in due parti:
(a) Prendere le decisioni delle persone di alto livello dirigenziali che sono alloggiate nelle loro rispettive camere in ufficio.
(b) Esecuzione delle decisioni nelle forme di lavoro di routine con l'aiuto di diversi dipartimenti.
