Conservazione del libro colonnare: con esemplare
Lo studente dovrebbe vedere un Petty Cash Book e vedere come le colonne consentono di analizzare facilmente le informazioni e quindi registrarle nei libri. Questa pratica può spesso essere estesa ad altri libri sussidiari e persino al libro mastro per facilitare il lavoro di contabilità, per renderlo più accurato e per salvare il lavoro di ufficio. Un uso sistematico delle colonne nel libro mastro e nei libri di entrata originali si chiama Mantenimento del Libro Colonna.
Libri sussidiari colonnari:
Se le transazioni essenzialmente della stessa natura ma di vario tipo si verificano frequentemente, il libro sussidiario appropriato può essere governato con colonne aggiuntive e quindi le transazioni possono essere inserite nelle colonne appropriate, supponiamo che un'azienda abbia quattro reparti.
Il Libretto degli acquisti può quindi essere definito come segue:
Tutte le fatture per l'acquisto di beni per i quattro dipartimenti saranno inserite nel Libretto degli acquisti e analizzate e quindi pubblicate nel libro mastro, in totale, alla fine del mese. L'esempio degli acquisti può essere seguito per registrare le vendite e anche per registrare le transazioni in contanti. Il Libro cassa, spiegato in precedenza nel capitolo, ha colonne su ciascun lato per registrare sconti, contanti e transazioni bancarie.
Se le transazioni di un tipo sono numerose, è anche possibile fornire una colonna per registrarle. Ad esempio, sul lato del debito, ci possono essere colonne aggiuntive per registrare vendite in contanti, ricevute da debitori, varie e totali. (La colonna totale è necessaria per vedere che nessuna transazione è esclusa). Sul lato del credito, ci possono essere colonne per registrare gli acquisti in contanti, i pagamenti ai creditori, i vari tipi di spese e il totale.
Ledar colonnare:
Laddove vari account, in particolare account personali, hanno approssimativamente gli stessi elementi che appaiono in essi, è possibile regolare il libro mastro in modo tale da:
(i) Registrare le transazioni nel libro mastro in maniera colonnare data saggia o
(ii) Registrare un numero di account sulla stessa pagina.
Gli account dei visitatori in un hotel sono un esempio del primo tipo, mentre i resoconti degli studenti in un college o scuola sono un esempio di quest'ultimo. Un esemplare del libro mastro del visitatore in un hotel viene dato un po 'più in basso.
In una scuola o college, il registro delle tasse funge da libro mastro per gli studenti. Le colonne sono fornite per le tasse universitarie, la tassa di biblioteca, la tassa d'esame, la tassa di gioco, le multe, ecc. E il totale. Per stare con, c'è una colonna per "portato avanti". Dopo la colonna per il totale è "Contanti ricevuti" e quindi "Saldo portato avanti". I nomi degli studenti sono stampati in serie sul lato sinistro.
Libri combinati colonnari combinati e libro mastro personale:
Se per ogni fattura ricevuta dai fornitori viene effettuato un controllo separato o se i pagamenti vengono effettuati dai clienti contro ogni fattura separatamente, è possibile eliminare del tutto l'account personale fornendo colonne per registrare i dettagli dei pagamenti.
Il nome contro cui tali dati non sono stati inseriti è ancora in sospeso. Nel libro mastro principale, i conti totali dei creditori e dei debitori totali saranno mantenuti e registrati nei totali. I creditori a cui non è stato ancora effettuato il pagamento saranno elencati e sommati e il totale rispetto al saldo nel conto Crediti totali; se i due sono d'accordo, non c'è errore. Lo stesso processo nei confronti dei debitori stabilirà l'esattezza degli importi dovuti dai debitori.
La decisione per il registro acquisti sarà la seguente:
Il sistema descritto sopra non può funzionare se i pagamenti sono effettuati sul conto o se c'è un conto corrente con le parti. Inoltre, se vi sono numerosi ritorni, il sistema potrebbe non funzionare correttamente. Un difetto nel sistema è che tutte le transazioni con un fornitore o un cliente non saranno disponibili in un unico luogo e quindi molta fatica dovrà essere spesa se sono necessarie informazioni di vendita a un cliente o acquisti da un fornitore. Il Mantenimento del Libro Colonna è quindi di vari tipi e un'impresa dovrà decidere da sé quanto del lavoro contabile può essere fatto attraverso l'uso di colonne aggiuntive in vari libri contabili.
