Attività coinvolte nel processo gestionale di un'impresa commerciale
Alcune delle attività importanti che sono coinvolte nel processo gestionale di un'azienda sono le seguenti:
Si è concluso che tutte le funzioni e le politiche aziendali devono essere orientate al raggiungimento della soddisfazione del cliente. Come ha giustamente affermato Peter F. Drucker, l'unica definizione valida dello scopo di qualsiasi attività commerciale è creare un cliente.
Pertanto, l'obiettivo principale di qualsiasi manager aziendale dovrebbe essere quello di generare un flusso costante di clienti soddisfatti per il business. Questo obiettivo deve essere la forza trainante di tutte le attività di un business manager.
L'utente più frequente dei sistemi informativi aziendali è il manager aziendale. Pertanto, la spinta dei sistemi di informazione aziendale dovrebbe essere basata sulle esigenze di informazione di un manager.
È quindi necessario comprendere la gestione e il processo gestionale. La gestione è ciò che fa un manager. Ciò che un manager ci offre fornisce una panoramica del processo di gestione.
È opinione universalmente accettata che la gestione sia l'arte di fare le cose attraverso gli altri per raggiungere determinati obiettivi. Questa visione della gestione si concentra sul processo manageriale (cioè l'arte) coinvolto nel raggiungimento dei risultati desiderati.
Il processo manageriale prevede le seguenti attività:
io. Pianificazione,
ii. organizzare,
iii. Assunzione di personale,
iv. Dare istruzioni,
v. Controllare.
Per capire a quali obiettivi i sistemi di informazione aziendale devono mirare, è essenziale comprendere le attività coinvolte nel processo manageriale.
1. Pianificazione:
La pianificazione si riferisce alla determinazione della linea di condotta futura per raggiungere gli obiettivi desiderati. Significa decidere in anticipo cosa fare, come farlo, quando farlo e chi lo deve fare. Si tratta di una "azione esecutiva che incarna le capacità di anticipare, influenzare e controllare la natura e la direzione del cambiamento". La pianificazione precede tutte le altre funzioni di un manager.
Compensa l'incertezza e l'impatto dei cambiamenti nell'ambiente. Una corretta pianificazione può aiutare un manager a superare efficacemente le sfide dei cambiamenti ambientali. I piani sono disegnati concentrandosi sugli obiettivi. Pertanto, la pianificazione guida le azioni in azienda per il raggiungimento degli obiettivi desiderati.
Riempie il divario tra ciò che è lo stato delle cose oggi e qual è lo stato di cose desiderato nel business per il futuro. I piani vengono utilizzati per valutare le prestazioni e esercitare il controllo in azienda. La pianificazione è pervasiva e quasi tutti in un'organizzazione pianifica.
Il carattere del piano può essere diverso a diversi livelli di gestione. I piani ai livelli inferiori della gerarchia manageriale devono essere entro i limiti dei piani generali dei manager ai vertici dell'organizzazione. I piani possono essere di diversi tipi, come missione, obiettivi, strategie, politiche, regole e procedure, programmi e progetti e budget.
Diversi tipi di piani sono disegnati a diversi livelli di gestione. Ad esempio, la missione, gli obiettivi e le strategie dell'organizzazione sono di esclusiva competenza della gestione di alto livello.
I piani fungono da fondamento della gestione. Altre attività manageriali sono determinate da piani. La pianificazione precede logicamente l'esecuzione di tutte le altre attività manageriali, come l'organizzazione, il personale, la direzione e il controllo.
Una delle ragioni più importanti per l'aumento dell'attività di pianificazione tra i dirigenti è che si rendono conto dei vantaggi di essere proattivi invece di essere reattivi. Gli enormi investimenti e l'alto grado di rischio nei nuovi progetti rendono indispensabile per un manager pianificare in anticipo e cercare di rimuovere il più possibile l'incertezza.
La complessità dei processi aziendali sta anche rendendo la pianificazione aziendale un'attività gratificante. La disponibilità di modelli migliori e più affidabili per anticipare il futuro e ridurre l'incertezza ha anche aumentato l'attività di pianificazione.
Un processo di pianificazione prevede i seguenti passaggi:
(1) Essere a conoscenza di opportunità o sviluppi segna l'inizio del processo di pianificazione. Ciò implica la valutazione dei punti di forza e di debolezza dell'ambiente all'interno e all'esterno dell'organizzazione aziendale.
(2) Determinazione degli obiettivi per l'organizzazione e le singole unità organizzative alla luce degli sviluppi di nuove opportunità.
(3) Creazione di strutture di pianificazione critiche relative agli ambienti interni ed esterni in cui i piani opereranno. Ciò comporta l'identificazione dei punti di forza e di debolezza dell'impresa commerciale in termini di prodotti, mercati, processi, tecnologie, personale, ecc.
(4) Individuazione delle azioni alternative per raggiungere gli obiettivi.
(5) Valutazione delle linee di azione alternative alla luce del loro impatto sul raggiungimento degli obiettivi.
(6) Selezione della migliore linea di condotta alternativa.
(7) Formulazione dei piani derivati per supportare il piano.
Si noti che ciascuna delle fasi sopra descritte nel processo di pianificazione richiede molte informazioni relative all'ambiente interno ed esterno in cui i piani devono operare. Le informazioni relative all'ambiente esterno includono le tendenze economiche, i cambiamenti tecnologici, la disponibilità e il costo delle varie risorse, ecc.
Le informazioni relative all'ambiente interno includono previsioni di vendita, risorse e piani finanziari, stato di disponibilità delle risorse nell'azienda, ecc. Un manager ha anche bisogno di vari strumenti per l'analisi delle informazioni riguardanti l'ambiente.
Il processo di pianificazione implica anticipazione e previsione. Ciò richiede informazioni sui fattori interni ed esterni che potrebbero influenzare lo stato futuro delle cose.
Le informazioni riguardanti la rilevanza e l'impatto relativo di questi fattori rappresentano un input fondamentale nel processo di anticipazione e previsione degli eventi futuri. L'uso di simulazioni, tecniche di intelligenza artificiale, reti neurali, logica fuzzy, ecc. Con l'aiuto di computer moderni, ha migliorato il valore predittivo dei piani, oltre che l'aggiunta di valore alle informazioni di pianificazione.
2. Organizzazione:
Organizzare implica l'analisi delle attività da svolgere per soddisfare i requisiti del piano, raggruppandoli in modo che possano essere assegnati a persone o gruppi di persone in unità organizzative e deleghe di autorità per utilizzare le risorse dell'organizzazione per svolgere le responsabilità così assegnate.
Organizzare riguarda le persone, i compiti e la tecnologia. Poiché questi fattori differiscono da un'organizzazione all'organizzazione, non esiste un tipico modello organizzativo adatto a tutte le organizzazioni.
La struttura organizzativa deve essere progettata in base ai requisiti e alle condizioni specifici dell'organizzazione. Poiché le persone, i compiti e la tecnologia sono soggetti alle dinamiche dell'ambiente, le organizzazioni vengono ristrutturate alla luce del mutevole contesto aziendale.
Strutture organizzative e sistemi di informazione sono strettamente correlati tra loro. Se la struttura organizzativa è il corpo dell'azienda, il sistema informativo è il suo sistema nervoso.
La struttura organizzativa dovrebbe essere progettata tenendo presente il flusso naturale di informazioni nell'impresa. Gli schemi di misurazione delle prestazioni devono corrispondere al flusso di informazioni e alla struttura organizzativa.
Idealmente, qualsiasi cambiamento nei sistemi di informazione dovrebbe causare cambiamenti corrispondenti nella struttura organizzativa; altrimenti i sistemi di informazione non sarebbero in grado di riflettere i piani dell'azienda. Ad esempio, i progressi nelle tecnologie di base di dati e l'uso di sistemi di informazione distribuiti stanno avendo il loro impatto sul modo in cui le strutture organizzative sono progettate oggi.
Al contrario, se la struttura organizzativa cambia, anche il sistema informativo deve cambiare per far fronte alle nuove realtà dei processi aziendali. Ad esempio, in un'organizzazione, i cambiamenti nelle strutture organizzative giustificati dall'aumentata concorrenza richiedevano la riprogettazione dei sistemi informativi per offrire non solo informazioni ai dirigenti in relazione agli eventi nell'azienda, ma anche l'esperienza nel processo aziendale. Gli strumenti di analisi delle informazioni e altri strumenti di intelligenza artificiale dovevano essere incorporati nei sistemi di informazione per rafforzare il processo decisionale.
Ristrutturare le organizzazioni imprenditoriali potrebbe essere doloroso e costoso se i sistemi informativi non sono ben sviluppati. Sistemi di informazione efficienti possono aiutare a snellire il processo di ristrutturazione e aiutare i manager ad affrontare i cambiamenti nelle loro funzioni e attività specifiche.
Il sistema di informazioni che detiene una parte della base di conoscenza dell'impresa può essere di grande aiuto nella gestione di situazioni che sono nuove per un particolare gestore.
3. Personale:
Il personale è il processo di gestione della struttura organizzativa. Un manager dovrebbe garantire che il tipo giusto di persone riempia le posizioni nella struttura organizzativa. Il personale coinvolge selezione, valutazione e sviluppo del personale nell'organizzazione.
L'errore comune commesso da un manager è ignorare l'attività del personale, lasciandolo al dipartimento del personale. L'attività del personale è troppo importante per essere ordinata al personale. Dal momento che le prestazioni del manager dipendono in larga misura dalle prestazioni dei suoi subordinati, qualsiasi negligenza nella funzione del personale potrebbe influire negativamente sull'efficacia manageriale.
Con la crescente interdipendenza di varie funzioni, la valutazione dello staff sta diventando più complessa. È necessario utilizzare tecniche più avanzate di valutazione delle prestazioni. Queste tecniche possono essere applicate con l'aiuto dell'infrastruttura IT.
Sistemi di informazione ben progettati possono raccogliere informazioni su vari fattori critici di successo per ogni posizione manageriale e monitorare le prestazioni su base regolare. Il progresso nelle tecnologie multimediali può aiutare nell'automazione dei sistemi di formazione e sviluppo.
4. Direzione:
Dirigere significa istruire, guidare e ispirare le persone dell'organizzazione a fare del loro meglio per raggiungere gli obiettivi comuni dell'organizzazione. Pertanto, la regia si riferisce al processo di motivare, guidare e comunicare con le persone dell'organizzazione per raggiungere gli obiettivi dell'azienda.
La diffusione delle informazioni gioca un ruolo cruciale nel dirigere gli sforzi delle persone nell'impresa. In un'azienda commerciale con operazioni distribuite su un'ampia area geografica, il personale deve essere mobile e probabilmente si trova lontano dagli altri membri del team e il superiore immediato nella gerarchia manageriale.
Dirigere i subordinati diventa così difficile perché la comunicazione può essere piuttosto costosa e potrebbe non raggiungere la destinazione nel tempo. Oggi i sistemi di informazione sono i veicoli della comunicazione formale.
La facilità di e-mail e l'uso della Intranet hanno trasformato il modo in cui la comunicazione formale ha luogo nelle imprese. Il flusso continuo di informazioni tra i vari dipartimenti con l'aiuto di sistemi informativi può anche aiutare a ridurre le lacune di comunicazione che sono la causa principale dell'insoddisfazione dei dipendenti.
5. Controllo:
Il controllo è un processo che analizza se le azioni vengono intraprese come da piani e intraprende azioni correttive per renderle conformi ai piani. Quindi, la pianificazione è la base del controllo.
Si concentra sulle attività che vengono eseguite e sui risultati di queste attività in termini del loro impatto sul raggiungimento degli obiettivi del piano.
L'aumento delle dimensioni delle imprese ha reso ancora più difficile l'attività. L'aumento della concorrenza nel mercato richiede una maggiore delega del lavoro e il decentramento dei processi decisionali al fine di garantire una risposta più rapida nelle operazioni dell'impresa commerciale. Pertanto, il controllo svolge un ruolo importante nell'assicurare l'efficienza e l'efficacia dell'impresa.
I sistemi di informazione svolgono un ruolo importante nel processo di controllo. Questi sistemi non solo aiutano a misurare le prestazioni delle operazioni, ma aiutano anche a identificare le deviazioni delle prestazioni dai piani.
Il confronto tra prestazioni pianificate ed effettive viene quindi analizzato con l'aiuto di sistemi informativi per identificare le ragioni delle deviazioni. Le informazioni ambientali vengono utilizzate per identificare tali motivi.
Le informazioni riguardanti quali azioni vengono intraprese o che cosa sta accadendo negli ambienti interni ed esterni del business sono essenziali per l'esercizio del controllo.
In precedenza, la maggior parte di tali informazioni veniva in genere tramite l'osservazione personale da parte del gestore. L'aumento delle dimensioni dell'impresa ha reso l'osservazione personale una forma di controllo molto difficile.
C'è una maggiore dipendenza da relazioni scritte. Con l'attività che diventa un'attività più intensa di conoscenza e la composizione del personale dell'impresa dominata dai knowledge worker, la misurazione delle prestazioni sta diventando più complessa. Semplici report tabulari relativi al raggiungimento di obiettivi quantificati non sono adeguati per il controllo.
La funzione di controllo utilizza le informazioni relative alle prestazioni pianificate e alle prestazioni effettive per arrivare alle deviazioni. Sistemi di informazione efficienti non solo identificano queste deviazioni, ma aiutano anche ad analizzare le deviazioni per individuare le ragioni della deviazione. Aiutano anche a modificare rapidamente i piani alla luce del feedback.
Il concetto di budget flessibile è diventato popolare grazie alla disponibilità di migliori servizi di elaborazione delle informazioni. Con la disponibilità di sistemi informativi in tempo reale, le informazioni relative alle prestazioni fluiscono rapidamente. Ciò aiuta a esercitare il controllo rapidamente, con conseguente riduzione dei costi di errori di pianificazione.
I moderni sistemi informativi aziendali aiutano i manager a imparare dalle esperienze passate con il minimo costo degli errori. Le informazioni di controllo dettagliate possono essere archiviate ora per una durata maggiore e analizzate come e quando si osservano circostanze simili per anticipare i cambiamenti nell'ambiente. I moderni sistemi di informazione possono aiutare a gestire i meccanismi di controllo complessi quasi automaticamente.
La segnalazione delle eccezioni è un altro aspetto del controllo che ha guadagnato popolarità grazie ai progressi nella tecnologia dell'informazione. I moderni sistemi di informazione consentono ai manager di accedere più rapidamente alle informazioni relative alle eccezioni e li aiutano a prendere decisioni più rapide per mitigare l'impatto negativo delle situazioni eccezionali, rivedendo immediatamente i piani. Un sistema informativo efficiente può aiutare a trasformare un disastro in una perdita minore, poiché emetterebbe un allarme nelle prime fasi di una situazione eccezionale.
Ognuna di queste funzioni manageriali deve essere svolta a tutti i livelli di gestione. L'efficacia di un manager dipende da quanto efficacemente svolge queste attività manageriali. Potrebbe non essere possibile accertare quale attività viene svolta da un manager in un determinato momento poiché rimane coinvolto in molteplici attività manageriali.
