Ruolo delle pubbliche relazioni e pubblicità come strumenti di comunicazione per un'organizzazione

Ruolo delle pubbliche relazioni e pubblicità come strumenti di comunicazione per un'organizzazione!

Pubbliche relazioni (PR), uno strumento di comunicazione molto versatile ed è oggi utilizzato da quasi ogni tipo di organizzazione, che si tratti di un ente di beneficenza, un partito politico o una società commerciale.

Si occupa della gestione strategica delle informazioni per garantire che l'azienda raggiunga specifici obiettivi di comunicazione. Non è sempre il caso che la pubblicità positiva sia il risultato di un programma di pubbliche relazioni formalmente amministrato, perché spesso è impossibile ottenere un risultato netto positivo.

Spesso le PR vengono utilizzate per mitigare o ridurre gli effetti di una pubblicità sfavorevole ed è un elemento di comunicazione di marketing importante e molto flessibile. Può essere utilizzato sia all'interno che all'esterno dell'organizzazione, sebbene molti ritengano che si tratti di uno strumento di marketing esterno, con l'azienda che cerca di comunicare con una serie di pubblici esterni al fine di creare un'impressione positiva nelle menti delle persone.

Ma dovremmo anche riconoscere il suo enorme valore come strumento di comunicazione di marketing interno. Marketing interno efficace, es. creare lo spirito corretto all'interno delle aziende e convincere tutto il personale a seguire la stessa direzione in termini di sforzo di marketing, è un prerequisito vitale per il marketing esterno di successo.

Ciò è particolarmente importante per le politiche di marketing basate sui concetti del marketing relazionale a lungo termine. La PR ha un ruolo chiave nel contribuire a creare un'efficace cultura del marketing interno all'interno dell'azienda. In questo senso, negli anni più recenti è emersa la sua importanza come strumento strategico di comunicazione interna e come strumento esterno.

Le pubbliche relazioni hanno un ruolo particolarmente importante nella gestione della pubblicità sfavorevole derivante da eventi indesiderati o scenari di gestione delle crisi. Laddove si è verificata una crisi, in particolare quando le persone sono state ferite o hanno perso la vita, è spesso un caso di limitazione dei danni, che trasmette al pubblico un resoconto equo ed equilibrato degli eventi e riduce al minimo gli effetti negativi della crisi per l'organizzazione coinvolto o responsabile.

publics:

Per capire cosa sono le pubbliche relazioni, vediamo prima cosa significa Public. Pubblico è qualsiasi gruppo che abbia un interesse o potenziale effettivo o potenziale sulla capacità di un'azienda di raggiungere i suoi obiettivi. Quindi, le pubbliche relazioni coinvolgono una varietà di programmi progettati per promuovere o proteggere l'immagine di un'azienda oi suoi singoli prodotti.

L'idea di pubblico è fondamentale per l'arte del PR gestito. L'esperto di pubbliche relazioni deve gestire la pubblicità dagli eventi, che riguardano ogni pubblico con cui l'organizzazione ha contatti. Questo perché per esistere, avere successo e sopravvivere un'organizzazione dipende da molti individui e gruppi di persone.

Anche nella distribuzione di prodotti, ad esempio, un produttore deve comunicare con venditori, personale di consegna, personale di servizio, grossisti, case di vendita per corrispondenza, agenti, importatori, esportatori, agenti d'oltremare e molti diversi tipi di rivenditori tra cui catene di negozi, cooperative, grandi magazzini, supermercati e piccoli negozi indipendenti.

Ci sono molte altre persone o gruppi che possono avere un impatto sul successo o il fallimento di un'azienda. Questi includono stampanti, produttori di imballaggi, appaltatori di trasporti, proprietari di media e agenti pubblicitari. A questi possiamo aggiungere altri come giornalisti che potrebbero scrivere dei prodotti o della compagnia, produttori televisivi di programmi per i consumatori e programmi tecnici.

Analisti commerciali, enti professionali, associazioni di categoria, dipartimenti governativi e altre organizzazioni sono anche pubblici importanti. La PR comprende tutti i tentativi di un'impresa di anticipare, tracciare, esaminare e possibilmente influenzare o controllare il tipo di pubblicità comunicata, direttamente o indirettamente, a varie sezioni del pubblico.

Nel fare questo, l'azienda spera di essere in grado di creare e sostenere un'immagine aziendale positiva. Di fatto, la gestione strategica della pubblicità attraverso l'uso delle pubbliche relazioni viene spesso definita come comunicazione aziendale. PR si occupa di comunicare con una serie di pubblici e non semplicemente con i clienti immediati.

Gli 8 pubblici di base per le pubbliche relazioni sono:

io. La comunità in generale

ii. I dipendenti

iii. Clienti: passato, presente e futuro

iv. Fornitori di materie prime e servizi, diversi da quelli finanziari

v. Il mercato monetario

VI. distributori

vii. Potenziali dipendenti

viii. Opinion leader

Definire le pubbliche relazioni:

Il compito di definire la natura precisa delle pubbliche relazioni è difficile. Un buon numero di definizioni è disponibile nei libri di testo e altrove, ognuna focalizzata su un aspetto leggermente diverso e ciascuna cerca di produrre una definizione semplice, precisa e accurata. Il problema nel derivare una singola definizione accettabile deriva dalla complessità e dalla diversità della professione. L'Institute of PR (IPR) nel Regno Unito afferma:

"La pratica delle pubbliche relazioni è lo sforzo deliberato, pianificato e sostenuto per stabilire e mantenere la buona volontà e la comprensione reciproca tra un'organizzazione e il suo pubblico".

La PR implica costruire buoni rapporti con i vari pubblici della società ottenendo pubblicità favorevole, progettando programmi per promuovere e / o proteggere l'immagine di un'azienda o quelli dei suoi prodotti, tra cui letteratura sui prodotti, mostre e articoli sui prodotti delle organizzazioni in ambito professionale o interno newsletter e gestione o intestazione di voci, storie ed eventi sfavorevoli.

Le caratteristiche sono:

io. Alta credibilità

Le notizie e le caratteristiche di notizie sono più autentiche e credibili per i lettori rispetto alle pubblicità.

ii. Drammatizzazione:

Le pubbliche relazioni hanno il potenziale per drammatizzare un'azienda o un prodotto.

iii. Capacità di catturare acquirenti specifici:

Le pubbliche relazioni possono raggiungere quelle persone che preferiscono evitare i venditori o non notare gli annunci con attenzione.

Una strategia di PR deve quindi essere basata su decisioni in tre aree:

io. L'estensione e la frequenza delle comunicazioni con quel pubblico

ii. Il grado di importanza attribuito alle comunicazioni in termini di capacità di danneggiare o aiutare l'organizzazione

iii. L'efficacia di queste comunicazioni nel raggiungimento degli obiettivi

3 tipi principali di pubblico cui si fa riferimento nella definizione sono:

io. Pubblico interno:

Includono tutti quelli che appartengono all'azienda, ad esempio i dipendenti.

ii. Pubblico esterno:

Questi includono quelli che già acquistano i prodotti di un'organizzazione (ad es. I clienti attuali), quelli che potrebbero acquistare in futuro (ad es. Potenziali clienti) e coloro che potrebbero cambiare il quadro giuridico all'interno del quale opera attualmente l'organizzazione (ad esempio i legislatori).

iii. Pubblici intermedi:

Sono quelle persone che hanno la responsabilità di presentare e interpretare le informazioni a pubblici esterni. Includono coloro che lavorano nei media (ad esempio, i giornalisti) e in altri ruoli di elaborazione delle informazioni nella società (ad esempio insegnanti). Queste persone saranno risentite nel tentativo di manipolarle. Quindi, le relazioni con i pubblici intermediari devono essere sviluppate a lungo termine e con integrità, se vogliono avere successo.

L'aspetto principale della definizione di cui sopra è che la pratica delle pubbliche relazioni dovrebbe essere risoluta, pianificata e sostenuta. Non dovrebbe essere casuale e la comprensione reciproca è necessaria per garantire che la comunicazione tra l'organizzazione e il suo pubblico sia chiara, ovvero che il ricevente percepisca lo stesso significato del mittente. Come diciamo ci sono definizioni più elaborate, ma questo serve al nostro scopo.

Le 10 differenze tra pubblicità e pubbliche relazioni sono:

TABELLA 23.2: Le differenze tra pubblicità e pubbliche relazioni

Normalmente ci sono 2 obiettivi chiave da raggiungere per le pubbliche relazioni per un'organizzazione, che sono:

io. Generare alti livelli di consapevolezza di un'organizzazione e dei suoi prodotti tra i suoi clienti presenti e futuri

ii. Costruire una reputazione favorevole e alti livelli di buona volontà per un'organizzazione e i suoi prodotti e attività tra i suoi vari pubblici

Al fine di raggiungere gli obiettivi di cui sopra, PR svolge 5 funzioni

io. Relazioni stampa:

Implica la presentazione di notizie e informazioni sull'organizzazione nella luce più positiva

ii. Pubblicità del prodotto:

Promuove gli sforzi per pubblicizzare prodotti specifici

iii. Comunicazione aziendale:

Ciò promuove la comprensione dell'organizzazione attraverso comunicazioni esterne e interne

iv. lobbying:

Questo riguarda i legislatori e i funzionari governativi per promuovere o sconfiggere la legislazione e le normative. Le buone società di pubbliche relazioni specializzate nella gestione delle crisi mantengono legami molto stretti con i poteri che sono. Nel caso di Microsoft, il lobbismo era cruciale nel ritardare i procedimenti anti-trust

v. Counselling:

Consigliare la gestione su questioni pubbliche e posizioni aziendali e l'immagine, l'atteggiamento di noi include consulenza in caso di un contrattempo di prodotto.

Pertanto, la relazione pubblica è una delle tecniche promozionali più efficaci ed è rispettata a causa dell'approvazione da parte di terzi e del suo mancato pagamento. È uno degli aspetti più essenziali, che porta a un marketing efficace.

Comunicazioni e pubbliche relazioni:

Poiché vari pubblici non considerano le pubbliche relazioni come un tipo di comunicazione a pagamento, tendono ad avere una maggiore credibilità di origine rispetto alla normale pubblicità a pagamento. Ciò è dovuto al fatto che le annotazioni sulla stampa o sul giornale aziendale, sul programma televisivo o radiofonico, ecc. Sono considerate come emanate da una terza parte indipendente piuttosto che da un consulente di comunicazione acquistato. Le PR non sono pagate nel senso diretto del termine, a differenza della pubblicità, anche se l'impresa di marketing dovrà pagare le tasse se impiega un'impresa di PR o uno stipendio se hanno un esperto di pubbliche relazioni interno.

Si dice spesso che il marchio del buon PR è che il destinatario del messaggio non si rende conto che è stato usato; è destinato ad essere invisibile. Se è chiaro a tutti che il messaggio è stato progettato, perde molto del suo impatto desiderato. Le comunicazioni sono fondamentali per le pubbliche relazioni e il loro ruolo è quello di creare una relazione diadica o una comunicazione a due vie, per aiutare a risolvere i conflitti di interesse, cercando un terreno comune o aree di reciproco interesse.

Se accettiamo che questo è il ruolo principale delle pubbliche relazioni, allora dobbiamo anche accettare un'ulteriore deduzione. Esiste, implicitamente o esplicitamente, indipendentemente dal fatto che un'organizzazione piaccia o meno. Semplicemente svolgendo il proprio lavoro quotidiano, un'organizzazione comunica alcuni messaggi a coloro che, per qualsiasi motivo, interagiscono con l'azienda, che quindi formerà un punto di vista su di esso e sulle sue attività commerciali. La necessità di PR è di gestire la condotta dell'organizzazione e le comunicazioni risultanti da tale condotta al fine di creare un'immagine aziendale favorevole.

Raggiungere un orientamento al marketing attraverso le pubbliche relazioni:

Nella letteratura di marketing c'è molto su come sia importante per un'organizzazione orientarsi al marketing, focalizzare il cliente e adottare il concetto di marketing. Perché un'azienda sia veramente orientata al marketing, tutto il personale che lavora per questo deve essere così. C'è un detto adattato dalla filosofia buddista che afferma. "Perché una foresta sia verde ogni albero deve essere verde".

Questo principio si applica anche all'orientamento al marketing dell'azienda perché proviene dalle menti delle persone che compongono l'organizzazione. Ma come fa l'alta direzione a raggiungere questo cambiamento di atteggiamento e a creare lo spirito giusto per il cliente all'interno della propria organizzazione? Il PR interno da solo non può raggiungere questo obiettivo, ma può sicuramente dare un contributo significativo.

Identità aziendale:

L'idea dell'identità aziendale o della personalità o dell'immagine è strettamente legata al PR, in quanto le attività devono essere condotte all'interno del quadro di riferimento di un'immagine aziendale specifica e concordata. Questa immagine o personalità deve essere sviluppata per riflettere lo stile del top management, dal momento che controllano i piani dell'azienda e le operazioni commerciali.

Una personalità aziendale è un bene se viene gestita in modo corretto e coerente, ma non si può dare per scontato che tutti i manager considerino il ruolo della personalità aziendale quando prendono decisioni. Pertanto, l'esperto di pubbliche relazioni deve essere posizionato in modo tale che sia a conoscenza di tutti i problemi, le politiche, gli atteggiamenti e le opinioni esistenti all'interno dell'organizzazione che hanno un impatto sul modo in cui viene visualizzato dal pubblico.

Media utilizzato nelle pubbliche relazioni:

I vari media comunicativi utilizzati per l'attività di PR comprendono:

io. Comunicati stampa:

Queste sono le dichiarazioni di notizie, opinioni e informazioni di base sui problemi (ad esempio il lancio di nuovi prodotti) che un'organizzazione desidera vedere nei mezzi di informazione

ii. Newsletter e riviste:

Si tratta di pubblicazioni prodotte per conto di organizzazioni che contengono materiale favorevole e / o complementare alle attività dell'organizzazione;

iii. Regali aziendali:

Questi articoli, che includono calendari, diari, tavolette, ecc., Possono essere utilizzati per promuovere l'identità aziendale dell'organizzazione, rafforzando il riconoscimento di un logo, nome di un'organizzazione o slogan della campagna

iv. mostre:

Mentre alcune organizzazioni trovano. Vale la pena mantenere delle esposizioni permanenti che promuovano un'immagine positiva dell'organizzazione (anche in caso di ammissione in alcuni casi), la maggior parte delle mostre sono temporanee e / o mobili (ad esempio sostenendo il lancio di prodotti in una fiera)

v. Presentazioni video e audio-visive:

Questi sono particolarmente usati quando si tratta di rivenditori, distributori e opinion maker

VI. Pubblicazioni educative:

Le informazioni presentate in modo imparziale possono rivelarsi eccellenti PR per un'organizzazione (ad esempio, i sondaggi della scuola secondaria di varie riviste possono essere utilizzati dagli istituti di gestione)

vii. Sponsorizzazione:

Il PR aiuta a sponsorizzare programmi ed eventi televisivi, con l'obiettivo di generare buona volontà sostenendo una "buona causa" (ad es. Premi alla Manikchand Film o Pepsi cricket cup)

L'erronea convinzione che le PR costituiscano una "pubblicità gratuita" per un'organizzazione può essere scontata costando alcuni dei media, che sono elencati sopra. Non è più necessariamente vero che quando una storia creata dall'organizzazione appare nella stampa o nei mezzi di informazione radiotelevisiva che lo farà in modo gratuito; alcune pubblicazioni ora si aspettano che un'organizzazione organizzerà spazi pubblicitari in cambio di un comunicato stampa.

La comunicazione stampata include l'uso della pubblicità diretta come meccanismo di consegna, che è un mezzo versatile e flessibile e adatto a una vasta gamma di usi, tra cui marketing diretto, pubblicità generale e pubbliche relazioni. La posta diretta può essere utilizzata per inviare copie di comunicati stampa a un pubblico mirato e può essere utilizzata per far circolare riviste di casa o newsletter aziendali a dipendenti, clienti, distributori, agenti e altre parti interessate. Questo mezzo viene anche utilizzato per inviare dettagli e inviti a eventi sponsorizzati, mostre, conferenze, dimostrazioni, spettacoli cinematografici, ecc. Gli inviti sono una forma di PR come lo sono gli eventi a cui si riferiscono gli inviti.

La letteratura può essere distribuita utilmente ai visitatori, ai clienti, ai rivenditori e ai membri della comunità locale, mentre le dispense e i kit di stampa vengono utilizzati durante le conferenze. Le attività di PR di questo tipo possono ispirare fiducia e fiducia in un'impresa. La letteratura stampata consegnata sotto forma di direct mail viene spesso utilizzata per indirizzare i messaggi stampati al pubblico richiesto e può essere costituita da volantini, cartelle, opuscoli, libri e altri media tra cui grafici a muro, diari, cartoline e immagini. La letteratura PR è spesso di natura educativa, tende ad essere sotto forma di informazioni che raccontano una storia, piuttosto che tentare di persuadere o vendere qualcosa.

Il comunicato stampa è spesso considerato la forma più efficace di pubbliche relazioni all'interno del settore. Due aspetti salienti sono la tempistica e la distribuzione, scegliendo il momento appropriato per pubblicare le notizie e assicurarsi che raggiunga il pubblico appropriato. Il ruolo delle relazioni con la stampa è quello di ottenere la massima pubblicazione o diffusione di informazioni sulle pubbliche relazioni attraverso giornali, riviste, radio e televisione, al fine di raggiungere specifici obiettivi di pubbliche relazioni con un pubblico target chiaramente definito. Il metodo comune per raggiungere questo obiettivo è un comunicato stampa inviato ai giornalisti appropriati.

Le comunicazioni visive includono la fotografia, che può avere un effetto e un ricorso che non è disponibile su supporti stampati come riviste o giornali. Quando un pubblico vede effettivamente le prove fotografiche di un evento, dà ulteriore credibilità al rapporto PR in quanto fornisce prove extra nella mente dei destinatari che ciò che è stato riportato è autentico. Le fotografie vengono spesso utilizzate con un comunicato stampa, l'unica forma di backup delle pubbliche relazioni e l'aumento delle altre. La televisione è un mezzo ad alto impatto visivo. Non solo i messaggi di PR possono essere spiegati verbalmente sui programmi televisivi, ma i prodotti possono anche essere mostrati sul programma. A volte la copertura della partecipazione di un'azienda in un evento sponsorizzato o in qualche altro evento PR organizzato viene proiettata su programmi televisivi.

L'aumento degli eventi sponsorizzati dalle imprese commerciali sia nello sport che nelle arti è aumentato notevolmente negli ultimi anni ed è ora un tipo di programmazione di routine quando si segnalano eventi come la partita di cricket o un'esposizione artistica (recentemente un uomo d'affari di Mumbai con sede a Guru Sribastav ha pagato 101 crore per 100 dipinti di MF Hossain, i soldi saranno utilizzati in beneficenza).

Vi è una crescente domanda di personalità della società di apparire in programmi televisivi e anche di rilasciare interviste alla radio, in particolare la radio locale. C'è stata anche una significativa crescita di interesse in tutte le tematiche riguardanti l'economia, la gestione e la gestione in generale. Ciò offre alle organizzazioni la possibilità di sfruttare le opportunità di pubbliche relazioni offerte da questo mezzo popolare, altamente visivo e sempre più efficace.

Le forme di comunicazione personali sono forse il metodo più efficace e più persuasivo per trasmettere un messaggio. Il messaggio è rafforzato dalla forza e dalla credibilità della personalità e della reputazione del comunicatore che può adattare il contenuto e lo stile di consegna alle reazioni del proprio pubblico.

Un oratore professionista può fare molto per migliorare l'immagine di un'azienda, in particolare nelle conferenze stampa e nei programmi televisivi e radiofonici. Il ruolo dell'ufficiale di PR non è essenzialmente quello di fare la comparsa sul programma da solo, ma di gestire gli eventi in modo che un rappresentante appropriato dell'impresa possa comunicare al pubblico giusto e fornire il messaggio corretto.

Marketing Pubbliche Relazioni (MPR):

MPR è la nuova tendenza nel mondo delle PR. L'MPR va oltre la semplice pubblicità e svolge un ruolo importante nei seguenti compiti:

io. Assistenza nel lancio di nuovi prodotti

ii. Assistenza nel riposizionamento di un prodotto maturo

iii. Costruire interesse in una categoria di prodotto

iv. Influenzare specifici gruppi target

v. Difendere i prodotti che hanno incontrato relazioni pubbliche

VI. Costruire l'immagine aziendale in un modo che rifletta favorevolmente sui suoi prodotti

MPR può contribuire ai seguenti obiettivi:

io. Costruisci consapevolezza

ii. Costruisci la credibilità

iii. Stimolare la forza vendita e i rivenditori

iv. Tieni bassi i costi promozionali

I principali strumenti di MPR sono:

io. pubblicazioni:

Le aziende si affidano ampiamente ai materiali pubblicati per raggiungere e influenzare i loro mercati di riferimento. Questi includono relazioni annuali, opuscoli, articoli, newsletter aziendali, riviste e audiovisivi

ii. eventi:

Le aziende possono attirare l'attenzione su nuovi prodotti o altre attività aziendali organizzando eventi speciali come conferenze stampa, seminari, mostre, concorsi, anniversari, sponsorizzazioni in eventi sportivi e culturali

iii. Notizia:

Crea nuove notizie favorevoli sull'azienda, i suoi prodotti e le persone. La generazione di notizie richiede abilità nello sviluppo di un concetto di storia, nella ricerca e nella stesura di un comunicato stampa.

iv. Interventi:

Gli interventi del Presidente o dell'amministratore delegato di una società di fama in occasione dell'Assemblea generale annuale (AGM) sono uno degli strumenti ampiamente utilizzati. L'esempio più importante è ITC e HLL.

v. Attività di servizio pubblico:

Le aziende possono costruire l'avviamento contribuendo con denaro e tempo a buone cause

VI. Causa marketing correlato:

Affronta le questioni sociali del giorno fornendo risorse e fondi, mentre si concentra sugli obiettivi di marketing dell'azienda.

vii. Media di identità:

Le aziende hanno bisogno di un'identità visiva che il pubblico riconosca immediatamente. L'identità visiva è accompagnata da loghi aziendali, articoli di cancelleria, brochure, insegne, moduli aziendali, biglietti da visita, edifici, uniformi e codici di abbigliamento.

Il marketing di PR e direct-response può lavorare insieme per raggiungere specifici obiettivi di marketing, che sono:

io. Costruire l'eccitazione del mercato prima che le interruzioni pubblicitarie dei media

ii. Costruisci una base di consumatori di base

iii. Costruisci una relazione uno-a-uno con i consumatori

iv. Trasforma i clienti soddisfatti in avvocati

v. Influenza l'influente

Valutazione dei risultati:

Le 3 misure più comunemente utilizzate per l'efficacia della MPR sono:

io. Numero di esposizioni trasportate dai media:

Il pubblicista fornisce al cliente un libro dei ritagli che mostra tutti i media che portano notizie sul prodotto insieme a una dichiarazione riassuntiva questa misura non è molto efficace in quanto non contiene alcuna indicazione di quante persone hanno effettivamente letto, ascoltato o richiamato il messaggio e in che modo ci hanno pensato. Né contiene informazioni sul pubblico netto raggiunto in quanto le pubblicazioni si sovrappongono nei lettori. Ma l'obiettivo del pubblicitario è raggiungere e non la frequenza e quindi il numero di esposizioni non duplicate deve essere misurato.

ii. Consapevolezza, comprensione o cambiamento di atteggiamento:

Il rilascio ha creato consapevolezza o impatto sul pubblico di destinazione? Si deve verificare se ci sia stato qualche cambiamento di atteggiamento tra il pubblico o meno. Dopo che la consapevolezza è stata creata, gli atteggiamenti cambieranno solo quando il pubblico sarà in grado di comprendere il comunicato stampa. Se tutto accade come da aspettativa, allora questa è una misura migliore rispetto alla precedente.

iii. Contributo a vendite e profitti:

Infine, l'ultima misura dell'efficienza MPR prova a vedere il contributo diretto al business in termini di vendite e quindi di profitti. Questo è il migliore tra i tre perché qualunque sia l'esercizio promozionale per il marketing l'obiettivo finale è la soddisfazione del cliente e quindi i profitti a lungo termine attraverso l'aumento delle vendite. Quindi questa misura colpisce l'occhio del toro nel misurare l'efficacia.