Organizzazione e valutazione delle informazioni in un ufficio

Leggi questo articolo per conoscere l'organizzazione e la valutazione delle informazioni in un ufficio.

Organizzazione delle informazioni in un ufficio:

Dopo che i dati sono stati raccolti, raccolti, disposti in serie, devono essere collocati sulla carta in modo che emergano fatti e figure.

Questi dati devono essere disposti in modo tale da essere facilmente comprensibili.

La presentazione grafica o la presentazione dei dati in righe e colonne dipende dai dati raccolti e dallo scopo per cui il sistema o le procedure devono essere formulati. La rappresentazione grafica dei dati includerà diagramma di flusso, diagramma di processo, diagramma di funzionamento e diagramma di distribuzione del lavoro.

I fatti possono essere organizzati in diversi modi:

1. In base ai problemi:

Durante il processo di raccolta dei dati, vengono scoperti alcuni problemi importanti o reclami. Tuttavia, è necessario includere solo i reclami e i problemi reali e quelli che sono di grande importanza.

2. In base agli obiettivi:

I fatti possono essere organizzati in base agli obiettivi a cui si riferiscono. Tuttavia, non è facile definire gli obiettivi e, inoltre, non è sempre possibile dare una chiara e netta divisione alle informazioni.

3. In base al significato del processo:

Questo metodo rivela lo stato corrente dei dati elaborati e seguiti. Rivela anche l'uso delle macchine e il tipo di informazioni ottenute.

4. Sulla base dell'organizzazione:

I fatti possono essere organizzati sulla base delle unità organizzative e del loro rispettivo personale. In questo modo viene rivelato il flusso di dati. Inoltre, il consolidamento di diversi tipi di informazioni in un'unica immagine per l'intera impresa fornisce la progettazione di un sistema efficace e inclusivo.

5. In base agli input e output:

Questo approccio è semplice ed è molto utile laddove i sistemi esistenti devono essere migliorati. Questa base è difficile da usare quando un sistema deve essere introdotto per la prima volta.

Valutazione delle informazioni in un ufficio:

Per valutare i dati, sarebbe bene esprimere dichiarazioni generali in termini quantitativi.

Per la valutazione devono essere annotati i seguenti punti:

1. Un'analisi costi-benefici dovrebbe essere intrapresa perché il sistema progettato dovrebbe essere, in definitiva, conveniente e anche economico.

2. È possibile ottenere dati accurati sul costo e sulla produttività dei dipendenti in termini quantitativi. I dati già ottenuti su questi aspetti dovrebbero essere controllati attraverso il campionamento per determinare l'accuratezza dei documenti di origine e l'affidabilità delle relazioni e dei registri.

3. I sistemi concepiti per gestire agevolmente un'organizzazione sono anche fortemente influenzati da fattori che operano al di fuori di un'organizzazione, ad esempio i sistemi negli uffici di importazione ed esportazione dell'organizzazione.

4. Alcune valutazioni dipendono in certa misura dal giudizio e dalla convinzione di un individuo. Questo perché alcune informazioni sono sempre costituite da elementi misurabili dall'uomo.