Gestione dei sistemi Office (6 modi)

Alcune delle modalità di gestione dei sistemi di ufficio sono le seguenti: 1. Gestione tramite presenze 2. Gestione tramite controllo del libro di cassa 3. Gestione tramite controllo di contante / contanti esigui 4. Gestione tramite controllo per macchina, telefoni ecc. 5. Gestione tramite Controllo di cancelleria per ufficio 6. Gestione tramite controllo tramite registri movimento ufficio.

Gestione di un sistema Office # 1. Gestione tramite presidio:

È il primo principio di ogni ufficio che deve essere seguito da qualsiasi Manager. È molto essenziale per qualsiasi Office Manager controllare l'ufficio mantenendo un programma di frequenza rigoroso.

Ogni dipendente dovrebbe entrare in ufficio almeno 15 minuti prima dell'inizio dell'ufficio. Dovrebbero firmare il registro dell'ufficio.

Una volta scaduto il tempo previsto, il registro dovrebbe essere rimosso dal responsabile dell'ufficio. Questa è una regola fondamentale. Quindi al massimo dovrebbe concedere una grazia di 15 minuti in più per i suoi ritardatari di firmare il registro.

Se un dipendente arriva in ritardo anche dopo il periodo di grazia di 15 minuti, il responsabile dell'ufficio dovrebbe segnalarlo assente e regolare questo assenteismo contro il suo congedo occasionale, se questo è nel suo account, o chiedere al dipendente di tornare a casa sua come viene marcato assente per la giornata. C'è di nuovo una regola di 3 cioè tre assenteismo in un mese per il fatto di essere in ritardo in ufficio è convertito in un congedo senza paga [LWP] alla fine del mese, il responsabile dell'ufficio dovrebbe informare l'HO su di esso.

Gestione di un sistema Office # 2. Gestione tramite controllo del libro cassa:

In ogni ufficio, al responsabile dell'ufficio viene consegnato un libretto di cassa e un po 'di denaro per gestire e controllare l'ufficio. Il libretto di cassa deve essere gestito dal ragioniere che lavora sotto il direttore dell'ufficio, e il denaro dalla cassa. In alcuni uffici, il piccolo cassiere gestisce la piccola cassa e i conti sono gestiti dal contabile.

Diventa compito dell'Ufficio responsabile controllare l'uscita di cassa e afflusso di denaro, assegni e richieste di prelievo. Il responsabile dell'ufficio dovrebbe verificare quotidianamente e accuratamente i buoni su tutte le transazioni che si svolgono in ufficio quotidianamente.

Dovrebbe controfirmare il buono solo se le voci sono corrette e ogni buono è attestato da fatture, polizze, ecc., Se è speso per certi scopi dall'ufficio, e le copie fotografiche degli assegni o Bozze richieste se viene pagato qualcosa le parti sono mantenute insieme al buono.

Dovrebbe fare in modo che il libretto di cassa venga aggiornato ogni giorno, giorno per giorno della transazione, e dovrebbe fare in modo che il saldo nel libro di cassa corrisponda al denaro nella cassa. Una volta che è fatto, dovrebbe chiedere al ragioniere di mettere la sua firma sul libro di cassa prima, e poi dovrebbe firmarlo sotto il sigillo dell'ufficio.

Gestione di un sistema Office # 3. Gestione tramite controllo di contanti / contanti esigui:

Ogni giorno, per cominciare, il responsabile dell'ufficio dovrebbe prima chiamare il contabile e il piccolo impiegato che si occupa della liquidità, noto come il cassiere. La modalità di verifica del cash book e di verifica è illustrata come sopra. Ancora una volta, dovrebbe scoprire qual è l'ammontare rimanente nel cash book in termini di denaro. Una volta che lo sa, dovrebbe verificare se stesso contando i soldi.

Dovrebbe chiedere al suo cassiere di scrivere in un pezzo di carta sulla denominazione del denaro, in termini di rupia e paisa e certificarlo, apporre la sua firma su di esso, sotto il sigillo dell'ufficio e timbro. Questo dovrebbe fare per tutti i giorni in un anno. Ciò eviterà malfunzionamenti nel sistema in ufficio.

Gestione di un sistema Office # 4. Gestione tramite controllo per macchina, Pones ecc .:

Oggigiorno è stato osservato in molti uffici che il personale spreca un sacco di tempo e denaro sprecando inutilmente tempo con i telefoni e spendendo un'enorme quantità di denaro per le chiamate telefoniche STD. Allo stesso modo è stato osservato che una grande quantità di denaro viene sprecata e sprecata inutilmente inviando messaggi attraverso l'apparecchio fax e in alcuni casi viene speso molto per le copie di Xerox / foto ecc.

Si osserva inoltre che alcune persone usano questi strumenti da ufficio per il loro uso personale e addebitare lo stesso in ufficio. Un responsabile dell'ufficio intelligente dovrebbe mantenere un registro di tali messaggi inviati via fax o le chiamate telefoniche fatte appositamente dalla STD. Un esempio del registro mantenuto è illustrato:

Dichiarazione di un messaggio fax inviato tramite Office:

Allo stesso modo può essere mantenuto un record nel modo di utilizzare il telefono per STD. Viene mostrata un'illustrazione:

Ora, con questo metodo, quando le fatture per i pagamenti vengono inviate dal rispettivo dipartimento per il pagamento delle bollette telefoniche, per le fatture delle macchine per la spedizione del massaggio, è possibile eseguire un contro-controllo prima di cancellare le fatture, ecc.

Gestione di un sistema Office # 5. Gestione tramite controllo di cancelleria per ufficio:

Questo è uno dei problemi perenni che ogni ufficio nel paese deve affrontare. Diventa cruciale e molto importante mantenere un controllo sull'uso della cartoleria, oltre allo spreco di articoli di cartoleria. In India, il personale dell'ufficio ha l'abitudine sudicia e sporca di portare via la carta da ufficio come documenti, carta da scrivere, pedane, matite, spille, fermagli, ecc. A casa loro per darla ai loro figli per usarli.

Questo sistema è più diffuso negli uffici governativi. Non viene mantenuta alcuna registrazione adeguata e, alla fine dell'anno, si nota che una quantità enorme di denaro viene spesa per la carta intestata.

Il responsabile dell'ufficio dovrebbe chiedere a un impiegato di mantenere rigorosamente un registro della cancelleria in arrivo in ufficio e addebitare la carta di cancelleria a chi li utilizza in ufficio. Dovrebbe essere mantenuto un registro per lo stesso, e dovrebbe essere mantenuto un registro che dovrebbe fungere da registro, per addebitare il cartoncino a chi li usa.

Lo stesso dovrebbe essere controllato alla fine di ogni mese e conteggiato gli articoli di cancelleria che sono in ufficio dopo la scadenza del mese.

Gestione di un sistema Office n. 6. Gestione tramite controllo tramite registri spostamento ufficio:

In ogni ufficio, il personale dell'ufficio deve uscire dall'ufficio per completare alcuni lavori ufficiali e poi tornare in ufficio. Un responsabile dell'ufficio intelligente dovrebbe sempre mantenere un registro in cui conservare la registrazione del movimento del personale dell'ufficio.

Il momento in cui lascia l'ufficio e l'ora in cui torna dovrebbe essere registrato correttamente. Alla fine del mese, il responsabile dell'ufficio dovrebbe controllarlo perché, quando il personale dell'ufficio presenta le spese a mezzo trasporto locale da rimborsare dall'ufficio, questo è utile alla direzione per regolare l'indennità di trasporto locale.