Importanza del sistema di Office Automation per le imprese commerciali

Importanza del sistema di Office Automation per le imprese commerciali!

Con la crescente percentuale di knowledge worker nelle imprese, aumenta la preoccupazione per il miglioramento dell'ambiente di lavoro. La produttività dei lavoratori della conoscenza può essere migliorata fornendo un aiuto di segreteria e migliori strutture di comunicazione. Questo può essere ottenuto con l'aiuto dell'automazione dei sistemi di ufficio.

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I sistemi di ufficio, in genere, facilitano le seguenti attività:

a) Produzione di documenti in uscita (utilizzando processori di testo)

b) Archiviazione e recupero dei documenti (utilizzando i sistemi di gestione dei documenti)

c) Trasmissione di messaggi (utilizzando i sistemi di comunicazione dei messaggi)

d) Pianificazione e gestione delle riunioni (utilizzando i sistemi di videoconferenza).

Una varietà di dispositivi per l'automazione dell'ufficio sono in uso negli uffici moderni. Questi prodotti includono fax, fotocopiatrici, EPBX, ecc. Tuttavia, la maggior parte di questi dispositivi sono macchine indipendenti che servono ai loro scopi designati. Non sono né collegati ad altri dispositivi né possono essere condivisi in remoto.

Ciò si traduce in un sacco di sprechi di tempo dei dirigenti nel raccogliere i documenti e le informazioni, portarli al posto nell'ufficio in cui si trova il dispositivo e attendere in coda per l'utilizzo delle apparecchiature. Poiché queste apparecchiature non devono essere condivise automaticamente, sono sottoutilizzate per la maggior parte delle ore di lavoro e sovraffollate durante le ore di punta.

L'automazione da ufficio su computer sta guadagnando popolarità tra i manager, perché tale automazione offre soluzioni integrate che possono essere condivise automaticamente. Sono più efficienti e gestiscono una varietà di attività e dati sull'automazione dell'ufficio.

Questi sistemi di office automation utilizzano hardware, software e risorse umane per raccogliere, elaborare, archiviare, recuperare e comunicare messaggi, tra individui, gruppi di lavoro e organizzazioni. Questi messaggi possono essere sotto forma di documenti o parole pronunciate o espressi in altre forme come immagini, immagini fisse o video, ecc.

I sistemi di automazione per ufficio basati su computer non servono solo le esigenze di comunicazione dei responsabili di ufficio all'interno dell'azienda, ma anche con entità esterne come clienti, venditori, investitori, ecc.

I blocchi costitutivi di un tipico sistema di automazione per ufficio sono rappresentati nella Figura 10.7.

Sistemi di elaborazione del testo:

I sistemi di elaborazione del testo sono i componenti più comunemente usati dei sistemi di automazione per ufficio. Questo perché una gran parte della comunicazione d'ufficio ha luogo per iscritto usando parole di un linguaggio naturale. La proporzione della comunicazione scritta è più alta in caso di comunicazione esterna.

I sistemi di elaborazione del testo automatizzano il processo di sviluppo di documenti come lettere, report, memo, ecc. Permettono l'uso di informazioni memorizzate standard per la produzione di documenti personalizzati. Tale automazione riduce lo sforzo di keying e minimizza le possibilità di errori nel documento. In generale, i processori di testo sono in grado di ottenere informazioni direttamente dai database e dai fogli di calcolo e incorporarli in un documento.

I sistemi di dettatura possono essere assistiti da sistemi di elaborazione testi. Questi sistemi sono costituiti da sistemi di riconoscimento vocale "addestrati" per riconoscere la voce dell'esecutivo. Dopo la "formazione", questi sistemi ascoltano il dettato dell'esecutivo e sviluppano il testo sull'elaboratore di testi. Tali sistemi aiutano a ridurre il tempo impiegato a digitare il testo dal segretario dopo che il testo è stato dettato sul dittafono.

Inoltre, consentono all'esecutivo di preparare il documento in qualsiasi momento eliminando la dipendenza della segretaria. Pertanto, i documenti possono essere prodotti in qualsiasi momento della giornata e non necessariamente durante le ore d'ufficio.

L'elaboratore di testi può essere un semplice sistema di elaborazione di testi o sistemi di desktop publishing. I sistemi di desktop publishing aiutano nella produzione rapida di più copie del documento con una stampa di qualità. Tali requisiti sono abbastanza comuni in caso di preparazione di agenda e documenti di base per le riunioni.

Possono anche essere richieste copie multiple per documentare vari piani come budget, politiche, regole, procedure, ecc. I sistemi di desktop publishing sono spesso supportati con stampanti laser, stampanti a getto d'inchiostro, scanner e altri dispositivi simili per la produzione di documenti di buona qualità. Con il forte calo dei prezzi di questi dispositivi, l'uso dei sistemi di desktop publishing negli uffici è destinato ad aumentare.

Sistemi di gestione dei documenti:

I sistemi di gestione documentale basati su computer mirano a catturare le informazioni contenute nei documenti, conservate per riferimento futuro e comunicare le parti pertinenti agli utenti come e quando richiesto. Questi sistemi sono collegati ad altri sistemi di automazione per ufficio come processori di testo, sistemi di comunicazione di messaggi elettronici, ecc.

Questi sistemi sono molto utili per l'accesso remoto di documenti che è quasi impossibile con i sistemi di gestione manuale dei documenti. Ad esempio, un cliente può presentare un reclamo relativo alla consegna di merci che non è conforme alle istruzioni di consegna nell'ordine.

L'esecutivo viaggiante avrebbe richiesto l'accesso al documento dell'ordine per stabilire che il cliente non aveva dato istruzioni speciali per la consegna della merce. Il sistema di gestione documentale basato su computer consentirebbe all'esecutivo di accedere al documento attraverso il suo computer del taccuino collegato a qualsiasi linea telefonica e mostrarlo al cliente, il suo documento d'ordine nel suo ufficio.

Anche nel caso della comunicazione interna, i sistemi di gestione dei documenti possono rivelarsi molto utili. Ad esempio, il modulo di domanda di prestito depositato in una succursale di una banca può essere consultato dal funzionario sanzionatore per l'esame presso la sede centrale o in qualsiasi ufficio per l'esame delle proposte di prestito.

L'accesso elettronico ai documenti non solo facilita l'accesso più rapido ai documenti, ma riduce anche il lavoro su carta, eliminando la necessità di copie multiple. L'archiviazione dei documenti avviene su supporti magnetici e quindi lo spazio di archiviazione necessario per lo scopo è ridotto. Con i sistemi di gestione dei documenti basati su computer, l'ubicazione dell'esecutivo diventa irrilevante per l'accesso ai documenti.

Pertanto, questi sistemi possono essere molto utili in un ambiente di ufficio in cui i dirigenti viaggianti condividono lo spazio di lavoro in ufficio. Con l'aumento del costo dello spazio ufficio, è probabile che i sistemi di accesso ai documenti basati su computer acquisiscano maggiore popolarità.

La disponibilità del software Optical Character Reader (OCR) ha reso i sistemi di gestione dei documenti basati su computer ancora più popolari. Questi pacchetti software convertono le immagini dei documenti in testo che può essere utilizzato per ulteriori elaborazioni utilizzando qualsiasi elaboratore di testi.

Sistemi di comunicazione dei messaggi:

Le imprese commerciali hanno utilizzato una varietà di sistemi di comunicazione per inviare e ricevere messaggi. Includono telefono, posta, fax (fax), ecc. I sistemi di comunicazione di messaggi basati su computer offrono molta economia non solo in termini di tempo ridotto nell'invio o nella ricezione del messaggio, ma anche in termini di affidabilità del messaggio e costo della comunicazione .

I tre componenti di base dei sistemi di comunicazione di messaggi basati su computer sono:

io. Mail elettronica

ii. Segreteria telefonica

iii. facsimile

Mail elettronica:

La differenza tra la posta normale, la comunicazione interpersonale di informazioni sotto forma di testo e immagini rispetto alle altre forme di comunicazione interpersonale come il telefono e-mail è la sua comunicazione non simultanea in cui la presenza del ricevitore non è essenziale in il tempo di trasmissione.

La posta è stata utilizzata dalle imprese a lungo ed è ancora uno dei mezzi di comunicazione non simultanei più popolari. Tuttavia, la posta elettronica ha sostanzialmente cambiato il modo in cui i messaggi vengono scambiati tra individui e imprese.

La posta elettronica, comunemente chiamata E-mail, è un sistema di posta elettronica basato su computer per la trasmissione elettronica di informazioni, inclusi messaggi, documenti e immagini tra due o più individui.

Le caratteristiche principali di E-mail sono:

a) Trasmissione elettronica:

La trasmissione di messaggi con l'e-mail è elettronica e la consegna dei messaggi è molto veloce, quasi istantanea. Anche la conferma della trasmissione è veloce e l'affidabilità è molto alta.

b) Sviluppo e modifica online:

Il messaggio e-mail può essere sviluppato e modificato online prima della trasmissione. Lo sviluppo e la modifica online elimina la necessità di utilizzare la carta nella comunicazione. Inoltre facilita la memorizzazione dei messaggi su supporti magnetici, riducendo quindi lo spazio necessario per archiviare i messaggi.

c) Trasmissione e reindirizzamento:

L'e-mail consente di inviare un messaggio a un numero elevato di destinatari. Pertanto, è facile inviare una circolare a tutti i rami di una banca tramite e-mail, con conseguente risparmio di carta. L'e-mail può essere reindirizzato a persone che hanno un interesse diretto nel messaggio con o senza modificare o aggiungere informazioni correlate al messaggio.

Ad esempio, l'e-mail ricevuta dal responsabile marketing di un cliente che registra un reclamo relativo alla qualità del prodotto può essere reindirizzata al reparto di controllo qualità per commenti e azioni a tale scopo.

d) Integrazione con altri sistemi di informazione:

L'e-mail ha il vantaggio di essere integrata con gli altri sistemi di informazione. Tale integrazione aiuta a garantire che il messaggio sia accurato e che le informazioni richieste per il messaggio siano rapidamente accessibili.

e) Portabilità:

L'e-mail rende irrilevante la posizione fisica del destinatario e del mittente. L'e-mail è accessibile da qualsiasi Personal Computer equipaggiato con l'hardware di comunicazione, il software e le strutture di collegamento pertinenti. Un responsabile della sede centrale può accedere ai suoi messaggi di posta elettronica mentre si trova nella filiale situata in una zona remota o anche in un luogo di villeggiatura, utilizzando collegamenti come linee telefoniche.

f) Economico:

I progressi nelle tecnologie di comunicazione e la concorrenza tra i fornitori di servizi di comunicazione hanno reso l'e-mail la modalità più economica di invio di messaggi. Poiché la velocità di trasmissione è in aumento, il costo del tempo sui supporti di comunicazione per pagina sta diminuendo ulteriormente, aumentando la popolarità di E-mail.

L'e-mail si sta rivelando molto utile non solo per la comunicazione formale ma anche per la comunicazione informale all'interno dell'azienda. Le informazioni sul mercato e le opinioni personali dei dirigenti ora trovano impronte nei messaggi e-mail ai loro capi e gruppi di pari.

La comunicazione nei gruppi di lavoro può essere notevolmente migliorata mediante l'uso corretto delle strutture di posta elettronica. Tuttavia, il successo dell'e-mail per migliorare la comunicazione intra-organizzativa dipenderà, in larga misura, dalla cultura del lavoro nell'organizzazione.

Fax:

Facsimile (Fax) è la comunicazione elettronica di immagini di documenti tramite linee telefoniche. La tecnologia fax basata su computer automatizza le comunicazioni fax e consente la condivisione di servizi fax. Utilizza speciali software e server fax per inviare e ricevere messaggi fax utilizzando le comuni risorse di comunicazione.

Questi server hanno la possibilità di ricevere messaggi fax e reindirizzarli automaticamente al destinatario previsto dopo averlo visualizzato sul computer centrale. Allo stesso modo, i manager di un'azienda possono lasciare il messaggio fax al server che lo invierà automaticamente al destinatario previsto.

I sistemi fax basati su computer risparmiano tempo esecutivo altrimenti trascorso in code presso il comune fax, componendo e connettendosi con l'apparecchio fax del destinatario previsto. Questi sistemi aiutano anche a ridurre i costi di invio del messaggio, poiché è possibile che i server effettuino la chiamata automaticamente durante le ore di tariffa ridotta.

La funzione di visualizzazione aiuta anche a controllare il problema della posta indesiderata proveniente da diversi fornitori. Eliminare tale posta aiuta molto a ridurre il tempo necessario per passare attraverso i messaggi fax e aiuta a concentrarsi solo su messaggi importanti, reindirizzando quelli meno importanti da gestire ai livelli inferiori. Naturalmente, l'uso della carta è ridotto anche con l'aiuto di questi sistemi.

Segreteria telefonica:

La posta vocale è una variazione dell'e-mail. La segreteria telefonica trasmette messaggi come voce digitalizzata. Il destinatario della casella vocale deve comporre un servizio di posta vocale o accedere alla casella di posta elettronica utilizzando l'apparecchiatura specificata e può ascoltare il messaggio vocale nella voce del mittente.

Il tipo di servizio di posta vocale protetto può richiedere al destinatario di inserire il codice di identificazione prima che l'accesso venga concesso alle informazioni memorizzate. La posta vocale è molto utile nei sistemi di informazione che soddisfano le esigenze di informazione di entità esterne.

Ad esempio, i clienti possono fare domande sullo stato di esecuzione dei loro ordini utilizzando il servizio di posta vocale collegato al sistema informativo di produzione dell'azienda.

Sistemi di teleconferenza e videoconferenza:

Teleconferenza sta conducendo una riunione di lavoro che coinvolge più di due persone situate in due o più luoghi diversi. La teleconferenza aiuta a ridurre i tempi e i costi della riunione poiché i partecipanti non devono viaggiare per partecipare alla riunione. La teleconferenza può essere la conferenza audio o video con o senza l'uso di sistemi informatici.

La teleconferenza basata su computer ha il vantaggio della flessibilità in termini di presentazioni preregistrate e integrazione con altri sistemi di informazione. Con i progressi delle tecnologie multimediali, i sistemi di teleconferenza da tavolo sono ora disponibili a prezzi accessibili.

Questi sistemi sono basati su Personal Computer dotati di una fotocamera digitale e funzionano con software di comunicazione visiva. I collegamenti di comunicazione sono ancora piuttosto costosi, rendendo la videoconferenza desktop utile solo per le applicazioni selezionate. Gli incontri più adatti per le teleconferenze / videoconferenze sono quelli a basso contenuto di conflitti in quanto non sono efficaci quanto le riunioni di contatto personali.

L'efficacia può, tuttavia, essere migliorata fornendo una formazione adeguata agli utenti in merito ai sistemi e ai gesti che fanno parte del linguaggio del corpo. Le applicazioni più comuni di teleconferenza basata su computer includono comunicazioni di gestione e formazione, riunioni di bilancio, consultazioni tecniche, revisioni di progetti, trattative contrattuali, ecc.

Vantaggi dei sistemi di automazione per ufficio:

I sistemi di automazione per ufficio, un tempo considerati banali, sono ora al centro dell'attenzione a causa dell'aumento dei costi di manodopera specializzata.

Con il miglioramento delle tecnologie di comunicazione e multimediali, i sistemi di automazione dell'ufficio potrebbero aiutare a:

io. Migliorare la comunicazione all'interno di un'organizzazione e tra organizzazioni.

ii. Ridurre il tempo di ciclo tra la preparazione dei messaggi e la ricezione dei messaggi alla fine del destinatario.

iii. Ridurre i costi della comunicazione d'ufficio, sia in termini di tempo speso dai dirigenti e dei costi dei collegamenti di comunicazione.

iv. Garantire l'accuratezza dei flussi di comunicazione.

Naturalmente, i sistemi di automazione per ufficio, come qualsiasi altro sistema di informazione, devono essere sottoposti a controlli adeguati. I problemi di posta indesiderata, posta offesa, coinvolgimento dei dirigenti nelle comunicazioni non correlate alla loro natura di lavoro, sicurezza e riservatezza delle informazioni sono abbastanza comuni. I sistemi di controllo per affrontare questi problemi devono essere sviluppati per ottenere tutti i vantaggi dei sistemi di automazione degli uffici.

Abbia bisogno di corrispondenza delle risorse:

Ogni tipo di sistema di informazione ha una propria area di applicazione e si è dimostrato vantaggioso per le imprese. Tuttavia, è probabile che i costi e l'impatto di ciascun tipo di sistema informativo differiscano da un'organizzazione all'altra.

Pertanto, è imperativo per un manager studiare il costo e il possibile impatto della BRI sull'organizzazione prima che venga selezionato un determinato tipo di sistema informativo per l'implementazione.

I seguenti aspetti devono essere considerati al momento di decidere sul portafoglio di sistemi informativi in ​​un'azienda commerciale:

Linea sottile di demarcazione:

Si può notare che la linea di demarcazione tra diversi tipi di sistemi di informazione è molto sottile e sfocata. In alcuni casi può essere difficile classificare un dato sistema di informazione come DSS o EIS. Alcuni EIS possono anche utilizzare strumenti BES.

I vari tipi di sistemi di informazione possono avere funzioni comuni. Rappresenta la relazione e la sovrapposizione di alcuni dei sistemi di informazione. Come si può notare, le varie caratteristiche distintive di qualsiasi sistema di informazione possono anche essere considerate significative in un altro sistema di informazione.

Strutture di costo:

Le strutture di costo variano per ogni tipo di sistema informativo. Ad esempio, il sistema di pianificazione delle risorse aziendali costerebbe ovunque tra Rs 10 e Rs 50 lac, mentre qualsiasi sistema di elaborazione delle transazioni potrebbe comportare spese più vicine all'uno per cento del costo di un sistema ERP. La selezione di un sistema informativo per l'impresa sarebbe fortemente influenzata da considerazioni di costo.

Vantaggi diversi:

I benefici di un dato sistema informativo sarebbero diversi per i diversi tipi di imprese e imprese. Ad esempio, l'EIS potrebbe essere più utile nelle organizzazioni che sono coinvolte in nuovi tipi di attività e il DSS offrirebbe maggiori benefici in cui la gestione di livello medio-alto ottiene molta libertà per quanto riguarda il processo decisionale. Gli ERP sarebbero più utili in organizzazioni relativamente più grandi che sono più disciplinate nell'aderire alle istruzioni, ecc.

scalabilità:

Molti sistemi di informazione offrono una grande flessibilità in termini di vari componenti software e la profondità dell'analisi delle informazioni. Ad esempio, gli ERP sono generalmente altamente scalabili e in quanto tali possono essere esclusi vari processi di business e strumenti di analisi nella fase iniziale di implementazione. Di conseguenza, il costo del sistema di informazione può essere determinato con un ragionevole grado di accuratezza solo dopo che l'ambito del sistema di informazione è chiaramente definito.

La maggior parte dei sistemi informativi offre molta flessibilità in termini di portata e fattori di costo. Pertanto, è essenziale identificare le esigenze di informazione dell'impresa commerciale e abbinare le risorse del sistema di informazione alle esigenze di informazione tenendo conto dei fattori di costo.