Necessità di un sistema di informazioni sulle risorse umane nell'Organizzazione moderna (HRIS)
Per condurre la ricerca del personale e l'audit del personale e la contabilità delle risorse umane, il responsabile del personale richiede molti dati relativi ai dipendenti che lavorano nell'organizzazione.
Tuttavia, il sistema di registri manuali è ritenuto inadeguato e insufficiente per soddisfare i requisiti di informazione di una moderna organizzazione aziendale. In altre parole, la difficoltà di mantenere e le carenze del sistema di registri manuali possono essere indicati come i motivi fondamentali della necessità di HRIS. Questi sono elaborati successivamente.
La difficoltà qui si riferisce ai dati voluminosi sui dipendenti che non è possibile tracciare manualmente. Non solo, i dati devono essere aggiornati di volta in volta e questo rende il lavoro clericale piuttosto laborioso e costoso. Gli stati di Alastair Evans costano, precisione, frammentazione, duplicazione e difficoltà di analisi come alcune delle difficoltà associate al sistema di registri manuali.
Il trasferimento manuale dei dati da una registrazione all'altra aumenta la possibilità di errore che influisce sulla precisione e affidabilità dei dati conservati. Le voci possono essere passate due volte; i dati possono essere trasferiti su documenti errati che portano a confusione.
Poiché i dati / informazioni sono mantenuti in modo frammentario, cioè i registri manuali sono conservati in luoghi separati gestiti da persone diverse in diversi dipartimenti, le informazioni complete di un dipendente non sono prontamente disponibili in un luogo centrale. Ciò ostacola il processo decisionale dell'organizzazione. Lo stesso sottolinea la necessità di HRIS.
Venkata Ratnam e Srivastava hanno dichiarato tre obiettivi come la necessità di HRIS:
1. Memorizzare dati e informazioni per ogni singolo dipendente come riferimento pronto.
2. Fornire una base per il processo decisionale nelle questioni quotidiane del personale (ad es. Concessione di ferie) come anche per la pianificazione, il bilancio, l'implementazione e il monitoraggio di una serie di funzioni di risorse umane.
3. Fornire dati / resi al governo e ad altro pubblico.
Hemendra Verma, un consulente software, ha condotto un sondaggio e ha evidenziato la necessità di HRIS per i seguenti scopi:
1. È stato riscontrato che il tempo dedicato a gestire le informazioni relative alla funzione HR è molto limitato, a causa del tempo necessario per gestire le informazioni abbondanti.
2. Vi è una mancanza di informazioni sulle risorse umane nel settore a tutti i livelli.
3. L'HRIS contribuirebbe a raggiungere l'uguaglianza in settori come la promozione, il trasferimento, la nomina, ecc.
4. HRIS aiuta a regolare le quote dei dipendenti in tempo, in relazione a fondi previdenziali, pensionamento, gratuità, LT C. e compensi per ferie maturati, ecc.
5. Una volta inserito il profilo di una persona nel computer, recuperare le informazioni diventa più semplice e comporta anche meno costi e riduce le possibilità di errori.
Alcune persone usano due termini dati e informazioni in modo intercambiabile. Ma c'è una distinzione tra i due concetti. I dati sono numeri grezzi, non analizzati e fatti sugli eventi mentre le informazioni sono la forma di dati analizzata e organizzata.
Ad esempio, l'importo dell'utile netto è un dato perché non è possibile assegnare alcun significato alla cifra assoluta dell'utile netto. Ma il profitto è espresso come percentuale delle vendite, trasmette un certo significato ed è chiamato informazione. N. Upadhya ha distinto molto accuratamente i dati dalle informazioni affermando: "I dati organizzati significativi possono essere definiti come informazioni".
Prima di definire HRIS, sembra che l'idoneità del contesto a definire prima -Management Information System '(IMS). MIS è una struttura formale, solitamente informatizzata, per fornire informazioni gestionali, relative a operazioni interne e fattori esterni per facilitare il processo decisionale.
Ora, applicando questo concetto nel contesto dell'HRU, HRIS può essere definito come segue:
HRIS è un modo sistematico di memorizzare dati e informazioni per ogni singolo dipendente per aiutare la pianificazione, il processo decisionale e l'invio di rendiconti e relazioni alle agenzie esterne.
