Sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS)
Leggi questo articolo per conoscere il concetto, i vantaggi e l'infrastruttura del sistema di informazioni sulle risorse umane (HRIS)!
Concetto:
Il sistema informativo delle risorse umane è diventato parte di tutte le grandi organizzazioni. Si tratta di un sistema computerizzato che facilita l'elaborazione di informazioni relative alla gestione delle risorse umane. È un dispositivo, design per soddisfare le esigenze di informazione della forza lavoro dell'organizzazione. L'organizzazione deve sostenere una magra quantità per installare questo sistema. Il sistema di informazioni sulle risorse umane facilita l'organizzazione di immagazzinare informazioni relative a competenze, conoscenze, capacità, potenzialità, qualifiche richieste per svolgere lavori e disponibili tra i dipendenti che sono rese accessibili a portata di mano dei dirigenti attraverso la rete di computer.
HRIS differisce dal sistema manuale poiché utilizza la tecnologia dell'informazione o i computer. HRIS fa parte del sistema informativo di gestione che comprende informazioni relative a finanze, attività, contabilità, vendite, marketing, produzione, ecc. HRIS è destinato alla raccolta e all'analisi dei dati relativi alle risorse umane dell'organizzazione.
Aiuta i dirigenti a prendere decisioni in merito alla promozione, alla fissazione dei salari, al reclutamento, alla formazione e allo sviluppo. In questo modo, HRIS funziona come dispositivo di sistema di supporto alle decisioni. Gli input di HRIS includono le informazioni relative ai dipendenti, le loro abilità, qualifiche, potenzialità, istinti creativi, età, scale retributive, vari posti di lavoro nell'organizzazione, le loro competenze e qualifiche richieste per farlo, il numero di impiegati e dirigenti che occupano varie posizioni, obiettivi organizzativi, politiche e procedure ecc.
Questa informazione è caricata nel sistema. Questi dati vengono analizzati nelle informazioni più utili richieste dai gestori. Questa è la trasformazione dei dati di input. L'information technology dopo la trasformazione dà l'output in più forme come stampe e altri dispositivi. HRIS è il dispositivo ampiamente utilizzato dagli organi aziendali perché fornisce informazioni significative, accurate, pertinenti e complete per quanto riguarda le risorse umane richieste dall'organizzazione.
Ci sono molte ditte private che mantengono e mantengono la banca dati che si eleva alle risorse umane che si occupano di servizi di consulenza in materia di assunzione di personale esecutivo e di altro tipo richiesto dalle società. Queste società di consulenza sono le fonti esterne importanti di assunzione di tutti i tipi e tipi di personale alle società in India e all'estero. L'HRIS non solo può essere preparato per un governo industriale, imprenditoriale, di servizio, educativo. organizzazione, ma anche per l'intera città, distretto, stato o paese possono essere preparati e utilizzati ogni volta che è necessario per un tipo speciale di personale.
Al fine di eliminare il problema delle risorse umane di qualsiasi tipo, HRIS viene in soccorso e fornisce i servizi di assunzione di risorse umane, mantenendo il registro completo delle risorse umane. Può in qualsiasi momento mostrare l'offerta di risorse umane disponibili.
L'HRIS funziona come segue:
ingressi:
L'input del sistema informativo delle risorse umane include informazioni relative a dipendenti come istruzione, età, esperienza, formazione, stato attuale, salario attuale, promosso o no, politica dell'organizzazione passata e presente, procedure passate e presenti e altre informazioni dettagliate necessarie relative alle risorse umane dell'organizzazione. Questi sono i dati grezzi raccolti dai file dell'ufficio e inseriti nel terminale del computer collegato al computer principale. Questa informazione viene controllata, ricontrollata e scansionata per garantirne la correttezza.
Il sistema informatizzato di informazioni sulle risorse umane è in tutto e per tutto superiore a quello del sistema manuale che richiede tempo e non è economicamente conveniente. Al contrario, HRIS consente di risparmiare tempo ed è economico e non c'è possibilità di errore. Gli errori possono essere eliminati. Il vantaggio più importante del sistema è l'informazione disponibile immediatamente come e quando desiderato.
Trasformazione:
Le informazioni fornite al computer possono essere trasformate in informazioni più significative e necessarie che sono esattamente richieste dall'organizzazione. Questa è la fase di conversione dell'HRIS informatizzato. Le trasformazioni di HRIS sono strettamente correlate al software del computer. Queste sono le istruzioni o i comandi per il computer per fare il necessario.
Le organizzazioni possono avere HRIS funzionale per soddisfare le loro esigenze. Possono avere HRIS per vendite di marketing, pubblicità, produzione, finanza, contabilità, materiali ecc. Questi sono i vari tipi di HRIS che possono essere facilmente preparati e mantenuti.
L'informazione trasformata in calcolo significativo è molto utile anche per i manager e l'organizzazione. Funziona come un sistema di supporto decisionale. Le dichiarazioni comparative settimanali, mensili, trimestrali, annuali possono essere facilmente prese a portata di mano dei gestori che aiutano a prendere le decisioni appropriate. Possono essere utilizzate analisi statistiche e tecniche di ricerca operativa.
Produzione:
Il materiale trasformato può essere utilizzato potenzialmente. Uscita riferita alle stampe del materiale trasformato dalla stampante del computer, ad esempio dichiarazione di stipendio, assegni da emettere alle parti, rapporto sulle prestazioni di un dipendente, stime di budget, costo medio di produzione di beni ecc. Tutto ciò può essere avuto in la forma di stampe, schermi terminali, ecc. Un HRIS ben funzionante funge da degno sistema di supporto decisionale di altissima qualità. L'output di alta qualità deve essere accurato, pertinente, coerente, leggibile e completo, non parziale.
Feedback e controllo:
L'output ottenuto è pertinente e utile o non deve essere noto. Il metodo per assicurarlo è noto come feedback. Il feedback stabilisce il controllo sul sistema.
Vantaggi di HRIS:
1. Fornisce informazioni accurate.
2. Funziona velocemente.
3. Funziona come uno strumento prezioso per la pianificazione strategica e la sua implementazione.
4. Fornisce informazioni istantanee relative a risorse umane, abilità, categorie, strutture salariali, qualifiche, età, specializzazione, formazione e sviluppo, esperienza ecc. Esistenti.
5. Agisce come un sistema di supporto decisionale.
6. È un sistema esperto.
7. È efficiente nel tempo e non molto costoso.
8. Facilita informazioni affidabili.
9. Le informazioni relative alle risorse umane sono rese facilmente accessibili tramite HRIS.
10. Stabilisce un forte controllo di gestione.
11. Facilita le configurazioni di vari progetti, come sistemi multipli, miscelazione di progetti di sistema, impianto di computer centralizzato. Racconta l'atteggiamento dell'organizzazione riguardo alle sue risorse umane.
Infrastruttura richiesta da HRIS:
Il sistema informatico di informazioni sulle risorse umane è un investimento una tantum. L'investimento iniziale è molto alto. L'installazione dell'intera rete di computer, software, personale specializzato richiede investimenti molto pesanti. Ma a lungo termine è molto conveniente. È abbastanza economico. Per il suo uso sono richiesti solo i consumabili del computer.
HRIS è il sistema che facilita il rapido processo decisionale delle risorse umane. Ma ha alcuni inconvenienti. Questa informazione è facilmente accessibile da chiunque e quindi c'è ogni probabilità che venga usata impropriamente o sottoutilizzata. Richiede che i membri dell'organizzazione che utilizzano HRIS seguano determinate norme etiche e si astengano dal rivelare le informazioni vitali a qualsiasi persona non autorizzata.
È uno strumento strategico nelle mani del management per una pianificazione efficace per il futuro. Pertanto la segretezza delle informazioni deve essere mantenuta ad ogni costo. I dipendenti dell'organizzazione devono essere formati su determinate etiche che devono essere seguite da tutti.
