Come stimare il costo di un progetto? (6 passaggi)

Questo articolo mette in luce i primi sei passaggi coinvolti nella stima del costo del progetto. I passaggi sono: 1. Approvvigionamento ed Expediting 2. Site-Office 3. Gestione del contratto 4. Invito di gara 5. Contratto 6. Amministrazione del contratto.

Passaggio 1. Procurement and Expediting:

Il primo passo per la stima del costo del progetto è l'approvvigionamento. Il team di progetto per ogni progetto medio-grande dovrebbe includere il personale responsabile della funzione di approvvigionamento e il follow-up per tale funzione di approvvigionamento. Il follow-up per tali acquisti si chiama Expediting o Chasing. L'implementazione di un progetto include l'acquisto di un gran numero di articoli e servizi, alcuni dei quali sono di grandi dimensioni.

È auspicabile acquistare il giusto tipo di materiali ai prezzi giusti al momento giusto. Il lavoro è grande e, anche dopo la negoziazione e una decisione che porta all'emissione di ordini di acquisto, la situazione richiede un follow-up e quindi i "cacciatori".

La funzione di approvvigionamento includerà:

un. Invito alle offerte, ove applicabile;

b. Acquisto di articoli standard come articoli "standard" o di marca come interruttori Siemens, apparecchi di illuminazione e apparecchi Philips ecc. Per i quali è possibile negoziare con i produttori (a seconda del volume interessato). Altrimenti, tali articoli possono essere acquistati dai principali concessionari per trovare i migliori prezzi ottenibili (BOP);

c. Approvvigionamento di materiali sfusi come Cemento, Acciaio, Pietrisco ecc. Che richiedono tempi di consegna e di consegna alla rinfusa per arrivare alle tariffe per i contratti da fornire fino a una certa quantità durante un certo periodo di tempo, naturalmente con specifiche di qualità;

d. Negoziazioni per il noleggio di macchinari e attrezzature di grandi dimensioni, ad es. Gru, miscelatori ecc. I tempi dei requisiti, la responsabilità per la copertura assicurativa, le prestazioni / capacità previste, le tariffe ecc .;

e. Acquisto di articoli come veicoli, computer, frigoriferi, ecc .;

f. Assunzione di forza lavoro che può comprendere la negoziazione con i loro capigruppo, i privilegi da offrire a tale forza lavoro ecc.

Mentre si effettuano i diversi confronti tra i tassi quotati e le forniture si deve prestare attenzione nel considerare termini come costi, assicurazione, nolo (consegna sul sito), sconto di cassa, periodo di credito offerto ecc. Tutto dovrebbe essere considerato al fine di rendere le tariffe comparabile. Nelle funzioni inclusa l'apertura e la registrazione delle offerte, il contabile del progetto dovrebbe partecipare come parte del controllo interno.

Una volta emessi gli ordini di acquisto, è compito dell'Espositore / Inseguitore seguire i fornitori per garantire gli incassi delle merci nel momento giusto e nella quantità corretta e, ovviamente, della qualità corretta (come da specifiche menzionate in gli ordini di acquisto).

I controlli di qualità vengono effettuati prima che le merci vengano accettate dal personale competente di "assicurazione della qualità" del team di progetto, il quale, per un buon controllo interno, dovrebbe essere indipendente dal gruppo di approvvigionamento.

L'ordine di acquisto (PO), emesso dall'appalto, dovrebbe avere:

io. un numero di serie prestampato dell'ordine;

ii. chiara descrizione e specifiche dei materiali da fornire;

iii. unit rate unitamente ai dettagli degli altri articoli, se presenti, che influenzano i pagamenti quali tasse, spese di spedizione ecc .; il centro di costo per cui viene emessa l'OP in seguito alla codifica, come illustrato nell'integrazione di WBS e OBS.

Passaggio 2. Ufficio del sito:

Quando il progetto, che comprende i lavori di costruzione, è stato finalizzato e le misure adottate per gli appalti necessari, è opportuno iniziare il lavoro sul sito del progetto, che è il secondo passo più importante per la stima del costo del progetto. Poiché la sede del sito è una parte essenziale per facilitare l'amministrazione e il monitoraggio del lavoro effettivo del progetto, non possiamo procedere senza descrivere le necessità nel sito dell'ufficio in cui viene svolto il lavoro del progetto.

Le necessità includono:

un. L'ufficio del sito dovrebbe essere di natura temporanea con libero accesso dalle strade;

b. L'ufficio del sito dovrebbe avere una sistemazione ragionevole per le riunioni frequenti tra i membri del gruppo di progetto (almeno membri pertinenti), i rappresentanti autorizzati degli appaltatori / fornitori, gli ispettori di diverse autorità ecc.

L'esito di tali incontri con le decisioni pervenute è rilevato sotto forma di delibere con numero di serie e data e sottoscritto dal responsabile del progetto, con la convalida delle delibere al personale coinvolto;

c. Ci dovrebbe essere una stanza ufficio riservata con le cartolerie di tutti i tipi che possono essere richieste nel progetto, incluse quelle per i record di avanzamento del lavoro, i registri dei costi ecc. L'ufficio del sito dovrebbe essere dotato di facilità di comunicazione;

d. L'ufficio del sito dovrebbe essere dotato di mobili di base come sedie, tavoli, tavole, computer, telefono, fax ecc .;

e. L'ufficio del sito dovrebbe avere un registro delle presenze.

f. Le utenze, ad esempio acqua, elettricità, servizi igienici, ecc. Dovrebbero essere fornite;

g. Dovrebbe esserci una disposizione sufficiente per lo stoccaggio dei materiali, in particolare per quelli che sono rubabili;

h. L'ufficio del sito dovrebbe avere gli strumenti, le maschere, gli strumenti di prova e di misurazione;

io. L'ufficio del sito dovrebbe essere ben equipaggiato con la fornitura di pronto soccorso;

j. L'intero sito dovrebbe essere coperto da un sistema di sicurezza ben articolato.

Passaggio 3. Gestione del contratto:

Il prossimo passo per la stima del costo del progetto è la gestione del contratto. Nel corso dell'attuazione di un progetto, i lavori vengono avviati a terzi, in quanto non è né possibile né economico eseguire tutti i lavori con risorse interne. Le dimensioni di tali contratti dipendono dalle dimensioni e dalla complessità del progetto. Nonostante disponga delle risorse interne sufficienti, diventa necessario offrire determinate opere a terzi per far fronte al programma del progetto.

Inoltre, vi sono imprese di ingegneria altamente specializzate e specializzate / consulenti e i servizi di tali appaltatori diventano una necessità in particolare per progetti grandi e complessi. Il Rs. 3600 crore Haldia Petrochemical Project per 4-2 lakh tonnellate annue cracker naptha nell'unità madre ha selezionato la Toyo Engineering Corporation of Japan come suo principale appaltatore.

I passaggi necessari per decidere sul contratto e sulla gestione del contratto sono:

un. Invito di gara;

b. Analisi dell'asta e negoziazione con gli offerenti preselezionati e finalizzazione dei termini; e

c. Amministrazione di contratti e contratti.

4. Invito di gara:

Le offerte vengono inviate dai contraenti interessati e vengono analizzate e confrontate con l'idea di selezionare un appaltatore. In considerazione di ciò, è molto importante garantire che le offerte siano ricevute in un documento uniforme, chiamato documento di gara, in modo che vengano evitate parole / espressioni diverse utilizzate da organizzazioni diverse per rendere le offerte comparabili.

Un documento di gara più importante per un lavoro di costruzione è "Quantity Survey".

Indagine quantitativa (QS):

Dai disegni e dai disegni della costruzione, l'ingegnere prepara un voluminoso libretto spesso chiamato rapporto QS che contiene diversi capitoli per diversi tipi di lavori coinvolti nella costruzione, ad esempio civile, idraulica, elettrica, ecc.

Il contenuto del Q.S. il rapporto per ogni tipo di lavoro include:

un. specifica dell'articolo per articolo del lavoro, i disegni e il volume coinvolto;

b. distinta base con la quantità richiesta, le specifiche tecniche / il marchio da utilizzare;

c. lo scopo di scrivere le quotazioni per riga dell'articolo, vale a dire la tariffa e l'importo calcolato (che rappresenta la quotazione) per ogni articolo specificato. Il totale finale consente inoltre l'aggiunta di una certa percentuale degli importi totali come spese per contingenza.

Il Rapporto QS, che rappresenta il documento di gara con il titolo "Tender for Project .................. ..", viene solitamente acquistato dall'organizzazione dal contraente.

Indica varie date come:

io. Data entro la quale deve essere presentata l'offerta;

ii. Data in cui la carta di gara deve essere aperta;

iii. Data per la discussione / negoziazione della gara;

iv. Data di inizio del lavoro; e

v. Data in cui il lavoro deve essere completato.

Anche le forme di gara standard sono dettagliate dagli istituti di ingegneria. Prima di presentare l'offerta, il contraente che intende partecipare può visitare l'organizzazione (Project Manager, Project Engineer, ecc.) Per la valutazione iniziale del sito e / o qualsiasi chiarimento del rapporto QS che dovrebbe essere discusso e chiarito.

Analisi e finalizzazione dell'offerta:

Apertura dell'offerta:

Per l'ordine e il controllo interno, le offerte sono firmate, sigillate e consegnate in una scatola di consegna bloccata, collocata nell'organizzazione del progetto e aperta solo in una data specifica. Normalmente, vi è un comitato di finalizzazione delle gare (TFC) all'interno del gruppo di progetto e il contabile del progetto è invariabilmente un membro di tale comitato. Tutte le offerte in apertura sono firmate dai membri del TFC.

Elenco ristretto dei contraenti interessati:

All'apertura delle offerte, la short list TFC elenca i nomi degli offerenti considerando:

io. Il background tecnico degli offerenti;

ii. La loro esperienza - coloro che hanno un'esperienza insufficiente con le complessità tecniche e il volume di lavoro coinvolto sono esclusi da ulteriori considerazioni;

iii. Anche le quotazioni con tassi anormalmente alti o molto bassi vengono ignorate; tali quotazioni anomale riflettono la mancanza di esperienza e / o dei tassi di mercato.

I documenti di gara sono quindi elencati e ulteriormente analizzati articolo per articolo per scoprire:

io. Errori da parte degli offerenti;

ii. Qualsiasi voce specifica menzionata nell'offerta che necessita di ulteriori chiarimenti.

Le discussioni vengono svolte individualmente e le eventuali domande vengono chiarite e gli errori corretti.

Con le quotazioni degli appaltatori selezionati viene preparato un Rapporto di analisi di gara che mostra le quotazioni comparative. Sebbene l'importo totale per tipo di lavoro come Civile, Elettrico ecc. Sia l'importo finale per il confronto, ma poiché tale totale include le quotazioni di un gran numero di articoli all'interno di un tipo che la TFC può, nel loro incontro discutere

la relazione di analisi delle offerte, suggerire ulteriori trattative con l'offerente per la sua quotazione per voce specifica all'interno di un tipo di lavoro e quindi arrivare ai dati finali delle quotazioni totali. La gara d'appalto per tali lavori di costruzione può essere affidata a un unico appaltatore come lavoro chiavi in mano, occupandosi di tutti i tipi di lavoro coinvolti o di appaltatori separatamente, per tipi di lavoro separati.

La finalizzazione dell'offerta non dovrebbe necessariamente corrispondere alla quotazione più bassa, ma la motivazione per l'aggiudicazione del contratto a favore di una quotazione più elevata dovrebbe essere documentata, a fini di controllo.

5. Contratto:

Una volta che le quotazioni sono state analizzate / confrontate e la capacità degli appaltatori ha valutato una decisione è presa a favore di un appaltatore per l'aggiudicazione dell'appalto da parte della TFC. L'intero lavoro per il progetto in questione può essere aggiudicato come un contratto chiavi in mano a un unico appaltatore, che a sua volta può nominare subappaltatori per particolari parti del lavoro.

D'altra parte, l'organizzazione del progetto può aggiudicare l'appalto a diversi contraenti, a seconda della pianificazione del progetto, del volume del carico di lavoro totale, della limitazione della capacità degli appaltatori e di ogni altra considerazione speciale. La decisione su tali questioni viene solitamente presa dalla TFC anche prima di invitare le offerte.

Misure di salvaguardia prima di stipulare un contratto:

Gli specialisti nella gestione dei progetti hanno fissato precauzioni specifiche prima di finalizzare gli accordi contrattuali che sono riassunti qui sotto:

(a) Fornire un tempo sufficiente per la preparazione delle offerte.

(b) Misure di salvaguardia per garantire che il galleggiamento, la ricezione e la catalogazione delle offerte siano rappresentativi e competitivi.

(d) Garantire che i potenziali contraenti che mostrano il loro interesse nel contratto di progetto siano sufficientemente esperti.

(e) Definire chiaramente le responsabilità dei contraenti nel documento di gara stesso rendendolo finanziariamente responsabile.

(f) Attenti alla relazione, se esistente, tra il contraente e il proprietario del progetto.

(g) L'appaltatore non deve essere penalizzato ingiustamente per motivi che sfuggono al suo controllo e quindi giustificare il "danno liquidato" quando tale clausola esiste nel contratto.

(h) Gli incentivi nell'esecuzione del contratto sono preziosi, in particolare per le opere difficili senza molta concorrenza e

(i) In caso di interferenza del proprietario nell'esecuzione del contratto assicurare la giustificazione di tale interferenza.

Accordo con il contraente:

Una volta finalizzata la quotazione, viene stipulato un accordo tra il contraente e l'organizzazione del progetto che si prende cura dei dettagli necessari affinché tale accordo sia legalmente valido. L'accordo comprende il documento di gara con tariffe / importo definitivo, disegni, specifiche ecc. Ed è firmato su una carta da bollo.

L'accordo contiene inoltre i dettagli dei pacchetti di lavoro nel bando di gara diverse condizioni (oltre alle clausole legali necessarie del contratto) curando:

un. Autorità e responsabilità in merito all'esecuzione del contratto.

b. Le strutture di lavoro da offrire al contraente.

c. I termini di pagamento che possono essere:

io. Lumpsum: rappresenta un prezzo fisso o

ii. "Costo supplementare" - che rappresenta il rimborso al contraente del costo sostenuto più la retribuzione del contraente come una percentuale del costo. In tale contratto "costi aggiuntivi", si presta attenzione a definire il costo;

iii. O una combinazione di entrambi i tipi di cui sopra.

d. Il denaro serio richiesto per essere depositato dal contraente e la modalità di restituzione del deposito al termine del contratto.

e. La modalità di pagamento dell'avanzamento da apportare al contraente. Questo è normalmente sulla base delle bollette in corso sollevate dal contraente con i dettagli dello stato di avanzamento del contratto (debitamente certificata dall'ingegnere di cantiere dell'ente di progetto o dal suo consulente) meno i soldi di riserva.

Il denaro trattenuto è pari a circa il 10 per cento del valore del lavoro svolto, come certificato dall'ingegnere che tiene debitamente conto delle tariffe concordate nell'offerta finale. Il ragioniere del progetto è di prendersi cura del valore accumulato del contratto eseguito e del denaro accumulato dedotto dalle spese correnti.

f. L'appaltatore è responsabile della realizzazione del lavoro secondo le specifiche dettagliate nel documento di gara all'interno del programma previsto. In caso di ritardo, l'accordo specifica le modalità per risolvere tali controversie e prevedere sanzioni per tale ritardo.

g. Il contraente, allo stesso tempo, ottiene un rimborso supplementare per le deviazioni dai lavori inizialmente concordati. Questo perché tali scostamenti, quando richiesto dal proprietario del progetto, possono causare ritardi o costi aggiuntivi al contraente e, quindi, il risarcimento al contraente.

h. L'ispezione e l'approvazione delle prestazioni e / o delle forniture da parte del contraente; l'autorità per tale accettazione o rifiuto si basa normalmente sull'ingegnere del progetto ed è espressa come tale nel contratto.

io. I rischi connessi allo svolgimento del lavoro e la copertura assicurativa necessaria per lo stesso.

j. La clausola compromissoria con la modalità di liquidazione.

Ci possono essere molte altre clausole nell'accordo e alcune sono state illustrate. Contratti di varia natura sono stati standardizzati da istituti di ingegneria, ad esempio l'Associazione Nazionale degli Ingegneri di Consulenza in India, che ha bozze di contratto standard che si prendono cura degli interessi di entrambe le parti nell'accordo.

Passaggio 6. Amministrazione del contratto:

L'ultimo passaggio per la stima del costo del progetto è l'amministrazione del contratto. L'organizzazione del progetto non può rimanere inattiva assegnando il lavoro o determinati lavori a un appaltatore. La divisione funzionale pertinente del team di progetto è quella di seguire l'appaltatore, l'attrezzatura fornita dall'appaltatore e i materiali forniti da diversi fornitori per l'appaltatore.

Mentre, da un lato, dovrebbe essere una completa collaborazione con l'appaltatore allo stesso tempo, le prestazioni dell'appaltatore dovrebbero essere controllate regolarmente per evitare una sorpresa tardiva.

Il team di progetto dovrebbe garantire:

un. Le strutture di lavoro sono estese al contraente, compresi i lavoratori del contraente. È auspicabile mantenere un registro di presenza.

b. I macchinari necessari sono portati dall'appaltatore in tempo e sono in buone condizioni di lavoro.

c. Tutti i lavoratori del sito sono coperti dall'assicurazione contro gli infortuni.

d. I materiali forniti per i lavori di costruzione sono di qualità / marchio accettabile, se tale marchio non è menzionato nell'offerta.

e. Il processo di lavoro svolto, dall'imprenditore è in accordo con i dettagli come da accordo, o quando tale processo non è specificato, dovrebbe essere come per la norma standard.

f. Lo stato di avanzamento del lavoro è soddisfacente in quanto altrimenti potrebbe influire sul programma del progetto.

g. Tutti i lavori eseguiti dall'imprenditore sono coordinati con altri lavori interni per l'attuazione del progetto o tali lavori da parte di altri contraenti in modo che i progressi non siano ostacolati a causa del ritardo di altri.

h. Per una buona cooperazione e coordinamento, le riunioni del sito si svolgono quasi ogni settimana in cui lo stato di avanzamento dei lavori per ogni singolo contraente e anche gli orari del progetto sono discussi apertamente tra gli appaltatori e. il team di progetto (membro interessato). Il possibile ritardo, se presente, e la ragione accertata, tutta la cooperazione è estesa per evitare tale ritardo.

io. Le misure da adottare sono accertate in questi incontri, tali passaggi sono numerati in serie, stampati con le responsabilità assegnate e diffusi agli appaltatori e al membro del team di progetto e al manager.

j. Il contabile del progetto partecipa anche a tale riunione per tenersi aggiornato sullo sviluppo regolare. I pagamenti al contraente devono essere registrati in capi conto corretti, avendo cura del denaro trattenuto.