Funzioni di gestione: le prime 6 funzioni
Questo articolo mette in luce le sei importanti funzioni del management. Le funzioni sono: 1. Pianificazione 2. Personale 3. Coordinamento 4. Organizzazione 5. Direzione 6. Controllo.
Funzioni di gestione:
Funzione # 1. Pianificazione:
Pianificazione aiuta a determinare la linea d'azione da adottare per il raggiungimento di vari obiettivi organizzativi. È una decisione anticipata, cioè cosa fare, quando fare, come fare e chi farà un determinato lavoro. La pianificazione è un processo che implica "pensare prima di fare".
La pianificazione è correlata allo stato mentale di un manager. Pensa prima di intraprendere un lavoro. Altre funzioni di gestione come l'organizzazione, la direzione, il coordinamento e il controllo del personale vengono intraprese anche dopo aver completato la funzione di pianificazione.
Come per Terry, "La pianificazione è la selezione dei fatti che fanno e l'uso di ipotesi riguardanti il futuro nella visualizzazione e le formulazioni delle attività proposte ritenute necessarie per raggiungere i risultati desiderati."
La pianificazione è un processo di guardare al futuro. L'obiettivo principale della pianificazione è ottenere risultati migliori. Implica la decisione in merito agli obiettivi organizzativi e allo sviluppo di politiche, procedure, programmi, budget e strategie. La pianificazione è un processo continuo che funziona a tutti i livelli di gestione.
Una pianificazione dettagliata viene eseguita all'inizio, ma le prestazioni effettive vengono riviste e le modifiche appropriate vengono incorporate nei piani quando viene eseguita l'esecuzione effettiva. I piani possono essere di molti tipi, come piani a corto raggio, piani a medio raggio, piani permanenti, piani monouso, piani strategici, piani amministrativi e operativi.
Il processo di pianificazione prevede una serie di passaggi:
(i) Raccolta di informazioni
(ii) Stabilire obiettivi,
(iii) Sviluppo di locali
(iv) Esaminando le linee di azione alternative
(v) Valutazione del lavoro
(vi) Revisione delle imitazioni del sistema e
(vii) Attuazione dei piani per il raggiungimento degli obiettivi.
Funzione # 2. Organizzazione:
Ogni impresa aziendale richiede il servizio di un certo numero di persone per prendersi cura dei suoi diversi aspetti. La direzione decide gli obiettivi che devono essere raggiunti dalla sua forza lavoro.
L'energia di ogni individuo viene canalizzata per raggiungere gli obiettivi aziendali. La funzione dell'organizzazione è di organizzare, coordinare, dirigere e controllare le attività di tutti i fattori di produzione, ovvero uomini, materiali, macchine e denaro, al fine di raggiungere gli obiettivi dell'impresa / unità.
Secondo Louis A. Allen, "il processo di identificare e raggruppare il lavoro da svolgere, definire e delegare responsabilità e autorità e stabilire relazioni allo scopo di consentire alle persone di lavorare più efficacemente insieme nel raggiungimento degli obiettivi".
Il processo di organizzazione prevede i seguenti passaggi:
(i) Identificazione del lavoro da eseguire.
(ii) Raggruppare il lavoro di natura simile.
(iii) Assegnare questi gruppi di attività o lavorare a individui.
(iv) delegare l'autorità e fissare la responsabilità a vari livelli.
(v) Coordinare queste relazioni di autorità-responsabilità di varie attività.
Il carattere e il tipo di organizzazione dipende dalla dimensione e dalla natura dell'impresa. Sebbene ci siano molti tipi di organizzazioni, generalmente vengono generalmente utilizzati tre tipi di organizzazioni discussi in precedenza nella sottosezione 8.2.
Nella linea i flussi di autorità dell'organizzazione formano verticalmente la parte superiore della gerarchia in basso. Sotto l'organizzazione funzionale il lavoro è suddiviso in diversi dipartimenti. Ogni dipartimento si occupa di un tipo di lavoro ed è specializzato in una sola opera.
Un operaio deve lavorare sotto molti superiori che hanno una specializzazione in diverse funzioni. La linea e l'organizzazione del personale prevedono specialisti con dirigenti di linea. È una combinazione di linea e forma funzionale di organizzazione.
Funzione # 3. Personale:
La funzione implica il reclutamento nelle posizioni create dal processo organizzativo. È collegato alle risorse umane di un'organizzazione. Secondo Koontz e O 'Donnel, il personale sta riempiendo e mantenendo le posizioni piene nella struttura organizzativa attraverso la definizione di forza lavoro, requisiti, valutazione, selezione, compensazione e formazione.
Pertanto, il personale è costituito da quanto segue:
io. Pianificazione della forza lavoro,
ii. Reclutamento, selezione e formazione della manodopera;
iii. Posizionamento di Manodopera in posizione necessaria,
iv. Sviluppo, promozione, trasferimento e valutazione della manodopera e
v. Determinazione della retribuzione e degli incentivi dei dipendenti.
Ogni manager di un'organizzazione deve eseguire la funzione di assunzione del personale in una forma o nell'altra, al fine di ottenere risultati attraverso gli altri. Ma è sicuramente una funzione manageriale difficile in quanto si riferisce a esseri umani il cui comportamento e le cui azioni non possono essere previsti, ed è per questo che è diventato un ramo distinto e specializzato della gestione.
Funzione # 4. Direzione:
La regia riguarda la realizzazione dei piani desiderati relativi agli obiettivi dell'organizzazione. Avvia azioni organizzate e pianificate e assicura prestazioni efficaci da parte dei subordinati verso la realizzazione delle attività di gruppo. La direzione è chiamata gestione in azione.
Dopo la pianificazione, l'organizzazione e il personale, il manager deve mostrare il modo e supervisionare i suoi juniores. Secondo Massie, la regia riguarda il modo in cui un manager influenza le azioni dei subordinati. "È l'azione finale di un manager nel mettere gli altri in azione dopo che tutti i preparativi sono stati completati.
La regia è una funzione continua e viene eseguita a tutti i livelli di gestione. Le principali attività coinvolte nella direzione possono essere:
(i) Leadership :
Un manager deve emettere ordini e istruzioni e guide oltre a fornire una consulenza professionale ai suoi subordinati nel loro lavoro al fine di migliorare le loro prestazioni e raggiungere gli obiettivi aziendali.
La leadership è "il processo attraverso il quale un manager orienta e influenza in modo fantasioso il lavoro degli altri nella scelta e nel raggiungimento di obiettivi specifici mediando tra l'individuo e l'organizzazione in modo tale che entrambi possano ottenere la massima soddisfazione.
La leadership è la capacità di generare fiducia e zelo tra i lavoratori e di creare un impulso in loro, per essere guidati. Per essere un leader di successo, un manager deve possedere le qualità di lungimiranza, guida, iniziativa e autostima. Diverse situazioni possono richiedere diversi tipi di leadership, vale a dire leadership autocratica e leadership democratica.
(ii) Comunicazione:
La comunicazione costituisce una funzione molto importante della gestione. È considerato il problema numero uno della gestione, oggi. È un dato di fatto che i dirigenti trascorrono dall'85 al 95 percento del tempo di lavoro a comunicare con altri. Il processo di comunicazione è l'azione mediante la quale il comportamento del subordinato viene giudicato, modificato e il cambiamento viene effettuato nelle loro azioni, se necessario.
La parola comunicazione è stata derivata dalla parola latina, "communis" che significa "comune". Pertanto la comunicazione significa condivisione di idee in comune.
L'essenza della comunicazione è in relazione con il ricevente e il mittente in modo da consentire loro di comprendere un particolare messaggio. Si riferisce allo scambio di idee, sentimenti, emozioni e conoscenze e informazioni tra due o più persone. Nulla accade nella gestione fino a quando la comunicazione è consentita.
La comunicazione è un processo a doppio senso poiché implica sia l'informazione che la comprensione La comunicazione è formale quando segue i canali formali forniti nella struttura organizzativa, è una comunicazione informale, quando non segue i canali formali. La comunicazione va verso il basso da un superiore ai suoi subordinati e verso l'alto dai subordinati ai loro superiori.
La comunicazione è essenziale a tutti i livelli di gestione per prendere decisioni e pianificare. Aumenta la capacità manageriale e facilita il controllo.
(iii) Motivazione:
Il termine motivazione deriva dalla parola "motivo" che significa un requisito o un'emozione che incoraggia un individuo ad agire. La motivazione è il processo psicologico di creare stimoli tra i subordinati a lavorare o comportarsi nel modo desiderato.
È una funzione molto importante della gestione. L'importanza della motivazione può essere realizzata dal fatto che le prestazioni di un lavoratore dipendono dalla sua capacità di lavorare e dalla motivazione creata in lui.
Ci sono molte strategie adottate dai manager per aumentare la motivazione dei loro subordinati. Pertanto, un manager deve fornire qualche incentivo personale ai subordinati per motivare la persuasione e ispirarli a contribuire al loro miglior sforzo verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Gli incentivi da fornire possono essere finanziari, come l'aumento dei salari o non finanziari, come le migliori condizioni di lavoro, la sicurezza del posto di lavoro, il riconoscimento, ecc.
(iv) Supervisione:
La supervisione è un altro importante elemento di direzione della funzione di gestione. Dopo aver impartito le istruzioni, il gestore deve verificare che le istruzioni fornite siano state eseguite. La supervisione si riferisce a garantire il massimo utilizzo delle risorse di input, ottenere il lavoro richiesto e diretto e correggere i subordinati ogni volta che procedono in modo errato.
Sebbene la supervisione sia eseguita a tutti i livelli del management, la principale responsabilità della supervisione spetta alla prima linea di gestione. Una solida organizzazione organizzativa, una delega efficace, un approccio umano, tecniche di comunicazione efficaci e una gestione efficace rendono la supervisione.
Funzione # 5. Co-ordinazione:
Il coordinamento è considerato come le funzioni più importanti della gestione. È essenziale canalizzare le attività di vari individui nell'organizzazione per il raggiungimento di obiettivi comuni. È compito del management vedere che il lavoro di diversi segmenti sta andando secondo obiettivi prestabiliti e che devono essere adottate misure correttive in caso di deviazioni.
Dagli obiettivi prefissati, la coordinazione crea uno spirito di squadra e aiuta a raggiungere gli obiettivi attraverso sforzi collettivi. Può essere definito come la disposizione ordinata dello sforzo di gruppo per fornire unità di azione per il raggiungimento di obiettivi comuni.
Il coordinamento può essere classificato nelle due categorie:
(i) coordinamento verticale e orizzontale, e
(ii) coordinamento interno ed esterno.
Considerando che il coordinamento verticale è il coordinamento tra i diversi livelli di gestione, mentre il termine coordinamento orizzontale viene utilizzato quando il coordinamento deve essere raggiunto tra dipartimenti dello stesso livello di autorità e potere. Il coordinamento è interno quando si trova tra diverse sezioni della stessa impresa o unità industriale ed esterne quando è richiesto a persone o esperti esterni all'organizzazione.
Il coordinamento è considerato l'essenza stessa del management in quanto un manager deve svolgere tutte le altre funzioni di gestione, ovvero pianificare l'organizzazione, il personale, dirigere e controllare.
Funzione # 6. Controllo:
Il controllo può essere considerato come "determinare ciò che viene compiuto, cioè valutare le prestazioni se necessario, applicando misure correttive in modo che le prestazioni avvengano secondo
Il controllo è essenziale per il raggiungimento degli obiettivi di un'impresa. La pianificazione di varie attività non garantisce l'attuazione automatica delle politiche. Il controllo è il processo che consente alla direzione di attuare le proprie politiche e intraprendere azioni correttive se le prestazioni sono contrarie agli obiettivi e agli standard predeterminati.
La pianificazione è l'inizio del processo di gestione, il controllo può essere considerato la fase finale della tecnica. Se la pianificazione è in anticipo, il controllo sta tornando indietro. Il controllo non è possibile senza la pianificazione e la pianificazione non ha senso senza controllo, quindi i due sono strettamente correlati l'uno con l'altro.
Il controllo è una funzione dal vivo e i dirigenti a vari livelli di gestione valutano continuamente le prestazioni dei loro subordinati. La funzione principale del controllo è vedere che le prestazioni sono in grado di soddisfare i risultati desiderati. Un sistema di controllo, per essere efficace, deve conformarsi alla natura delle deviazioni del rapporto di attività se del caso, riflettere la struttura organizzativa, assicurare azioni correttive ed essere economici.
Il processo di controllo prevede i seguenti passaggi:
(i) Stabilire o stabilire standard di prestazione.
(ii) Misurare le prestazioni effettive dell'impresa.
(iii) Confronto delle prestazioni effettive con il set standard.
(iv) Individuazione di eventuali deviazioni e
(v) Se necessario intraprendere azioni correttive.
