Business Process Reengineering: piano in 6 fasi per la reingegnerizzazione dei processi aziendali

L'ingegneria di processo è un processo innovativo per il quale è essenziale un approccio disciplinato allo sforzo. Comporta un piano in sei fasi.

Questi passaggi sono:

Passo 1:

Indicare un caso per l'azione.

Passo 2:

Identificare il processo di reingegnerizzazione.

Passaggio 3:

Valuta i fattori abilitanti per la reingegnerizzazione

Passaggio 4:

Capire il processo attuale.

Passaggio 5:

Creare un nuovo design di processo e

Passaggio 6:

Attuare il processo reingegnerizzato.

Questi passaggi sono spiegati di seguito:

(i) Indicare un caso per l'azione:

La necessità di cambiare dovrebbe essere comunicata efficacemente ai dipendenti dell'organizzazione attraverso campagne educative e di comunicazione.

Due messaggi chiave da articolare sono:

(i) Una necessità di azione e

(ii) Una dichiarazione di visione.

Gli obiettivi della reingegnerizzazione devono essere nella forma di una dichiarazione di visione qualitativa e quantitativa. Questi obiettivi includono obiettivi per la riduzione dei costi, il time-to-market, i livelli di soddisfazione della qualità e della clientela e gli indicatori finanziari. Ad esempio, la dichiarazione di visione di Federal Express (una società di corrieri statunitensi) nella sua infanzia era "consegneremo il pacchetto entro le 10.30 del mattino successivo".

Passi che i produttori prendono quando si riorganizzano:

L'amministratore delegato della società è responsabile della comunicazione della dichiarazione di visione prima al senior management e poi al resto dell'azienda. Un comitato direttivo di alto livello che include l'amministratore delegato di solito sostiene il processo di cambiamento, stabilisce obiettivi, assegna risorse e accelera i progressi.

(ii) Identificare il processo:

Tutti i principali processi dell'azienda dovrebbero essere inizialmente identificati e alcuni processi dovrebbero essere selezionati per la reingegnerizzazione.

Le seguenti domande definiscono i criteri per la selezione dei processi di reingegnerizzazione:

io. Quali processi sono attualmente più problematici?

ii Quali processi sono fondamentali per realizzare la strategia aziendale e avere il maggiore impatto sui clienti dell'azienda?

iii. Quali processi sono più suscettibili di essere riprogettati con successo?

iv Qual è lo scopo del progetto di reingegnerizzazione e quali sono i costi?

v. Qual è la forza del team di reengineering e l'impegno dei proprietari dei processi e degli sponsor?

VI. Il miglioramento continuo può apportare i miglioramenti richiesti?

vii. Il processo è antiquato o la tecnologia utilizzata è obsoleta?

La risposta a queste domande può essere ponderata in base alle esigenze di miglioramento dell'azienda. Il processo selezionato dovrebbe avere un ambito di progetto di reingegnerizzazione gestibile con confini di processo ben definiti.

(iii) Valutare i fattori abilitanti:

La tecnologia dell'informazione e le questioni umane / organizzative agiscono come fattori abilitanti del processo di reingegnerizzazione. La valutazione tecnologica è ora diventata una competenza fondamentale richiesta a tutte le aziende. Le aziende dovrebbero sviluppare la capacità di valutare le tecnologie informatiche attuali ed emergenti e identificare l'applicazione creativa per ridisegnare i processi esistenti.

L'attuale cultura organizzativa dovrebbe anche essere valutata alla luce del cambiamento imminente che potrebbe essere causato dalla riprogettazione. Le culture partecipative e orientate al cliente che si sono evolute dalla rivoluzione della qualità forniscono un ambiente adatto per ulteriori cambiamenti. Ma l'entità del cambiamento creato dalla riprogettazione del processo rende la gestione del cambiamento una necessità. Dovrebbero essere affrontati problemi di misurazione e compensazione, percorsi di carriera, arricchimento del lavoro e formazione di nuove competenze.

(iv) Capire il processo attuale:

L'attuale processo deve essere compreso facendo ricorso a tecniche di valutazione del processo come diagrammi di flusso, diagrammi a lisca di pesce e distribuzione di funzioni di qualità. Lo scopo è creare un nuovo processo radicalmente migliore. L'attuale processo deve essere studiato per comprendere le attività che sono essenziali per il completamento.

Tutte le attività possono essere classificate in tre tipi:

(a) Lavoro a valore aggiunto - lavoro per il quale il cliente è disposto a pagare.

(b) Lavoro senza aggiunta di valore - lavoro che non crea alcun valore per il cliente ma è necessario per ottenere il lavoro di aggiunta di valore.

(C) Rifiuti - lavoro che non aggiunge né abilita valore.

Il valore aggiunto del lavoro consiste in tutte le attività che creano i beni e i servizi che i clienti desiderano. Ad esempio, se l'ordine di un cliente deve essere eseguito, le attività che aggiungono valore includono l'allocazione dell'inventario, il ritiro, l'imballaggio, la pianificazione del percorso e la spedizione. Il lavoro dei rifiuti è un lavoro la cui assenza non sarebbe notata dal cliente. Il lavoro dei rifiuti deve essere eliminato.

Il lavoro di aggiunta senza valore è la colla che lega il lavoro che aggiunge valore ai processi convenzionali. È principalmente il sovraccarico amministrativo: il reporting, il controllo, la supervisione, il controllo, la revisione e il coordinamento. Michael Hammer sostiene che è necessario progettare un lavoro di aggiunta senza valore riorganizzando le attività a valore aggiunto in un processo nuovo e più efficiente.

(v) Creare un nuovo design di processo:

La riprogettazione del processo richiede che inizi con una lavagna pulita. I reengineer dovrebbero sospendere le regole, le procedure e i valori correnti in modo da creare una nuova progettazione dei processi. Hanno anche bisogno di utilizzare i principi della reingegnerizzazione. La prima enfasi nella reingegnerizzazione di un processo consiste nell'eliminare tutto il lavoro di spreco. Successivamente, l'attenzione si concentra sull'eliminazione del lavoro che non aggiunge valore. Hammer ha rilevato che meno del 10% delle attività in un processo sono attività a valore aggiunto.

(vi) Implementare il processo reingegnerizzato:

La leadership è fondamentale per il processo di implementazione e per l'intero sforzo di reingegnerizzazione. I team di ingegneri di processo sono generalmente responsabili dell'implementazione dei nuovi progetti. Tuttavia, il supporto e il buy-in dei manager di linea sono cruciali per il successo. È inoltre essenziale formare i dipendenti con competenze aggiuntive necessarie per svolgere il nuovo ambiente.