Varie modalità di reporting e i suoi requisiti di base

Leggi questo articolo per conoscere le varie modalità di segnalazione e i suoi requisiti di base.

Varie modalità di reporting:

Le relazioni possono essere presentate sotto forma di dichiarazioni scritte, grafici e / o orali.

1. Dichiarazioni scritte:

(a) Convenzioni finanziarie formali:

Queste dichiarazioni possono riguardare uno o più dei seguenti:

(i) effettivo rispetto alle cifre preventivate;

(ii) Dichiarazioni comparative su un periodo di tempo.

(b) Statistiche tabulate:

Questa dichiarazione può trattare l'analisi statistica di un particolare tipo di spesa per un periodo di tempo o le vendite di un prodotto in un periodo in diverse regioni, ecc.

(c) Rapporti contabili:

I ratios possono essere parte dei rendiconti finanziari formali o essere forniti sotto forma di dichiarazioni separate.

Vengono inoltre fornite informazioni per gettare luce su alcuni aspetti delle operazioni di business, in particolare i seguenti:

(i) rendimento sul capitale impiegato;

(ii) rapporto profitto / volume;

2. Rapporti grafici:

Le informazioni possono essere presentate mediante report grafici, che forniscono una migliore visualizzazione visiva dei dati rispetto alla lunga serie di dati forniti nelle dichiarazioni. Grafici, diagrammi e immagini sono la solita forma di report grafici. Hanno il vantaggio di facilitare la comprensione rapida delle tendenze significative da parte dei destinatari di informazioni.

3. Rapporti verbali:

Le relazioni orali sono presentate per lo più a riunioni di gruppo e conferenze con individui. Tuttavia, i rapporti scritti sono sempre considerati la base più appropriata per importanti decisioni gestionali.

Requisiti di base di una buona relazione:

Un rapporto è un veicolo che trasporta informazioni a diversi livelli di amministrazione. La qualità del processo decisionale dipende in larga misura dalla qualità delle informazioni fornite e dalla tempestività e coerenza delle segnalazioni. Una buona segnalazione è necessaria per una comunicazione efficace.

Quindi, una buona relazione dovrebbe possedere i seguenti requisiti di base:

1. Prontezza:

Significa che la relazione deve essere preparata e presentata in tempo. I rapporti sono pensati per l'azione. I dirigenti aziendali possono aver bisogno di rapporti rapidi per prendere decisioni quotidiane. In questi casi la precisione può essere sacrificata per la velocità e la necessità tempestiva. Al fine di raggiungere la prontezza i dirigenti possono migliorare i metodi di raccolta dei dati e impiegare dispositivi moderni di contabilità meccanica.

2. Forma e consenso:

Una buona relazione dovrebbe avere un titolo suggestivo, intestazioni e sottotitoli, divisioni di paragrafo, cifre statistiche, fatti, dati, ecc.

Inoltre il contenuto dovrebbe seguire una sequenza logica:

(a) il riassunto della posizione attuale;

(b) Il corso e i risultati attesi; e

3. Comparabilità:

I rapporti sono anche pensati per un confronto. Quindi, l'informazione è posta in una certa prospettiva. I confronti sono generalmente influenzati nel tempo e con una norma di prestazione.

Le cifre dovrebbero essere fornite per un periodo precedente come "il mese scorso" o "lo stesso mese dell'anno scorso", ecc. Le cifre reali possono anche essere affiancate da budget, standard o stime corrispondenti. L'obiettivo è quello di evidenziare variazioni significative.

4. Consistenza:

La coerenza prevede la presentazione dello stesso tipo di informazioni tra diversi periodi di rendicontazione. La procedura uniforme dovrebbe essere seguita per un periodo di tempo per la raccolta, la classificazione e la presentazione delle informazioni contabili. È anche importante presentare le informazioni in modo coerente ai vari livelli operativi della gestione.

5. Semplicità:

Il rapporto dovrebbe essere in una forma semplice, non ambigua e concisa. In altre parole, la relazione dovrebbe evitare i gerghi tecnici ed essere presentata in uno stile semplice. L'utilizzo di unità di misura appropriate come quantità, valore, peso, ore macchina, ore uomo, percentuali, rapporto, numeri indice, ecc., Migliorerebbe notevolmente l'utilità del rapporto.

6. Controllabilità:

È necessario che ogni rapporto sia indirizzato a un centro di responsabilità e presenti fattori controllabili e incontrollabili separatamente. In questo modo, durante la segnalazione delle prestazioni rispetto a piani e obiettivi, è possibile analizzare in profondità le varianze, che sono controllabili, ei dettagli vengono interpretati in modo obiettivo per aiutare il gestore a intraprendere azioni correttive.

7. Appropriatezza:

I report vengono inviati a diversi livelli di gestione e i moduli devono essere progettati per adattarsi ai rispettivi livelli. Nel riferire al top management, le tendenze generali e le eccezioni significative devono essere presentate in forma sintetica con brevità, chiarezza e dovrebbero avere una copertura completa.

Le segnalazioni ai responsabili dei dipartimenti devono essere più dettagliate e riguardano tutti gli aspetti relativi ai loro dipartimenti. Le segnalazioni ai supervisori sezionali devono essere ancora più dettagliate con informazioni complete sulle loro sezioni.

8. Considerazioni sui costi:

Il costo del mantenimento del sistema di segnalazione dovrebbe essere commisurato ai benefici che ne derivano. Quindi, potrebbe non essere un onere inutile sulle risorse dell'impresa.

9. Precisione:

Il rapporto dovrebbe essere ragionevolmente accurato. Ciò significa che il report deve essere corretto entro il margine di errore consentito; in caso contrario la direzione potrebbe perdere fiducia nei rapporti.