I 4 principali tipi di rapporti preparati per la gestione (con diagramma)

I seguenti punti evidenziano i primi quattro tipi di rapporti preparati per la gestione, vale a dire, (1) Classificazione in base all'oggetto e scopo (2) Classificazione in base alla natura (3) Classificazione in base al periodo (4) Classificazione di Rapporti sulla base delle funzioni.

Rapporti per il tipo di gestione n. 1. Classificazione in base all'oggetto e allo scopo:

(a) Relazioni esterne:

I rapporti preparati per utenti esterni o per le persone esterne all'azienda sono noti come rapporti esterni. Gli utenti esterni possono includere azionisti, investitori, creditori, fornitori e banchieri. Anche se la società potrebbe non essere responsabile per gli estranei, tuttavia alcuni rapporti sono pensati per gli estranei.

La società pubblica il conto economico e lo stato patrimoniale alla fine di ogni esercizio finanziario e tali dichiarazioni sono depositate presso il registro delle società e delle borse. Si prevede che le dichiarazioni finali dei conti siano conformi a determinati dettagli di base in India. Il Companies Act 1956 ha reso obbligatorio divulgare alcune informazioni minime nei conti definitivi. Di seguito è riportata un'istanza di Bilancio e Conto Economico presentata per gli utenti esterni attraverso la relazione annuale di MRO-TEK LIMITED 2007-2008.

(b) Rapporti interni:

I rapporti interni si riferiscono a quei rapporti che sono destinati a diversi livelli di gestione. I report interni non sono documenti pubblici e non ci si aspetta che siano conformi agli standard. Questi report vengono preparati tenendo conto delle esigenze di smaltimento per la scansione.

Questi report possono essere pensati per livello superiore, livello medio e livello inferiore. Il rapporto destinato a diversi livelli di gestione può essere considerato come relazioni interne. La frequenza di questi rapporti varia in base allo scopo che servono.

Alcuni dei rapporti interni che sono comunemente usati sono! Rapporto periodico sul conto economico e finanziario, rendiconto finanziario, variazioni del capitale circolante, report sui costi di produzione, andamento della produzione e utilizzo della capacità. Report sull'andamento del fatturato, rapporti sull'utilizzo dei materiali, rapporti periodici sulle vendite, periodi di recupero crediti e spese di vendita e distribuzione, rapporto sulla posizione delle scorte ecc.

Ad esempio, di seguito è riportato il rapporto sulle tendenze di produzione:

Rapporti per il tipo di gestione n. 2. Classificazione sulla base della natura:

Secondo la natura, i rapporti possono essere classificati in tre categorie:

(a) Rapporti delle imprese:

Questi rapporti sono preparati per la preoccupazione nel suo complesso. Questi rapporti fungono da canale di comunicazione con gli estranei. Le relazioni aziendali possono riguardare tutte le attività dell'impresa o possono essere correlate a diverse attività. I rapporti delle imprese possono includere lo stato patrimoniale, il conto economico, le dichiarazioni dei redditi, la relazione sull'occupazione, il rapporto del presidente.

Questi report contengono informazioni standardizzate e sono vantaggiosi per gli estranei. L'interpretazione del rendiconto finanziario può anche essere effettuata da queste relazioni. Le relazioni sono importanti dal punto di vista dell'analisi finanziaria. Ad esempio, di seguito è riportato il rapporto del presidente presentato da ShashiRuia, presidente di Essar Steel Ltd., riprodotto per informazione:

Dichiarazione del Presidente:

Gentile Azionista,

Ora è ben accettato dai sapientoni economici e dagli studi condotti in tutto il mondo che l'India e la Cina domineranno l'economia mondiale nel 21 ° secolo. L'India è oggi la quarta più grande economia in termini di parità di potere d'acquisto e dovrebbe superare il Giappone e diventare la terza potenza economica dopo gli Stati Uniti d'America e la Cina, prima della fine del decennio. Mentre l'India si prepara a diventare una superpotenza economica, deve accelerare ulteriormente il ritmo delle riforme e della liaberalizzazione, consentendo lo sviluppo di infrastrutture di livello mondiale, produzione competitiva su scala, tecnologia e sviluppo sostenibile.

La crescita del PIL di oltre il 6, 5% degli investimenti significativi in ​​infrastrutture, una buona produzione agricola e un forte aumento della domanda dei consumatori in tutti i settori favoriscono l'industria. Se saremo in grado di raggiungere una crescita del PIL dell'8% all'anno, l'India sarà la democrazia del libero mercato in più rapida crescita al mondo.

Acciaio la spina dorsale dell'industria:

L'industria siderurgica è fondamentale per la competitività e la sicurezza economica di una nazione. L'acciaio è parte integrante della costruzione di ponti, ferrovie, case, automobili, elettrodomestici e molto altro. Gli acciai di oggi sono radicalmente diversi da quelli disponibili dieci anni fa. Sono più leggeri, più resistenti e più versatili.

Il settore ha subito una profonda trasformazione negli ultimi anni con aziende che investono in nuove tecnologie di processo e di prodotto, miglioramenti della capacità e iniziative di assistenza ai clienti. Le società siderurgiche indiane sono all'avanguardia nella tecnologia e spendono somme considerevoli in ricerca e sviluppo.

L'industria e in particolare la vostra azienda sono in grado di competere a livello internazionale su tecnologia, qualità e prezzo e hanno dimostrato che l'India di domani appartiene agli imprenditori indiani e ai consumatori indiani. Il governo deve incoraggiare e sostenere l'industria con una politica più realistica di minerale di ferro che crei condizioni di parità.

Essar Steel: un anno ricco di eventi:

Gli eccellenti risultati di Essar Steel dimostrano il successo dell'azienda nel migliorare strutturalmente le sue prestazioni operative a seguito di azioni strategiche e esecuzione tempestiva dei progetti. Abbiamo visto alcuni segnali di eccesso di offerta nei mercati internazionali, ma non lo vediamo come una questione a lungo termine. La tua azienda è anche molto più preparata a gestire ciclicamente i mercati grazie alla sua copertura geografica e al portafoglio di prodotti.

Essar Steel è ora un produttore completamente integrato con controllo end-to-end di tutte le operazioni relative alla produzione dell'acciaio. L'acquisizione di Hy-Grade Pellets Ltd. e Steel Corporation di Gujarat Ltd. rendono la vostra azienda un produttore di acciaio totalmente integrato. La società ha intrapreso una serie di iniziative nei suoi impianti di produzione per soddisfare la sua missione di essere uno dei produttori di acciaio più efficienti in termini di costi a livello globale.

Da Bailadilla, dove si trova l'impianto di arricchimento del minerale di ferro, vicino alle miniere di ferro, fino alla fase finale in cui i prodotti finali vengono spediti verso destinazioni nazionali e internazionali, la vostra azienda ha assicurato che ogni fase della produzione è perfettamente integrata. Questo ci consentirà di offrire prodotti personalizzati di alta qualità per l'utilizzo in un'ampia gamma di settori quali componenti automobilistici e auto, elettrodomestici, edilizia e beni di consumo durevoli.

Ci concentriamo sull'aggiunta di valore in ogni fase della produzione e indirizziamo anche i nostri sforzi verso mercati ad alto reddito. Lo facciamo con un marketing mirato in segmenti di clientela specializzati e supporto tecnico e post-vendita. Prevediamo che questi prodotti a valore aggiunto contribuiranno per oltre il 35% dei ricavi dell'azienda nel prossimo anno.

Guardando avanti:

Attualmente stiamo producendo una capacità di 3 milioni di tonnellate e abbiamo programmato di aumentarlo a 4, 6 milioni di tonnellate entro giugno 2006, rendendoci il più grande produttore di acciaio piatto nel settore privato in India. Ciò comporterà un investimento incrementale del crore 2000, che è molto inferiore alla media del settore e ridurrà considerevolmente i nostri costi di produzione. Intendiamo inoltre aumentare la capacità di produzione di pellet a Visakhapatnam da 4 a 8 milioni di tonnellate in questo anno fiscale.

Le acquisizioni, le espansioni di capacità, l'aggiornamento tecnologico e altre misure di miglioramento della produttività offriranno all'azienda un significativo vantaggio competitivo nei mercati nazionali e internazionali. La nostra spinta a mantenere la leadership dei costi attraverso processi di produzione integrati, ricerca e innovazione nuove e alta produttività garantirà una copertura contro il ciclo.

Gestione del turnaround finanziario:

La tua azienda è stata in grado di costruire una piattaforma per il consolidamento e sostenere il ringiovanimento delle sue prestazioni. Nell'ottobre 2002, al momento dell'annuncio del pacchetto CDR, la Società aveva un debito a termine di? Crore 5371, che è stato ridotto a crore Rs 4262 al 31 marzo 2005, una riduzione di oltre crore Rs 1100. Il significativo turnaround finanziario della Società in un così breve periodo di tempo è davvero degno di nota. Con tutti gli altri parametri di performance finanziaria che mostrano un notevole miglioramento, la tua azienda è in una posizione molto più forte per pianificare una crescita più aggressiva.

La nostra forza motrice:

Essar Steel è oggi in un punto significativo della sua storia. Il passato ci ha insegnato che abbiamo usato per costruire una piattaforma di sicurezza dal futuro. Devo riconoscere gli enormi sforzi profusi dai dipendenti a tutti i livelli, che devono essere ammirevolmente raggiunti dalle sfide che il cambiamento porta inevitabilmente. Le organizzazioni devono continuamente cambiare per sopravvivere e prosperare. La famiglia Essar ha dimostrato capacità e resilienza per gestire questo cambiamento. Guardiamo al futuro con fiducia che emerge dalle nostre azioni e dai risultati raggiunti dalla nostra gente, mentre ci prepariamo ad affrontare il "Brave New World".

Colgo inoltre l'occasione per ringraziare i nostri clienti, venditori, soci in affari e banchieri che ci hanno aiutato a venire fin qui e attendo con impazienza il loro continuo sostegno nel nostro viaggio verso la globalizzazione.

Grazie.

ShashiRuia Presidente

(b) Rapporti di controllo:

I rapporti di controllo riguardano due aspetti. Un aspetto riguarda le prestazioni personali e l'altro aspetto riguarda la performance economica. Il primo tipo di rapporti viene preparato e segnalato per giudicare le prestazioni dei dirigenti e dei capi dei vari centri di responsabilità con quali prestazioni avrebbero dovuto essere nelle circostanze prevalenti.

Vengono inoltre identificati i motivi delle deviazioni nelle prestazioni. Il secondo tipo di rapporti mostra quanto bene il centro di responsabilità sia stato considerato un'attività economica. Tale analisi viene effettuata periodicamente. Questo tipo di analisi richiede l'uso della contabilità a costo pieno anziché della contabilità di responsabilità.

I rapporti di controllo dovrebbero considerare quanto segue:

(i) I rapporti di controllo dovrebbero essere correlati alla responsabilità personale.

(ii) Dovrebbero confrontare le prestazioni effettive con gli standard.

(iii) Dovrebbero evidenziare informazioni significative.

(iv) Questi rapporti devono essere inviati a tempo debito per consentire l'adozione di misure correttive.

(v) Se possibile, è possibile calcolare vari rapporti di contabilità, capacità, efficienza, attività e rapporti di calendario.

(c) rapporti investigativi:

Questi report sono collegati a report di controllo. Nel caso in cui sorgano alcuni problemi gravi, le cause di questa situazione vengono studiate e analizzate, i report investigativi si basano sull'esito di studi di soluzioni speciali. Questi rapporti sono intermittenti e sono preparati solo quando sorge una situazione. Sono preparati secondo la natura di ogni situazione. Sono utili per la gestione nell'analisi delle cause di alcuni problemi.

Esempio di rapporto di indagine:

Le seguenti informazioni sono disponibili nel rapporto sui costi mensili di M / s Hard Engineering Co.:-

Rapporti per il tipo di gestione n. 3. Classificazione in base al periodo:

Secondo il periodo i repot possono essere classificati come sotto:

(a) Rapporti di routine:

Questi rapporti sono preparati sul funzionamento quotidiano della preoccupazione. Vengono periodicamente inviati a vari livelli di gestione. Queste persone possono differire in base alla natura delle informazioni sui dettagli da segnalare per quanto riguarda la tempistica, possono essere inviate giornalmente, settimanalmente, mensilmente o trimestralmente.

Le relazioni di routine possono riguardare informazioni sulle vendite, dati sulla produzione, spese in conto capitale, acquisti di materie prime, tendenze del mercato, ecc. Si tende a ignorare le relazioni di routine di tutti i destinatari a causa della loro natura di routine. Le informazioni importanti nel rapporto devono essere evidenziate o presentate in modo diverso o possono essere scritte con un inchiostro diverso.

Esempio di due report di routine sono:

1. Dichiarazione di produzione

2. Dichiarazione delle spese

(b) Relazioni speciali:

La direzione può incontrare alcune difficoltà e il rapporto di routine potrebbe non fornire sufficienti informazioni per affrontare tali situazioni. In tali circostanze, sono richieste relazioni speciali. Relazioni speciali sono richieste solo per scopi speciali.

Questi rapporti sono preparati in base alle necessità della situazione. Le informazioni contabili disponibili potrebbero non essere sufficienti, pertanto potrebbe essere necessario raccogliere dati speciali. Potrebbe essere necessario aggiungere personale aggiuntivo per la compilazione di questi rapporti. Può anche implicare il coordinamento di diversi dipartimenti e diversi livelli di gestione. Secondo J. Batty33, le relazioni speciali dovrebbero essere suddivise in sezioni, ciascuna delle quali copre i seguenti scopi principali: 1. Motivo del rapporto 2. Indagine effettuata 3. Individuazione di una conclusione e raccomandazioni.

Relazioni speciali possono trattare i seguenti argomenti:

(i) Informazioni sull'analisi di mercato e sui metodi di distribuzione dei concorrenti.

(ii) Cambiamenti tecnologici nell'industria.

(iii) Problemi relativi all'acquisto di materiali.

(iv) Rapporti sul cambiamento dei metodi di produzione e sulle loro implicazioni.

(v) questioni relative all'associazione commerciale.

(vi) Relazione del segretario su questioni aziendali.

(vii) Sviluppo politico in patria e all'estero con impatto sulle imprese.

(ix) Segnala l'effetto della capacità inattiva sul costo di produzione.

(x) Prendere o acquistare decisioni.

(xi) Segnala il metodo più adatto per raccogliere fondi.

(xii) L'effetto delle controversie sul lavoro sulla produzione e sui costi di produzione.

(xiii) Relazione sulle previsioni economiche generali.

(xiv) Studio di fattibilità per un progetto.

(xv) Relazione sugli effetti del cambiamento nella politica governativa.

Rapporti per il tipo di gestione n. 4. Classificazione dei rapporti in base alle funzioni:

Secondo la funzione, i rapporti possono essere suddivisi in due categorie:

(a) Rapporti operativi

(b) Rapporti finanziari

(a) Rapporti operativi:

Questi rapporti forniscono informazioni sulle operazioni del problema.

I report operativi possono consistere in quanto segue:

(i) Rapporti di controllo:

Questi report sono utilizzati a fini di controllo di gestione. Sono intesi per individuare deviazioni dalle prestazioni preventivate senza perdite di tempo, in modo da poter intraprendere azioni correttive. I rapporti di controllo vengono anche utilizzati per valutare le prestazioni degli individui.

(ii) Rapporti informativi:

Queste relazioni sono pronte a fornire informazioni utili che consentiranno la pianificazione e la formazione delle politiche per il futuro. Le relazioni informative possono assumere la forma di rapporti sulle tendenze e rapporti analitici. I rapporti sulle tendenze forniscono informazioni in forma comparativa su un periodo di tempo. La presentazione grafica può essere efficacemente utilizzata nei report di tendenza. Al contrario dei report sulle tendenze, i report analitici forniscono informazioni in modo classificato sulla composizione di determinati risultati, in modo da identificare fattori specifici nel totale complessivo.

(b) Rapporti finanziari:

Queste relazioni forniscono informazioni sulla posizione finanziaria della preoccupazione in date specifiche o movimenti di finanze in un determinato periodo. Lo stato patrimoniale fornisce informazioni su un problema in una data specifica. D'altra parte, il rendiconto finanziario fornisce dati sul movimento di cassa durante un determinato periodo. Questi report possono essere statici o dinamici. Lo stato patrimoniale e altri rapporti sussidiari sono esempi di rapporti statici; Il flusso di cassa, le dichiarazioni di flusso di fondi e altri rapporti che mostrano la posizione finanziaria rispetto al budget sono esempi di report dinamici.