Gestione dell'ufficio ed importanza
Gestione dell'ufficio ed è importante!
La gestione dell'ufficio è la tecnica di pianificazione, organizzazione, coordinamento e controllo delle attività dell'ufficio al fine di raggiungere gli obiettivi aziendali e si occupa delle prestazioni efficienti ed efficaci del lavoro d'ufficio. Il successo di un'azienda dipende dall'efficienza del suo ufficio. Il volume di lavoro cartaceo negli uffici è aumentato in questi giorni a causa dell'industrializzazione, dell'esplosione demografica, del controllo governativo e dell'applicazione di varie leggi fiscali e del lavoro a qualsiasi impresa commerciale. Efficienza ed efficacia che sono parole chiave nella gestione sono raggiunte solo attraverso un'adeguata pianificazione e controllo delle attività, la riduzione dei costi d'ufficio e il coordinamento di tutte le attività di business.
"La gestione dell'ufficio può essere definita come un compito di pianificazione, coordinamento, motivazione degli sforzi degli altri verso gli obiettivi specifici in ufficio".
"La gestione dell'ufficio, come una funzione, è quella branca dell'arte e della scienza della gestione che si occupa delle prestazioni efficienti del lavoro d'ufficio quando e dove quel lavoro deve essere fatto." - William If. Leffingwell e Edwin M. Rot.
"La gestione dell'ufficio è manipolazione e controllo di uomini, metodi, macchine e materiali per ottenere i migliori risultati possibili - risultati della massima qualità possibile con il minimo dispendio e spesa possibile, nel minor tempo possibile e in modo accettabile per il top management. "- Harry H. Wylie.
Questa definizione sottolinea l'utilizzo di risorse aziendali come materiali, metodi, ecc. Per raggiungere gli obiettivi e i risultati in un modo migliore e più economico e nel minor tempo possibile.
"La gestione dell'ufficio è l'arte di guidare il personale dell'ufficio nell'uso di mezzi adeguati al suo ambiente per raggiungere il suo scopo specifico." - Mills and Standinhford.
Secondo questa definizione, è necessaria una corretta comprensione dello scopo oggettivo in modo che tutti gli sforzi e le attività siano rivolti al suo raggiungimento. L'ambiente in cui il lavoro d'ufficio deve essere svolto è fornito dalla direzione dopo un'adeguata pianificazione. Ambiente significa ambiente in cui operano i dipendenti di un'azienda. Include fattori fisici come posizione, layout, temperatura di illuminazione, ventilazione, pulizia, ecc. Varie leggi commerciali, pratiche doganali, ecc. Devono essere rese note ai dipendenti.
In questa definizione, l'autore ha trattato la gestione dell'ufficio come un'arte di guidare e dirigere personale o dipendenti nell'organizzazione nell'uso di vari mezzi come attrezzature per macchine, moduli per ufficio, manuali, metodi, ecc. La definizione sottolinea lo sviluppo di persone nel ufficio e non direzione delle cose. La direzione dell'ufficio deve comprendere il comportamento e le esigenze del suo dipendente in modo da motivarlo a lavorare influenzandolo e fornendo incentivi per raggiungere l'obiettivo dell'organizzazione.
In parole semplici, la gestione dell'ufficio può essere definita come "un processo distinto di pianificazione, organizzazione, gestione del personale, direzione, coordinamento e controllo al fine di facilitare il raggiungimento degli obiettivi di qualsiasi impresa" la definizione mostra le funzioni manageriali di un manager amministrativo. Il seguente diagramma indica vari elementi o funzioni nel processo di gestione dell'ufficio.
Importanza della gestione dell'ufficio:
I seguenti punti evidenziano l'importanza della gestione dell'ufficio:
(i) Aiuti per il raggiungimento degli obiettivi:
Gli obiettivi o gli obiettivi sono risultati in termini quantitativi che devono essere raggiunti in un dato momento. La gestione fa sì che le persone realizzino gli obiettivi e dirigano i loro sforzi verso il raggiungimento di questi obiettivi.
(ii) Uso ottimale delle risorse:
La gestione aiuta nell'utilizzo efficace delle risorse. Le scarse risorse sono sfruttate in modo ottimistico dai gestori. I manager determinano il coordinamento e l'integrazione di varie risorse. È la gestione che guida il personale in ufficio nell'uso delle risorse.
(iii) Riduzione dei costi:
I costi dell'ufficio possono essere ridotti solo sotto la guida e il controllo di una gestione efficiente. Office Management è interessato a svolgere le attività d'ufficio in un modo migliore e più economico. La riduzione dei costi è uno degli obiettivi del management che può essere raggiunto attraverso la semplificazione e la meccanizzazione del lavoro. Attraverso una migliore pianificazione, una solida organizzazione e un controllo efficace, la gestione consente di ridurre i costi e preparare un'impresa ad affrontare la concorrenza spietata.
(iv) Flusso di lavoro regolare:
Il flusso di lavoro ininterrotto è possibile solo se esiste una pianificazione e un controllo adeguati. La gestione assicura un flusso di lavoro efficiente e regolare.
(v) Aiuta a mantenere l'efficienza dell'ufficio:
La gestione aiuta a mantenere l'efficienza in un ufficio. Un manager non solo esegue e produce risultati, ma lo fa anche nel modo più efficiente in modo da contribuire alla generazione di profitto.
(vi) Gestire la sopravvivenza e la crescita:
La gestione deve svolgere un ruolo importante nel mantenere viva l'organizzazione. I cambiamenti nella tecnologia e nei metodi devono essere anticipati e adattati per la sopravvivenza e la crescita. È solo la gestione che può farlo e modella l'impresa in un ambiente così mutevole.
(vii) Fornisce innovazione:
L'innovazione sta trovando un modo nuovo, diverso e migliore di fare il lavoro esistente. Per pianificare e gestire l'innovazione, la gestione deve svolgere un ruolo importante. I suggerimenti dei clienti, le informazioni dei venditori, la sorveglianza ravvicinata sulle attività dei concorrenti forniscono una fonte di innovazione.
(viii) aiuta a mantenere il talento e ad inculcare il senso di lealtà nel personale di ufficio:
Una gestione efficiente aiuta a mantenere dipendenti di talento e laboriosi offrendo loro un ambiente di lavoro confortevole. Il manager deve motivare i suoi dipendenti riconoscendo e apprezzando i loro talenti.
(ix) Fornisce la leadership:
La gestione fornisce la leadership influenzando e guidando il personale dell'ufficio. I manager influenzano i suoi subordinati a lavorare volontariamente per raggiungere gli obiettivi organizzativi.
(x) Gestione delle modifiche:
L'importanza della gestione dell'ufficio è che aiuta a pianificare il cambiamento e ad introdurlo nel momento giusto e nel modo giusto. A causa del cambiamento dei metodi tecnologici, le procedure di lavoro, ecc. Devono essere cambiate per efficienza ed economia. Le persone resistono al cambiamento a causa della mancanza di comprensione delle ragioni del cambiamento e della mancanza di formazione in nuovi metodi. La gestione aiuta a ridurre al minimo la resistenza delle persone e agisce come un agente di cambiamento.
(xi) Mantenimento delle pubbliche relazioni:
La gestione dell'ufficio aiuta a migliorare le relazioni pubbliche e ad accrescere la buona volontà di un'impresa affrontando le lamentele dei consumatori e del pubblico in generale.
(xii) Benefici sociali:
La gestione è vantaggiosa non solo per le imprese, ma anche per i diversi segmenti della società. Fornisce e mantiene il collegamento con vari tipi di fornitori, banche, compagnie assicurative, dipartimenti governativi e pubblico in generale. Beneficia la società nel suo insieme fornendo i suoi servizi.
(xiii) Facilita il coordinamento e il controllo delle varie funzioni dell'ufficio:
La gestione dell'ufficio aiuta ad armonizzare tutte le attività dell'ufficio. Facilita il controllo influenzando il comportamento degli eventi per garantire la loro conformità al piano.
