Come rendere il tuo processo di pianificazione molto più efficace? (9 passaggi)
Ogni business unit ha i suoi problemi e questi sono presi in considerazione nell'elaborazione dei dettagli dei piani. Tuttavia, ci sono alcuni passaggi di base che devono essere seguiti in ogni tipo di pianificazione. Quando vengono seguiti questi passaggi, il processo di pianificazione diventa sistematico.
Di seguito è una breve spiegazione di questi passaggi:
1. Determinazione degli obiettivi:
Il primo passo nella pianificazione è determinare chiaramente gli obiettivi del business. È un punto di partenza in quanto tutti i membri dell'organizzazione devono sapere cosa si vuole ottenere in futuro. Prima di tutto, vengono stabiliti gli obiettivi dell'intera organizzazione e vengono specificati gli obiettivi di ciascun dipartimento.
È meglio se gli obiettivi sono specificati come primario e secondario. Gli obiettivi principali o principali dovrebbero essere molto chiari a tutti i dipendenti dell'organizzazione poiché specificano i risultati attesi e indicano cosa deve essere fatto. Tuttavia, tutte le opportunità future dovrebbero essere attentamente analizzate prima al momento della definizione degli obiettivi.
2. Costruire i locali di pianificazione:
Il secondo passo è determinare le previsioni su cui basare la pianificazione. Se queste previsioni sono accurate, il processo di pianificazione sarà più utile. Queste previsioni si riferiscono al prezzo di un prodotto, al tasso salariale, ai materiali, alla potenza, alla disponibilità di personale, ecc. Determinati fattori esterni che sfuggono al controllo di un gestore come il livello dei prezzi, la situazione politica e gli sviluppi tecnologici non possono essere previsti in modo molto accurato.
Tuttavia, quei fattori che sono completamente controllabili (come l'efficienza dei lavoratori) dovrebbero essere previsti con attenzione in modo tale da ottenere i risultati desiderati. È sempre meglio che i locali siano concordati all'unanimità da tutti i gestori.
3. Raccolta, analisi e classificazione delle informazioni:
Per una pianificazione efficace, tutti i dati rilevanti dovrebbero essere raccolti, analizzati e classificati. I suggerimenti dovrebbero essere invitati anche dal personale operativo. I dati così raccolti dovrebbero essere tabulati per facilitare l'analisi. Tutti i dati utili dovrebbero essere inclusi per facilitare l'analisi e l'interpretazione.
4. Determina i corsi alternativi:
La quarta fase della pianificazione consiste nello scoprire i percorsi di azione alternativi, vale a dire, sviluppare più di una linea d'azione. Ad esempio, se sono necessari più fondi, questi possono essere sollevati in modi diversi, come l'emissione di capitale azionario, l'aumento di prestiti da banche o istituti finanziari o depositi pubblici, ecc.
Tutti questi corsi dovrebbero essere adeguatamente valutati per scoprire la linea d'azione più utile. Uno sforzo dovrebbe essere fatto per ridurre le alternative al minimo possibile.
5. Valutazione della linea di condotta alternativa:
Ogni alternativa viene valutata in termini di risultati e benefici attesi. I punti di forza e di debolezza di ogni alternativa dovrebbero essere attentamente valutati. I fattori usuali e comuni considerati al momento della valutazione delle alternative sono rischio, carenza di capitale, obiettivi a lungo raggio, ecc.
Al fine di rendere efficace il processo di valutazione, le usuali tecniche utilizzate comprendono tecniche statistiche e ricerca operativa.
6. Selezione di un piano:
Il prossimo passo è selezionare l'alternativa migliore. Quando i risultati comparativi di diverse alternative sono tabulati, viene selezionata l'alternativa che sembra essere la migliore. La selezione dovrebbe essere fatta con attenzione poiché le conseguenze della selezione di una particolare linea d'azione sono di vasta portata.
7. Formazione di piani derivati:
Per raggiungere gli obiettivi dei piani principali, vengono inquadrati i piani derivati o derivati. Per attuare il piano generale, ciascun capo dipartimentale prepara un piano del suo dipartimento.
Se una società decide di sviluppare un nuovo prodotto installando alcune nuove macchine, i piani sussidiari includeranno l'assunzione di nuovi dipendenti, l'approvvigionamento di fondi, la pubblicità di nuovi prodotti, l'acquisto di materie prime, ecc.
8. Comunicazione dei piani:
Il prossimo passo nella pianificazione è di comunicare il piano a tutti i manager dell'organizzazione in modo che cooperino con tutto il cuore nell'implementazione dei piani. È meglio associare tutti i manager al processo di pianificazione in modo che sviluppino un senso di partecipazione alla gestione.
9. Controllo dei piani:
L'ultimo passo nella pianificazione è guardare i progressi di un piano e annotarne le carenze e le debolezze. Queste carenze dovrebbero essere corrette o rimediate senza alcun ritardo e tutti i piani futuri dovrebbero essere fatti alla luce di queste insidie. Quindi, una revisione continua dei piani aiuta la direzione a mantenere aggiornati i piani.
