Buon sistema di segnalazione: i 13 principi principali
I seguenti punti mettono in evidenza i tredici principi di un buon sistema di gestione dei rapporti. Essi sono: 1. Corretto flusso di informazioni, 2. Tempi corretti, 3. Informazioni accurate, 4. Base del confronto, 5. I rapporti devono essere chiari e semplici, 6. Costo, 7. Valutazione della responsabilità, 8. Adeguatezza, 9 Visual Reporting, 10. Principio di coerenza, 11. Factual, 12. Principio di Brevity e 13. Principio di programmazione.
Buon sistema di segnalazione Principio n. 1. Flusso corretto di informazioni:
Un buon sistema di segnalazione dovrebbe avere un flusso adeguato di informazioni. Le informazioni dovrebbero passare dal luogo appropriato ai giusti livelli di gestione. Le informazioni devono essere inviate nella forma corretta e in un momento opportuno in modo che aiuti nella pianificazione e nel coordinamento.
La frequenza delle segnalazioni dipenderà dalla natura del rapporto, dai tipi di dati richiesti per la preparazione delle informazioni e dai costi connessi alla preparazione di tali rapporti. Il flusso delle segnalazioni dovrebbe essere tale da non causare ritardi nell'assunzione delle decisioni. Le relazioni dovrebbero fluire ad intervalli regolari in modo tale che le esigenze informative dei diversi livelli manageriali siano soddisfatte al momento opportuno.
Il flusso di informazioni è un'attività continua e influisce su tutti i livelli dell'organizzazione. Le informazioni possono fluire verso l'alto, verso il basso o lateralmente all'interno di un'organizzazione. Ordini, istruzioni, piani, ecc. Possono fluire dall'alto verso il basso. Rapporti, lamentele, suggerimenti ecc. Possono fluire dal basso verso l'alto. Notifiche, lettere; insediamenti, i reclami possono fluire dall'esterno. Anche le informazioni fluiscono lateralmente da un manager all'altro allo stesso livello attraverso riunioni, discussioni, ecc.
Buon sistema di segnalazione Principio n. 2. Tempi corretti:
Poiché i report vengono utilizzati come dispositivi di controllo, devono essere presentati al più presto o immediatamente dopo gli eventi di un evento. Il tempo necessario per la preparazione delle relazioni dovrebbe essere ridotto al minimo; per i rapporti di routine il periodo dovrebbe essere noto e rigorosamente rispettato. Sarà uno spreco di tempo e sforzi per preparare le informazioni che è troppo tardi per essere utili. L'assenza di informazioni quando necessario comporterà decisioni sbagliate o un rinvio delle decisioni su questioni che potrebbero essere urgenti.
Buon sistema di segnalazione Principio n. 3. Informazioni accurate:
Le informazioni dovrebbero essere il più accurate possibile. Se le informazioni fornite sono imprecise, potrebbe comportare decisioni sbagliate. Tuttavia, il grado di precisione può essere diverso nei diversi report. A volte, è possibile fornire informazioni parziali come guida per la definizione delle politiche future, pertanto il grado di precisione potrebbe essere inferiore. La fornitura di cifre esatte può comportare un problema di comprensione.
Le cifre approssimative sono più comprensibili rispetto a cifre accurate date fino a paisa. L'accuratezza non dovrebbe anche comportare costi eccessivi di preparazione, né dovrebbe essere raggiunta con il sacrificio della prontezza di presentazione. Sarà meglio avere dati approssimativi in un momento opportuno rispetto alle informazioni ritardate preparate accuratamente.
Buon sistema di segnalazione Principio # 4. Base del confronto:
Le informazioni fornite attraverso le relazioni saranno più utili quando vengono fornite rispetto alle cifre precedenti, agli standard stabiliti o agli obiettivi stabiliti. Il confronto delle informazioni con cifre passate o preventivate permetterà al lettore di scoprire le tendenze delle variazioni. L'autorità decisionale sarà in grado di utilizzare la figura comparativa mentre prende una decisione. È inoltre possibile avviare misure correttive per migliorare le prestazioni passate. Il responsabile della gestione può rendere più utili i rapporti dando le proprie interpretazioni alle informazioni.
Buon sistema di segnalazione Principio # 5. I rapporti dovrebbero essere chiari e semplici:
Lo scopo di preparare i report è di aiutare il management nella pianificazione, nel coordinamento e nel controllo. Questo scopo può essere raggiunto solo quando i report sono facilmente comprensibili dai lettori. Le informazioni dovrebbero essere presentate in modo chiaro evitando dati estranei. Solo le informazioni importanti rilevanti dovrebbero diventare la parte di un rapporto. Se le informazioni di supporto non possono essere evitate, dovrebbero essere fornite in appendice o allegare una tabella separata.
Il metodo di presentazione delle informazioni dovrebbe essere tale da attrarre l'attenzione e consentire al lettore di formarsi un'opinione sulle informazioni. La presentazione grafica delle informazioni consentirà al lettore di scoprire le tendenze e anche di determinare le deviazioni più rapidamente rispetto ad altri metodi. La disposizione della presentazione dovrebbe essere breve, chiara e completa. La semplicità è una buona guida per la preparazione dei rapporti.
Buon sistema di segnalazione # 6. Costo:
I benefici derivati dal sistema di segnalazione devono essere commisurati al costo che comporta. Sebbene non sia possibile valutare il beneficio di questo sistema in termini monetari, ci dovrebbe essere uno sforzo per rendere il sistema il più economico possibile.
Buon sistema di segnalazione Principio # 7. Valutazione della responsabilità:
Il sistema di segnalazione dovrebbe consentire la valutazione della responsabilità manageriale. Gli obiettivi sono fissati per varie teste funzionali dipartimentali. La registrazione delle prestazioni effettive viene monitorata insieme agli standard in modo da consentire al management di valutare le prestazioni di individui diversi. Pertanto, il reporting gestionale dovrebbe essere concepito in modo tale da aiutare a valutare il lavoro assegnato a varie persone.
Buon sistema di segnalazione Principio # 8. Adeguatezza:
Un buon sistema di segnalazione sarà quel sistema di segnalazione in cui vengono dati dati adeguati alla direzione per suggerire possibili linee di azione. Dati adeguati forniti nei report consentono di risparmiare tempo prezioso di gestione e garantiscono un'attenzione immediata.
Principio del sistema di segnalazione buona n. 9. Segnalazione visiva:
Un buon sistema di segnalazione avrà rapporti visivi. È stato osservato che la segnalazione visiva con l'aiuto di grafici, diagrammi e diagrammi rispetto alla descrizione descrittiva attira l'occhio più rapidamente e lascia un'impressione duratura sulla mente degli utenti.
Principio del buon funzionamento del sistema di segnalazione # 10. Principio di coerenza:
Il principio di coerenza è seguito in un buon sistema di segnalazione. Vari formati utilizzati per la preparazione di vari report non dovrebbero essere modificati di volta in volta. Se in alcuni casi, qualsiasi formato viene modificato per apportare miglioramenti, le modifiche nel contenuto o nel formato dovrebbero essere giustificate.
Buon sistema di segnalazione Principio # 11. Factual:
Un buon sistema di segnalazione dovrebbe essere basato su rapporti contenenti informazioni concrete. La direzione deve prendere decisioni in futuro sulla base delle informazioni contenute in varie relazioni. Qualsiasi informazione falsa contenuta nei report non sarà utile per prendere decisioni corrette.
Buon sistema di segnalazione Principio # 12. Principio di Brevity:
Il principio di brevità dovrebbe essere seguito durante la segnalazione, dal momento che le relazioni lunghe sono molto difficili da analizzare e le relazioni lunghe in genere si basano molto sull'accentuazione di dettagli secondari irrilevanti e le principali questioni coinvolte non vengono prese correttamente.
Buon sistema di segnalazione Principio # 13. Principio di programmazione:
Il principio di programmazione dovrebbe anche essere seguito in modo che le relazioni possano essere preparate senza oneri eccessivi per il personale. I dipendenti devono disporre di tempo sufficiente per svolgere bene il lavoro nella preparazione della relazione. Il ritardo tra la raccolta dei dati e la relazione finale non dovrebbe essere molto più lungo.
