I 10 principi di riempimento da seguire in un ufficio

Questo articolo mette in luce i primi dieci principi di riempimento da seguire in un ufficio. I principi sono: 1. Semplicità 2. Idoneità 3. Accessibilità 4. Facilità di utilizzo 5. Compattezza 6. Flessibilità e adattabilità 7. Economia 8. Conservazione 9. Aggiornato 10. Classificazione.

Principio di riempimento # 1. Semplicità:

Il sistema ha seguito, la procedura adottata e l'attrezzatura utilizzata devono essere semplici e comprensibili da qualsiasi membro dello staff in virtù dell'intelligenza ordinaria. Naturalmente, nella maggior parte dei casi, la formazione viene impartita allo staff.

Principio di riempimento 2. Idoneità:

Il sistema e la procedura devono essere adeguati alla natura delle attività dell'organizzazione.

Principio di riempimento # 3. Accessibilità:

I file devono essere collocati in modo tale da essere facilmente accessibili a tutti gli interessati.

Principio di riempimento # 4. Facilità di manutenzione:

Il sistema deve essere tale che un file possa essere localizzato rapidamente, possa essere gestito convenientemente e possa essere conservato per la disponibilità in futuro ogni volta che sia necessario.

Principio di riempimento # 5. Compattezza:

Un inutilmente molto spazio non deve essere occupato dall'apparecchiatura di archiviazione. Nuove forme di equipaggiamento vengono scoperte per avere più utilità ma occupare meno spazio.

Principio di riempimento # 6. Flessibilità e adattabilità:

Il sistema deve avere possibilità di espansione per accogliere un numero maggiore di file con le crescenti attività del problema. Deve essere in grado di adattarsi ai cambiamenti nella procedura di deposito, ad esempio, modifica del metodo di classificazione.

Principio di riempimento # 7. Economia:

Qualunque sia il sistema adottato, deve essere economico. Tutte le spese inutili devono essere evitate. Il deposito è un lavoro regolare. Se è costoso, i costi di costituzione aumenteranno enormemente.

Filling Principle # 8. Retention:

Di tanto in tanto i documenti e i documenti superflui devono essere eliminati o i file non necessari vengono distrutti, altrimenti i file diventeranno inutilmente voluminosi, occupando spazio e non consentendo l'inserimento di nuovi documenti importanti.

Principio di riempimento # 9. Aggiornato:

File da aggiornare con l'inserimento di documenti senza alcun ritardo.

Principio di riempimento # 10. Classificazione:

I file devono essere correttamente classificati e indicizzati con riferimenti incrociati per una facile gestione.