Passaggi coinvolti nel processo di controllo

Il controllo è un processo continuo. Non viene applicato quando si fa tutto il resto. Ci possono essere alcuni controlli integrati nell'esercizio delle tecniche manageriali. Nonostante ciò, potrebbero esserci differenze negli standard da raggiungere e prestazioni effettive. Ciò potrebbe essere dovuto a limitazioni umane. Potrebbe essere necessario applicare alcuni metodi di controllo per migliorare le prestazioni.

Ci sono quattro passaggi nel processo di controllo:

(1) Impostazione degli standard di controllo,

(2) Misurazione della prestazione effettiva,

(3) Confronto tra prestazioni effettive e standard e

(4) Esecuzione di azioni correttive.

Questi passaggi sono discussi in dettaglio:

1. Impostazione degli standard di controllo:

Ogni azienda pianifica le proprie attività in anticipo. Sulla base dei piani, vengono fissati gli obiettivi e gli obiettivi di ogni reparto, filiale, ecc. Questi obiettivi vengono convertiti in quantità, valore, ora uomo ecc. Questi devono essere / raggiunti in futuro. Ci possono anche essere obiettivi qualitativi. Il raggiungimento di vari obiettivi è responsabilità di persone specifiche. Anche i livelli di realizzazione sono decisi in anticipo. Se un determinato risultato deve essere considerato soddisfacente, è opportuno predeterminare la media o la povertà in modo che le persone responsabili di tale lavoro siano in grado di valutare le loro prestazioni.

Alcuni punti strategici dovrebbero essere selezionati come controlli o parametri. Il prof. Newman ha suggerito quattro linee guida per la selezione dei punti strategici:

(i) I punti di controllo dovrebbero essere tempestivi in ​​modo che possano essere in grado di rivelare una deviazione significativa nel tempo, risparmiando così ulteriori perdite,

(ii) I punti di controllo dovrebbero essere tali da consentire osservazioni e report economici.

(iii) I punti di controllo, specialmente per i dirigenti di livello superiore, dovrebbero fornire un coraggio completo.

(iv) I punti di controllo dovrebbero essere tali da promuovere prestazioni equilibrate.

2. Misurazione della prestazione:

Il secondo passo nel controllo del processo è la misurazione delle prestazioni. Le prestazioni effettive vengono misurate rispetto agli standard impostati. Ciò consentirà al management di determinare se il lavoro viene svolto in base ai piani o meno. La misurazione degli obiettivi quantitativi è facile poiché saranno disponibili le cifre del lavoro svolto. Le prestazioni qualitative come le relazioni umane, il morale dei dipendenti, ecc. Possono essere misurate solo attraverso test psicologici e sondaggi.

La misurazione delle prestazioni è una parte importante del processo di controllo. Se la misurazione è tale che la deviazione viene rilevata al più presto, allora consentirà un'azione appropriata nel tempo. Se ciò non è possibile, le deviazioni dovrebbero essere rilevate il prima possibile.

3. Confronto tra prestazioni effettive e standard:

Il prossimo passo nel processo di controllo è il confronto delle prestazioni effettive con gli standard impostati.

Lo scopo di questo confronto è:

(a) Per scoprire eventuali deviazioni e

(b) Determinare le ragioni di tale deviazione.

Mentre si confrontano le prestazioni effettive con lo standard, vengono fissati anche alcuni limiti consentiti. Quando le deviazioni sono entro i limiti prescritti, non c'è motivo di preoccuparsi. Ma se le deviazioni sono superiori ai limiti consentiti allora richiede un'azione urgente. Questo è anche noto come "gestione per eccezione". Quando le cose vanno come da piani o entro i limiti consentiti, il top management non è tenuto a prenderne nota. D'altra parte, se le prestazioni non sono all'altezza, viene notificato al top management per l'adozione di misure correttive. Se il manager presta attenzione ad ogni deviazione, non sarà in grado di dare abbastanza tempo per cose importanti.

Quando le prestazioni effettive non sono al livello, le cause dovrebbero essere puntate. I passaggi necessari sono presi in modo che le prestazioni non vengano influenzate negativamente ancora una volta. Se non vengono fatti sforzi per rettificare le aree deboli, l'intero processo di controllo sarà inutile. Ogni volta che la performance è bassa rispetto agli standard, è necessario trovare immediatamente le ragioni.

4. Azione correttiva:

L'ultimo ma più importante passo nel controllo del processo è l'adozione di azioni correttive. Ogni volta che la performance è inferiore agli standard, dovrebbero essere fatti degli sforzi per correggerla. Qualunque sia la ragione delle basse prestazioni, vengono fatti sforzi per raggiungere gli obiettivi organizzativi. Nessun processo di controllo può correggere automaticamente gli errori in un sistema. È l'azione necessaria per stabilire le cose giuste, a volte gli obiettivi non sono realizzabili anche con più sforzi, quindi questi dovranno essere rivisti. L'azione di controllo può comportare la revisione dei piani e degli obiettivi, il cambiamento dei metodi di lavoro, il cambiamento nell'assegnazione delle mansioni, il cambiamento delle tecniche di direzione esistenti e il cambiamento nella struttura organizzativa.

L'azione correttiva generalmente coinvolge il top management. Alcune persone sostengono che intraprendere azioni correttive non è una parte del controllo ma una funzione manageriale separata. La sovrapposizione della funzione di controllo mostra solo l'unità del lavoro del manager. Mostra che il processo di gestione dovrebbe essere integrato.