Routine: significato, caratteristiche e importanza

Leggi questo articolo per conoscere la routine. Dopo aver letto questo articolo per informazioni su: 1. Significato della routine 2. Caratteristiche di una routine 3. Importanza di una routine 4. Alcuni processi di routine tipici di un segretario.

Significato della routine:

La pianificazione è necessaria per ogni tipo di lavoro. Pianificare significa pre-pensare.

Analisi di pianificazione:

Che cosa si deve fare?

Perché essere fatto?

Come si fa?

Da chi essere fatto?

Quando deve essere fatto?

Dove essere fatto?

La risposta a ogni domanda deve essere prima ottenuta e quindi deve essere tentata un'azione. Dopo il piano arriva la procedura.

Ogni pezzo di lavoro ha la sua procedura da fare. Una routine è un corso regolare di procedura. La parola "corso" include un senso di serie di azioni. Una routine, quindi, ha in sé una serie di azioni.

Una routine ha due aspetti:

a) Azioni, una dopo l'altra, in ordine di priorità e

(b) Un fattore temporale per ciascuna azione.

Un certo numero di routine rende un sistema che fornisce un quadro completo di alcune attività. Se guardiamo qualsiasi lavoro d'ufficio, troviamo entrambi gli aspetti. Ad esempio, la gestione della posta in arrivo. Le azioni del componente sono: ricezione delle mail, apertura, controllo dei contenuti, data stamping, ordinamento, distribuzione e mantenimento della traccia.

Ogni fase ha il proprio metodo e se il metodo è corretto, il tempo impiegato diventa minimo. Questa routine è una parte del sistema totale di corrispondenza. Non solo un lavoro deve essere fatto semplicemente, deve essere fatto in modo corretto, tempestivo ed efficiente. Questo è possibile se c'è una routine corretta. In un ufficio in cui le condizioni di lavoro sono favorevoli, l'attrezzatura è disponibile, la supervisione e il controllo sono presenti e il personale giusto viene impiegato, una routine diventa efficace. Preparare una routine per ogni pezzo di lavoro in un ufficio è una funzione dell'organizzazione dell'ufficio.

Caratteristiche di una routine:

(1) Un lavoro di routine consiste di più o una serie di passaggi. Una volta che un passaggio è noto, deve essere ripetuto nello stesso modo in ogni momento e da ogni persona che fa quel lavoro.

(2) Una routine deve essere formulata o preparata. Ci vuole più tempo per preparare una routine quando viene installato un nuovo ufficio. L'esperienza di altre organizzazioni simili ha un grande valore.

(3) Una routine ha uno scopo e ogni fase contribuirà al raggiungimento di tale scopo.

(4) Tutti i passaggi devono avere correlazione e sequenza temporale definita.

(5) Non ci deve essere una duplicazione del lavoro, né ci saranno sovrapposizioni o lacune.

(6) Le regole devono essere inquadrate per realizzare una routine.

Importanza di una routine:

L'importanza della routine d'ufficio è grande.

Se una routine viene preparata e seguita correttamente, si ottengono i seguenti vantaggi:

(1) La performance è secondo uno standard fisso:

Lo standard ha quattro aspetti:

(a) Quantità: deve essere eseguita una certa qualità di lavoro desiderabile,

(b) Qualità: le prestazioni devono avere una qualità prevista,

(d) Costo: il costo non deve superare i benefici.

(2) Esiste un controllo migliore:

Se c'è una routine, è più facile per il personale di vigilanza esercitare il controllo. Un supervisore deve verificare se la routine viene seguita o meno.

(3) Migliore flusso di lavoro:

Un'amministrazione efficiente dell'ufficio significa vedere che vi è un flusso regolare di lavoro e la massima produzione. Se tutti seguono la routine, ci sarà un flusso di lavoro migliore a patto che non ci siano impedimenti o impedimenti nel modo in cui ci si trova (vedi sotto).

In che modo il lavoro di routine è ostacolato?

Ci sono quattro elementi nel processo di esecuzione di un lavoro di routine che sono:

(a) Il metodo di fare un lavoro,

(b) L'attrezzatura da utilizzare,

(d) Le condizioni di lavoro.

Se c'è qualche difetto in uno qualsiasi degli elementi, il lavoro di routine è ostruito.

Ostruzioni o guasti si verificano nel modo seguente:

(a) Il metodo migliore per eseguire un lavoro potrebbe non essere noto o non essere reso noto al personale,

(b) Potrebbero esserci scorte di moduli, articoli di cancelleria, macchine o apparecchi, ecc. necessari per il lavoro. La macchina potrebbe andare fuori servizio. Potrebbe esserci assenza di una corretta manutenzione della macchina. Il particolare materiale o parte di ricambio di una macchina non è disponibile,

(c) Potrebbe esserci mancanza di personale adeguato. Il difetto è nel sistema di reclutamento. Potrebbe esserci mancanza di formazione del personale. Il personale potrebbe non essere serio o attento. Possono essere irregolari o perdere tempo a spettegolare. Indirettamente significa mancanza di adeguata supervisione e controllo,

(d) Le condizioni di lavoro potrebbero non essere favorevoli o favorevoli al lavoro. La mancanza di luce, l'interruzione di corrente, i disturbi esterni ecc. Sono alcune delle cause,

(e) Potrebbe esserci un lay-out errato.

In che modo le ostruzioni possono essere superate?

Le ostruzioni per regolare il flusso del lavoro di routine possono essere superate da una corretta pianificazione e controllo del lavoro d'ufficio. Il segretario come amministratore delegato ha grandi responsabilità in questo senso. A tale scopo vengono preparati diversi tipi di "grafici di routine" o "diagrammi di flusso" o "grafici operativi". Questi non sono altro che diagrammi con cui si può facilmente capire quali passi da seguire successivamente per fare un lavoro.

Esistono diverse tecniche per la creazione di grafici come "la mappa del collo", "la carta isometrica", ecc. La cosa principale è che ci sarà uno studio approfondito e una ricerca sui metodi d'ufficio. Una grande organizzazione può permettersi di avere un dipartimento separato per lo studio O & M. O & M sta per Organizzazione e metodi.

Ogni pezzo di lavoro passa attraverso alcune fasi successive e queste sono espresse da alcuni simboli in un diagramma di flusso. Per esempio:

Va notato tuttavia che ogni tipo di lavoro non può essere riutilizzato. Le routine sono preparate per quelle funzioni che sono di natura ripetitiva. Al momento della routine di emergenza non funziona.

Alcuni lavori di routine tipici di un segretario:

Ci sono alcuni lavori di routine tipici che un segretario deve esibirsi regolarmente in ufficio. Tali lavori, come descritto di seguito, sono generalmente eseguiti da un segretario privato o anche da un segretario dell'ufficio e non da un segretario di tipo generale. Un segretario, tuttavia, può ottenere questi lavori dal suo segretario privato o dal segretario dell'ufficio.

(A) Gestione del telefono o delle chiamate :

L'uso del telefono è una caratteristica comune in un ufficio, sia per la comunicazione interna che esterna. Un grande ufficio ha il proprio sistema telefonico interno tramite connessione PBX o PAX o inter-com. sistema. Alla tastiera interna di scambio telefonico c'è un operatore se esiste un sistema di cambio manuale, che gestisce il quadro elettrico. Questa è una parte meccanica dell'intera operazione.

Gestire il telefono in realtà significa stabilire contatti e avere la conversazione. Numerose chiamate provengono dall'esterno e un gran numero di chiamate si rivolge anche agli estranei. Allo stesso tempo è richiesto un gran numero di connessioni interne da un dipartimento all'altro. È un enorme lavoro per un ufficio impegnato fornire le massime opportunità di tali connessioni esterne e interne.

Ci sono chiamate personali in entrata e in uscita dei membri dello staff. Questi devono essere ridotti al minimo perché potrebbe ostacolare le chiamate ufficiali. Un grande ufficio può avere un numero di linee esterne e anche linee dirette dalle camere dei dirigenti importanti. C'è una linea speciale che viene frequentata anche dopo l'orario di ufficio per l'emergenza.

Doveri del segretario privato:

Un segretario privato frequenta le telefonate per conto del suo capo prima. Deve avere piena conoscenza delle operazioni telefoniche. Deve conoscere i diversi tipi di servizi resi dal reparto telefonico, nonché le regole e le procedure per diversi tipi di chiamate: locale, pedaggio, trunk, fonogramma, ecc. Un grande ufficio può anche avere una connessione telex o ci può essere un telegestione servizio di stampa (TPM o Tele-stampante) all'interno dell'organizzazione.

Un segretario privato deve mantenere un elenco telefonico per registrare i messaggi ricevuti o i messaggi inviati dal capo. L'elenco telefonico contiene colonne per la descrizione completa delle parti da chi e a chi i messaggi ricevuti o inviati.

Un segretario privato deve anche conoscere l'arte di parlare al telefono. Il suo approccio deve essere educato, la sua voce deve essere chiara e deve osservare tutte le etichette, ad esempio, augurando un buongiorno o "namaskar" all'inizio o un addio o un "namaskar" alla fine.

Potrebbe dover affrontare numerose telefonate, in entrata o in uscita, ma non si sentirà turbato o irritato. Deve rendersi conto che il suo comportamento alla fine ha un impatto sul capo. In genere un segretario privato tiene pronto un elenco di numeri telefonici che il suo capo richiede spesso per le connessioni.

(B) Gestione dei chiamanti :

Un segretario è un ufficiale di collegamento e quindi un gran numero di persone lo chiama ogni giorno. Un grande ufficio tiene un addetto alla reception che riceve prima i chiamanti e poi li invia ai rispettivi reparti o persone. A volte le autorizzazioni da parte dei singoli dirigenti sono richieste prima di consentire ai chiamanti di entrare all'interno dell'ufficio. In un piccolo ufficio i chiamanti possono rivolgersi direttamente alla segretaria. I chiamanti che arrivano a un grande dirigente o un direttore devono contattare la sua segretaria privata.

Ci sono quattro tipi di chiamanti che arrivano in un ufficio ogni giorno:

(1) Quelli che hanno precedenti appuntamenti. Non è difficile gestire tali chiamanti a condizione che arrivino in tempo. Il segretario privato gli permette solo di incontrare il capo o può chiedergli di aspettare un po 'se il capo è occupato.

(2) Coloro che chiamano senza alcun appuntamento precedente. Ma se una tale persona è conosciuta in ufficio e può anche essere di grande importanza per l'organizzazione, è il benvenuto e il segretario cerca di entrare in contatto con il capo.

(3) Quelli che vengono frequentemente ma per affari non definiti. Ad esempio, rappresentanti di vendita di diversi fornitori. Il segretario li gestirà come desiderato dal capo. La segretaria parlerà al telefono con il suo capo per avere una guida.

(4) persone sconosciute che vengono casualmente o per qualche domanda. Il segretario lo gestirà personalmente e gli chiederà di venire in seguito con un appuntamento precedente. Qualunque sia la natura del chiamante e qualunque possa essere la tecnica per maneggiarlo, la segretaria sarà sempre molto educata e non ferirà mai la sensazione del visitatore.

(C) Prendere appuntamenti :

Un altro lavoro di routine di un segretario privato è quello di fissare appuntamenti tra il suo capo e gli altri. Gli altri includono sia estranei che membri dell'organizzazione o dello staff. Gli appuntamenti sono di nuovo di due tipi: un estraneo che vuole fissare un appuntamento o il capo che vuole farlo.

Gli appuntamenti locali vengono fatti per telefono, ma per le persone di altri luoghi gli appuntamenti sono fissati generalmente per corrispondenza o anche per telefono o telex. Il segretario deve mantenere un diario per tutti gli appuntamenti e deve ricordare al suo capo ogni giorno circa gli appuntamenti.