Organizzazione dei sistemi di riempimento in un ufficio: i primi 2 metodi

Questo articolo mette in luce i due principali metodi di organizzazione dei sistemi di riempimento in un ufficio. I metodi sono: 1. Archiviazione centralizzata 2. Archiviazione decentralizzata.

Metodo # 1 Archiviazione centralizzata:

In base a questo sistema, tutte le apparecchiature di archiviazione vengono collocate in un punto centrale dell'ufficio in modo da poter conservare i file di tutti i diversi reparti. C'è un gruppo di personale chiamato gli archivisti che fanno il lavoro sotto un supervisore. Generalmente, c'è una stanza separata chiamata la Stanza dei registri in cui si svolge il lavoro di archiviazione. Tutti i file possono essere tenuti sotto la custodia del responsabile dell'ufficio o della segreteria.

Il sistema centralizzato è anche noto come sistema di libreria perché, come in una libreria, i file vengono gestiti centralmente in modo classificato. Come i libri, i file sono numerati categoricamente dopo essere stati classificati. Il supervisore o il dipartimento incaricato funziona come un bibliotecario. Chiunque richieda un file particolare deve produrre una scheda di richiesta che menzioni il nome e il numero del file richiesto.

Il file particolare, se non viene rilasciato, viene emesso contro la firma. Una scheda guida viene immediatamente collocata nello spazio vuoto in cui è stato tenuto il file, come segnale. Una voce viene inserita in un registro. Un promemoria può essere inviato se il file non viene restituito entro un termine ragionevole o quando viene richiesto da un altro dipartimento o individuo. L'intera procedura è la stessa di quella seguita in una biblioteca.

Per il funzionamento efficiente di questo sistema devono essere soddisfatte le seguenti condizioni:

(a) Il numero di file deve essere abbastanza grande,

(b) I file devono essere classificati e numerati scientificamente,

(d) Ci deve essere personale addestrato per gestire i file,

(e) L'organizzazione deve essere in grado di acquistare diversi tipi di apparecchiature di archiviazione.

Potrebbero essere necessarie alcune attrezzature aggiuntive come tavoli e vassoi di selezione, scale portatili per raggiungere scaffali alti ecc.

vantaggi:

(a) Esiste l'economia da due lati. Meno numeri di apparecchiature di archiviazione lo faranno perché ogni reparto non avrà le sue attrezzature separatamente. Meno spazio sarà occupato. Quindi, c'è un risparmio di denaro e di spazio.

(b) Esiste uniformità nella procedura di organizzazione e conservazione dei file di tutti i reparti. Tale uniformità e standardizzazione aiutano a sviluppare l'efficienza del lavoro.

(c) C'è un miglior controllo sul sistema di archiviazione in quanto la responsabilità è fissata sul dipartimento di archiviazione e c'è un supervisore.

(d) È necessario preparare un minor numero di copie di un particolare documento, poiché non è necessario inviarlo per i file dei diversi reparti interessati. Quindi, il carico di lavoro della digitazione è ridotto.

(e) Il personale di deposito diventa specializzato nel lavoro e possono essere introdotte moderne tecniche di archiviazione.

(f) Può accelerare le attività dell'ufficio perché il tempo non può essere sprecato per ottenere documenti rilevanti dai file di diversi dipartimenti.

svantaggi:

(a) Ci può essere un ritardo nell'ottenere un file dal dipartimento di archiviazione perché deve essere seguita la procedura rigorosa di presentazione di una scheda di richiesta, ecc.

(b) La classificazione dei file effettuata dal dipartimento centrale di archiviazione potrebbe non essere adatta per una determinata partenza. Ad esempio, il reparto vendite potrebbe aver bisogno prima di una classificazione territoriale dei file e poi di una classificazione alfabetica in base al partito. Il dipartimento di archiviazione può fare solo una classificazione alfabetica.

(c) Tutti i documenti, importanti o non importanti, vengono inviati al dipartimento di archiviazione da tutti gli altri dipartimenti. Di conseguenza, il dipartimento di archiviazione diventa una discarica di tutti i documenti o un "deposito di lettere non autorizzate" che porta all'abuso dello spazio. Di tanto in tanto diventa necessario sminuzzare o spurgare.

(d) È possibile che si verifichino errori di archiviazione o che si possa perdere un foglio nel processo.

(e) I commessi o gli addetti alle operazioni di altri dipartimenti potrebbero non apprendere le tecniche sviluppate di archiviazione.

(f) Non c'è segretezza dei file. Qualcuno può passare attraverso qualsiasi file alla richiesta.

Nel complesso, i vantaggi sono più efficaci degli svantaggi, molti dei quali possono essere superati attraverso un'adeguata supervisione e controllo del dipartimento.

Metodo # 2 : archiviazione decentralizzata:

Sotto questo sistema i file sono organizzati e gestiti dai diversi reparti in base alle loro rispettive esigenze. Questo sistema è anche noto come sistema di archiviazione dipartimentale. Ogni dipartimento avrà il proprio apparato di archiviazione e gli impiegati del dipartimento svolgeranno il lavoro o uno o due impiegati potrebbero essere nominati separatamente in ciascun dipartimento per svolgere esclusivamente il lavoro di archiviazione.

Sotto questo sistema non si pone l'elaborata procedura di presentare una nave di requisizione, come nel caso del sistema centralizzato. È più comunemente adottato.

vantaggi:

(a) Non vi è alcun ritardo nel portare i documenti interessati al dipartimento in particolare. Ha una facile accessibilità per il personale interessato.

(b) Alcuni dipartimenti devono lavorare esclusivamente senza avere una connessione diretta con altri dipartimenti, in tal caso è meglio che il dipartimento manterrà i propri file. Ad esempio, reparto costruzioni in una grande azienda manifatturiera.

(c) I file di natura riservata devono essere mantenuti sotto il diretto controllo del capo del dipartimento. Ad esempio, il file delle imposte sul reddito.

(d) Un dipartimento può adottare un particolare metodo di classificazione e manutenzione dei file come meglio si adatta al dipartimento.

svantaggi:

(a) Dato che ogni dipartimento ha bisogno di una propria attrezzatura di archiviazione, vi è una duplicazione. Di più, è necessario denaro per l'acquisto dell'attrezzatura e più spazio è occupato. Quindi, aumenta i costi.

(b) Gli impiegati di un dipartimento devono dedicare un po 'di tempo all'archiviazione che potrebbero essere più efficacemente utilizzati. Se alcune mani extra sono impiegate per l'archiviazione, c'è un costo aggiuntivo.

(c) Potrebbe essere necessario preparare un numero di copie dello stesso documento per i file di diversi dipartimenti che potrebbero averne bisogno. Il carico del lavoro di battitura è aumentato.

(d) Non c'è specializzazione nel lavoro di archiviazione. Diversi dipartimenti possono adottare diversi metodi di classificazione e conservazione dei file.

Nel complesso, i vantaggi e gli svantaggi sono equamente bilanciati. Ma invariabilmente c'è un costo maggiore e uno spreco di spazio. Confronto tra i due: entrambi i sistemi hanno i loro vantaggi e svantaggi. È difficile scegliere tra i due. È vero che il sistema dipartimentale è generalmente più costoso ma il sistema centralizzato non può essere praticabile a meno che il numero di file non sia grande.

In conclusione, si può affermare che generalmente si raggiunge un compromesso e si segue un sistema combinato.

Questo viene fatto sulla seguente formula:

a) Gli archivi di carattere generale che possono riguardare un gran numero di dipartimenti sono archiviati centralmente, rendendoli ugualmente accessibili a tutti.

(b) I file di natura riservata sono organizzati e gestiti a livello dipartimentale.

(c) Esistono alcuni dipartimenti che hanno alcune attività esclusive e i file di tali dipartimenti non devono essere inviati per il deposito centrale.