Manuale organizzativo: significato, tipi, vantaggi e svantaggi

Manuale organizzativo: significato, tipi, vantaggi e svantaggi!

Senso:

Un manuale organizzativo fornisce e integra ulteriori dettagli alle informazioni fornite dall'organigramma. Fornisce informazioni su argomenti pertinenti su ciascuna posizione. I membri dell'organizzazione ritengono che si tratti di un riferimento prontamente disponibile che definisce la portata delle autorità e delle responsabilità delle posizioni dirigenziali e dei canali da utilizzare per ottenere decisioni o approvazioni di proposte. Ogni manager vedrà chiaramente le responsabilità del suo lavoro e il suo rapporto con altre persone nell'organizzazione.

La complessa relazione nell'organizzazione è chiaramente compresa. Un manuale organizzativo fornisce anche uniformità e coerenza nelle procedure e nelle pratiche. Fornisce procedure dettagliate per fornire formazione a nuovi dipendenti e corsi di aggiornamento per gli altri. I manuali vengono periodicamente revisionati e modificati ogni volta che vengono modificate le principali politiche o se è necessaria un'azione di questo tipo. I manuali aiutano anche nella delega dell'autorità e della gestione per eccezione.

Tipi di manuali:

Il manuale può essere classificato sotto varie teste.

Alcuni dei tipi sono dati come segue:

1. Manuale delle norme:

Questo manuale contiene decisioni politiche, risoluzioni e linee guida fornite dalla direzione. Fornisce lo scopo e i limiti entro i quali le varie politiche dovrebbero operare. Le persone interessate all'implementazione delle politiche ottengono linee guida corrette e cercano di garantire l'implementazione di ogni piccola parte di essa. I manuali forniscono anche la linea d'azione da adottare per l'attuazione delle politiche.

2. Manuale organizzativo:

Questo manuale fornisce un resoconto dettagliato dell'organizzazione. L'autorità e la responsabilità di ogni persona sono date in dettaglio. Evita confusione e conflitti tra varie persone. La portata dell'autorità e la relazione dei dirigenti sono spiegate in questo manuale. La portata della gestione e la delega dell'autorità sono facilitate da un manuale correttamente disegnato.

3. Manuale delle Regole e dei Regolamenti:

Contiene varie regole e regolamenti seguiti in azienda. Il lavoro quotidiano dell'impresa è notevolmente facilitato. I dipendenti ricevono informazioni sulle condizioni di lavoro, le vacanze ammissibili, la procedura per ottenere sanzioni sanzionate, la struttura e la procedura per usufruire delle strutture mediche, l'uso della mensa, della biblioteca, ecc.

4. Manuale dipartimentale:

Manuali separati sono preparati per diversi reparti. Un manuale dipartimentale fornisce tutti i dettagli sul funzionamento di un dipartimento. Mostrerà l'organizzazione del dipartimento, i rapporti tra le varie persone nel dipartimento compresa la loro autorità e responsabilità, le regole e le procedure seguite per intraprendere vari compiti, rapporti interdipartimentali, ecc. Il manuale dipartimentale aiuta nel buon funzionamento di un dipartimento.

Vantaggi dei manuali:

I manuali organizzativi hanno i seguenti vantaggi:

1. Informazioni scritte:

Un manuale organizzativo fornisce una registrazione scritta di ogni importante politica, decisione e procedura. Non ci sarà confusione su autorità e responsabilità. Non ci sarà spazio per incomprensioni su nulla.

2. Utile nel lavoro quotidiano:

Un manuale contiene dettagli su regole, procedure e regolamenti che aiutano i dipendenti a comprendere il funzionamento dell'impresa. I dipendenti seguiranno facilmente la routine dopo aver letto il manuale e faciliteranno il lavoro quotidiano.

3. Evitare i conflitti:

L'organizzazione cancella le relazioni di autorità tra le varie persone e aiuta ad evitare i conflitti giurisdizionali. In assenza di questo manuale, c'è un rischio di confusione su alcuni lavori. Potrebbe anche esserci una duplicazione del lavoro.

4. Utile per i nuovi dipendenti:

I nuovi dipendenti sono in grado di comprendere il funzionamento dell'azienda. Cominceranno rapidamente seguendo varie regole e procedure. Imparano anche le responsabilità del loro lavoro e il loro rapporto con altri lavori.

5. Decisioni rapide:

Quando tutte le indicazioni e le istruzioni sono disponibili per iscritto, la presa di decisione diventa rapida. Le persone che devono prendere le decisioni sono chiare sui loro poteri e la presa di decisione diventa facile in tali situazioni.

Svantaggi dei manuali:

I manuali presentano i seguenti inconvenienti:

1. Costoso:

La compilazione di manuali richiede molti costi. Poiché il manuale è costoso, le preoccupazioni su piccola scala non possono nemmeno permetterselo.

2. Consumo di tempo:

La preparazione di vari manuali è un processo che richiede tempo. Inoltre, questi richiedono una revisione costante che richiede ancora troppo tempo.

3. Rigidità:

Quando sono disponibili guide, istruzioni e procedure scritte, non vi è praticamente alcun margine di variazione. Uno deve seguire le procedure prescritte standard nel completamento di un compito. Non c'è spazio per discrezione e iniziativa.