Riempimento d'ufficio: soggetto-materia e caratteristiche
Leggi questo articolo per saperne di più su Office Filing. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Argomento di archiviazione in Office 2. Funzionalità di archiviazione in Office.
Soggetto di deposito in ufficio:
Un file è un contenitore in cui vengono inseriti documenti e documenti per la conservazione. Tale conservazione è necessaria per riferimento, guida, evidenza e storia. Il deposito deve essere fatto in modo sistematico, riservato, metodico, ordinato, sicuro e definito.
Sistematico:
Esistono due sistemi di archiviazione centralizzati e decentralizzati. Entrambi i sistemi hanno vantaggi e svantaggi. Una scelta deve essere fatta.
Classificato:
I file possono essere classificati in diversi modi: soggetto-saggio, territorio-saggio, partito-saggio o nome-saggio, o una combinazione di due o più dei precedenti. I nomi possono essere ulteriormente classificati in ordine alfabetico, numerico o alfabetico-numerico.
Metodico:
Esistono diversi metodi per mantenere i file, orizzontale, laterale e verticale. Qualunque metodo deve essere adottato.
Ordinato:
Carte, documenti, ecc. Devono essere inseriti in ordine in modo che risultino ordinati e protetti.
Protetto:
I file devono essere conservati a lungo e talvolta per un tempo molto lungo. I file, quindi, devono essere conservati in modo sicuro. Devono essere protetti contro il furto o la distruzione da fuoco, insetti, ecc. Nei giorni moderni sono disponibili vari tipi di schedari per lo scopo.
Definito:
La posizione di ciascun file deve essere definita in modo che possa essere rilevata nel più breve tempo possibile.
Funzionalità di archiviazione in ufficio:
L'archiviazione come parte della funzione di registrazione di un ufficio ha le seguenti caratteristiche distintive:
(1) Attrezzature:
L'operazione di archiviazione richiede una varietà di attrezzature: i file o le cartelle, i rack, gli scaffali o gli armadietti, i vassoi e i cestelli, le carte diverse (schede guida o schede di indicizzazione), ecc. La maggior parte delle apparecchiature ha specifiche.
(2) Metodo:
Esistono diversi metodi per mantenere i file, orizzontale, laterale e verticale. Il metodo verticale, o il metodo più recente è il migliore.
(3) Procedura:
Passo dopo passo, alcune operazioni devono essere seguite da ottenere l'ordine per il deposito di un foglio e infine shredding o spurgo.
(4) Personale:
Il personale appositamente formato è necessario per svolgere il lavoro.
(5) Principi:
Ci sono alcuni principi che devono essere seguiti per un deposito efficiente.
(6) Indicizzazione:
La presentazione deve essere accompagnata dall'indicizzazione per completare le operazioni.
