Riempimento ufficio: importanza e classificazione

Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Importanza del deposito 2. Classificazione del deposito.

Importanza del deposito:

Il deposito è un dispositivo per organizzare e conservare i record. Ha, quindi, due aspetti distinti: disposizione e conservazione. Tutti i tipi di documenti, documenti, piani, ecc. Devono essere conservati in modo tale che in futuro qualsiasi documento o documento possa essere trovato come riferimento. La disposizione delle registrazioni deve essere eseguita in modo efficiente in modo tale che qualsiasi documento o carta possa essere localizzato rapidamente.

Pertanto, documenti e documenti non possono essere inseriti all'interno dei file a caso. Documenti e documenti devono essere classificati e raggruppati e viene assegnato un file separato per ciascun gruppo. Questa è chiamata classificazione dei file. Un file vario è aperto per documenti non classificati.

Classificazione del deposito:

Una classificazione deve avere una base. La base più comune per la classificazione di documenti e documenti è il periodo finanziario. I conti devono essere preparati per ogni periodo finanziario che è un calendario o qualsiasi altro anno finanziario (ad esempio da aprile a marzo).

A tal fine devono essere raggruppati documenti e documenti relativi a quell'anno. Ma questo è un raggruppamento temporaneo perché un'organizzazione è trattata come una continuità aziendale e ha continuità di esistenza dal passato al futuro. Un'altra base comune di classificazione è la cronologia. Tutti i documenti e i documenti sono ordinati in base alle date.

Altri tipi di base per la classificazione sono i seguenti:

(1) Materia soggetto:

Questa è la base più comune e semplice di classificazione. Viene aperto un file separato per ogni oggetto, appartenente al capitale o alle entrate o alla legge, ecc., Gruppo di elementi. Ad esempio, Terreni e fabbricati, Macchinari, Capitale, Vendite, Acquisti, Affitti, Salari, Tasse, Design del prodotto, Design delle forme, ecc.

vantaggi:

(a) Questa è una base semplice,

(b) I file possono essere gestiti facilmente,

(d) I file possono essere aperti su qualsiasi numero di soggetti.

svantaggi:

(a) ha meno flessibilità,

(b) Non aiuta - ad accertare i rapporti con le singole parti,

(2) Geografico o territoriale:

Quando un'organizzazione ha attività in diversi settori, ha filiali in aree diverse o ha rapporti con parti in luoghi diversi, tale classificazione diventa necessaria. Dopo che i documenti sono stati classificati a livello di area, è possibile effettuare un'ulteriore categorizzazione sulla base di argomenti.

vantaggi:

(a) Questo è indispensabile per una grande organizzazione con attività di diffusione,

(b) Il riferimento è facile quando l'area è nota.

svantaggi:

(a) Esiste ogni possibilità di deposito errato a meno che non ci sia una buona conoscenza della geografia,

(b) La classificazione è più complicata.

(3) Partito-saggio:

Un certo numero di individui o di parti sono generalmente interessati a ogni tipo di argomento. Potrebbero esserci delle eccezioni. Ad esempio, se c'è solo un ufficio in affitto e nessuna filiale, c'è solo un proprietario che riceve l'affitto.

D'altra parte, ci può essere un gran numero di parti interessate alle vendite o agli acquisti. Molto spesso vengono scambiate lettere e vengono fatte altre comunicazioni, le fatture possono arrivare e provenire da tali parti. Quindi, un buon numero di carte si accumula per ogni parte e c'è bisogno di aprire un file separato nel suo nome. Tali file di partito sono classificati in base ai nomi nei seguenti modi:

(a) Alfabetico:

I nomi sono disposti in ordine alfabetico sulla base del nome o del cognome. La disposizione è fatta sul metodo del dizionario prendendo in considerazione ogni alfabeto successivo. Ad esempio-Aa, Aab, Aac ............., Ab, Aba, Abb, Abe ... .. e così via. A ciascun file viene assegnato un numero e, di conseguenza, viene preparato un indice.

(b) Numerico:

I nomi possono avere duplicazione e quindi c'è una possibilità di confusione. Pertanto, i nomi vengono convertiti in alcuni numeri. Esistono diverse tecniche di conversione di un nome in numeri. Ogni alfabeto avrà un numero specifico in base a un grafico. Un oggetto può anche essere convertito in un numero.

Generalmente vengono utilizzate tre cifre per praticità e adattabilità alla punzonatura delle schede. Ad esempio, Vendite = 001, Acquisti = 002, Affitto = 003. Ulteriore elasticità può essere aggiunta riservando un gruppo di numeri a un particolare oggetto.

Ad esempio, Vendite = 001 a 010, 001 per tutti i clienti con nomi che iniziano con A a C, 002 per D a F e così via. Nelle biblioteche troviamo che ogni argomento ha il proprio numero universalmente accettato, come 330, 331, ecc. Usato per i libri sul commercio. Qualsiasi libro relativo al commercio avrà un numero che inizia con 330 o 331.

Il numero può essere di un numero elevato di cifre che possono essere divisi in parti e ogni parte ha un significato che indica area, oggetto, nome della festa, ecc. Un ottimo esempio che troviamo nel consumo. Numero assegnato dalla Calcutta Electric Supply Corporation Ltd ai suoi consumatori o alla Corporation of Calcutta ai proprietari di case, ecc.

Il codice PIN utilizzato dal servizio postale è un esempio ideale. Ogni numero di codice PIN è auto-esplicativo. Ad esempio, 700 026 significa: 7 per Zona orientale, 0 per West Bengal, 0 per Calcutta e 026 per Kalighat Post Office. Tre cifre sono lasciate per il numero di zona postale per aggiungere elasticità.

vantaggi:

(a) Il deposito diventa più accurato. Non c'è confusione per nomi identici,

(b) Il numero può essere usato come numero di riferimento per quel file,

(d) Il numero è un codice che è auto-esplicativo,

(e) La preparazione dell'indice è più facile e in particolare per il riferimento incrociato.

svantaggi:

(a) È un metodo complicato e non facilmente comprensibile da tutti,

(b) Le carte appartenenti al file Miscellaneous non possono essere organizzate,

(d) È necessario un riferimento pronto per la spiegazione del codice.

(c) Alfabetico-numerico:

Un sistema combinato alfabetico-numerico può essere seguito per praticità e ulteriore elasticità. Ad esempio, il primo alfabeto del nome dell'oggetto o del nome o cognome di una parte o del nome di un'area può essere preso per una facile comprensione.

Pertanto, un Poddar può essere numerato come P336. Se ci sono due Poddars, i loro nomi saranno numerati secondo priorità come P336.1 e P336.2 o P336 / 1 e P336 / 2.

Facciamo un esempio esaustivo per spiegare la piena applicazione del metodo alfabetico-numerico di classificazione del file e la conseguente numerazione del file da utilizzare come numero di riferimento. Suppone che Sri Poddar sia un cliente a cui la terza lettera è stata scritta oggi nell'anno 1987 e che appartiene all'area di vendita di Delhi gestita da un ufficiale di nome N. Ghosh.

Il file di vendita della preoccupazione ha un numero 001 e ulteriormente classificato in 001 a 010 (vedi sopra). Poddar cade nel gruppo 009. I file sono classificati come area e il file della filiale di Delhi viene aggiunto con l'alfabeto D o D001.

Il numero di file di Sri Poddar è D009 / P336. La terza lettera a lui scritta nel 1987 firmata da Sri N. Ghose porterà il numero auto-esplicativo come D009 / P336-3 / 87 / NG. Questo è il numero di riferimento da mettere sulla lettera scritta a Sri Poddar.

Il tipo di classificazione alfabetico-numerico ha gli stessi tipi di vantaggi e svantaggi di quelli della classificazione numerica. Tuttavia, è più auto-esplicativo e al tempo stesso poco più complicato. File di imposte sul reddito permanenti I numeri di valutazioni sono fissati con tale metodo.

Fattori per la scelta della classificazione:

Ci sono vari fattori che devono essere considerati prima di scegliere un particolare tipo di classificazione.

Loro sono:

(a) La dimensione dell'organizzazione e il suo numero di file. Se il numero è grande, verrà scelto il tipo numerico.

(b) Il personale che gestirà i file. A meno che il personale non sia ben addestrato, saranno preferiti i semplici tipi di classificazione.

(c) È più costoso mantenere file classificati numericamente come equipaggiamento appropriato e l'indicizzazione delle carte sarà richiesta. L'organizzazione deve essere in grado di permetterselo.

Master File:

In alcune grandi organizzazioni viene mantenuto un Master File in cui una copia di ciascun documento o documento relativo a qualsiasi dipartimento viene conservata come record completo e per il controllo generale. Un file master può essere mantenuto presso la sede centrale per tutte le filiali.