Note per l'ufficio: ruolo, importanza e scopo

Leggi questa nota per conoscere Office. Dopo aver letto questa nota imparerai a conoscere: 1. Ruolo di un ufficio 2. Importanza di un ufficio 3. Scopo 4. Importanza di Office to Business Enterprise.

Ruolo di un ufficio:

Un ufficio ha tre tipi di ruoli da svolgere:

(a) È richiesto da un'organizzazione per il raggiungimento dei suoi obiettivi. Qui, un ufficio svolge un ruolo di subordinato. È subordinato all'organizzazione perché l'organizzazione stabilisce il proprio ufficio. Questo ruolo è necessario per svolgere il lavoro di routine,

(b) Un ufficio svolge anche il ruolo di complementare. Se non c'è un ufficio, un'organizzazione non può funzionare. Una fabbrica senza un ufficio non può effettuare la produzione. La fabbrica deve avere un ufficio, per conservare i suoi registri della fornitura di materie prime, delle retribuzioni pagate al lavoro, delle scorte, ecc.

(c) Il terzo ruolo di un ufficio è quello del controllo. Per ogni tipo di organizzazione sono necessari diversi tipi di controllo. Ad esempio, controllo della finanza, controllo della produzione, ecc. Se non vi è controllo, gli obiettivi dell'organizzazione non possono essere raggiunti in modo mirato ed efficiente. Questo ruolo è necessario per svolgere il lavoro amministrativo. In questo senso l'organizzazione diventa subordinata all'ufficio.

Importanza di un ufficio:

Come un ufficio svolge diversi tipi di ruolo, sviluppa una certa importanza per un'organizzazione. L'organizzazione ha bisogno di comunicazione e l'ufficio è il centro della comunicazione. Pertanto, l'ufficio è essenziale per ogni organizzazione.

Un'organizzazione ha bisogno di una gestione efficace per il suo funzionamento e la sua crescita. Gestione significa portare a termine le cose e con gli sforzi di altre persone. La gestione richiede pianificazione e processo decisionale e le decisioni devono essere eseguite. L'ufficio è il luogo preciso in cui vengono prese tali decisioni. È l'ufficio che fornisce i dati e le informazioni necessari sulla base delle decisioni da prendere.

Inoltre, tali dati e informazioni devono essere registrati, le decisioni devono essere registrate, anche le azioni intraprese devono essere registrate. Le registrazioni sono necessarie per riferimento, guida e prove. L'ufficio è il luogo in cui i documenti vengono preparati e conservati. Ogni azione ha bisogno di controllo altrimenti non vi è alcuna garanzia che l'azione si svolgerà secondo lo standard o il piano.

L'ufficio è il centro di controllo. Secondo Leffingwell "un ufficio ben organizzato permette al management di pianificare il suo funzionamento in modo intelligente, di mettere in atto il suo piano sicuramente, di seguire i loro progressi al momento, determinarne tempestivamente l'efficacia, valutare i risultati senza indugio e coordinare tutti le attività del business " .

Scopi di un ufficio:

Dall'osservazione di cui sopra si può capire l'importanza dell'ufficio in quanto soddisfa i seguenti scopi:

(a) È un luogo in cui la direzione può preparare i piani in modo intelligente,

(b) La direzione può rendere i loro piani efficaci dall'ufficio,

(d) Attraverso varie modalità di controllo delle tecniche svolte in ufficio con record disponibili, è possibile accertare l'efficacia del piano in azione,

(e) I risultati di tale azione sono valutati senza indugio in ufficio,

(f) Le diverse attività sono coordinate dall'ufficio.

In realtà, queste sono le diverse funzioni che vengono svolte in un ufficio. Tutte le funzioni sono essenziali per il successo della gestione di un'organizzazione. Significa l'importanza dell'ufficio.

Importanza di Office per le imprese commerciali:

Un business deve essere organizzato e quindi un'azienda è un'organizzazione. Come organizzazione deve avere un ufficio in cui devono essere svolte diverse funzioni. Come per qualsiasi altra organizzazione, l'ufficio ha una grande importanza per un'azienda o un'impresa. L'importanza dell'ufficio per un'impresa commerciale ha un significato speciale. Business significa assunzione di rischi.

Ci sono quattro tipi di stakeholder o soggetti a rischio in un'azienda. Loro sono:

(a) Gli azionisti (nel caso di una società per azioni) oi proprietari che assumono il rischio monetario,

(b) I creditori che assumono anche il rischio monetario,

(d) I clienti che spendono soldi per acquistare i prodotti oi servizi dell'azienda e possono soffrire se i prodotti o servizi non sono di quel livello come previsto.

Tutti questi tipi di stakeholder devono essere soddisfatti e quindi una gestione di successo di un'azienda è un compito formidabile. La gestione ha bisogno di un ufficio ben organizzato che mantenga una comunicazione continua e documenti affidabili.

Le registrazioni aziendali devono essere perfette in quanto vi sono vari obblighi nei confronti del governo. Il prof. Dicksee ha giustamente osservato: "L'ufficio è per un'azienda quello che la molla è all'orologio" . Se la molla di un orologio si muove, il pignone principale si muove seguito da altri. Questa osservazione giustifica l'importanza dell'ufficio da due lati. È un centro di coordinamento ed è un centro di controllo.

Con il passare del tempo c'è una tendenza ad aumentare la scala di funzionamento e le dimensioni del business. C'è una tendenza alla diversificazione. Tutto ciò porta a una maggiore pressione sul lavoro d'ufficio, sia quantitativamente che qualitativamente.

Allo stesso modo, con il passare del tempo vengono aggiunte più funzioni a un orologio. Con ora, data e giorno sono indicati anche da un orologio. Ma la molla principale sta controllando tutto, sebbene l'onere sia aumentato. L'analogia tra un ufficio e la molla di un orologio è, quindi, molto appropriata.

Un ufficio è anche paragonato al cervello del corpo umano. Il cervello è il centro nevralgico e il centro di controllo del corpo umano. Le idee fioriscono nel cervello, che sono comunicate attraverso i nervi e le azioni sono causate tirando i muscoli.

Un attacco cerebrale rende il corpo paralizzato e può essere fatale. I nervi coordinano le sensazioni di diverse parti del corpo umano. Da una distanza o dalla parte superiore del corpo, il cervello controlla le parti più remote e quelle più vicine. Allo stesso modo, da un ufficio ben organizzato le diverse attività di un'organizzazione, vicina o lontana, possono essere controllate e coordinate e la comunicazione può essere mantenuta.