Come organizzare il tuo ufficio: i 12 passaggi principali

Questo articolo getta luce sui primi dodici passi necessari per organizzare un ufficio. I passaggi sono: 1. Pianificazione 2. Selezione del sito 3. Spazio o alloggio 4. Lay-Out 5. Condizioni di lavoro 6. Attrezzature 7. Reclutamento del personale 8. Dipartimento 9. Assegnazione dei lavori 10. Delega dell'Autorità 11. Creazione di relazioni 12. Preparazione di un manuale di Office.

Organizzazione di un passaggio 1. dell'ufficio Pianificazione:

Ogni tipo di lavoro ha bisogno di pianificazione. Il lavoro a rischio Haphazard porta a uno spreco di tempo, denaro ed energia. La pianificazione di un ufficio dipende in gran parte dalla sua varietà e dal volume di attività. Anche questo è determinato dalla natura e dall'organizzazione per la quale è stato creato l'ufficio. Oltre alla pianificazione fisica, deve essere preparato anche un bilancio, sia per le spese in conto capitale che per le entrate tenendo conto dei fondi disponibili.

Organizzazione di un ufficio Passaggio 2. Selezione del sito:

Questo è un compito problematico. Diversi fattori, commerciali, economici e circostanziali, devono essere presi in considerazione.

Organizzazione di un ufficio Passaggio n. 3. Spazio o alloggio:

L'alloggio deve essere sufficiente per le attività dipartimentali. L'ambito deve essere presente per l'espansione futura, ma il fattore affitto non può essere ignorato.

Organizzazione di un passaggio per l'ufficio n. 4. Lay-Out:

Alloggio e lay-out sono strettamente interconnessi. Esistono diversi tipi di lay-out che dipendono dal sistema dell'ufficio e dal numero di reparti. Il principio dell'utilizzo ottimale dello spazio deve essere tenuto presente.

Organizzazione di un passaggio d'ufficio n. 5. Condizioni di lavoro:

L'ufficio deve essere dotato di un'adeguata illuminazione, ventilazione, servizi igienico-sanitari, ecc. Da cui dipende in gran parte l'efficienza del lavoro.

Organizzazione di un passaggio per l'ufficio n. 6. Attrezzatura:

Per il funzionamento quotidiano di un ufficio sono necessari diversi tipi di apparecchiature composte da mobili, macchine, elettrodomestici, articoli di cancelleria, ecc. Gli acquisti devono essere effettuati con grande cura. Continuità di fornitura, manutenzione adeguata e riparazioni e rinnovi periodici sono necessari per loro.

A tal fine è possibile creare un reparto acquisti separato. Il segretario può essere incaricato del lavoro. In altre parole, tutti gli elementi materiali devono essere procurati e la loro fornitura regolare è assicurata.

Organizzazione di un ufficio Passaggio n. 7. Assunzione di personale:

Questo è il trattare con gli elementi umani in un'organizzazione di ufficio ed è il compito più difficile.

L'assunzione di personale è un processo che comprende le seguenti fasi e aspetti:

(a) Specifica e valutazione:

Alla prima specifica del lavoro deve essere fatto. Significa che deve essere preparato un elenco dei tipi di lavori specifici richiesti per la preoccupazione. Corrispondentemente, deve essere preparato anche un elenco di tipi specifici di uomini necessari per svolgere i lavori.

Le specifiche del lavoro e le specifiche dell'uomo sono atti simultanei. Anche i lavori devono essere valutati. Secondo l'American Management Association ci sono sei tipi di voto, da A a F. Più alto è il voto, più è pensare alla funzione che a fare la funzione. Abbassare il voto, più sta facendo la funzione che la funzione di pensiero.

I seguenti fattori devono essere presi in considerazione per determinare il grado:

(i) Istruzione, sia generale che tecnica,

(ii) Abilità richiesta per svolgere un lavoro.

(iii) Esperienza, se presente.

(iv) Quantità di supervisione e direzione necessarie. Le tariffe di retribuzione dipenderanno dal grado del lavoro.

(b) Politica di assunzione:

Ci deve essere una precisa politica di assunzione. Il reclutamento può essere fatto attraverso annunci pubblicitari su giornali o attraverso notifiche agli scambi di lavoro. Altre fonti di reclutamento sono: dai familiari del personale esistente, dal sindacato, dagli ex-uomini (in particolare per il personale addetto alla sicurezza), dagli istituti professionali, dagli apparecchi per ufficio che forniscono preoccupazioni, coloro che cercano lavoro, ecc.

(c) Procedura di assunzione:

La procedura consiste nel tenere diversi test, scritti e orali, fare interviste, sottoporsi a test medici, ecc. Si tratta di un processo di eliminazione e infine alcune persone vengono selezionate.

(d) Formazione:

In molte preoccupazioni gli uomini selezionati devono passare attraverso l'addestramento alla professione. A volte, prima di ottenere un impiego, è necessario un periodo di apprendistato. Oppure, dopo aver ottenuto l'occupazione, un periodo di prova deve essere coperto dal dipendente prima che il servizio sia reso permanente. La formazione è prevista anche per la promozione o trasferimenti inter-dipartimentali.

Organizzazione di un ufficio Passaggio n. 8. Dipartimento:

La divisione è un lavoro specializzato. Significa raggruppamento di posti di lavoro. Un gruppo di lavori alleati è funzionalmente chiamato dipartimento.

Ad esempio, il dipartimento contabilità comprende tutti i lavori relativi alla tenuta dei libri, alla preparazione di rendiconti finanziari e contabilità, al calcolo dei costi di produzione e di vendita, al trasferimento degli ordini di pagamento, al mantenimento dei rapporti con banche, creditori, debitori, ecc. facendo altre funzioni alleate.

Diversi fattori devono essere considerati prima di dividere le funzioni totali di un'organizzazione in dipartimenti. Prima della divisione può essere necessaria la divisionalizzazione. Si pone anche la questione della centralizzazione e del decentramento delle funzioni d'ufficio. Il sistema dell'ufficio deve essere determinato.

Organizzazione di un ufficio Passaggio n. 9. Assegnazione di lavori:

Ad ogni membro dello staff saranno assegnati compiti specifici. Lavori da assegnare a loro. Ognuno deve sapere chi è il suo superiore, dal quale deve ricevere ordini e al quale deve essere ritenuto responsabile. L'assegnazione del lavoro è seguita dalla preparazione della routine per elaborare il lavoro secondo una procedura ben determinata o un metodo adottato.

Organizzazione di un ufficio Passaggio n. 10. Delega di autorità:

La delega dell'autorità è la forza vitale di un'organizzazione. Ogni superiore delegherà o assegnerà una parte della sua autorità al suo subordinato. In virtù di tale autorità, il subordinato deve avere il potere di svolgere il proprio lavoro e può impartire ordini al suo subordinato. La stessa quantità di responsabilità viene creata con la delega di autorità. Maggiore è l'autorità maggiore è la responsabilità.

L'autorità si sposta verso il basso dal superiore al subordinato, la responsabilità viene creata e la responsabilità si sposta verso l'alto dal subordinato al superiore. Responsabilità significa prendere una relazione dai subalterni da parte del superiore per accertare di quanto hanno svolto i loro compiti. Attraverso la responsabilità, gli esercizi superiori controllano i suoi subordinati.

Organizzazione di un passaggio per l'ufficio n. 11. Creazione di relazioni:

Questo è il compito vitale nell'organizzazione. All'interno dell'organizzazione sono riunite un gran numero di persone. Devono svolgere i loro rispettivi compiti ma deve esserci un coordinamento perfetto nel loro funzionamento per raggiungere gli obiettivi comuni dell'organizzazione.

La relazione tra i membri dello staff di un'organizzazione si basa sull'autorità. Il termine autorità indica il potere di prendere decisioni e di fare ordini agli altri per ottenere tali decisioni eseguite. All'interno di un'organizzazione esiste una catena di relazioni subordinate superiori tra i membri dello staff.

Ogni individuo è superiore alla sua prossima persona ma è subordinato alla sua precedente persona. E l'autorità si muove verso il basso e la responsabilità si sposta verso l'alto tra un superiore e il suo subordinato. Un superiore può avere un numero di subordinati sotto di lui. Questo è 'intervallo di controllo'. Ma ogni subordinato deve avere un solo superiore sopra di lui. Questo è chiamato il principio di "unità di comando".

All'interno di un ufficio, se guardiamo al dipartimento contabilità, la concezione sarà chiara. L'autorità incaricata della gestione dei conti passa dal segretario, che è il capo, al capo contabile o al direttore finanziario (qualunque sia il nome del posto). Lo stesso capo contabile non fa tutto da solo.

Delega una parte della sua autorità ai suoi assistenti e l'assistente delega le parti della loro autorità agli impiegati commessi. La responsabilità si sposta verso l'alto dai commessi commerciali agli assistenti, dagli assistenti al capo contabile e dal capo contabile al segretario. Il Segretario, che ha ricevuto l'autorità dai vertici della dirigenza, è responsabile nei loro confronti.

Diversi aspetti di un'organizzazione:

La relazione di autorità in un'organizzazione è divisa in due parti:

(a) Linea:

Coloro che sono impegnati a svolgere le funzioni fondamentali o principali di un'organizzazione, come la produzione, il marketing, gli acquisti, ecc., Sono chiamati "persone di linea". La loro autorità è chiamata autorità di linea. La delega di autorità avviene principalmente attraverso la linea di persone,

(b) personale:

Coloro che sono impegnati a svolgere funzioni di servizio o di consulenza, come la finanza, la gestione del personale, ecc., Sono chiamati "persone dello staff". Queste persone sono specialisti e consigliano le persone di linea con i loro servizi specializzati in modo che le funzioni principali o di base possano essere eseguite in modo efficiente.

Un ufficio, è un posto per entrambi i tipi di persone - linea e personale. Quando viene effettuata la divisione, questo gruppo di funzioni deve essere tenuto presente. Questo è molto significativo perché spesso si trova un conflitto tra la linea e le persone dello staff.

Tutto questo riguarda l'organizzazione formale di un ufficio che viene creato dalle persone del top management sulla base di rapporti di autorità. Oltre a questa organizzazione formale, c'è una crescita dell'organizzazione informale all'interno di un ufficio.

Le persone che lavorano in un ufficio appartenente a diversi dipartimenti e diversi livelli di autorità possono formare gruppi informali a causa dei seguenti fattori:

(a) parlando la stessa lingua;

(b) avere la casa nello stesso stato o distretto;

(d) appartenenza alla stessa comunità religiosa; eccetera.

L'organizzazione informale è spesso ritenuta più forte dell'organizzazione formale. Ciò che non può essere raggiunto attraverso ordini ufficiali o formali, può essere raggiunto attraverso richieste informali.

Organigramma e manuale:

È auspicabile che venga stilato un grafico che mostri le posizioni formali e le relazioni formali. Guardando il grafico si può capire la sua posizione in relazione ai suoi superiori e subordinati. Un organigramma può essere verticale o orizzontale o circolare. Ma l'organigramma non è abbastanza. Non descrive le funzioni delle persone che tengono i diversi post.

Viene preparato un manuale organizzativo che è come un diario che descrive le funzioni specifiche per i diversi post. Una copia di tale manuale viene fornita a tutti i membri dello staff per una migliore comprensione dell'organizzazione e della sua gente. Si può conoscere i suoi doveri e i limiti della sua autorità. Il segretario ha il dovere principale di preparare l'organigramma e il manuale dell'organizzazione.

Organizzazione di un passaggio per l'ufficio n. 12. Preparazione di un manuale di Office:

In un buon ufficio viene preparato un manuale di procedura d'ufficio e una copia viene distribuita a ciascun membro dello staff come guida. Il governo pubblica un manuale d'ufficio per le procedure e le formalità dipartimentali e viene offerto in vendita al pubblico ad un prezzo nominale.

Un manuale ben progettato per la procedura d'ufficio serve ai seguenti scopi:

(a) È un piano permanente per il lavoro,

(b) È considerato come un mezzo di comunicazione interna,

Un manuale d'ufficio è composto da diagrammi di flusso.

I vantaggi del manuale d'ufficio sono:

(a) Aiuta il coordinamento di diverse attività,

(b) Rende il processo decisionale più rapido e basato sull'uniformità di scopo,

(d) Registra le lezioni dell'esperienza passata dell'organizzazione e fuori da quella procedura più conveniente viene elaborata.

(e) È uno strumento molto efficace di controllo e misurazione del lavoro,

(f) Fornisce la base per lo studio O & M.