Gestione della posta in uscita o in uscita in un ufficio

Leggi questo articolo per informazioni sulla gestione della posta in uscita o in uscita in un ufficio.

Preparazione di lettere, avvisi, circolari, ecc .:

I principi:

Lettere di diversi dipartimenti possono essere preparate dai rispettivi dipartimenti sulla dettatura o la guida del capo dipartimentale. Alcuni "paragrafi di forma" possono essere utilizzati per mantenere l'uniformità di stile. Oppure, potrebbe esserci una squadra di impiegati di corrispondenza che preparerà le lettere sugli orientamenti o punti dati dai capi dipartimentali interessati.

Il segretario ha il controllo generale sugli impiegati della corrispondenza.

Avvisi o circolari possono essere preparati da diversi dipartimenti, come il reparto marketing per i clienti, agenti o rivenditori. Lo stesso è il caso di listini prezzi o cataloghi. I materiali pubblicitari possono essere preparati dal dipartimento di pubblicità, se del caso, o la preoccupazione può dipendere da qualsiasi agenzia pubblicitaria a tale riguardo.

Il top management deve avere il controllo su tutti questi materiali di emissione in quanto riflettono le politiche dell'organizzazione.

Avvisi, circolari, relazioni, ecc. Devono essere inviati ai membri nel caso in cui l'organizzazione, che si tratti di negoziazione o di non negoziazione, sia un'associazione. Tali cose sono preparate dal segretario in virtù della sua autorità e conoscenza specialistica. Ci sono anche regole e forme statutarie. Pertanto, devono essere seguiti principi diversi in relazione alla preparazione della posta in base al testo della posta.

La varietà più comune di posta esterna è una lettera. Una lettera può essere di nuovo di due tipi. In entrambi i casi, si tratta di una lettera originale inviata da un mittente a un destinatario dalla propria o, potrebbe essere una risposta di un destinatario a una lettera ricevuta da un mittente. In quest'ultimo caso la redazione della lettera di risposta sarà corrispondente alla lettera ricevuta.

Di seguito è riportata la procedura di preparazione di una lettera:

(1) Dettatura e Bozza:

La lettera può essere dettata dal capo dipartimentale o può indicare le linee guida e i punti in base ai quali l'addetto alla corrispondenza redigerà la lettera. Quelle lettere che riguardano questioni politiche sono dettate dall'amministratore delegato o dal segretario o anche da persone di alto livello, come l'amministratore delegato di un'azienda.

Lettere personali di persone importanti possono essere redatte dai loro segretari privati ​​che hanno la competenza per farlo. Quando una lettera è dettata, lo stenografo prende le note in breve mano e poi le trascrive in una mano lunga su una macchina da scrivere. Questo è chiamato un progetto. La bozza può essere preparata dall'addetto alla corrispondenza direttamente o dal segretario privato.

La dettatura può essere data in molti modi:

(a) Direttamente allo stenografo;

(b) Tramite una macchina dicta-telefonica in cui viene registrata e successivamente ascoltata dal dattilografo per la digitazione;

(c) Direttamente a uno stenografo che non scrive con una matita su una tavoletta, ma gestisce una macchina "stenotipica".

Un alto dirigente spesso dettano un certo numero di lettere alla volta, preferibilmente nella prima parte degli orari d'ufficio, e poi gli steno-tipografi li trascrivono in serie uno per uno. Quando c'è un pool stenografico, uno qualsiasi degli stenografi attualmente disponibili viene chiamato dal dirigente che prende la dettatura. Potrebbero esserci stenografi e dattilografi dipartimentali invece di un pool centralizzato.

(2) Correzione e tipizzazione finale:

La bozza viene presentata alla persona che lo ha dettato o sotto la cui direzione o guida è stata redatta. Lo esaminerà e potrebbe apportare alcune correzioni per il miglioramento. La bozza può essere inviata ad alcuni altri dirigenti per i loro suggerimenti, se presenti, o per aggiunte. Ad esempio, alcune cifre potrebbero dover essere aggiunte dal dipartimento contabilità a una bozza preparata sulla dettatura del responsabile marketing.

Ora, il problema verrà inviato per la digitazione finale o la duplicazione, a seconda dei casi. In quest'ultimo caso sarà necessario utilizzare un duplicatore. Insieme alla digitazione finale del testo della lettera, potrebbe essere necessario digitare copie di altri documenti per la custodia. Potrebbe essere necessario digitare da due a cinque copie, a seconda del numero di reparti o delle persone interessate alla lettera.

Le buste, gli involucri, ecc. Da utilizzare per la spedizione devono essere digitati simultaneamente. Se viene utilizzato "window envelope", non è necessario digitare sulla busta. La busta ha un taglio in modo che l'indirizzo interno digitato sulla lettera stessa possa essere visto. (Tuttavia, è necessario un corretto piegamento della lettera). La digitazione dell'indirizzo non è necessaria se viene utilizzata la macchina dell'indirizzo.

(3) Firma:

Questa è un'operazione importante perché le lettere di valore devono essere firmate da persone che hanno l'autorità di firmare. Il segretario ha l'autorità di firmare lettere a nome dell'organizzazione. Un ufficiale junior può firmare "per" il suo superiore se è autorizzato. Le lettere tipo 'sono generalmente firmate da ufficiali junior.

Un segretario privato può firmare per conto del suo capo. Le lettere che hanno implicazioni legali sono firmate da persone al massimo livello di autorità o dal segretario che ha la procura.

Tali lettere potrebbero dover essere elaborate attraverso l'Ufficio legale, se presente, o tramite il consulente legale. Lo stesso segretario è abbastanza competente per lo scopo. I segni firmatari sulla copia originale per intero e possono mettere le sue iniziali sulla copia dell'ufficio o sulle copie del dipartimento. La firma deve essere fatta distintamente (preferibilmente con inchiostro) e in modo leggibile.

Essa deve essere accompagnata dalla designazione del firmatario. Non è richiesta la firma sulla copia duplicata del testo, ma sotto la nota di accompagnamento, se la copia duplicata deve essere inviata ad un'altra persona come riferimento.

Se si tratta di una circolare o di un qualsiasi tipo di lettera che deve essere duplicata e inviata a un numero di persone, la lettera o la circolare o la nota devono essere digitati su un foglio di carta e la firma sarà effettuata con una penna a stilo. In alcune preoccupazioni c'è un ufficiale speciale o un supervisore del dipartimento di corrispondenza che controlla ogni lettera nella sua fase finale, le iniziali su di esso e la ottiene approvata.

(4) Riferimenti:

Ogni lettera deve avere un numero di riferimento che è simbolico e funziona come un codice. Dal significato interiore del codice, si possono conoscere le caratteristiche di una lettera. Si prevede che il destinatario, nel rispondere alla lettera, faccia riferimento a questo numero di riferimento. Il numero di riferimento può essere assegnato dal dipartimento interessato per renderlo significativo.

Ancora una volta, il numero di riferimento può essere aggiunto dall'addetto alla spedizione al momento della spedizione, ma quel numero non è altro che il numero di serie della spedizione. Questo non è scientifico. Nelle grandi preoccupazioni il numero di riferimento simbolico viene aggiunto al momento della preparazione della lettera e inoltre, un numero di spedizione seriale viene stampato su di esso dall'addetto alla spedizione. Questa è una procedura completa.

dispacciamento:

Significato:

La posta deve raggiungere i destinatari corretti entro un tempo ragionevole. La spedizione ha un grande significato a causa dei seguenti motivi: potrebbero esserci complicazioni commerciali o legali, i reclami potrebbero sorgere, la reputazione potrebbe essere a rischio, la risposta prevista potrebbe non essere imminente e anche la perdita finanziaria potrebbe dover essere sostenuta in caso di irregolarità o inesattezza nel processo.

C'è una sezione centrale di spedizione per eseguire le operazioni. Un 'dead-line' è fisso, cioè è fissato un tempo finale, diciamo 4-15 pm dopo il quale nessuna posta verrà ricevuta dalla sezione per la pubblicazione in quel giorno.

Di seguito la procedura di spedizione della posta:

(1) fascicolazione:

Insieme ad una lettera, molto spesso vengono inviati alcuni allegati, inclusi assegni, bozze, vaglia postali, fatture, copie di altre lettere o dichiarazioni, ecc. A volte una circolare consiste di diverse pagine ciclostilate. Un avviso è accompagnato da relazioni.

Tutti questi documenti correlati devono essere assemblati o fascicolati e uniti insieme con graffette o pin, clip, etichette, ecc. La fascicolazione deve essere eseguita con molta attenzione, osservando che non è stato perso nessun pezzo o se ci sono pagine, sono assemblato in serie. Per la fascicolazione viene richiesto un fascicolo e una pinzatrice. Può essere utilizzata una fascicolatrice.

(2) Pieghevole:

La prossima operazione è pieghevole. La piegatura delle carte è un'arte. Deve essere fatto in modo ordinato. In caso di lettere interne, il piegamento deve essere eseguito secondo la direzione indicata. Se viene utilizzato l'inviluppo della finestra, la piegatura deve essere eseguita in modo tale che l'indirizzo interno digitato sia visibile.

In una macchina di piegatura di grande preoccupazione viene utilizzato che può piegare lettere ad alta velocità e in modo uniforme. Dopo la piegatura, i fogli devono essere inseriti all'interno delle buste, se presenti. Un certo numero di lettere scritte allo stesso partito provenienti da diversi dipartimenti può essere inserito insieme.

(3) Scrittura di indirizzo:

In molti uffici, il sistema è che l'addetto alla spedizione scriverà l'indirizzo. Non è un buon sistema. È auspicabile che il dattilografo durante la digitazione della lettera debba anche digitare l'indirizzo. Ma l'addetto alla spedizione può utilizzare la macchina dell'indirizzo.

Questa macchina è utile quando la comunicazione deve essere fatta frequentemente ad alcuni destinatari fissi. Ad esempio, circolari o comunicazioni ai membri di un'associazione, bollette elettriche o telefoniche agli abbonati, ecc.

(4) Sigillatura e stampaggio:

Le buste devono essere sigillate, il che è un lavoro monotono. I grandi uffici usano le macchine di tenuta per lo scopo. Tutte le buste non devono essere sigillate. Ad esempio, le lettere inviate da "book post". La prossima operazione è stampaggio.

Stampare o fissare i francobolli è un'altra operazione noiosa, sporca e rischiosa. È sporco perché si deve usare la gomma che è appiccicosa. È rischioso perché potrebbero esserci furti di francobolli. Un libro può essere mantenuto come un libro di cassa di Imprest.

L'addetto alla spedizione riceve un importo da pagare per l'acquisto di francobolli che deve consumare registrando il numero di lettere spedite e corrispondentemente i francobolli consumati. I francobolli di diverso valore devono essere fissati su posta di diverso peso e godono dei diversi tipi di servizio postale. Ad esempio, posta ordinaria, posta di libro, sotto certificato di distacco, posta registrata e posta assicurata.

È preferibile che una guida postale sia conservata in ufficio come riferimento. Una macchina di affrancatura può essere utilizzata per superare tutte le difficoltà di fissaggio manuale dei francobolli. Il pilotaggio può essere totalmente controllato da questa macchina. Tutti i tipi di posta non richiedono timbratura, ad esempio lettere inviate da messenger. Le voci sono fatte nel libro dei peon.

(5) Registrazione:

Quando tutte le operazioni di cui sopra sono finite, la posta è effettivamente pronta per la spedizione. La maggior parte delle preoccupazioni mantiene un "Registro di posta esterna" o "Registro di spedizione" a tale scopo. Consiste di diverse colonne che forniscono tutti i dettagli della posta esterna.

L'addetto alla spedizione deve compilare i dettagli di ogni articolo di spedizione e deve mettere le sue iniziali nell'angolo a sinistra dell'articolo spedito. A volte è apposto un timbro di gomma recante il nome della sezione di spedizione su cui vengono scritte le iniziali dall'addetto alla spedizione. Questo è più comune nei dipartimenti governativi.

(6) Pubblicazione:

Ora la posta sarà pubblicata. Se la posta è: per essere inviata tramite messenger, la pubblicazione non è necessaria. Il messaggero porterà gli articoli e li raggiungerà direttamente ai destinatari contro il riconoscimento firmato nel libro dei peon. Questo è possibile solo per la comunicazione locale. Altrimenti, la posta deve essere pubblicata.

Gli articoli possono essere lasciati nella casella postale. Gli articoli registrati o le lettere da pubblicare sotto certificato di distacco devono essere trasferiti direttamente all'ufficio postale per la registrazione e la registrazione. Un ufficio può mantenere un Post Bag in cui tutta la posta esterna può essere trasportata all'ufficio postale, un certo numero di volte in un giorno.

Le borse postali sono bloccate e quindi non vi è alcuna possibilità di mancare qualsiasi articolo postale. Alcune lettere urgenti potrebbero dover essere pubblicate direttamente nel compartimento RMS collegato a un particolare treno. Potrebbe esserci un orario regolare per un ufficio in cui viene indicato quando la posta deve essere trasportata per la pubblicazione. 'Posting' non è richiesto dal sistema di servizio di corriere.