Gestione della posta in entrata o in entrata in un ufficio

Questo articolo mette in luce i primi sette passaggi necessari per la gestione della posta in entrata o in entrata in un ufficio. I passaggi sono: 1. Ricezione e apertura della posta 2. Controllo dei contenuti 3. Stampa data 4. Registrazione 5. Ordinamento 6. Distribuzione 7. Tenere traccia.

Passaggio 1. Ricezione e apertura della posta:

In un piccolo ufficio la posta viene ricevuta e aperta direttamente dal segretario o dal responsabile dell'ufficio.

La posta può essere ricevuta in uno dei seguenti modi:

(a) posta consegnata dal postino direttamente dall'ufficio postale a intervalli regolari di tempo;

(b) Posta direttamente ritirata dall'ufficio postale una o due volte al giorno in un Post Bag o smarrita quando viene conservata una casella postale presso l'ufficio postale;

(d) Posta ricevuta tramite il sistema "corriere".

La posta viene generalmente aperta a mano ma è possibile utilizzare una macchina per l'apertura di lettere quando il numero di lettere ricevute è molto grande. La macchina taglia ogni busta molto finemente sul bordo senza danneggiare alcun materiale incluso. Una macchina può aprire alcune centinaia di lettere in un minuto se è azionata elettricamente. Le lettere contrassegnate come "riservate" o "personali" non vengono aperte e vengono inviate direttamente ai rispettivi destinatari.

Qualsiasi telegramma ricevuto dovrà essere immediatamente inviato al dipartimento o alla persona interessata. Dopo aver aperto una busta bisogna vedere che tutti i contenuti sono stati estratti. A volte la busta viene conservata e fissata con il contenuto come prova della data e del luogo di pubblicazione, come indicato dal sigillo postale.

Passaggio 2. Esame dei contenuti:

Il contenuto delle buste deve essere scrutato o verificato per i seguenti scopi:

(a) Per sapere a quale dipartimento deve essere inviata la lettera;

(b) Verificare se i recinti menzionati in una lettera esistono realmente o corrispondono alla descrizione. Gli allegati possono includere assegni, bozze, ecc. L'impiegato, al momento della verifica, deve mettere una ricevuta di ritorno sulla lettera in questione e inviare immediatamente gli assegni o le cambiali al dipartimento di cassa per l'azione necessaria.

A volte un numero elevato di assegni, assegni e ordini postali vengono ricevuti per posta. In tal caso è preferibile che l'impiegato di apertura della posta prepari un elenco di tutte queste ricevute, ne componga un totale e poi mandi la lista dopo averlo firmato alla cassa. Questo viene fatto come protezione contro il furto e per la sicurezza del cassiere. Questo elenco può anche essere verificato con le polizze di versamento bancario.

Passaggio 3. Timbro della data:

Su ogni articolo di posta ricevuto viene fissato un timbro di gomma che contiene quanto segue:

(a) Un numero di serie dell'articolo ricevuto,

(b) la data di ricevimento,

(d) L'iniziale dell'apri di posta.

La timbratura può essere eseguita utilizzando macchine 'Datazione', 'Numerazione' e 'Registrazione tempo'. Tali macchine hanno dispositivi per il cambio automatico delle figure ad ogni colpo. Alcuni uffici rendono più elaborato il timbro data avendo disposizioni per ulteriori voci come la data di invio di conferma o risposta, la data di deposito, ecc.

Oppure, a tale scopo può essere utilizzato un timbro di gomma separato, che sarà utilizzato dal dipartimento interessato.

Per le "lettere composte" è richiesto un trattamento separato:

Una lettera composita è quella che riguarda più di un dipartimento o individuo e deve essere distribuita a ciascuno di tali dipartimenti o individui. Verrà utilizzato un diverso tipo di timbro di gomma con stanze per nominare i dipartimenti o individui attraverso i quali la lettera dovrà passare successivamente e dovrà essere siglata dalla rispettiva persona.

Infine, la lettera viene inviata per il deposito. Oppure, vengono preparate copie (preferibilmente copie Xerox) e distribuite ai reparti alleati.

In alcuni uffici, ogni pezzo di posta interna viene inviato alla segreteria per la sua lettura e per la sua inizializzazione.

Passaggio 4. Registrazione:

In alcuni uffici viene mantenuto un registro chiamato Inwards Mail Register o Letters Received Book dove vengono registrati i dettagli di tutti gli articoli ricevuti tramite posta. Ciò ha un grande valore come fonte di prova ogniqualvolta sorgono dubbi o controversie in relazione ad alcuni articoli in arrivo.

È una questione lunga e costosa e quindi alcuni uffici non lo intrattengono. In alternativa, è possibile seguire un sistema di Mail Room List. Un elenco è preparato per tutte le lettere e gli altri articoli inviati a un determinato dipartimento in un giorno e la lista è firmata dal dipartimento in carica interessato. Tali elenchi vengono preparati dopo l'ordinamento della posta.

Passo # 5. Ordinamento:

Dopo la timbratura della data e la registrazione, la posta deve essere ordinata per l'invio a rispettivi reparti o individui. Ai fini della classificazione di vassoi o cestelli destinati a diversi reparti vengono posti sul tavolo. Nel caso in cui il numero di reparti sia grande, viene utilizzato un piccone (una scatola contenente appartamenti divisi come una colombaia).

Questo è utile quando deve essere fatto un gran numero di ordinamenti individuali. L'ordinamento deve essere fatto con molta attenzione in modo che non vi sia un posizionamento errato e che i recinti non vengano persi. A volte è difficile accertare a quale dipartimento dovrebbe andare una lettera. Il supervisore della sezione prenderà la decisione o potrà essere inviato al segretario o al responsabile dell'ufficio.

Passaggio 6. Distribuzione:

Il prossimo passo o operazione è la distribuzione della posta ai rispettivi reparti o individui. I peones o portatori dell'ufficio faranno questo lavoro. La posta sarà consegnata contro l'inizializzazione da parte dell'ufficiale ricevente o del cancelliere sul registro. Una lista di Mail Room può essere preparata in questa fase. I messaggi ricevuti tramite il telefono devono essere distribuiti che potrebbero non richiedere l'ordinamento.

Passo # 7. Mantenere la traccia:

In realtà la procedura di gestione della posta in entrata sarà completa quando sarà stata intrapresa l'azione necessaria sul rispettivo pezzo di posta ricevuto. Una lettera deve essere risposto o riconosciuto. Un ordine deve essere riconosciuto, eseguito o rifiutato.

Se la questione non ha importanza, l'articolo viene direttamente archiviato o anche inserito nel cestino della carta straccia o distrutto. Dopo l'azione è stato preso ogni pezzo di comunicazione scritta verso l'interno deve essere inviato per il deposito.

Un ufficio deve avere una procedura definita per la gestione della posta interna e il supervisore della sezione ricevente è responsabile dell'esecuzione della routine. Se qualsiasi parte della posta interna rimane incustodita o viene persa o ingannata, è necessario intraprendere un'azione seria contro la persona in default.