Attrezzature per la gestione di Office Mails: Need e Types

Leggi questo articolo per conoscere le attrezzature necessarie per la gestione di Office Mail. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Necessità di attrezzature per la gestione della posta 2. Tipi di attrezzature per la gestione della posta.

Necessità di attrezzature per la gestione della posta:

Handling of Mail è un lavoro laborioso. Ci sono così tante operazioni da fare. Ogni giorno deve essere gestito un gran numero di articoli postali, sia in entrata che in uscita. Il numero è molto grande per una grande preoccupazione. Il numero aumenta man mano che la preoccupazione aumenta di dimensioni; e le attività sono moltiplicate.

Le lettere o le comunicazioni o le circolari devono essere inviate frequentemente alle stesse persone e quindi gli stessi indirizzi devono essere scritti o immessi un numero di volte.

Molte pagine o allegati devono essere assemblati insieme. Tutti questi sono lavori noiosi, ma devono essere eseguiti con precisione. Per superare la monotonia, per garantire velocità e precisione e per evitare furti, sono state introdotte varie macchine che possono essere utilizzate, a condizione che il volume di lavoro sia abbastanza grande, per rendere il sistema economico.

Tipi di attrezzature per la gestione della posta:

Di seguito sono descritti i diversi tipi di macchine utilizzate nella gestione della posta:

(1) Macchina per l'apertura di lettere:

Questa macchina è utilizzata per aprire le buste. Le lettere sono generalmente aperte a mano, ma un po 'di disattenzione può danneggiare il contenuto. Con questa macchina si può aprire una busta tagliando molto finemente una striscia stretta da un bordo di una busta.

La macchina è dotata di frese o lame autoaffilanti e girevoli. La macchina può essere azionata a mano o elettricamente. Una macchina ad azionamento elettrico può aprire fino a 500 buste di tutte le dimensioni in un minuto.

(2) Macchina per sigillare buste:

La sigillatura delle buste è noiosa e sporco lavoro. Sporco perché si usa gomma o colla. Una macchina per sigillare buste, se azionata a mano, può sigillare ordinatamente circa 150 buste in un minuto e se azionata elettricamente il numero può raggiungere 25.000 all'ora.

L'acqua deve essere alimentata continuamente. Buste di qualsiasi larghezza, lunghezza e spessore ragionevoli possono essere sigillate con una macchina standard. Una macchina ad azionamento elettrico ha un ulteriore vantaggio che l'acqua viene resa calda e l'acqua calda agisce rapidamente sulla gomma.

(3) Collating Machine:

Un certo numero di allegati o fogli di carta potrebbero dover essere assemblati insieme prima di essere spediti. Questo è un lavoro laborioso e rischioso. Rischioso perché qualsiasi foglio di carta può essere perso o ci può essere una duplicazione dispendiosa della stessa pagina. Anche il tempo è lungo. Una fascicolatrice risolve tutti i problemi.

Tale macchina è di molti tipi e dimensioni. Una grande macchina non si limita a collezionare ma anche a legare le carte. Una semplice macchina da fascicolazione può essere utilizzata da una dattilografa che mantiene il numero richiesto di fogli di carta, intercalati con carte carbone, pronti sul tavolo in modo che il tempo non venga sprecato per preparare le carte quando un numero di copie deve essere digitato in un tempo.

(4) Macchina piegatrice di carta:

La piegatura delle carte prima di inserirle all'interno delle buste non è un lavoro semplice come sembra. La piegatura deve essere fatta in modo ordinato ed elegante. Non ci devono essere pieghe inutili che causano sprechi di tempo. La piegatura diventa difficile quando un mazzo di carte deve essere piegato insieme.

La piegatura deve essere conforme alla dimensione della busta. Nel caso in cui vengano utilizzati "window envelopes", la piegatura deve essere eseguita in modo tale che l'indirizzo interno digitato sulla lettera diventi visibile. Tutti questi problemi possono essere risolti se viene utilizzata una piegatrice di carta.

È disponibile una macchina composita che raccoglierà, piegherà e inserirà i fogli all'interno di una busta e alla fine la sigillerà. Tutto questo può essere fatto alla velocità per preparare 2.500 buste in un'ora. Molto dipende, tuttavia, dal numero di documenti da raccogliere.

(5) Macchina di indirizzamento o Addressograph:

L'aiuto di una tale macchina viene preso quando spesso lettere o circolari o avvisi devono essere inviati agli stessi destinatari. Ad esempio, comunicazione ai membri di un'associazione o società, bollette elettriche o telefoniche agli abbonati, avvisi di premio ai titolari di polizze assicurative, ecc.

Per questa macchina deve essere preparata una copia per ogni nome e indirizzo. Questo può essere fatto facendo goffratura su lastre di metallo o tagli a stampino su carte spesse o fogli di plastica, ecc. Queste piastre o schede sono alimentate all'interno della macchina. Premendo una leva, uno alla volta una piastra o una carta viene portata in posizione di stampa.

La busta o la carta viene posizionata sulla piattaforma e su di essa viene premuta la piastra o la carta in rilievo e passa l'inchiostro asciutto. Viene fatta un'impronta. Aggiungendo alcuni allegati, la numerazione può anche essere eseguita simultaneamente oppure è possibile stampare una parte della descrizione totale (ad esempio, solo il nome), ecc.

Tutti i nomi potrebbero non essere ricercati alla volta. Con alcuni dispositivi automatici la macchina potrebbe effettuare la selezione. Gli indirizzi possono essere stampati da 800 a 1.000 all'ora da una macchina azionata a mano e fino a 7.000 all'ora da uno elettrico.

Tale macchina viene utilizzata anche per gli stipendi o per i fogli paga, per la fatturazione, per altri lavori di riempimento. Ha grandi vantaggi:

(a) Ha una straordinaria velocità di funzionamento,

(b) Non ci sono errori nella stampa del nome e dell'indirizzo,

(d) Può essere utilizzato per una serie di scopi e in diversi modi,

(e) Porta all'economia.

Ha anche degli svantaggi:

(a) Le piastre di metallo sono costose anche se durevoli,

(b) È difficile apportare modifiche.

(6) Franking Machine:

Si tratta di una macchina utilizzata per stampare su buste, cartoline, disegni ecc. Di francobolli di varie denominazioni, con indicazione della data, dell'importo, del luogo di stampaggio e del numero registrato dell'utente. Inoltre, può essere stampato anche uno slogan pubblicitario.

Le case commerciali, le istituzioni educative, gli uffici governativi e varie altre organizzazioni usano comunemente tale macchina invece di usare normali francobolli adesivi. Questa macchina è stata introdotta dopo la convenzione postale internazionale del 1922. Tale macchina può b; acquistato o acquistato ma deve essere portato a un ufficio postale per la registrazione e una licenza.

Un numero è assegnato dall'ufficio postale all'utente. C'è un metro collegato alla macchina che mostra la quantità di denaro consumata in via di spedizione. Un importo, basato sul probabile consumo, deve essere stimato e pagato in anticipo all'ufficio postale.

Di conseguenza, l'ufficio postale regola il contatore fino a quel limite, lo blocca e lo sigilla. L'utente può utilizzare la macchina fino al raggiungimento del limite di valore di affrancatura e dopo che la macchina si ferma per operare. Anche in questo caso, la macchina deve essere portata all'ufficio postale per un nuovo adeguamento del contatore con pagamento in anticipo.

Per eseguire l'affrancatura devono essere eseguiti i seguenti passaggi:

(1) Le lettere devono essere ordinate in base alla quantità di spedizione richiesta per loro.

(2) La macchina viene regolata con una denominazione alla volta. Ad esempio, 25 paise, 35 paise e così via. Le lettere che richiedono 25 paise stamp devono essere affrancate alla volta. Quindi lettere che richiedono 35 paise stamp e così via.

(3) Per buste o articoli di grosso spessore che non possono essere inseriti nella macchina, i fogli separati vengono affrancati e quindi incollati sugli articoli.

(4) In caso di errore, una tale busta viene conservata e può essere depositata presso l'ufficio postale per il rimborso.

(5) Ogni giorno è necessario regolare il meccanismo di stampa della data.

(6) La macchina deve essere tenuta sotto la responsabilità di una persona responsabile in modo che non ci sia un uso improprio.

vantaggi:

(a) L'operazione fa risparmiare tempo. Circa 2000 lettere possono essere affrancate in un'ora da un operatore manuale e 15.000 da una macchina azionata elettricamente.

(b) Uno stock di francobollo non deve essere mantenuto.

(d) Il Post Book non deve essere mantenuto.

(e) La posta è pronta per la consegna rapidamente.

(f) La stampa di slogan pubblicitari è un metodo di pubblicità poco costoso.

svantaggi:

(a) Ci può essere uno spreco attraverso l'affrancatura di importi errati.

(b) La posta deve essere trasportata all'ufficio postale tutti i giorni dopo l'affrancatura e non può essere ritirata nella casella postale.

(d) I timbri sfusi possono ancora essere necessari per le lettere urgenti che devono essere pubblicate immediatamente ma a quel tempo l'ufficio postale è stato chiuso.

(e) Una buona somma di denaro deve essere pagata in anticipo all'ufficio postale.

(f) Ha costi operativi e di manutenzione. Il flusso di inchiostro deve essere mantenuto.