Dipartimento di corrispondenza: composizione e accordo

Leggi questo articolo per conoscere il Dipartimento di corrispondenza. Dopo aver letto questo articolo imparerai a conoscere: 1. Composizione del Dipartimento per le Corrispondenze 2. Disposizione del Dipartimento di corrispondenza.

Composizione del Dipartimento di corrispondenza:

Il dipartimento per la corrispondenza è composto da un grande numero di dipendenti diretti dal segretario.

(1) Ci possono essere impiegati di corrispondenza qualificati e con esperienza per assistere i diversi dirigenti nel processo di redazione e standardizzazione delle lettere. In alcuni uffici gli stessi capi dipartimentali eseguono le dettature e preparano le bozze.

Lo stesso segretario detta le lettere importanti relative ai diversi dipartimenti. Alcune lettere richiedono uno stile e una lingua speciali e potrebbero dover contenere termini o termini tecnici o legali utilizzati in una particolare linea di commercio.

Gli impiegati di corrispondenza che hanno esperienza in una particolare linea possono essere di grande aiuto. Tuttavia, i buoni libri sulla scrittura di lettere sono disponibili sul mercato per fare a meno dei servizi degli impiegati di corrispondenza.

(2) Oltre agli impiegati di corrispondenza, ci può essere una grande forza di dattilografi e stenografi (o steno-dattilografi) che devono prendere dettati in breve e trascriverli in una mano lunga. Esistono così tanti tipi di macchine, utilizzate nella macchina da scrivere, nella macchina duplicatrice (di diversi tipi e modelli), nella ditta telefonica, nella macchina a stenografia, ecc. Operatori esperti sono impiegati per far funzionare le macchine.

(3) Segue la sezione che gestisce la posta in entrata e in uscita. Questa è comparativamente una piccola sezione composta da due a cinque impiegati e un supervisore. I peones o portatori di uffici sono lì per aiutare la sezione al momento della distribuzione o al momento di portare la posta da e trasportare all'ufficio postale o per inviare la posta o per portare lettere direttamente sotto il sistema di messaggistica.

Disposizione del Dipartimento di corrispondenza:

L'accordo comprende la sistemazione del personale del dipartimento e delle macchine. Qui, il principio di centralizzazione o di decentramento può essere seguito. Quando le lettere sono dettate o redatte dai capi dipartimentali c'è un caso di decentramento. D'altra parte, se tutte le lettere sono redatte principalmente dagli impiegati della corrispondenza, vi è la centralizzazione.

Di nuovo, se ogni dipartimento ha la propria macchina da scrivere o macchina da scrivere e il dattilografo, è un caso di decentramento. Se esiste un pool di dattilografi centrali, si parla di centralizzazione. Il lavoro di duplicazione, tuttavia, generalmente viene svolto in modo centralizzato. Sia la centralizzazione che il decentramento hanno i loro vantaggi e svantaggi.

Pool di dattilografi:

Significa che tutti i dattilografi e gli stenografi entrano in un gruppo o in una piscina e si siedono insieme in un luogo particolare. È in un posto conveniente in ufficio facilmente accessibile da diverse parti. Generalmente è una stanza segregata dall'ufficio generale ed è costruita con pareti insonorizzate come pareti di vetro o pareti rivestite con mica-mix.

I dattilografi occupano i loro posti di fronte alle macchine da scrivere. In base alle esigenze dei diversi dipartimenti, scrivono le lettere. Ogni qualvolta un qualsiasi dettato deve essere dato da un dirigente, chiede uno stenografo. Qualunque stenografo, che sia libero, lo seguirà.

Dopo aver preso la dettatura, la consegnerà per la trascrizione a quella dattilografa che è libera. C'è un supervisore della sezione per distribuire il lavoro tra gli stenografi e i dattilografi. I dattilografi possono anche digitare dettati registrati da dicta-phone, uno per uno.

Con un sistema dicta-phone multi-bank, qualsiasi disco può essere ascoltato e digitato da ogni dattilografo su base rotazionale. Se il personale esistente non è in grado di far fronte alla pressione del lavoro, vengono assegnati appuntamenti temporanei supplementari.

vantaggi:

(a) Esiste una distribuzione del lavoro più o meno uniforme: carico tra gli stenografi e i dattilografi,

(b) Il "pool" è separato, né il rumore causato dalle macchine disturba l'ufficio generale, né i dattilografi sono disturbati dal rumore dell'ufficio generale,

(c) È economico perché un numero minore di stenografi e dattilografi può fare il lavoro. È necessario più numero di mani se ogni reparto avesse il proprio stenografo e dattilografo. Questo è molto importante.

svantaggi:

(a) Tutti i tipi di lavoro di battitura non possono essere centralizzati. Alcuni dettati e lavori di battitura richiedono tecniche che possono essere gestite solo da esperti, collegate a particolari reparti che gestiscono tali compiti tecnici.

(b) Alcuni dirigenti preferiscono avere i propri steno-dattilografi che possono seguire le sue intonazioni o pronunce correttamente e prontamente. I dirigenti di alto rango, tuttavia, hanno i loro segretari privati per lo scopo. I dirigenti possono anche aspettare che il suo stenografo preferito sia disponibile fuori dal "pool",

(d) Solo le grandi preoccupazioni possono permettersi di avere un tale "pool".

Quali sono i vantaggi del sistema 'pool', sono gli svantaggi del sistema dipartimentale e viceversa.