Ciclo continuo di miglioramento dei processi aziendali (4 fasi)
Il ciclo di miglioramento continuo consiste di quattro fasi.
Fase 1 Selezione e definizione del processo:
Ciò comporta la selezione e la definizione di un processo critico (correlato alla strategia aziendale) avente possibilità di miglioramento continuo.
Fase 2: valutazione e standardizzazione dei processi:
Questo consiste nella descrizione, valutazione e standardizzazione del processo che è selezionato per il miglioramento.
Fase 3: miglioramento del processo:
Ciò comporta il miglioramento continuo del processo valutato secondo il ciclo PDCA (es. Ciclo Plan-Do-Check-Act)
Fase 4: miglioramento personale:
Questo si riferisce al miglioramento continuo dell'individuo che porta il miglioramento del processo secondo il nuovo ciclo PDAC (cioè, ciclo Plan-Do-Act-Challenge).
Queste quattro fasi sono brevemente discusse nei paragrafi seguenti.
Fase 1 Selezione e definizione del processo:
Nella prima fase del ciclo di miglioramento continuo, viene sottolineata la selezione del processo critico per il miglioramento e la definizione del processo selezionato. Questa fase include le seguenti attività.
(i) Preparare il terreno per il miglioramento continuo del processo formulando la scheda del punteggio del bilancio organizzativo (OBSC) che comprende la missione organizzativa, la visione, i valori fondamentali, i fattori critici di successo, gli obiettivi, le misure di performance, gli obiettivi e le azioni per il miglioramento del processo. L'OBSC è diviso in quattro prospettive: finanziaria, clienti, processi interni e conoscenza e apprendimento.
(ii) Formare un gruppo direttivo in cui anche la direzione partecipa attivamente. Una fase in cui impostare il miglioramento dei processi creando un ambiente per incoraggiare e alimentare sia il miglioramento dei processi che il miglioramento personale.
(iii) Definire i processi critici relativi a OBSC e determinare i processi rilevanti sulla base di fattori critici di successo.
(iv) Selezione del processo più critico (che pone il problema più grande o la più grande opportunità nella situazione attuale). Ciò significa selezionare un processo su cui il gruppo si concentrerà per migliorare.
(v) Nominare un processo proprietario per il processo selezionato che è responsabile per il miglioramento del processo selezionato. Il proprietario del processo funge da sponsor, la persona del gruppo direttivo che funge da consulente per il progetto di miglioramento. Il proprietario del processo è responsabile del corretto funzionamento del processo e ha l'autorità per modificare tale processo.
(vi) Installazione di un team di miglioramento da parte del proprietario del processo e assegnazione al team dei processi.
(vii) Avere il proprietario del processo e i membri del team definiscono il processo scelto. Definire il processo è un prerequisito essenziale per migliorare il processo.
La definizione del processo include: (a) clienti interni / esterni, (b) Input, (c) processi e (d) output.
(viii) Formazione del team per l'utilizzo dei metodi e delle tecniche di miglioramento e formazione del capo squadra per diventare un allenatore.
(ix) Formulare un piano di miglioramento che includa la missione del team, il titolo del progetto, gli obiettivi di miglioramento, le misure di riesame delle prestazioni, il calendario di esecuzione, i mezzi richiesti, il tipo di supporto necessario dal top management, le conseguenze dell'introduzione del processo di miglioramento, l'impiegato previsto resistenza all'introduzione del processo di miglioramento ecc.
(x) Raccolta delle informazioni necessarie e analisi dei dati relativi ai clienti e dei reclami e registrazione del processo modificato utilizzando i diagrammi di flusso.
Fase 2: valutazione e standardizzazione dei processi:
In questa fase, il processo selezionato viene descritto in dettaglio per verificare se il processo è chiaramente compreso o meno. Ciò richiede la standardizzazione del processo, la misurazione e la revisione delle prestazioni del processo, l'identificazione delle carenze del processo e l'analisi dei problemi con il processo.
Standardizzando il processo, viene stabilito il modo migliore per eseguire quel processo. Questo viene fatto per garantire che tutti capiscano il processo e che il processo venga utilizzato sempre nello stesso modo ogni volta. Gli standard di processo forniscono la linea di base per il miglioramento continuo del processo.
Le attività importanti in questa fase sono:
(i) Definizione e descrizione del processo selezionato
(ii) Misurare le prestazioni del processo sulla base della misura di prestazione descritta
(iii) Analisi dei dati di processo disponibili
(iv) Esecuzione di analisi di causa ed effetto e
(v) Identificazione delle cause principali
Fase 3: miglioramento del processo:
In questa fase, il processo selezionato viene continuamente migliorato. Il ciclo PDCA è usato per questo scopo.
Le varie fasi di questo ciclo sono:
(i) Piano:
Il piano di miglioramento che è stato formulato durante la fase di "selezione e definizione del processo" viene aggiornato. Gli obiettivi di miglioramento sono determinati, le azioni di miglioramento e il modo in cui sono correlate all'OSCC sono indicate e vengono sviluppate soluzioni che soddisfano i requisiti dichiarati e le cause del problema.
(ii) Do:
Il piano di miglioramento viene eseguito su scala limitata, le soluzioni selezionate vengono testate, gli esperimenti condotti ei membri del team addestrati all'uso dei metodi e delle tecniche di miglioramento.
(iii) Controllare:
Vengono misurati gli effetti del cambiamento di processo, i risultati di queste azioni di miglioramento vengono riesaminati in base a misure di rendimento, viene verificata la misura in cui gli obiettivi di miglioramento possono essere realizzati con queste azioni e i risultati vengono confrontati con le norme.
(iv) Legge:
I risultati vengono implementati, ovvero viene introdotto il miglioramento del processo, il processo viene controllato, viene apportata la modifica finale del processo, i risultati vengono valutati, il processo viene continuamente migliorato e monitorato, le prestazioni migliorate documentate e le eventuali modifiche di processo standardizzate.
Phase 4 Miglioramenti personali:
Il cambiamento organizzativo è determinato dall'impatto cumulativo degli sforzi di tutti gli individui per migliorare se stessi, il loro lavoro e la loro organizzazione. Le tecniche individuali di auto-miglioramento sono utili per focalizzare gli sforzi di miglioramento personale di ogni persona nell'organizzazione.
Durante la fase di miglioramento personale, l'attenzione si concentra sul miglioramento continuo delle capacità e del comportamento dell'individuo, che costituiscono il fondamento dello sviluppo individuale, del successo personale e del benessere.
Il ciclo PDAC è usato. Le varie fasi di questo ciclo sono :
(i) Piano:
Formula o aggiorna la tua scheda di punteggio bilanciata personale (PBSC) che si concentra sul tuo lavoro e sul tempo libero.
(ii) Do:
Inizia con un semplice obiettivo dal tuo PBSC con la sua azione di miglioramento corrispondente. Concentrati sulle cose che non sei bravo, sulle abitudini che ti limitano, su quelle che hanno un'influenza sfavorevole sulla tua vita e su quelle che danno risultati insoddisfacenti. Concentrati sullo sforzo della tua azione di miglioramento. Condividi il tuo PBSC con un collega fidato o un amico e assicurati il supporto del tuo supervisore.
(iii) Legge:
Controlla se l'azione di miglioramento funziona e agisci quando non funziona. Riesaminare i risultati in base alle misure e agli obiettivi prestazionali personali definiti. Verifica in che misura hai realizzato i tuoi obiettivi personali. Sviluppa le tue competenze per raggiungere gli obiettivi selezionati. Attuare il comprovato miglioramento personale e valutare i risultati personali.
(iv) Sfida:
Accetta maggiori sfide selezionando un obiettivo più difficile e l'azione di miglioramento corrispondente dal tuo PBSC e vai avanti con esso.
