Organizzazione: significato, processo, principio e importanza
Leggi questo articolo per conoscere il significato, il processo, il principio e l'importanza della funzione manageriale dell'organizzazione.
Significato e processo di organizzazione:
L'organizzazione potrebbe essere definita come segue:
Organizzare è quel processo manageriale che cerca di definire il ruolo di ciascun individuo (manager e operatore) verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali; con il dovuto riguardo a stabilire relazioni di autorità-responsabilità tra tutti; e fornire il coordinamento nell'impresa - come dispositivo integrato per ottenere azioni di gruppi armoniosi.
In funzione della gestione, l'organizzazione è un processo; ampiamente composto dai seguenti passaggi:
(i) Determinazione del carico di lavoro totale:
Il primo passo nel processo di organizzazione è la determinazione di tutte le attività necessarie per il raggiungimento degli obiettivi aziendali. Questo passaggio di organizzazione è, in realtà, nient'altro che una stima del carico di lavoro totale che deve essere fatto per realizzare gli obiettivi.
(ii) Raggruppamento e sottogruppo di attività, ovvero creazione di dipartimenti:
Le attività totali determinate per il raggiungimento degli obiettivi delle imprese devono essere classificate, vale a dire mettere attività simili o correlate in un unico posto sotto forma di gruppo o sottogruppo. Questo passaggio di organizzazione porta direttamente al processo di creazione dei reparti. Se un'azienda viene confrontata con un edificio; la creazione di reparti al suo interno equivarrebbe alla costruzione di stanze all'interno dell'edificio ogni stanza destinata a uno scopo specifico specificato.
(iii) Creazione di Manager-Ship tramite Delega di Autorità:
Dopo che lo schema di dipartimento è stato finalizzato; il prossimo passo nel processo di organizzazione sarebbe quello di affidare la responsabilità del funzionamento di ciascun dipartimento a un manager distinto. La creazione di manager-ship, in questo modo, richiede una delega di autorità necessaria a ciascun manager per consentire al gestore di occuparsi del lavoro a lui assegnato.
(iv) Divisione del lavoro all'interno dell'organizzazione dipartimentale del set-up:
Dal momento che nessun singolo individuo può intraprendere l'esecuzione dell'intero lavoro assegnato a un dipartimento; diventa necessario ricorrere alla divisione del lavoro, assegnando a ciascuna persona solo una parte del lavoro totale. Come risultato di intraprendere la divisione del lavoro per tutti i reparti; emerge un'organizzazione umana all'interno dell'impresa.
(v) Disposizione delle strutture fisiche al personale all'interno dell'organizzazione dipartimentale del set-up-materiale:
Ogni individuo dell'impresa, che lavora a qualsiasi livello, in qualsiasi dipartimento, deve aver bisogno delle strutture fisiche di base - materie prime, macchine e strumenti, tecnologia e altri input - per la corretta esecuzione dell'attività assegnata. Quando le strutture fisiche sono rese disponibili a tutto il personale di tutti i reparti; emerge un'organizzazione materiale (o un'organizzazione fisico-tecnica) all'interno dell'impresa.
(vi) Definizione e istituzione di relazioni autorità-responsabilità;
Avendo creato manager-ship e un'organizzazione umana all'interno dell'azienda; diventa necessario ideare un sistema che preveda la definizione e l'instaurazione di rapporti di responsabilità tra tutti i dipendenti, i manager e gli operatori. Di fatto, tali relazioni devono essere definite e stabilite in tutta l'azienda sia orizzontalmente che verticalmente.
Punti di commento:
Alcuni dei commenti degni di nota sulla precedente descrizione della funzione manageriale di organizzazione sono i seguenti:
(a) Come risultato di intraprendere il processo di organizzazione, emerge una struttura, chiamata struttura organizzativa (o semplicemente l'organizzazione). In realtà, organizzare è un processo manageriale; un'organizzazione ne è il risultato.
(b) Durante la progettazione della struttura organizzativa, la direzione deve pianificare e provvedere al coordinamento all'interno dell'organizzazione, sia orizzontalmente che verticalmente. In effetti, il coordinamento è un dispositivo integrato per garantire un funzionamento organizzativo armonioso, efficace ed economico.
(c) La questione di un giusto compromesso tra centralizzazione e decentramento dell'autorità deve anche essere risolta, almeno inizialmente, nella fase di elaborazione dell'organizzazione. Infatti, mentre delegando l'autorità ai capi dipartimentali e ai manager subordinati ai livelli medio e basso dell'organizzazione, il top management dovrebbe decidere in merito al problema, ovvero se dotare i piccoli manager di più poteri decisionali o meno.
Di seguito sono riportate alcune definizioni popolari di organizzazione:
1. "Organizzare è stabilire rapporti di autorità con disposizioni per il coordinamento tra loro, sia verticalmente che orizzontalmente nella struttura aziendale".
-Koontz e O 'Donnell
2. "Organizzare è il processo di identificazione e raggruppamento del lavoro da svolgere, definire e delegare la responsabilità e l'autorità e stabilire un modello di relazione allo scopo di consentire alle persone di lavorare in modo più efficace per raggiungere l'obiettivo".
- Louis A. Allen.
Principi di organizzazione:
I principi di organizzazione, per motivi di chiarezza di discussione e una migliore comprensione di questi, sono stati classificati nel modo seguente:
(I) Principi generali:
(i) Principio di unità di obiettivo
(ii) Principio di semplicità
(iii) principio di flessibilità
(II) Principi strutturali:
(iv) Principio della divisione del lavoro
(v) Principio della definizione funzionale
(vi) Principio della divisione ottimale
(vii) Principio dell'unità di direzione
(viii) Intervallo di principio di gestione
(III) Principi operativi:
(ix) Principio di delegazione adeguata
(x) Principio della catena scalare
(xi) Principio dell'unità del commento
(xii) Principio a livello di autorità
Di seguito è riportato un breve commento su ciascuno dei principi di organizzazione sopra indicati nelle categorie appropriate:
(I) Principi generali:
In base a questa classificazione, sono inclusi alcuni dei principi fondamentali dell'organizzazione, vale a dire principi assolutamente indispensabili per un funzionamento efficace e logico dell'organizzazione.
Una breve spiegazione dei principi di questa categoria è la seguente:
(i) Principio dell'unità dell'obiettivo:
In parole semplici, questo principio richiede che gli obiettivi individuali e dipartimentali in tutta l'impresa debbano essere perfettamente armonizzati; e che tutti gli obiettivi devono essere di supporto reciproco e contribuire collettivamente a obiettivi comuni generali.
(ii) principio di semplicità:
Il rispetto di questo principio richiede che la direzione debba, per quanto possibile, progettare una struttura organizzativa semplice. Una struttura semplice facilita una migliore comprensione delle relazioni superiori-subordinate; e fornisce uno sfondo per una migliore cooperazione tra le persone.
(iii) Principio di flessibilità:
Durante la progettazione della struttura organizzativa, la gestione deve prevedere dispositivi integrati all'interno della struttura stessa; che faciliterebbe i cambiamenti nella struttura organizzativa da effettuare quando e quando i fattori ambientali, interni e / o esterni, lo richiedono.
(II) Principi strutturali:
I principi strutturali dell'organizzazione si riferiscono a quegli aspetti dell'organizzazione, che hanno un impatto sulla strutturazione (o lo sviluppo) dell'organizzazione; il suo design e forma fondamentali.
Alcuni dei principi importanti, in questo contesto, potrebbero essere i seguenti:
(iv) Principio della divisione del lavoro:
Poiché il lavoro totale dell'impresa non può essere eseguito da una sola persona; è imperativo che tale lavoro debba essere opportunamente diviso tra un numero di persone. In effetti, il lavoro manageriale totale dovrebbe essere diviso tra un numero di manager; e il lavoro operativo complessivo è diviso tra un numero di personale operativo.
(v) Principi di definizione funzionale:
Il principio sopra enunciato implica che il ruolo (o il lavoro) di ciascun individuo e di ciascun dipartimento dell'impresa deve essere definito in modo adeguato, in termini di contenuto del lavoro, dell'autorità e delle strutture necessarie per l'esecuzione del lavoro e della relazione del lavoro con quelli degli altri, nell'impresa.
(vi) Principio della divisione ottimale:
Esistono molti modi e basi per la creazione di reparti all'interno di un'organizzazione. Secondo il principio della divisione ottimale, i dipartimenti di un'organizzazione devono essere creati e mantenuti in modo tale da facilitare il miglior conseguimento degli obiettivi comuni dell'impresa.
(vii) Principio dell'unità di direzione:
Il principio implica che ciascun gruppo di attività aventi lo stesso obiettivo deve avere solo un capo generale e un solo piano generale o generale. Come principio di organizzazione, questo concetto di unità di direzione deve essere così incorporato nel progettare la struttura organizzativa che, per ogni gruppo di attività simili, è prevista una sola autorità globale che eserciti la stessa funzione, ovunque sul personale, nell'organizzazione.
(viii) Span of management principle:
L'arco del principio di gestione è variamente definito come l'intervallo di controllo o l'intervallo di supervisione. Tuttavia, la frase "intervallo di gestione" è la più ampia; includendo anche le nozioni di ampiezza del controllo e l'intervallo di supervisione. L'estensione del principio di gestione implica che esiste un limite al numero di subordinati; il cui lavoro potrebbe essere efficacemente gestito (controllato o supervisionato) da un superiore.
Punti di commento:
Alcune osservazioni utili nel contesto del principio del margine di gestione potrebbero essere fatte come in:
(a) Esiste un limite solo alla gestione efficace; per una gestione inefficace o inefficiente, beh, non c'è limite. Quindi, l'estensione del principio di gestione è valida, solo nel contesto di una gestione efficace. Un esempio illustrerebbe il significato di questa idea.
Ad esempio, a scuola o in classe, il numero di studenti deve essere limitato; poiché nessun insegnante, per quanto competente, può effettivamente impartire l'apprendimento a un numero indefinito di alunni.
Contro questa situazione, prendi il caso di un oratore pubblico che potrebbe affrontare un gigantesco raduno di pubblico; per questo, non importa se e in quale misura il pubblico è ricettivo al discorso del relatore o quanto sia efficace il processo di comunicazione tra chi parla e il pubblico. In quest'ultimo caso, l'arco di principio di gestione non è né valido né applicabile.
(b) Che cosa è esattamente o deve essere il numero di subordinati meno di un superiore non può essere affermato con precisione o certezza; come l'arco del principio di gestione è situazionale. Non esiste un numero duro e veloce di subordinati che determinerebbe un intervallo ottimale di gestione in tutte le situazioni gestionali.
Tra gli altri fattori, la competenza del superiore e le abilità, le abilità e le esigenze del subordinato, sono i fattori più dominanti, probabilmente in grado di determinare l'estensione del management, in una particolare situazione gestionale.
(c) L'estensione del principio di gestione spiega la ragion d'essere per la struttura dell'organizzazione; in caso contrario, un singolo manager potrebbe essere in grado di gestire e gestire il lavoro di tutti i subordinati; e non ci sarebbe alcun bisogno di una struttura organizzativa strutturata.
(d) L'estensione del principio di gestione deve avere a che fare con la forma della struttura organizzativa; cioè se si tratterebbe di una struttura organizzativa alta o piatta. Questa è la nozione implicita dietro i concetti di ampiezza stretta e ampia di gestione.
Uno stretto margine di gestione è quello in cui un superiore può gestire un numero inferiore di subordinati; mentre in un ampio arco di gestione, il numero di subordinati è "più grande" di quello gestibile in un ristretto arco di gestione.
Di conseguenza, un ristretto arco di gestione comporterebbe una forma un po 'più alta dell'organizzazione; e un'ampia gamma di gestione porterebbe a una struttura organizzativa relativamente "piatta". Facciamo un esempio ipotetico per illustrare come si strutturerebbe una struttura organizzativa "alta" o "piatta", a seconda che si tratti di una gestione ristretta o ampia.
Supponiamo che in un'impresa ci siano 10 subordinati gestiti dalla direzione. Supponiamo inoltre che l'intervallo di gestione sia anche 10. In questa situazione, solo il manager sarebbe tenuto a gestire e gestire il lavoro di tutti e dieci i subordinati.
La struttura organizzativa apparirebbe come segue:
Ora, supponiamo che l'intervallo di gestione sia solo 5. In questo caso, il manager sarebbe aiutato da due assistenti; e controllando 10 subordinati tramite due assistenti: ciascun assistente manager che gestisce il lavoro di 5 subordinati.
In questo caso, la struttura organizzativa sembrerebbe un po 'più alta della sua controparte sotto ampia estensione; e avrà più strati dell'organizzazione. La seguente tabella illustra questo concetto.
Senza entrare nei dettagli della discussione, sarebbe sufficiente dire che la forma della struttura organizzativa - alta o piatta - ha implicazioni per l'efficienza organizzativa sulla base dei costi amministrativi, dell'efficacia della comunicazione e delle strutture in coordinamento.
(III) Principi operativi:
Si potrebbe suggerire che i principi operativi dell'organizzazione siano quelli che influiscono sul funzionamento o sul funzionamento dell'organizzazione.
Alcuni principi importanti, sotto questa categoria, sono i seguenti:
(ix) Principio della delega adeguata:
Con il principio di una delega adeguata, intendiamo che ogni posizione manageriale sia dotata di un'autorità adeguata (o necessaria o necessaria) - per consentire al titolare della posizione, ovvero al manager, di far fronte con successo alle esigenze del suo lavoro.
(x) Principio della catena scalare:
La catena scalare implica una catena di superiori, che vanno dal rango più alto al rango più basso, in un'organizzazione. La catena scalare costituisce la base delle relazioni di autorità-responsabilità tra manager e subordinati, nell'organizzazione; promuovendo così la comprensione reciproca tra superiori e subordinati a diversi livelli dell'organizzazione.
Come principio di organizzazione, il principio della catena scalare richiede la sua integrazione nel design dell'organizzazione, per garantire il regolare svolgimento della vita aziendale.
(xi) Principio dell'unità di comando:
Il principio sopraindicato implica che un dipendente deve ricevere ordini e istruzioni, solo da un superiore, alla volta. L'osservanza di questo principio è auspicabile per motivi di eliminazione di dubbi e confusioni dalla mente dei dipendenti; e per facilitare la fissazione esatta della responsabilità sugli individui per i risultati attesi da loro.
(xii) Principio a livello di autorità:
Il principio del livello di autorità implica che i dirigenti a determinati livelli nella gerarchia di gestione debbano decidere solo le questioni che rientrano nella competenza dell'autorità investita nelle loro posizioni manageriali.
Una naturale estensione di questo principio è che se un manager a qualsiasi livello della gerarchia di gestione si imbatte in una questione non coperta dalla sua autorità; la questione deve essere indirizzata verso l'alto nella gerarchia o spinta nella gerarchia al livello appropriato per la decisione.
Importanza (o vantaggi) dell'organizzazione:
L'importanza dell'organizzazione può essere evidenziata facendo riferimento al ruolo che svolge nella vita dell'impresa, considerata nella seguente maniera analitica:
(i) Ruolo fondamentale dell'organizzazione
(ii) Altri aspetti del ruolo
Consideriamo i ruoli dell'organizzazione come sopra programmato:
(i) Ruolo fondamentale dell'organizzazione:
Il ruolo fondamentale dell'organizzazione potrebbe essere espresso confrontandolo con un veicolo; che è ideato e progettato per il raggiungimento degli obiettivi aziendali.
Proprio come con l'aiuto di un veicolo, una persona è abilitata a raggiungere la sua destinazione; in modo simile, un gruppo di persone (compreso nell'impresa) è messo in grado di raggiungere la propria destinazione, ovvero il raggiungimento di obiettivi comuni attraverso il veicolo dell'organizzazione.
Infatti, per il raggiungimento degli obiettivi aziendali, è necessaria un'azione da parte di individui, compresi in un'attività di gruppo; e intraprendere tale azione è facilitata in un manager pianificato e sistematico dalla struttura organizzativa, cioè dall'organizzazione.
(II) Altri aspetti del ruolo:
Alcuni aspetti importanti del ruolo dell'organizzazione potrebbero essere indicati come segue:
(i) Facilita la specializzazione:
Un'organizzazione esiste fondamentalmente per occuparsi e attuare la divisione del lavoro di vari tipi, tra manager, subordinati e operatori. Tale divisione del lavoro, che porta alla specializzazione in vari ambiti, è strumentale nel determinare un aumento dell'efficienza umana nel funzionamento dell'organizzazione.
Punto del commento:
La divisione del lavoro, non solo consente a un'impresa di trarre vantaggio dalla specializzazione, dal lavoro manageriale e operativo; fa anche per ordine e sistema, nel funzionamento dell'organizzazione.
(ii) Evita omissioni, sovrapposizioni e duplicazione degli sforzi:
Durante la suddivisione del lavoro tra reparti e singoli individui, durante il processo di organizzazione, la direzione viene esercitata dal management per verificare che:
(a) Nessuna parte del lavoro, necessaria per il raggiungimento degli obiettivi, viene persa di vista
(b) Non c'è sovrapposizione o duplicazione di attività e sforzi, mentre si assegna il lavoro a individui e reparti.
In questo modo, l'organizzazione conduce a un funzionamento economico, efficace ed efficiente dell'impresa.
(iii) Definisce (o chiarisce) le relazioni di responsabilità dell'autorità:
Una struttura organizzativa definisce e chiarisce, le relazioni di responsabilità dell'autorità tra i dirigenti e i subordinati nell'azienda in senso orizzontale e verticale. Tale chiarificazione dei rapporti di responsabilità dell'autorità non significa solo un buon funzionamento della vita organizzativa; ma promuove anche buone relazioni umane, nell'organizzazione facilitando la reciproca comprensione reciproca.
(iv) Facilita il personale:
La struttura organizzativa è un grande aiuto per l'efficienza del personale. Definendo chiaramente diverse posizioni organizzative, gestionali e operative, non solo si evidenzia la necessità di personale appropriato che deve gestire queste posizioni; ma specifica anche i requisiti da ricercare in vari membri del personale in termini di capacità e abilità necessarie per svolgere quei lavori.
Punto del commento:
Una struttura organizzativa ben definita facilita lo sviluppo del personale, in particolare dei dirigenti, consentendo il sistema di rotazione del lavoro. L'alta dirigenza può ricorrere alla tecnica di rotazione del lavoro, in quanto i requisiti dei posti di lavoro definiti nella struttura indicano la possibilità o altrimenti di prendere una decisione appropriata in merito al passaggio da una posizione all'altra.
(v) Fornisce il coordinamento:
Un'organizzazione facilita il coordinamento; in quanto quest'ultimo è previsto nella struttura dell'organizzazione come dispositivo integrato. Inutile dire che una struttura organizzativa ben progettata e definita prevede un coordinamento completo, orizzontale e verticale; e consente al management di assaporare l'essenza del manager-ship e portare l'azienda ai massimi livelli di successo.
(vi) Stabilisce canali di comunicazione:
La comunicazione tra il personale dell'impresa non è solo la base della vita operativa dell'organizzazione; ma è anche strumentale nel promuovere buone relazioni umane, creando una base per la comprensione reciproca. Una struttura organizzativa aiuta a stabilire vari canali di comunicazione; mettere in relazione le persone tra loro attraverso la catena scalare e altri collegamenti organizzativi.
Ma per l'organizzazione, la comunicazione potrebbe essere solo casuale, imprevedibile e meno autentica o potrebbe esserci una situazione di un vuoto di comunicazione assoluto.
(vii) Facilita 'Gestione per eccezione':
La gestione per eccezione è una filosofia in cui il top management si concentrerebbe solo su questioni eccezionali o critiche (come la formulazione della strategia, la definizione delle politiche, il controllo di deviazioni significative nelle prestazioni del personale, ecc.); lasciando il resto delle questioni di routine e operative ai subordinati in tutta l'azienda.
Un tale sistema di gestione, cioè la gestione per eccezione, non poteva essere avviato e installato nell'impresa, solo casualmente o all'improvviso; piuttosto una solida struttura organizzativa spiana la Via e crea un ambiente per l'introduzione di questa filosofia in modo graduale e sistematico.
In effetti, la gestione per eccezione sta rilevando, ma il più alto stato di decentralizzazione dell'autorità; e quest'ultimo potrebbe essere fornito durante la progettazione e la strutturazione dell'organizzazione.
(viii) Affronta le modifiche ambientali:
I cambiamenti ambientali che si riflettono in condizioni come la tecnologia super-rapida evoluzione, l'accentuazione della concorrenza, i più recenti valori sociali e culturali emergenti, l'estensione della regolamentazione statale del commercio e dell'industria ecc. Sono ben curati da una solida organizzazione.
L'organizzazione potrebbe, naturalmente, affrontare tali sfide ricorrendo a cambiamenti nei sistemi di stili di gestione, riorganizzazione dei dipartimenti, fornitura di strutture per la ricerca e lo sviluppo e l'attuazione di miglioramenti nella vita operativa e l'attuazione di altre misure simili.
(ix) porta alla crescita e all'espansione:
Un'organizzazione sana guida un'impresa lungo linee di crescita. La crescita e l'espansione dell'impresa, che è indispensabile anche per la sopravvivenza in un'economia altamente dinamica, sono molto facilitate dall'organizzazione attraverso la creazione di più reparti, l'ampliamento dei dipartimenti esistenti, l'ampliamento della gestione, fornendo un coordinamento e una comunicazione migliori e più efficaci dispositivi e tutto ciò che avviene all'interno del sistema, della struttura e del funzionamento dell'impresa esistenti.
(x) Produce il sinergismo:
Una solida organizzazione attraverso l'integrazione efficace del funzionamento dipartimentale aiuta l'impresa a sfruttare la funzionalità di sinergia del sistema aziendale. Il più compatto e responsabile è la struttura organizzativa; più sarebbero i vantaggi dell'effetto sinergico.
