Struttura organizzativa: ruolo, fasi per la progettazione e le sue caratteristiche
Struttura organizzativa: ruolo, passaggi per la progettazione e le sue caratteristiche!
Ruolo della struttura organizzativa:
Una struttura organizzativa serve a varie funzioni dell'azienda. È progettato per servire motivi specifici. Dovrebbero esserci anche degli sforzi per adeguare la struttura organizzativa alle mutevoli esigenze. Una buona struttura non solo facilita la comunicazione ma porta anche efficienza in diversi segmenti.
La struttura fornisce i seguenti ruoli:
1. Incoraggia l'efficienza:
L'obiettivo principale di una struttura organizzativa è di infondere efficienza in varie funzioni. Una struttura sistematica non lascerà nulla al caso e ogni attività è coordinata per raggiungere il massimo. I membri dell'organizzazione cercano di massimizzare la produzione di beni e servizi dagli input dati. C'è uno sforzo per avere uno sforzo sistematico, razionale e coordinato per controllare vari rifiuti e perdite. Vari modelli organizzativi sono sviluppati per portare efficienza nelle operazioni.
2. Comunicazione:
La comunicazione è il problema numero uno di ogni organizzazione. Una buona struttura offre un canale di comunicazione adeguato tra le persone che lavorano nell'organizzazione. Viene stabilita una relazione di reporting e una gerarchia di chi segnala a chi è specificata anche in una buona struttura. È necessario un processo di comunicazione orizzontale, verticale e laterale ed è fatto da una struttura ben pianificata.
3. Uso ottimale delle risorse:
La corretta allocazione delle risorse aiuta anche nel loro utilizzo ottimale. La struttura organizzativa attribuisce maggiore importanza alle attività che sono più importanti per il raggiungimento degli obiettivi organizzativi. Le attività vengono posizionate in base alla loro importanza nella struttura e vengono fornite le linee guida corrette per l'allocazione delle risorse. L'allocazione ottimale delle risorse è importante per la crescita di un'azienda.
4. Soddisfazione del lavoro:
Una buona struttura organizzativa fornisce una chiara assegnazione dei compiti e delle responsabilità a varie persone che lavorano nel business. I lavori sono assegnati secondo le loro conoscenze, competenze e specializzazioni. Le persone hanno l'opportunità di spiegare il loro lavoro. Ci sarà soddisfazione sul lavoro quando le persone sono libere di operare entro i limiti prescritti.
5. Pensiero creativo:
In una buona struttura organizzativa c'è la libertà di pianificare ed eseguire il proprio lavoro. Permette a una persona di pensare e sviluppare nuovi e migliori modi di lavorare. La struttura organizzativa cerca di mettere le persone nei luoghi in cui sono più adatti. Molte persone hanno contribuito allo sviluppo del pensiero manageriale grazie alla loro creatività in una particolare struttura organizzativa.
6. Facilita la gestione:
Ci sono un certo numero di persone che lavorano in un'azienda. Il loro lavoro dovrà essere specificato e i compiti saranno assegnati secondo i requisiti dell'organizzazione. Una buona struttura aiuterà a stabilire relazioni tra persone che lavorano in posizioni diverse. Una struttura organizzativa è un meccanismo attraverso il quale la direzione dirige, coordina e controlla le attività di varie persone.
Una struttura ben progettata aiuterà sia la gestione che il funzionamento di un'impresa. È assicurato che nessuna attività rimanga incustodita e che il lavoro sia assegnato in base alla capacità delle persone che lo intraprendono. Una struttura organizzativa ben pensata è di grande aiuto per una buona amministrazione.
Progettare la struttura organizzativa:
Una struttura organizzativa dovrebbe soddisfare i requisiti dell'azienda. Dovrebbe garantire un utilizzo ottimale della manodopera e diverse funzioni dovrebbero essere eseguite correttamente. C'è bisogno di relazioni armoniose tra persone in posizioni diverse. La progettazione di una struttura è un compito importante e dovrebbe essere intrapresa con attenzione.
I seguenti passaggi sono essenziali per la progettazione di una struttura organizzativa:
1. Attività identificative:
Le attività che devono essere svolte per raggiungere gli obiettivi organizzativi dovrebbero essere identificate. Le funzioni da svolgere per raggiungere obiettivi diversi dovrebbero essere accertate e le attività relative a tali funzioni dovrebbero essere identificate. Le attività principali sono classificate in una serie di attività secondarie. Durante l'identificazione delle attività si dovrebbe tenere presente che nessuna attività è sfuggita, non vi è alcuna duplicazione nelle attività e le varie attività sono eseguite in modo coordinato.
2. Raggruppamento di attività:
Le attività strettamente correlate e simili sono raggruppate per dipartimenti, divisioni o sezioni. Il coordinamento tra le attività può essere raggiunto solo attraverso un adeguato raggruppamento. Le attività raggruppate possono essere assegnate a diverse posizioni. L'assegnazione di attività a individui crea autorità e responsabilità. L'autorità è delegata ai livelli inferiori dei vari dipartimenti e la responsabilità è fissa.
3. Delega di autorità:
La delega è un processo amministrativo per far fare le cose agli altri dando loro la responsabilità. Quando vengono create posizioni diverse nell'organizzazione, il lavoro viene assegnato a queste persone. Per portare a termine il lavoro c'è bisogno di autorità. L'autorità è delegata a persone diverse in conformità con l'incarico di responsabilità. Attraverso il processo di delega, l'autorità, la struttura viene creata nell'organizzazione che definisce chi interagirà formalmente con chi.
Caratteristiche di una buona struttura organizzativa:
Una buona struttura organizzativa dovrebbe soddisfare i vari bisogni e requisiti dell'impresa.
Le seguenti sono le caratteristiche di una buona struttura organizzativa:
1. Cancella linea di autorità:
Ci dovrebbe essere una chiara linea di autorità dall'alto al basso. La delega dell'autorità dovrebbe essere graduale e in base alla natura del lavoro assegnato. Tutti i membri dell'organizzazione dovrebbero essere chiari sul suo lavoro e sull'autorità a lui delegata. In assenza di questa chiarezza ci saranno confusione, attriti e conflitti.
2. Adeguata Delega di Autorità:
La delega dell'autorità deve essere commisurata alla responsabilità assegnata. Se l'autorità non è sufficiente per ottenere l'attività assegnata, il lavoro non sarà completato. A volte i manager assegnano lavoro ai subordinati senza dare loro la giusta autorità, dimostrano la mancanza di decisioni da parte loro. Un'autorità inadeguata creerà problemi ai subordinati perché potrebbero non essere in grado di portare a termine il compito.
3. Minori livelli manageriali:
Per quanto possibile, è possibile creare livelli minimi di gestione. Più il numero di questi livelli, più i ritardi nella comunicazione. Ci vorrà più tempo per trasmettere le decisioni dall'alto verso il basso. Allo stesso modo, le informazioni provenienti dai livelli inferiori impiegheranno molto tempo a raggiungere la cima. Il numero di livelli manageriali dipende dalla natura e dalla scala delle operazioni. Non è possibile specificare un numero specifico di livelli per ogni preoccupazione, ma occorre fare degli sforzi per mantenerli al minimo.
4. Span of Control:
L'intervallo di controllo si riferisce al numero di persone che un manager può supervisionare direttamente. Una persona dovrebbe supervisionare solo quel numero di subordinati a cui può direttamente tenere sotto contatto. Il numero di persone da sorvegliare potrebbe non essere fissato universalmente perché sarà influenzato dalla natura del lavoro. Dovrebbero essere fatti degli sforzi per mantenere un gruppo ben gestito sotto un supervisore, altrimenti ci saranno inefficienze e basse prestazioni.
5. Semplice e flessibile:
La struttura organizzativa dovrebbe essere molto semplice. Non ci dovrebbero essere livelli di gestione non necessari. Una buona struttura dovrebbe evitare ambiguità e confusione. Il sistema dovrebbe anche essere flessibile per adattarsi in base alle mutevoli esigenze. Ci può essere un'espansione o diversificazione che richiedeva la riclassificazione di doveri e responsabilità. La struttura organizzativa dovrebbe essere in grado di incorporare nuove modifiche senza alterare gli elementi di base.
