Cancelleria per ufficio: significato, tipi, acquisto e stoccaggio | Gestione dell'ufficio

Leggi questo articolo per conoscere il significato, i tipi, l'acquisto, la conservazione e l'emissione di articoli di cancelleria per ufficio.

Significato di cancelleria per ufficio:

Una cartoleria, precisamente le cartolerie dell'ufficio, è un gruppo di merci a cui è abituato, o che è necessario, fare il lavoro d'ufficio per completare il lavoro d'ufficio, secondo i requisiti e le specifiche.

Ogni ufficio deve mantenere determinati record, sia sotto forma di archiviazione, sia nel modo e nel metodo della tecnologia dell'informazione.

Questi record che devono essere archiviati per un periodo di tempo più lungo, devono essere digitati e conservati per un periodo di tempo più lungo. Ciò dà vita o, di conseguenza, nasce la necessità delle cartolerie per ufficio.

Le cartolerie per ufficio, in generale, possono essere suddivise in tre categorie:

Come risulta evidente dal grafico, gli articoli, alcuni dei quali sono riportati, sono classificati nella categoria beni durevoli di consumo e adesivi.

Qui è necessario un breve studio e introduzione per distinguere tra beni durevoli e materiali di consumo. Articoli come pin, clip sono consumabili e in breve tempo questi articoli vengono consumati, tuttavia non è sicuro e noto quando l'intero pacchetto di clip acquistato verrà consumato e in quale momento verrà consumato.

Quindi fino al momento in cui non viene consumato rimane come è - cade nella categoria dei consumabili. La definizione renderebbe molto chiara la comprensione del soggetto.

I materiali di consumo sono quegli articoli che vengono utilizzati dall'ufficio molto rapidamente, in un periodo di tempo molto breve e che non possono essere riutilizzati.

I durevoli sono quegli articoli che trovano un uso costante e che rimangono nella forma, nella forma e nelle dimensioni per un periodo di tempo molto più lungo. Questi articoli possono essere riutilizzati o questi sono spesso usati.

Gli adesivi sono quegli articoli che sono usati per incollare, incollare o aggiustare qualcosa. Questi articoli sono di solito prodotti chimici o fatti di sostanze chimiche usate su una superficie particolare per l'apposizione o il fissaggio o l'incollaggio di una merce.

Di conseguenza, le definizioni e le spiegazioni chiariscono i tipi di articoli di cancelleria per ufficio utilizzati in ufficio giorno per giorno.

Tipi e forme delle intestazioni di ufficio:

Dopo aver discusso le tre categorie di stationery menzionate sopra, studiamo il tipo di stationery e le varie forme di stationery.

Ad esempio, prendiamo carta. Le carte sono dei seguenti tipi:

1. A4

2. A3

3. B4

4. B3

Questi sono i seguenti quattro tipi di documenti che sono occasionalmente e principalmente utilizzati in qualsiasi ufficio. A4 è più piccolo di A3 e A3 è più piccolo del formato A2 di carta; B4 è più piccolo di B3 e B3 è più piccolo di B2.

I fogli A4 e A3 sono utilizzati principalmente da ogni ufficio situato e situato in India. Queste carte sono prodotte e fornite da Gesteter (I) Ltd, JK Papers, Birla Papers ecc.

Questi documenti sono usati specialmente dai dipartimenti governativi per la digitazione ecc. I documenti A3 sono usati per digitare i documenti di grandi dimensioni che possono essere una tabella di istruzioni, ecc.

I documenti B3 e B4 sono leggermente più lunghi in lunghezza e larghezza rispetto ai fogli A4 e A3. Questi sono più spessi e un po 'più densi rispetto ai fogli A3 e A4. Questi sono fondamentalmente usati per Xerox e allo scopo di duplicare ecc.

stencil:

Gli stencil sono di due tipi:

(a) Gli stencil per la copertina posteriore

(b) Senza carta stencil per la copertina anteriore

Lo stencil di copertina posteriore ha una copertina sul retro. Ha la carta principale, in cui alcune dimensioni sono inscritte sulla prima pagina, ed è supportata da una carta carbone nel mezzo. Se qualsiasi argomento deve essere duplicato, lo stencil viene inserito nel type-writer per la digitazione. Durante la digitazione, se c'è un errore di parole che si è verificato, può essere corretto con un fluido correttivo e l'ortografia o le parole possono essere corrette facilmente.

Una volta che l'intera materia è stata scritta, il coperchio posteriore viene strappato e lo stencil viene inserito o inserito nel duplicatore per ottenere le copie duplicate. L'altra forma di carta da stencil è lo stampino senza copertina anteriore. In questo il coperchio frontale non è affatto lì e una carta carbone è apposta sul retro della copertina.

Questo viene inserito in una macchina di scansione per esaminare la questione della duplicazione, in modo che la materia da duplicare sia vista sulla carta. Dopo che la materia è stata scansionata, la carta carbone viene inserita nella macchina duplicatrice, in modo che le questioni di duplicazione siano nelle nostre mani. Il coperchio posteriore qui è strappato prima di inserire la carta nelle macchine duplicatrici.

carboni:

Si tratta fondamentalmente di una carta di colore nero o blu su un lato e di uno schermo argentato che forma uno strato nell'altro lato. Il lato dello schermo argentato della carta è inserito nella macchina da scrivere, di fronte ai caratteri della macchina da scrivere, insieme alla carta in cui si ottiene l'impressione del tipografo o della materia da stampare.

Il carattere dello scrittore di caratteri sullo schermo e l'impressione formata sul carbonio è stampato sulla carta. I carburanti in India sono fabbricati da GESTETNER, JK PAPERS, CAMLIN (I) LTD per citarne alcuni.

Eraser:

Le gomme sono ottenute in due forme:

1. Fluidi per la correzione

2. Sbiancanti per coprire l'ortografia o le parole.

I liquidi sono liquidi, fatti di sostanze chimiche, che vengono spruzzati sopra gli stencil, mentre si scrive una materia su duplicati di stencil.

Il fluido utilizzato per uno spelling o una parola digitata per errore forma uno strato molto sottile di schermo e lo strato è microscopico. Questo non può essere visto da un occhio normale.

Dopo che il fluido si asciuga, anche lo schermo formato sulla parola o sullo spelling digitato erroneamente si asciuga. Quindi vengono digitate le parole corrette che sono inscritte sullo schermo. Questo è il modo in cui il fluido aiuta a correggere su una carta stencil.

Gli sbiancanti sono comunemente noti come "Erax". Questi vengono insieme con un più sottile, che è usato per liquidare lo sbiancante, se si solidifica quando a contatto con l'aria.

Gli sbiancanti si diffondono sui caratteri erroneamente digitati, o sull'ortografia erroneamente digitata, e si lascia asciugare. Una volta asciugato, lo stesso spazio viene ripristinato nella macchina da scrivere per ridigitare correttamente le parole o il carattere.

beni durevoli:

Nei beni durevoli, le materie prime come la spillatrice, le punzonatrici, i pesi di carta, ecc., Non hanno bisogno né di descrizioni né di presentazioni.

Queste merci, se viste una volta, sono abbastanza buone da capire cosa sono e qual è il meccanismo.

Queste merci sono immagazzinate, utilizzate e mantenute per un periodo di tempo molto più lungo, quindi sono conosciute come beni durevoli.

Adesivi:

Gli adesivi sono articoli come i nastri, i fissaggi rapidi, ecc. Questi sono fatti anche di prodotti chimici e sono usati in ufficio per fissare certe buste, pacchi ecc. Che devono uscire dall'ufficio.

Acquisto di articoli di cancelleria per ufficio:

Un acquisto di articoli di cancelleria viene generalmente effettuato con due metodi:

(1) Acquisto centralizzato o

(2) Acquisto decentrato.

Cerchiamo di capire cosa è in un primo momento, il sistema centralizzato di acquisto:

Ora supponiamo che la sede principale della compagnia, ad esempio TOMCO, sia situata a Mumbai. Acquisisce le cartolerie dall'ufficio principale, situato a Mumbai, e fornisce queste cartolerie a tutti gli uffici, vale a dire, l'Ufficio Zonale e l'Ufficio Area sotto l'Ufficio Zonale.

Questo sistema di acquisto delle cartolerie dall'Ufficio principale da solo, per l'intero ufficio sotto di esso e la fornitura delle cartolerie ai vari uffici sotto di esso è noto come acquisto centralizzato.

Questo sistema di acquisto non trova favore al giorno d'oggi, per l'acquisto di articoli come le cartolerie ecc. Quindi l'ufficio principale, che è anche conosciuto come la sede centrale, dà energia all'ufficio Zonal e all'ufficio di zona sotto l'ufficio zonale, per acquistare le cartolerie, come e quando richiesto, sotto un certo importo, che chiamiamo "importo del soffitto".

Un importo massimo è l'importo fissato dalla sede centrale che comporta l'acquirente a non acquistare nulla oltre l'importo fissato per la spesa per quel particolare capo per quel particolare articolo. Questo metodo di acquisto, in cui determinati limiti sono fissati dalla sede centrale per gli uffici al di sotto di essi per acquistare determinati articoli o merci per uso ufficio, è noto come sistema di acquisto "decentralizzato".

Generalmente, in tutto il paese, l'acquisto delle cartolerie avviene tramite il SISTEMA DI acquisti DECENTRALIZZATI.

Tipi di acquisti di articoli di cancelleria per ufficio:

L'acquisto di articoli di cancelleria nell'ufficio o nell'organizzazione avviene con i seguenti metodi:

2. Acquisto dal contratto tariffario

3. Acquisti dal sistema DGS & D

4. Acquisti delle offerte.

Questo può essere rappresentato:

Descriveremo ciascun metodo in dettaglio:

1. Acquisto locale:

Questo tipo di acquisti viene effettuato nell'area locale, ovvero nell'area entro il limite della società municipale della città, della città o del distretto. Questi si verificano all'istante o immediatamente quando c'è un bisogno urgente di una particolare merce di natura ordinaria.

Viene sollevato un trattino per la merce da acquistare e, dopo aver ricevuto l'approvazione da parte dell'autorità competente di tale ufficio, il materiale viene acquistato. Questo tipo di acquisto è adatto per gli articoli che sono di routine e dove il costo è inferiore o minimo.

2. Contratto tariffario:

Questo tipo o questo sistema ha acquisito importanza nelle imprese del settore pubblico e nei settori governativi.

Qui, qualsiasi organizzazione fornisce sul giornale, o si mettono in contatto direttamente con i fornitori, con le pagine gialle, ecc., Sugli articoli che dovranno essere acquistati.

Ai fornitori viene chiesto di indicare le proprie tariffe unitamente alle informazioni sulle tasse ecc. Per gli articoli che possono fornire.

Nel sistema del contratto tariffario, il fornitore che ottiene il contratto deve fornire i materiali allo stesso tasso, per un periodo di tempo, diciamo 12 mesi, indipendentemente dalle tariffe riviste, cambiate, aumentate, superate ecc.

Questo tipo di acquisto è utile in quanto l'organizzazione ha pochi fornitori per fornire loro le materie prime, in qualsiasi momento.

3. Acquisti dal sistema DGS e D:

Il sistema di gestione generale delle forniture e delle cessioni (DGS e D) è stato istituito nel 1961 dal governo centrale al fine di fissare il prezzo per le merci che vanno dal perno ai veicoli, per consentire e aiutare i settori governativi ad acquistare materiale secondo i prezzi fissati dal governo, dai fornitori.

In questo caso, un modulo di dichiarazione delle tasse di vendita (STDF) deve essere fornito o fornito dall'acquirente, che acquista, al fornitore che vende. Questo sistema consente una riduzione delle tasse o una detrazione fiscale del solo 4% da parte del venditore quando solleva una fattura o una fattura dell'acquirente. Questo sistema consente di risparmiare un sacco di soldi in tasse per l'acquirente.

Nelle tariffe DGS e D, le tariffe sono vincolanti per i fornitori per un periodo di un anno. Dopo un anno, se le stesse merci sono prese sotto la sua piega dal DGS e D, verrà fissato un nuovo tasso, tenendo conto dei vari fattori di business.

4. Per gara:

Una gara è una notifica da parte dell'acquirente, sia nei quotidiani, sia con il metodo di comunicazione, circa l'obbligo di acquistare determinati prodotti, dall'acquirente dei fornitori nel mercato aperto in determinati termini, condizioni e tempi, per il fornitori di fornire determinati beni all'acquirente.

Chi vuole partecipare alla gara deve adempiere a tutti gli obblighi richiesti dal compratore. L'acquirente deve aprire l'offerta in una data specifica, di fronte agli acquirenti e deve dichiarare i prezzi e le altre informazioni come indicato dai vari fornitori.

Una volta fornito il materiale, i materiali vengono controllati, controllati dall'acquirente prima dell'accettazione e i pagamenti vengono rilasciati secondo i termini e le condizioni stabiliti dagli acquirenti.

Archiviazione delle cancellerie dell'ufficio:

Oggetti di cancelleria per qualsiasi ufficio sono conservati e conservati in almirah. Ogni almirah ha compartimenti, insieme a un armadietto. Oggetti importanti come punzonatrici, cucitrici, pesi di carta, ecc. Che costano e hanno un uso molto lungo possono essere immagazzinati nell'armadietto della almirah. Oggetti come la penna, le ricariche, ecc. Devono essere conservati nell'armadietto.

Oggetti di routine come spille, fermagli, carte ecc. Possono essere tenuti in diversi compartimenti negli almirah. Le cartolerie dovrebbero essere sotto il controllo del Direttore amministrativo principale, nel dipartimento amministrativo, e dovrebbero essere rilasciate dal dipartimento suddetto. Una corretta registrazione della ricevuta e le questioni relative agli articoli di cancelleria devono essere conservate in ufficio a fini di controllo.

Problemi di cancelleria per ufficio:

Gli articoli di cartoleria possono essere emessi fondamentalmente da due metodi diversi:

Nel dipartimento di richiesta, il capo del dipartimento rilascia una circolare a tutti i dipendenti che lavorano nel reparto per fornire un elenco delle cartolerie, in numero o in unità, che sarà richiesto da ciascun dipendente.

Il requisito delle cartolerie da parte di tutti i dipendenti viene inviato al reparto problemi. Ad un determinato dipendente di ciascun dipartimento viene affidata la responsabilità del capo dipartimentale di prendere in carico le cartolerie e mantenere una registrazione del problema dello stesso.

Il secondo metodo è Requisition-Individual. In questo metodo, ogni dipendente è invitato a fornire la dichiarazione degli articoli di cancelleria che utilizzerebbe ogni mese. L'elenco viene raccolto da chi emette le cartolerie e viene mantenuto da loro un registro delle emittenti da loro emesse.