Meccanizzazione degli uffici: obiettivi e principi

Facciamo uno studio approfondito degli obiettivi e dei principi della meccanizzazione dell'ufficio.

Obiettivi della meccanizzazione in ufficio:

La meccanizzazione in ufficio ha i seguenti obiettivi:

1. Interpretazione dei dati:

Macchine come i computer interpretano e tengono in memoria fatti e dati per il processo decisionale e il controllo.

2. Risparmio di manodopera:

La meccanizzazione mira a salvare il lavoro in due modi: o può ridurre la massa salariale totale o lo stesso numero di dipendenti svolge un volume maggiore di lavoro.

3. Minori frodi:

Le macchine riducono al minimo le frodi nel lavoro d'ufficio.

4. Risparmio di tempo:

Risparmiare tempo è un altro obiettivo della meccanizzazione. Il lavoro che richiederebbe ore può essere fatto in poco tempo con la macchina.

5. Precisione:

Il lavoro svolto da una macchina è molto più accurato e, quindi, uno degli obiettivi principali potrebbe essere quello di migliorare la precisione.

6. Standardizzazione:

Un lavoro standard può essere raggiunto solo quando le macchine funzionano alla massima efficienza.

7. Eliminazione della noia e della monotonia:

I processi ripetitivi sono monotoni e la macchina da ufficio mira a eliminare la monotonia di questi processi ripetitivi.

Principi di meccanizzazione e selezione delle attrezzature in ufficio:

Supponiamo che un ufficio, che funziona a pieno regime, abbia deciso di acquistare alcune macchine da ufficio per migliorare non solo la produzione del lavoro, tenendo in considerazione la qualità, ma vuole anche risparmiare tempo e mantenere l'economia della produttività a un certo livello .

Allora quali potrebbero essere i fattori che dovrebbero essere presi in considerazione per selezionare e acquistare macchine per ufficio? La considerazione e i principi di acquisto di macchine per ufficio differiscono da organizzazione a organizzazione, tuttavia, ci sono alcuni principi comuni che sono generalmente seguiti da ogni organizzazione:

1. Principio dello spazio:

È essenziale e necessario che la macchina occupi il minimo pavimento, porta o spazio sugli scaffali. La macchina grande e pesante occupa più spazio e aumenta il costo dello spazio, quindi diventa una spesa indiretta sul costo complessivo dell'organizzazione.

2. Standardizzazione:

La standardizzazione in termini di apparecchiature per ufficio e il suo acquisto si riferiscono all'acquisto delle stesse macchine che soddisfano le specifiche della macchina necessaria per il lavoro di un ufficio. Ad esempio, se il lavoro d'ufficio è tale da estrarre copie fotografiche in formato ridotto o ingrandito, la copiatrice che dovrebbe essere acquistata dovrebbe avere una funzione di obiettivo zoom in quanto aiuta a ridurre e ingrandire le copie.

3. Acquisto adeguato:

Se un determinato tipo di macchina è necessario per ogni reparto, è necessario acquistare lo stesso numero di macchine.

4. Utilizzo:

L'utilizzo della macchina acquistata dovrebbe essere al 100%, ovvero dovrebbe essere usato per il suo pieno o massimo utilizzo. Infatti, al momento dell'acquisto, deve essere determinato il quantum di utilizzo in relazione al costo. Una macchina che deve essere usata raramente non dovrebbe essere acquistata subito spendendo un sacco di soldi.

5. Durata:

Tutto ciò che viene acquistato deve essere durevole. Potrebbe non avere solo una lunga vita ma dovrebbe essere libero da guasti frequenti ecc.

6. Principi di costo:

È necessario mantenere un equilibrio durante l'acquisto di un'attrezzatura da ufficio e il denaro speso per acquistarlo. Ogni macchina ha tre diversi costi coinvolti. Sono il costo di acquisto, il costo operativo e il costo del tempo di inattività.

Se il costo di capitale di una macchina è più alto ma il suo costo operativo è basso; potrebbe essere preferito a una macchina il cui costo di acquisto è molto basso, o addirittura basso, e il costo operativo è elevato. Tuttavia, si dovrebbe sempre tenere a mente che la qualità non dovrebbe essere sacrificata per motivi di costo.

7. Adattabilità

La macchina acquistata dovrebbe essere tale che tutti coloro che la usano non si adattino solo alla macchina, ma la macchina dovrebbe attrarre gli altri per adattarsi a essa. In altre parole, il funzionamento della macchina dovrebbe essere semplice e facile da comprendere per gli altri, e usarlo, piuttosto che essere ordinato e ingombrante per adattarsi ad esso.

8. Principi di qualità:

Le macchine acquistate devono essere di buona qualità in modo che la qualità del lavoro svolto da loro sia di livello desiderato.

9. Vantaggi:

Uno dovrebbe prendere in considerazione il concetto e i principi di benefici prima di acquistare una macchina. Poiché l'acquisto della macchina comporta un costo, i vantaggi dovrebbero essere molteplici.

10. Idoneità:

La macchina da ufficio dovrebbe essere adatta al processo per il quale deve essere acquistata. Non dovrebbe essere acquistato solo come status symbol.