Budget dell'ufficio: significato, importanza e limiti del budget dell'ufficio

Leggi questo articolo per conoscere il significato, l'importanza, i limiti, i tipi e la preparazione del budget dell'ufficio.

Significato del budget dell'ufficio:

Un budget per l'ufficio può essere definito come "un dispositivo costituito da una disposizione ordinata di dati determinata da ipotesi calcolate e che copre tutte le fasi dell'impresa per un periodo di tempo definito".

Il controllo del budget è il processo di utilizzo del budget confrontando i risultati effettivi con le ipotesi calcolate al fine di correggere il metodo o la tecnica con cui i risultati vengono confrontati con gli obiettivi di spesa, reddito e produzione previsti.

Dai due precedenti, cioè il budget e il controllo di bilancio, questi due termini relativi non sono solo correlati, ma anche interdipendenti. Dal punto di vista gestionale, l'uno senza l'altro è inutile ed è un esercizio dispendioso.

Importanza dell'uso del bilancio dell'ufficio:

L'utilizzo del budget dell'ufficio in ufficio è importante in base ai seguenti fattori:

1. Pianificazione e controllo:

La pianificazione è una funzione importante della gestione. È solo attraverso il controllo del bilancio che alla funzione di pianificazione viene data una forma adeguata. Un'altra importante funzione di gestione è il controllo. Il controllo del bilancio è un'arma potente di controllo. Aiuta a controllare le prestazioni.

2. Aiuta nel processo decisionale:

Budget fornisce un grande aiuto a un membro del management nel processo decisionale. Riceve le informazioni fattuali sugli obiettivi e sui rispettivi risultati indicati dal budget.

3. Bilanciamento:

Il controllo di bilancio promuove un punto di vista generale. Un budget aiuta il responsabile dell'ufficio incoraggiando un bilanciamento desiderato tra le varie attività d'ufficio.

4. Rivelare la debolezza della struttura dell'ufficio:

L'uso di un budget aiuta a rivelare debolezza nella struttura organizzativa dell'ufficio. Le unità, i reparti o le divisioni che hanno una spesa eccessiva elevata possono essere contrassegnati per l'attenzione manageriale.

Limitazione del controllo di bilancio:

Il controllo di bilancio, come dispositivo per controllare il costo dell'ufficio, ha i suoi limiti, i più importanti dei quali sono:

1. Limitazione come alla precisione della previsione:

I budget sono limitati dalla precisione delle previsioni. Per raggiungere questo obiettivo, sarebbe meglio rivedere ogni mese o tre mesi in modo che gli sviluppi o le modifiche delle condizioni si riflettano nel budget.

2. Solo uno strumento manageriale:

Il budget è uno strumento. Non è gestione da solo. Un budget non è automatico nel suo funzionamento. È pertanto necessario fare molta attenzione nella sua preparazione. È anche essenziale interpretare correttamente i dati.

3. Limitazione sul tempo:

L'uso di un budget richiede tempo. I mali attuali non vengono curati durante la notte dal budget. Non è possibile correre attraverso la correzione o l'eliminazione delle condizioni indesiderate. Il controllo di bilancio richiede il proprio tempo per essere applicato.

Tipi di budget per l'ufficio:

È possibile elaborare un budget separato per ogni reparto o divisione della nostra impresa. Spesso vengono preparati budget separati per vendite, acquisti, produzione, finanza, manodopera e spese generali. Un tale tipo di budget è chiamato budget dipartimentale o budget della divisione. Può anche essere preparato per l'ufficio nella nostra organizzazione, dove l'ufficio è una parte importante dell'organizzazione.

I budget sono solitamente preparati in termini di denaro, ma oggi è riconosciuto come pratica utile per preparare il budget anche in termini fisici. Le risorse fisiche necessarie per raggiungere le cifre obiettivo fisico nel budget. Il budget può quindi essere un budget di denaro e il budget fisico.

Poi c'è un altro budget gentile. L'obiettivo di questo tipo di budget è predeterminare l'azione da intraprendere se si presenta una variazione dall'obiettivo di stima. Questo bilancio mostra le indennità a un certo livello di attività e anche l'indennità a vari livelli. In pratica, le deviazioni sono stimate dall'indennità per l'obiettivo stabilito.

Preparazione del budget dell'ufficio:

Il budget dell'ufficio può essere utilizzato solo se è stato preparato correttamente. Per fare ciò, è opportuno attenersi ai seguenti principi di preparazione del budget dell'ufficio. Occorre prestare la dovuta attenzione per preparare il budget dell'ufficio; comporta denaro, tempo e un sacco di sforzi individuali per preparare un budget. Il budget già preparato è un esercizio inutile e costoso.

Per raggiungere l'obiettivo di un bilancio, è necessario adottare le seguenti misure per preparare il bilancio:

1. Classificazione delle spese di ufficio:

Dove le spese d'ufficio sono una parte importante di un assetto organizzativo, sarebbe corretto definirle correttamente.

In generale, le spese d'ufficio possono essere classificate come:

(a) Affitto fisso, affitto,

(b) Supervisione semi-variabile, e

2. Assegnazione delle spese di ufficio:

Il budget dell'ufficio deve assegnare con attenzione le spese d'ufficio a vari dipartimenti.

Ci sono due tipi di spese d'ufficio:

(a) Diretto, che può essere addebitato direttamente al reparto operativo, ad esempio L'ammortamento di macchine e attrezzature e gli stipendi del personale utilizzato esclusivamente per un determinato reparto

(b) Indiretti, che possono essere addebitati direttamente ai reparti operativi, ma che sono assegnati a tali dipartimenti su basi solide, ad es. Spese per il sistema di riempimento centralizzato, O & M centralizzato ecc.

3. Consultazione dello staff:

I supervisori vengono consultati sui vari aspetti del budget. Le performance passate di ciascun dipartimento vengono valutate e l'obiettivo per ulteriori prestazioni viene stabilito in base all'obiettivo e agli obiettivi dell'organizzazione.

4. Inserimento nel budget principale:

Il budget dell'ufficio completato deve essere incorporato nel budget principale. Il responsabile dell'ufficio dovrebbe assicurarsi che l'integrazione del budget dell'ufficio nel budget principale sia corretta. Il responsabile dell'ufficio non dovrebbe essere egoista. Dovrebbe essere disposto a fare gli aggiustamenti adatti nel suo preventivo se le esigenze organizzative richiedono così.

5. Scrivi il budget:

Il prossimo passo nel bilancio è scrivere il budget. Il budget dovrebbe essere scritto con cura. Dovrebbero essere fornite spiegazioni adeguate, laddove necessario.

6. Trasmissione del budget:

Questo è il passo finale e il più importante nel bilancio. Il budget deve essere inviato a tutti i dipartimenti e ai dirigenti che intendono implementarlo. Le copie di parti del bilancio dovrebbero essere inviate anche ai dirigenti di livello coperto che sono responsabili dell'attuazione di una determinata parte di un budget.