Fattore per la progettazione organizzativa: fattori ambientali, tecnologici e di contingenza interna
Fattore per la progettazione organizzativa: fattori ambientali, tecnologici e di contingenza interna!
1. Fattori ambientali:
Un'organizzazione opera in un ambiente esterno insieme all'ambiente interno.
Alcuni dei fattori ambientali esterni sono clienti, concorrenti, venditori, istituzioni finanziarie, organizzazioni commerciali e governo.
Le principali caratteristiche dell'ambiente che influiscono sulla sua struttura sono la complessità ambientale, l'incertezza e l'orizzonte temporale, ad esempio, un'organizzazione di ricerca opera in un ambiente caratterizzato da un orizzonte temporale più lungo, tempi di risposta più lunghi e maggiore incertezza rispetto a quelli di un'azienda manifatturiera. I fattori ambientali possono variare in termini di complessità e dinamismo.
Complessità significa se le caratteristiche sono poche e simili o diverse e diverse. Se la scala delle operazioni è ampia e sparsa in regioni diverse, presenta una struttura complessa. Gestire gli affari di organizzazioni di dimensioni gigantesche è molto difficile e impegnativo.
La società Nestlé presenta un esempio di ambiente complesso. Ha 500 fabbriche in 76 paesi e vende i suoi prodotti in quasi tutti i paesi del mondo. Rende varietà di prodotti che possiedono 8.500 marchi.
D'altra parte, un marchio che opera con successo in India nel settore alimentare in Gujarat è la "Co-operative Milk Marketing Federation", popolarmente conosciuta come "Amul". È un'organizzazione relativamente meno complessa. Ha solo 40 marchi e il suo funzionamento è limitato principalmente in India. Gestire il funzionamento di Nestle è più difficile e complesso rispetto ad Amul.
(a) Dinamismo:
Significa se i fattori ambientali rimangono sostanzialmente uguali o stabili o sono fluttuanti o instabili. È necessaria una revisione del design organizzativo, se le caratteristiche sono instabili.
(b) ricchezza ambientale:
È il fattore relativo alle risorse disponibili per l'organizzazione. Se le risorse sono abbondanti e l'ambiente è ricco, le organizzazioni non devono competere per ottenere risorse. Nel caso della scarsità di risorse, l'incertezza è alta perché le organizzazioni devono competere tra loro per le scarse risorse.
(c) Scelte strategiche:
Le decisioni strategiche adottate dal top management influiscono anche sulle decisioni di progettazione organizzativa. Per soddisfare la concorrenza, le aziende formulano diverse strategie per costruire e sostenere un vantaggio competitivo diverse strategie seguite in momenti diversi influenzano la progettazione organizzativa.
(d) Basso costo:
Un'organizzazione può adottare una strategia a basso costo per ottenere un vantaggio competitivo. Tale strategia mira a vendere prodotti standardizzati a un costo inferiore che può attrarre i clienti in larga misura.
L'organizzazione raggiunge anche un certo numero di economie di scala nelle sue operazioni. Il design dell'organizzazione è funzionale con responsabilità e responsabilità assegnate a vari reparti a diversi livelli.
(e) Differenziazione:
Per produrre un prodotto distintivo dai suoi concorrenti un'organizzazione può produrre un prodotto unico e del tutto diverso. A tale scopo, l'azienda adotta un diverso tipo di design del prodotto.
I clienti sono pronti a pagare un prezzo più alto per un prodotto del genere che è distinto dagli altri. Una strategia di differenziazione è suggerita solo dopo un'attenta analisi dei bisogni e delle preferenze dell'acquirente.
L'obiettivo principale di tale strategia è creare clienti permanenti per il prodotto creando interesse e lealtà dei clienti nel prodotto. Varie caratteristiche per distinguere il proprio prodotto possono includere un servizio superiore, disponibilità di pezzi di ricambio, progettazione ingegneristica, durata maggiore e prestazioni del prodotto, ecc.
Ci sono vari rischi connessi con il perseguimento di una strategia di differenziazione, vale a dire, il prodotto distintivo o unico non può essere apprezzato dai clienti che giustificano il suo prezzo più alto. Un altro rischio associato a questa strategia è che i concorrenti possono sviluppare rapidamente i modi e i mezzi per copiare le caratteristiche distintive.
Le organizzazioni dovrebbero sviluppare tali caratteristiche distintive nel prodotto che non possono essere rapidamente imitate dalle imprese concorrenti. Alcune organizzazioni hanno seguito la strategia di differenziazione adottando varie politiche, vale a dire l'offerta di assicurazione del rischio per le spedizioni, il rimborso in caso di mancata consegna in tempo, ritiro e consegna porta a porta, servizio post vendita e trasporto sicuro ecc.
(f) focalizzato:
Una strategia mirata è progettata per aiutare un'organizzazione a rivolgersi a una nicchia specifica con un'industria. Tali strategie sono molto efficaci quando i consumatori hanno preferenze o bisogni distintivi e quando le imprese concorrenti non cercano di specializzarsi nello stesso mercato di nicchia.
Il rischio imminente di tale strategia è che diversi concorrenti hanno riconosciuto la strategia di messa a fuoco e copiare la stessa e la stessa nicchia di mercato potrebbe gradualmente spostarsi verso un mercato più ampio.
2. Fattori tecnologici:
I fattori tecnologici attuali hanno un impatto significativo sulla progettazione organizzativa. Esistono tre tipi di design tecnologico, vale a dire, produzione in serie, produzione di massa e produzione continua. Ognuno di questi tipi influisce sulle decisioni di progettazione perché ci sono diversi tipi di problemi di controllo e coordinamento.
Questi tipi sono spiegati come sotto:
(a) Produzione in serie:
Tali metodi richiedono che il lavoro per qualsiasi attività sia suddiviso in parti o operazioni e che ciascuna operazione venga completata per tutto il lotto prima che venga eseguita l'operazione successiva. Le merci sono prodotte secondo le specifiche del cliente.
Le preoccupazioni che seguono questo sistema devono dare alle persone la libertà di prendere le proprie decisioni in modo che possano agire rapidamente secondo le richieste dei clienti e produrre esattamente lo stesso prodotto richiesto dalle specifiche fornite dai clienti. Tale organizzazione ha una struttura relativamente piatta (tre livelli nella gerarchia) e il processo decisionale è decentralizzato in piccoli gruppi.
Nell'ambito di questo sistema di produzione, sono necessarie un'attenta pianificazione e un coordinamento per le macchine, altrimenti i lavoratori potrebbero rimanere inattivi mentre attende che l'intero lotto finisca la sua precedente operazione. Se i lotti sono piccoli, il costo unitario rimarrà relativamente alto.
Questo tipo di processo di produzione richiede un adattamento reciproco e una comunicazione diretta con i colleghi e anche con i clienti. La struttura più adatta da adottare con la tecnologia dei piccoli lotti è una struttura organica in cui lavoratori e manager lavorano in coordinamento tra loro per soddisfare le mutevoli esigenze del lavoro.
(b) Produzione in serie:
Con questo sistema, i prodotti vengono prodotti in grandi quantità. La caratteristica saliente di questo tipo di produzione è il processo di conversione e la sequenza operativa è standardizzata, ovvero i prodotti industriali sono prodotti su larga scala. Le macchine automatiche speciali sono utilizzate per eseguire operazioni standardizzate.
Il processo decisionale diventa centralizzato e la gerarchia diventa più alta (quattro livelli). La comunicazione verticale è intrapresa per controllare il processo di lavoro. La struttura organizzativa diventa più alta e più ampia. Una progettazione meccanicistica diventa necessaria per controllare le attività lavorative nella produzione di massa.
(c) Produzione continua:
Questo è anche noto come produzione di flusso. È stato definito come un metodo di organizzazione tale che il compito viene lavorato in modo continuo o, in alternativa, come un sistema in cui l'elaborazione del materiale è continua e progressiva. Le apparecchiature di movimentazione dei materiali a percorso fisso sono utilizzate a causa della sequenza predeterminata di operazioni.
Poiché la pianificazione viene eseguita in anticipo, il processo di lavoro è prevedibile e controllabile in senso tecnico, ma è possibile che si verifichi una grave interruzione del sistema. C'è bisogno di un monitoraggio continuo delle operazioni, ecco perché è associato alla più alta gerarchia (sei livelli).
I manager di ogni livello guardano costantemente le azioni dei loro subordinati. Poiché i dipendenti lavorano insieme come una squadra, la comprensione reciproca e la cooperazione diventano i principali mezzi di coordinamento. Un design organico è più adatto per la gestione della tecnologia di processo continuo o di flusso.
3. Fattori contingenti interni:
Ci sono molti fattori interni che hanno il loro impatto sul design organizzativo.
Questi sono spiegati come sotto:
(a) Obiettivi:
Gli obiettivi organizzativi giocano un ruolo molto importante nel determinare la progettazione organizzativa. Nel lungo periodo un'organizzazione è responsabile verso ogni settore della società e dovrebbe fornire adeguati ritorni a investitori, fornitori, clienti, dipendenti e proprietari. La maggior parte dell'organizzazione opera tenendo in considerazione la flessibilità e l'adattabilità delle sue operazioni.
Alcuni enfatizzano la superiorità tecnica. L'enfasi sugli obiettivi di flessibilità, adattabilità e superiorità tecnica è molto importante quando la direzione seleziona e finalizza la sua progettazione strutturale.
(b) Dimensione dell'organizzazione:
La struttura organizzativa è fortemente influenzata dalle dimensioni dell'organizzazione. Un'organizzazione di piccole dimensioni incoraggia la struttura informale. Con l'espansione delle dimensioni un'organizzazione diventa più formale seguendo varie regole, politiche, manuali e procedure, ecc. L'organizzazione diventa burocratica. Assicura ai propri dipendenti l'assegnazione di ruoli sempre più specializzati.
(c) Caratteristiche dei dipendenti:
Le preferenze e le preferenze per la struttura organizzativa da parte dei dipendenti influenzano anche la progettazione organizzativa. Questo comportamento può essere dovuto all'età, all'educazione, all'esperienza e all'intelligence dei dipendenti. Gli anziani sono soddisfatti e assicurati nella struttura burocratica, ma i dipendenti più giovani vogliono partecipare al processo decisionale.
Molti giovani dipendenti sfidano le rigide regole e regolamenti delle organizzazioni formali. Credono nei gruppi informali per portare a termine il lavoro. L'intelligenza svolge anche un ruolo importante nella partecipazione dei dipendenti. I dipendenti con maggiore intelligenza sono riluttanti ad accettare l'assetto burocratico.
L'esperienza dei dipendenti influenza anche la progettazione organizzativa. Un dipendente di nuova nomina cerca il consiglio e la guida dei superiori e una volta che apprende il lavoro. Un controllo minore è sufficiente.
