7 Funzioni principali della gestione di Office

Questo articolo mette in luce le sette funzioni principali della gestione dell'ufficio. Essi sono: 1. Pianificazione 2. Personale 3. Dirigere 4. Comunicazione 5. Controllo 6. Coordinamento 7. Motivazione.

Office Management Function # 1. Planning:

La pianificazione è la prima e principale funzione della gestione dell'ufficio. È meglio descritto come il primo passo verso altre funzioni dell'ufficio.

È un corso ben definito di azioni future.

Fayol aveva sottolineato:

"Il piano di azione allo stesso tempo, il risultato prevedeva la linea d'azione da seguire, le fasi da seguire e il metodo da utilizzare. È una specie di quadro futuro in cui gli eventi prossimi sono delineati con qualche distinzione mentre gli eventi remoti appaiono progressivamente meno distinti. La pianificazione è un processo mentale basato su mezzi disponibili di fatti e possibilità future ".

Obiettivi della pianificazione:

La pianificazione è fatta per:

1. Compensare le modifiche e l'incertezza

2. Guadagnare su operazioni economiche, e

3. Per facilitare il controllo.

Nel caso della gestione dell'ufficio, questi obiettivi di pianificazione devono essere coordinati con riferimento agli obiettivi delle imprese come stabilito dal suo manager.

Benefici della pianificazione:

La pianificazione ha determinati benefici che sono elencati:

1. Pianificazione dà una direzione alle attività in ufficio e quindi tutto diventa intenzionale.

2. La pianificazione si concentra sull'alterazione degli obiettivi.

3. La pianificazione aiuta a compensare incertezze e cambiamenti.

4. La pianificazione facilita il controllo in ufficio.

5. La pianificazione si occupa anche della crescita delle attività aziendali. Quindi l'ufficio non viene trovato mancante quando cresce.

6. La pianificazione aiuta in operazioni economiche in un ufficio, poiché il personale dell'ufficio conosce l'obiettivo e gli obiettivi e su come muoversi in quella direzione.

7. La pianificazione facilita un controllo completo in ufficio. Il secondo elemento dell'ufficio è l'organizzazione.

Si riferisce alla creazione di una struttura di compiti e responsabilità per raggiungere gli obiettivi di un'impresa. Urvick descrive l'organizzazione come "determinare quali attività sono necessarie per qualsiasi scopo o piano e organizzarle in gruppi che possono essere assegnati agli individui. Si occupa della relazione attività-autorità. L'ufficio deve essere organizzato e i doveri e le funzioni devono essere definiti per determinare la relazione dell'autorità in modo che l'ufficio funzioni senza problemi ".

Office Management Function # 2. Staffing:

È una funzione del management, tanto più che è una funzione esecutiva di selezione, assunzione, compensazione, promozione, formazione e pensionamento dei dirigenti subordinati. La gestione degli uffici ha anche questo processo di assunzione del personale perché l'ufficio deve essere presidiato e gestito in modo simile.

Office Management Function # 3. Direction:

La direzione è definita e descritta come il funzionamento del comando. "La direzione di successo dei sub-ordinate si traduce in persone ben addestrate e ben informate che lavorano in modo efficiente verso gli obiettivi delle imprese. La direzione può essere descritta come il processo di guida e supervisione dei subordinati. L'idea di guidare e supervisionare è dare una direzione specifica alle varie attività in ufficio al fine di garantirne il corretto funzionamento. "

Funzione di gestione ufficio n. 4. Comunicazione:

È spiegato come lo scambio di pensieri o informazioni per determinare una comprensione e una fiducia reciproca o una buona relazione umana. Una comunicazione efficace è in linea in cui una cosa è intesa nello stesso senso in cui è stata comunicata.

Per stabilire una buona comunicazione è essenziale seguire questi tre principi:

(a) I principi di chiarezza

(b) I principi di integrità

Funzione di gestione dell'ufficio n. 5. Controllo:

Il controllo è una funzione di controllo delle prestazioni correnti rispetto agli standard predeterminati contenuti nei piani, al fine di garantire progressi adeguati e prestazioni soddisfacenti, fisiche o finanziarie. Il controllo è la base per la gestione dell'ufficio.

È necessario misurare le prestazioni del personale dell'ufficio e adottare misure correttive per garantire il raggiungimento degli obiettivi dell'ufficio rispetto a quelli delle imprese.

Il controllo dovrebbe avere questi principi:

1. Il principio di economia

2. Il principio di flessibilità.

3. Il principio di obiettività.

4. Il principio di visione.

5. Il principio del bisogno e la natura dell'ufficio.

Office Management Function # 6. Co-Ordination:

Il coordinamento è un processo di bilanciamento e di mantenimento della squadra, garantendo un'adeguata allocazione delle attività lavorative ai vari membri, e facendo in modo che questi vengano eseguiti con la dovuta armonia tra i membri stessi.

Per avere un coordinamento efficace in ufficio, è necessario che il coordinamento abbia i seguenti prerequisiti:

(a) L'obiettivo del dipartimento dei sub-ordinate deve essere progettato per contribuire all'impresa.

(b) Gli obiettivi dell'impresa devono essere noti a tutti i membri del gruppo.

Principi di coordinamento:

I principi di coordinamento sono elencati:

(a) Principi del contatto diretto:

Il coordinamento deve essere raggiunto attraverso il contatto diretto tra le parti interessate. Ciò eviterebbe la burocrazia e garantirebbe prontezza.

(b) Principi di continuità:

Il coordinamento deve essere un processo continuo perché le varie condizioni continuano a essere intercambiabili e in continua evoluzione.

(c) Principi di inizio rapido:

È necessario raggiungere il coordinamento con le prime fasi della pianificazione e della definizione delle politiche.

(d) Principi di relazione reciproca :

Tutti i fattori come vendite, produzione, gestione, finanza in una situazione devono essere correlati reciprocamente.

Office Management Function # 7. Motivazione:

Uno dei processi più complessi e difficili di una forma di gestione è il processo di motivazione.

La motivazione è di due tipi:

(i) auto-motivazione e

(ii) motivazione esterna.

Motivazione significa includere un subordinato che lavori con zelo e entusiasmo con entusiasmo e collaborino per raggiungere gli obiettivi dell'organizzazione. Il sistema di motivazione dovrebbe soddisfare le esigenze marginali del gruppo oltre a essere flessibile, competitivo, produttivo e completo.

Se un sistema motivazionale ha queste caratteristiche, deve ottenere quanto segue in ufficio:

(a) Guida per l'impostazione di esempi per le sottoordinate

(b) mantenere alto il morale

(d) Fornisce crescita in statura e responsabilità

(e) Fornisce opportunità finanziarie ai dirigenti.