4 principali tipi di file gestiti in un ufficio

Questo articolo mette in luce i quattro tipi principali di file mantenuti in un ufficio. Sono: 1. File semplice 2. File piatto 3. File a due vie 4. File dell'archivio leva.

File gestito in un Office Type # 1. File semplice:

Contiene solo una copertura spessa con due fori inseriti come mostrato nella figura. Ha solo un lato di copertina e non due come nel caso di file flat.

Tutte le lettere sono punzonate e, con l'aiuto di un tag, sono archiviate nel file. I tag sono inseriti nella lettera che deve essere archiviata, quindi inseriti nel foro come mostrato nella figura e sono allacciati o legati.

Questo sistema di archiviazione è prevalente negli uffici della società municipale, in cui i file devono essere gestiti solo dalla particolare persona incaricata di esaminare gli affari dei file. Tuttavia, questo metodo di archiviazione è obsoleto, obsoleto e non molto in voga al giorno d'oggi.

File gestito in un file di tipo Office 2. numero file:

Un diagramma di un file piatto è mostrato nella figura.

In questo diagramma di file flat, ci sono due cover contrassegnate con A e B come mostrato nel diagramma. Le coperture sono coperture spesse e rigide. Tra le due copertine, e per essere precisi, sulla copertina del lato destro, contrassegnata con B, abbiamo un sistema di ritaglio.

La striscia di acciaio o di alluminio, come mostrato nella figura, ha due fori e due fissatori. Ci sono due clip mobili come mostrato nella figura che ha un sistema di scorrimento sulla striscia di alluminio. Per aprire i fissatori, la clip viene spostata verso l'alto, in modo che la carta perforata possa essere inserita nei fissatori. Una volta che i fogli perforati vengono inseriti nei file, i clip possono essere scaricati in modo che i fogli siano fissati e archiviati correttamente.

Tutta la carta da riempire è fissata nella parte destra del file come indicato da B nella figura.

File gestito in un file di tipo ufficio n. 3.:

Questo tipo di sistema di archiviazione è prevalente negli uffici governativi, sia i governi centrali e statali, le imprese del settore pubblico e gli enti autonomi. Un diagramma mostrerà tutto sul file.

Qui, come nel diagramma precedente, il file ha due facce A e B come mostrato nella figura.

Corrisponde a due serie di fori mostrati in figura. (B) e (A) ce l'ha, come chiaramente evidenziato nella figura. Entrambe le facce del file (A) e (B) sono spesse, dure e qui, in entrambe le facce, la carta è archiviata.

I documenti o le lettere in arrivo devono essere archiviati nella faccia B e numerati correttamente. Le nullità da fare sono archiviate sul lato A.

Le lettere redatte dopo le nullità sono finite, o sulla base di annotazioni fatte; la lettera che deve essere fornita come risposta può essere archiviata come prova sul lato B. Tuttavia, una copia della lettera deve essere archiviata nel rispettivo file flat.

Questo tipo di file è necessario quando è richiesta una nota dettagliata prima di rispondere a una lettera.

File gestito in un archivio di tipo Office # 4. File della leva:

Questo è dimostrato nella figura.

Questo file ha le facce A, B e C come mostrato nel diagramma, quindi è un file tridimensionale. I volti A e B sono auto-esplicativi. Si tratta di file rigidi, più spessi e pesanti, usati fondamentalmente per archiviare i buoni, i bilanci, i bilanci di verifica ecc. Dalla sezione conti in ufficio. Le copie più grandi delle dichiarazioni, ecc., Che non possono essere archiviate e archiviate correttamente in un file flat, sono memorizzate in questo file.

Se si guarda correttamente la figura, si troverà una striscia di alluminio che corre sopra l'arco, che è un oggetto a forma di V apposto nel file sulla faccia C. Una maniglia come mostrato nella figura è sollevata, e l'alluminio striscia viene eseguito sopra l'arco, per aprire il file. Una volta archiviato il documento, la maniglia viene abbassata, la striscia di alluminio viene spinta verso il basso e gli archi sono allineati per archiviare correttamente il documento.

Queste sono le quattro forme di cancelleria di file prevalenti per lo più negli uffici indiani. Il computer ha occupato un posto di primo piano nella maggior parte delle società multinazionali e blue chip.